II. NHỮNG YÊU CẦU VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN 1 Khái niệm về thể thức văn bản
d. Địa danh ghi trên VB của HĐND, UBND và của các tổ chức cấp xã
2.11. Thẩm quyền ký
♦ Thẩm quyền ký bao gồm: hình thức đề ký, chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người cĩ thẩm quyền ký.
Trường hợp VB do tập thể thơng qua thì ghi trước chức vụ người ký T.M (thay mặt).
Trường hợp cấp phĩ được ký về những việc đã phân cơng thì trước chức vụ đề K.T (ký thay).
Ngồi ra tuỳ theo trường hợp VB cĩ thể được ký T.L (thừa lệnh), T.U.Q (thừa uỷ quyền), Q. (quyền).
♦ + Ký TUQ: người đứng đầu cơ quan uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký một số VB mà mình phải ký.
♦ > Việc giao ký TUQ. phải được quy định bằng VB và trong một thời gian nhất định
♦ + Ký TL: người đứng đầu cơ quan cĩ thể giao cho Chánh văn phịng, Trưởng phịng Hchính hoặc Trưởng một số đơn vị ký một số loại VB.
♦ > Việc giao ký TL. phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế cơng tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
♦ Phải ký đúng thẩm quyền, kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; ký một lần ở bản duy nhất;
♦ Khơng ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, khơng dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.
♦ Khoảng cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm.
♦ Nếu văn bản cĩ nhiều trang tồn bộ mục thẩm quyền ký này phải được trình bày thống nhất tại trang cuối cùng.
♦ BT: Trình bày thể thức đề ký dưới đây là đúng hay sai? Hãy sửa lại.
♦ 1. TM. Hội đồng tuyển dụng Phĩ Chủ tịch
♦ 2. TL. Giám đốc Phĩ văn phịng
♦ 3. Tổng Cơng ty Sơng Đà Văn phịng Phĩ Chánh văn phịng
♦ 4. TM. Phịng Tài vụ – Kế tốn Trưởng phịng
♦ 1. TM. Hội đồng tuyển dụng KT. Chủ tịch Phĩ Chủ tịch ♦ 2. TL. Giám đốc KT. Chánh văn phịng Phĩ văn phịng ♦ 3. TL. Tổng Giám đốc KT. Chánh Văn phịng Phĩ Chánh văn phịng ♦ 4. TM. Phịng Tài vụ – Kế tốn Trưởng phịng ♦ 5. TM. Hội đồng quản trị TL. Chủ tịch Thư ký 2.12. Con dấu hợp pháp
♦ Dấu của cơ quan ban hành văn bản được đĩng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 đến 1/4 về bên trái chữ ký.
♦ Dấu được đĩng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.
♦ Khơng đĩng dấu khơng chỉ (đĩng trước, ký sau)
♦ Dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành văn bản.
♦ Cụm chữ ký và dấu được trình bày ở dưới phần điều khoản thi hành, tại gĩc bên phải đối với văn bản một chữ ký; hoặc được dàn đều sang cả hai gĩc đối với văn bản liên tịch, trong đĩ vị trí của cơ quan chủ trì soạn thảo ở gĩc trên bên phải.