- Tỷ lệ hao hụt: là tỷ lệ được xác định cuối cùng và có nghĩa là để làm ra 1 kg
Chương 4 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO F7 THUỘC AGIFISH
TOÁN TRÁCH NHIỆM CHO F7 THUỘC AGIFISH 4.1. Yêu cầu thông tin của nhà quản lý F7
Do F7 là trung tâm chi phí nên các thông tin mà nhà quản lý cần quan tâm trong suốt quá trình điều hành và quản lý là tất cả các chi phí có thể phát sinh, nguồn gốc phát sinh và nguyên nhân phát sinh nó.
Nói tóm lại các thông tin cần thiết cho nhà quản lý F7 là:
(1) Đối với BGĐ chủ yếu là bảng báo cáo hiệu quả sản xuất và bảng báo cáo tổng hợp kết quả chế biến để có thể đánh giá sơ bộ hiệu quả sản xuất của xí nghiệp. Bên cạnh đó, họ còn phải theo sát tiến độ sản xuất để có sự đánh giá đúng về các chỉ tiêu đề ra và các kết quả thực hiện được, BGĐ cần có các thông tin thật chính xác và tổng quát về tình hình chung của xí nghiệp;
(2) Đối với BĐH – KCS là chú ý nắm bắt thông tin về các chương trình đào tạo theo công nghệ mới, đảm bảo sản xuất đúng qui trình đã chọn. Thông tin mà họ cần quan tâm là các chỉ tiêu kỹ thuật và các tỷ lệ được báo cáo để qua đó có thể nhận xét và đánh giá những mặt đạt và chưa đạt, từ đó có thể đề ra các biện pháp giải quyết tốt hơn;
(3) Đối với tổ Nghiệp Vụ, nơi được xem là chỗ lưu trữ tất cả các số liệu và báo cáo từ các đội chuyển lên. Họ cần có trình độ kế toán và tinh thần trách nhiệm đối với tất cả các số liệu báo cáo do mình lập nên vì không những họ lập các bảng báo cáo trình BGĐ họ còn phải có trách nhiệm giải trình ý nghĩa bên trong từng con số đó. Bên cạnh việc giải trình họ cần nhận xét - đánh giá sơ bộ hiệu quả đã đạt được, từ đó có thể tham mưu cho BGĐ các kế hoạch lâu dài và cũng có thể đề ra các biện pháp khắc phục những sai sót còn mắc phải.
4.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo cho các bộ phận trực thuộc F7
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát quản lý hiệu quả và khoa học cần phải nhận biết có những tồn tại gì, xác định rõ thuộc trung tâm trách nhiệm nào, cân nhắc giữa chi phí và lợi ích và đưa ra động lực để đạt được mục tiêu.
Đầu tiên, nên xác định mục tiêu lớn của tổ chức, đo lường việc thực hiện và đề ra các chỉ tiêu phấn đấu. Tiếp theo nhà quản lý phải phân tích các hoạt động của đơn vị để từ đó xác định các bộ phận nào có nhiệm vụ cụ thể gì, chịu trách nhiệm chính về công việc gì, công việc đó có thể phát sinh các khoảng chi phí cụ thể nào. Từ việc phân tích rõ ràng như vậy, theo đó hệ thống kế toán cũng sẽ được thiết kế sao cho có thể đảm bảo việc ghi chép phản ánh một cách đầy đủ, rõ ràng và riêng biệt các chỉ tiêu của từng bộ phận.
Mỗi nhà quản lý ở từng bộ phận cần xác định chiến lược và mục đích cụ thể của bộ phận mình và quan hệ của chúng đến mục đích chung của toàn xí nghiệp. Bộ phận kế toán có trách nhiệm trong quá trình lập dự toán, đồng thời phải giải thích mục tiêu của việc lập dự toán là để xác định và phân bổ nguồn lực cho mỗi chiến lược theo mục đích chung của toàn xí nghiệp.
Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7
Những ý kiến được trình bày ở phần trên là những nhận định chung về cách xây dựng một hệ thống quản lý cần thực hiện như thế nào, còn đối với F7 một xí nghiệp đã có bề dày trong công tác quản lý thì ở đây không là xây dựng mà là hoàn thiện để hệ thống quản lý nói chung và hệ thống kế toán nói riêng hoạt động hiệu quả hơn.
Nhìn chung thì hiện nay trong cách quản lý mà F7 đang sử dụng mang lại khá nhiều hiệu quả đáng kể tuy nhiên cũng cần bổ sung thêm vài ý như sau:
(1) Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí là chênh lệch giữa các khoản
mục chi phí thực tế so với chi phí dự toán đã được lập theo định mức thiết kế. Định kỳ (hàng tháng), tổ Nghiệp Vụ nên thực hiện công việc đánh giá sơ bộ hiệu quả đã thực hiện và đối chiếu với định mức thiết kế, việc theo dõi sâu sát và thường xuyên như vậy giúp các đội có thể quản lý tốt hơn chi phí phát sinh.
(2) Cần xây dựng thêm báo cáo chi tiết thể hiện các chỉ tiêu về: số lượng và tỷ lệ
nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm bị dạt - hỏng hàng ngày để làm cơ sở đánh giá, so sánh và có thể xác định được nguyên nhân phát sinh (có thể là do tay nghề kém, máy móc, thiết bị lạc hậu hoặc do sự thiếu sót trong khâu bảo quản ….). Từ đó có thể qui trách nhiệm thuộc về cá nhân hay bộ phần nào, mà có biện pháp khắc phục hợp lý và hiệu quả hơn.
(3) Mặc dù việc xác định hiệu quả sản xuất và giá thành sản phẩm của F7 là do
công ty thực hiện, nhưng trong báo cáo hiệu quả sản xuất theo kế hoạch mà F7 lập cũng nên đề cập thêm một số chi phí có phát sinh thuộc sự quản lý của F7 như chi phí đóng thùng, chi phí bao bì và một số chi phí liên quan đến sản xuất khác … vì tỷ giá sản xuất là một trong những cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả sản xuất nhưng nó chưa phản ánh một cách đầy đủ để có thể đánh giá hiệu quả sản xuất
Tỷ giá sản xuất được xác định bằng công thức sau:
Tỷ giá sản xuất = TP PP GC NL+ )− (
= chi phí sản xuất / trị giá TP.
CPSX này chưa bao gồm các chi phí bao bì, đóng thùng, điện, nước …., cần đề cập thêm các chi phí này vào vì các chi phí này đã góp phần tạo nên thành phẩm, điều này giúp việc đánh giá hiệu quả sản xuất đúng hơn cho dù chỉ là đánh giá theo kế hoạch.
(4) Để xây dựng một hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm hoàn chỉnh hơn cho
F7 và để các đội thực hiện tốt hơn trách nhiệm của mình thì ở mỗi khâu, mỗi phiếu báo cáo cần bổ sung thêm một vài chi tiết như sau:
Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7
Sơ đồ 4.1. HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM – F7
Chú thích: Tổng hợp và luân chuyển thông tin Sự vận động của báo cáo
1 Phiếu giao nhận nguyên liệu từ đội I 2 Phiếu giao nhận bán thành phẩm từ đội II
3 Phiếu giao nhận bán thành phẩm cấp đông từ đội Xếp Khuôn 4 Phiếu giao nhận thành phẩm xuất bán
5 Báo cáo hiệu quả sản xuất, báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất và các chứng từ - hóa đơn liên quan đến các chi phí phát sinh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm của F7 vẫn được vận hành như sơ đồ trên. Tuy nhiên bảng báo cáo 1 và 3 cần bổ sung, chỉnh sửa thêm một vài chi tiết, như vậy sẽ làm rõ hơn trách nhiệm của các bộ phận. Nội dung chỉnh sửa được trình trong bảng 4.1 và bảng 4.2.
Tổ Nghiệp Vụ BGĐ và các bộ phận có
trách nhiệm tại công ty
1
2
3
4Các phiếu báo cáo từ các đội Các phiếu báo cáo từ các đội
Đội I Đội II Đội
X.Khuôn Đội T.Phẩm
Chương 4: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BC GVHD: Th.s Võ Nguyên Phương KTTN CỦA F7
Bảng 4.1. PHIẾU GIAO NHẬN NGUYÊN LIỆU Ngày: 27/03/2008 STT Khách hàng GARP Size kg Số lượng kg Đơn giá vnd Giá trị vnd 0 1 2 32 4 5 6
1 Lê Kim Hương 1 2
0,8 1,2 .... 14.500 Tổng 35.568 14.500 515.736.000 BQ: 1,04 kg/con. Số lượng NL dạt: 0 kg Số lượng BTP ra cá: 18.055 kg Tỷ lệ ra cá: 1,97 % Trong đó:
(2) Phân loại cá thuộc loại 1 hoặc loại 2.
(3) Từng lô hàng khác nhau nguyên liệu nên được phân loại cỡ và loại một cách chi tiết, thường chỉ thu mua nguyên liệu có trọng lượng bình quân 1 kg. Đối với lô hàng của bà Lê Kim Hương thì trọng lượng bình quân là 1,04 kg/con, trọng lượng này tương đối phù hợp.
(4) Số luợng cá tương ứng với từng size. Ví dụ như tương ứng với size 0,8 kg thì có bao nhiêu kg nguyên liệu đạt; số lượng này được xác định bằng cách lấy 0,8 nhân với số lượng cá có trọng lượng giao động trong khoảng 0,8 đến 0,9 kg.
Các chỉ tiêu 2, 3, 4 là các chỉ tiêu được bổ sung thêm vì đội I với trách nhiệm là tiếp nhận nguyên liệu kết hợp việc kiểm tra kích cỡ, màu sắc, trọng lượng… sau đó sẽ tiến hành các khâu trước và sau khi fillet để có sản lượng ra cá. Nhưng trong bảng 3.1. phiếu giao nhận nguyên liệu được lập từ đội I không có phản ánh được các số liệu này, cuối bảng chưa có ghi nhận NL dạt, số lượng BTP ra cá và tỷ lệ ra cá.
Việc đánh giá trách nhiệm đội I là dựa vào cách đánh giá các số liệu có khớp với ba bên là khách hàng, thủ kho và đội sản xuất. Vì thế, các số liệu do đội I quản lý cần được tổng hợp một cách rõ ràng và đầy đủ trên một bảng báo cáo.