4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện.
3.2 Thủ tục nhập xuất và chứng từ sử dụng:
3.2.1.Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty được hình thành từ hai nguồn là mua ngoài và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).
a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trước khi nhập kho cần phải được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng và qui cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật tư. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp và hợp đồng mua hàng (Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ nguyên nhân do người cung cấp công ty có thể yêu cầu người cung cấp giảm giá hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư ", trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật tư, hoá đơn bán hàng của người cung cấp, phòng Kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho vật tư lập thành 3 liên :
Liên1: Lưu tại phòng Kế hoạch vật tư
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và chuyển lên cho phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho người cung cấp)
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ 1: Ngày 3/1/2002 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và nhận được các chứng từ sau:
Biểu1:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B Ngày 3 tháng 1 năm 2002
N0: 096196 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt
Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768 Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội
Điện thoại:... MST:
0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1
Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản
Số TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) A B C 1 2 3=1x2
1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x cuộn kg 240,2 24.286 5.833.497 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 27.619 14.527.594 4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 28.571 5.999.910 5 Inox f 31,8 x1,2ly x6m kg 300 24.762 7.428.600
Cộng tiền hàng 49.930.144 Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 2.496.506 Tổng cộng tiền thanh toán 52.426.650
Số tiền bằng chữ: (Năm mươi hai triệu bốn trăm hai sáu ngàn sáu trăm năm mươi đồng).
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2:
Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài chính
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2002
Số: 001
Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2002 của công ty TNHH Inox Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trưởng ban. Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm ĐV tính SL theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú
nghiệm Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 InoxSUS 304 0,4ly x 1020 x cuộn
Cân ,đo kg 584,4 584,4 Không
2 Inox SUS 304 0,6 ly x 1020 x cuộn nt kg 240,2 240,2 Không 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg nt Kg 526 526 Không Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg nt Kg 210 210 Không Inox f 31,8 x1,2ly x6m kg nt kg 300 300 Không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt chất lượng độ bóng BA đúng qui cách, phẩm chất
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Biểu 3:
Cty SX và DVCơ Điện Hà Nội Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho
Ngày 4 tháng 1 năm 2002 Số: 01 Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Tiến Đạt Nợ: Theo biên bản kiểm nghiệm số 01 ngày 4 tháng 1 năm 2002
Nhập tại kho: vật tư kim khí ST
T
Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất
Mã số
ĐV tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo H
đơn
T.nhập 1 Inox USU304 0,4lyx
1020x cuộn
2 Inox USU 304 0,6lyx 1020x cuộn kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 3 Inox vuông 22x22x1,2ly x6m kg 526 526 27.619 14.527.594 4 Inox vuông 30x60 x1,2ly x6m kg 210 210 28.571 5.999.910 5 Inox f 31,8 x1,2ly x6m kg 300 300 24.762 7.428.600 Tổng 49.930.144
Số tiền bằng chữ: Bốn mươi chín triệu chín trăm ba mươi ngàn một trăm bốn bốn ngàn.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
b. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Khi nguyên vật liệu mang đi thuê ngoài gia công chế biến nay về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho thuê gia công, hợp đồng gia công và số lượng vật liệu đã chuyển về công ty, phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho.
Ví dụ2: Ngày 4 tháng 1 năm 2002, số vật liệu mang đi thuê gia công theo phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng12 năm 2002 nay đã về đến công ty. Phòng kế hoạch tiến hành lập ban kiểm nghiệm để kiểm tra số vật liệu trên.
Biểu 4
Cty SX và Dv Mẫu số 05- VT Cơ Điện Hà Nội
Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 4 tháng 1 năm 2002
Số 04 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 812 ngày 25 tháng 12 năm 2002 và hợp đồng gia công số 162/KHVT của công ty với cơ sở Hoàng Long.
Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Bà: Đỗ Sinh Hậu- Phòng Kế hoạch vật tư- Trưởng ban. 2. Ông Đỗ Ngọc Quang- Phòng kế hoạch- uỷ viên.
3. Bà : Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: S
t t
Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐV tính SL theo phiếu xuất Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Sl đúng QCPC Sl không đúng QCPC 1 Inox22x22x1,2lyx1 m9 Cân kg 493,4 493,4 Không 2 Inox31,8 x1,2 ly x 2m57 nt kg 167,3 167,3 Không 3 Inox30x60x1,2ly x 1m9 nt kg 110,0 110,0 Không 4 Inox31,8x 1,2ly x 2m37 nt kg 218,0 218,0 Không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 5:
Phiếu nhập kho gia công Ngày 4 tháng 1 năm 2002
Số:04 Nợ:
Có: Họ tên người giao hàng: Bùi Thanh Châu - Cơ sở Hoàng Long Theo hoá đơn số ngày 4 tháng 1 năm 2002
Gia công điện hoá inox các loại Nhập tại kho: vật tư kim khí
Đơn vị tính: Đồng ST
T
Tên, nhãn hiệu, qui cách phẩm chất Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền TheoHđơ n T.nhập 1 Inox22x22x1,2lyx1m9 kg 493,4 493,4 33.379 16.469.199 2 Inox31,8 x1,2 ly x 2m57 kg 167,3 167,3 28.761 4.811.715 3 Inox30x60x1,2ly x 1m9 kg 110,0 110,0 33.047 3.635.170 4 Inox31,8x 1,2ly x 2m37 kg 218,0 218,0 28.740 6.265.320 Tổng cộng 31.181.404
Số tiền bằng chữ: (Ba mươi mốt triệu một trăm tám mốt ngàn bốn trăm lẻ bốn đồng).
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
Các chi phí vận chuyển, bốc xếp đều tính vào giá gia công nên không có các phiếu chi phí liên quan, giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị của vật liệu xuất chế biến cộng với chi phí gia công.
Đơn giá Inox 22x22x1,2 ly x1m9 = 27.619 đ + 5.760đ = 33.379đ. Đơn giá Inox 31,8x1,2lyx2m57 = 24.762đ + 3.999 đ = 28.761đ.
Đơn giá Inox 31,8x1,2ly x2m37 = 24.762đ + 3.978 đ = 28.740đ. Đơn giá Inox 30x60x1,2ly x 1m9 = 28.571đ + 4.476đ = 33.047đ
3.2.2 Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu.
* Xuất kho cho sản xuất sản phẩm.
Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sau khi đã ký kết với khách hàng, phòng Kế hoach vật tư tính toán lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo tiến độ giao hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xưởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất , bản vẽ và định mức vật tư để ghi các danh mục vật tư cần sử dụng, cụ thể như: Số lượng, chủng loại, phẩm cấp. Sau đó đưa danh mục lên phòng kế hoạch vật tư và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định mức vật tư và tình hình sản xuất thực tế phòng kế hoạch vật tư duyệt số lượng vật liệu cần thiết đồng thời lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2và liên 3: đợn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yều cầu thủ kho xuất vật liệu. Khi xuất kho , thủ kho sẽ ghi số lượng vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để chuyển lên phòng kế toán. Còn một liên giao cho đơn vị lĩnh vật tư giữ.
Ví dụ 3: Ngày 16/1/2002 tổ sản xuất số 2 thuộc phân xưởng sản xuất chính có nhu cầu sử dụng Inox 31,8x1,2lyx6m để cắt và uốn 200 bộ đầu giường. Quản đốc phân xưởng làm giấy đề nghị xuất kho:
Biểu 6:
cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Giấy đề nghị xuất kho
Kính gửi : Phòng kế hoạch vật tư Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện
Tên tôi là: Nguyễn Mạnh Cầu - Quản đốc phân xưởng số 2
sử dụng nguyên vật liệu như sau :
STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Inox (31,8x 1,2 ly x 6m kg 1080
Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng kế hoạch duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất.
Hà Nội, ngày 16 tháng 1 năm 2002 Duyệt Người viết giấy
Ký tên.
Sau khi giấy đề nghị trên được duyệt, phòng Kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho.
Biểu 7:
Cty SX&DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 02- VT Phiếu xuất kho
Ngày 16 tháng 1 năm 2002 Số: 21 Nợ:
Có:
Họ tên người nhận: Nguyễn Mạnh Cầu - Quản đốc phân xưởng số 2 Lý do xuất: Cắt uốn 200 bộ đầu giường
Xuất tại : Vật tư kim khí
Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
Cộng 1080 1080
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng
(Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) ( Ký tên) ( Ký tên)
* Xuất kho thuê gia công:
Để mẫu mã sản phẩm của công ty được đa dạng và phong phú, mặt khác có những thời gian đơn hàng nhiều mà mặt bằng của công ty chật hẹp nên không tự sản xuất được. Để đảm bảo tiến độ sản xuất phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào các mặt hàng cần sản xuất, tính toán số lượng nguyên vật liệu theo định mức sau đó tiến hành làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống như xuất kho cho sản xuất. Vật liệu xuất để thuê ngoài gia công công ty dùng phiếu xuất kho gia công.
Ví dụ 4: Ngày 23/1/2002. Công ty xuất vật liệu để thuê ngoài gia công. Phòng kế hoạch vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho và làm các thủ tục như sau:
Biểu 8
Cty SX&DV cơ điện Hà Nội Quyển số: 01 Số: 22
Phiếu xuất kho gia công Ngày 20 tháng 1 năm 2002
Có: Họ tên người nhận: Nguyễn Viết Vinh - hợp tác xã vĩnh Thành Mục đích sử dụng: Làm tủ đầu giường và tủ thuốc
Hợp đồng gia công số: 12 ngày 20/1/2002
Nhập tại kho: Vật tư kim khí. Ghi nợ vào tài khoản: Stt Tên, nhãn hiệu, qui cách,
phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Inox usu304 0,4ly*1020*cuộn kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543 2 Inox usu304 0,6ly*1020*cuộn kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497 Cộng 21.974.040
Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ trưởng (Ký tên) (Ký tên) ( Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)