Mụ tả hoạt động của hẹ thống nhằm giỳp người đọc dễ dàng nắm bắt được một cỏch cụ thể, rừ ràng quy trỡnh hoạt động của hệ thống.
Tham gia quỏ trỡnh quản lý nhập – xuất vật tư cũn cú: Phũng kế toỏn tài chớnh, phũng vật tư, và cỏc kho.
Sơ đồ mụ tả bài toỏn
1 – Nhập kho
- Trước khi vật tư được nhập vố, cỏn bộ phũng vật tư gọi điện thụng bỏo trước cho thủ kho để sắp xếp chỗ để hàng và sắp xếp nhõn viờn cú mặt tại kho để bốc dỡ hàng.
Mọi vật tư khi nhập kho đều phải được kiểm tra số lượng và chất lượng. Nếu vật tư khụng đạt yờu cầu, cỏn bộ phũng vật tư sẽ lập biờn bản giao nhận với nội dung trả lại vật tư khụng đạt chuẩn gửi nhà cung cấp.
- Nếu vật tư đạt yờu cầu, cỏn bộ phũng vật tư kiểm tra tớnh chớnh xỏc của húa đơn bỏn hàng, nếu cú sai sút thỡ trả lại húa đơn cho nhà cung cấp, nếu khụng cú sai sút gỡ thỡ lập biờn bản đó giao nhận đủ vật tư, đồng thời chuyển húa đơn bỏn hàng cho kế toỏn vật tư để lập phiếu nhập.
- Khi vật tư và húa đơn bỏn hàng đạt yờu cầu, kế toỏn vật tư lập phiếu nhập vật tư căn cứ vào húa đơn và cỏc chứng từ liờn quan. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liờn: liờn 1 lưu tại phũng vật tư, liờn 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển lại cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn.
2 – Xuất kho
- Cỏc đội thi cụng khi cú nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết phiếu bỏo kế hoạch vật tư gửi cho phũng vật tư. Cỏn bộ vật tư kiểm tra phiếu bỏo kế hoạch. Nếu khụng hợp lý hoặc khụng đủ điều kiện cung ứng thỡ gửi trả cho đội yờu cầu. nếu hợp lý, cỏn bộ phũng vật tư gọi điện cho thủ kho bỏo kiểm tra xem cú đủ vật tư để xuất dựng hay khụng. Nếu khụng đủ, thỡ thụng bỏo lại cho đội trưởng đội thi cụng.
- Nếu phiếu bỏo kế hoạch đủ điều kiện cung ứng, cỏn bộ phụ trỏch cung tiờu sẽ bỏo cho kế toỏn vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào thụng tin vật tư ghi trong phiếu kế hoạch.
- Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất được lập xuống kho để lĩnh vật tư, thủ kho bàn giao vật tư cho người phụ trỏch nhận vật tư của đội yờu cầu theo số lượng vật tư ghi trong phiếu. Đồng thời thủ kho ghi thụng tin thẻ kho.
3 – Kiểm tra, đối chiếu.
- Cuối tuần, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất đó ghi số lượng thực nhập, thực xuất cho kế toỏn vật tư để sắp xếp và lưu lại cỏc chứng từ này. Kế toỏn vật tư
31 BỘ PHẬN GIA HÀNG BỘ PHẬN THI CễNG PHềNG VẬT TƯ PHềNG KẾ TOÁN KHO GIÁM ĐỐC
tiến hành tổng hợp, đối chiếu và ghi sổ chi tiết vật tư, lập bảng kờ nhập – xuất – tồn vật tư.
- Cuối thỏng, kế toỏn vật tư cựng cỏn bộ phũng vật tư xuống kho mang theo bảng kờ tiến hành kiểm kờ thực tế và lập biờn bản kiểm kờ.
4 – Lập bỏo cỏo
Căn cứ vào bảng kờ nhập – xuất – tồn, kế toỏn vật tư lập bỏo cỏo sử dụng vật tư và bỏo cỏo nhập – xuất – tồn chuyển cho phũng vật tư và Giỏm đốc.
2.4.2.2. Phõn tớch yờu cầu
Qua những mụ tả chi tiết trỡnh bày ở trờn ta rỳt ra một số kết luận sau:
- Đầu vào của hệ thống là cỏc chứng từ nhập / xuất, quy trỡnh nghiệp vụ kế toỏn: cỏch thức ghi chộp chứng từ, sổ sỏch, tớnh giỏ, …Đầu ra của hệ thống là cỏc sổ và bỏo cỏo.
- Hệ thống mới được xõy dựng phải giỳp người sử dụng giảm tải khối lượng cụng việc ghi chộp sổ sỏch hàng ngày và khối lượng tớnh toỏn, thống kờ số liệu cuối kỳ.
- Nhanh chúng đưa ra cỏc bỏo cỏo, sổ sỏch vào cuối kỳ, bổ sung cỏc tớnh năng cần thiết.
- Ngoài ra, hệ thống mới phải cú khả năng truy cập dữ liệu nhanh chúng, thao tỏc vào – ra dữ liệu đơn giản, chớnh xỏc, dễ thực hiện, cú khả năng thụng bỏo lỗi tốt, giao diện trỡnh bày đẹp, dễ hiểu, dễ đọc, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.