2.3.3. Cơng tác quản lý dự trữ hàng tồn kho:
Cơng tác quản lý, dự trữ hàng tồn kho rất quan trọng, thể hiện qua việc mã hĩa, phân loại hàng tồn kho và bố trí sắp đặt dự trữ.
2.3.3.1. Mã hĩa, phân loại hàng tồn kho:
Nguyên liệu và bao bì được sử dụng trong sản xuất rất phong phú về chủng loại, quy cách, kích cỡ…. Để thuận tiện cho cơng tác dự trữ cũng như cơng tác ghi chép, theo dõi, phản ánh của các bộ phận quản lý hàng tồn kho (Kho, phịng Kế tốn) và đẩy nhanh tốc độ giải phĩng kho thì điều đầu tiên là phải nhận dạng hàng một cách nhanh chĩng và chính xác. Giải pháp đơn giản và thơng thường nhất là sử dụng ngay chính tên gọi của chúng. Tuy nhiên, cách làm này khơng được sử dụng tại Cơng ty do hàng hĩa quá nhiều chủng loại, nhiều kích cỡ khác nhau. Hiện tại Cơng ty sử dụng bộ mã gồm 5 chữ số để quy ước cho các chủng loại hàng tồn kho của mình, trong đĩ nguyên liệu sẽ bắt đầu bằng số 7, bao bì bắt đầu bằng số 6.
Ngồi ra, Cơng ty cịn tăng thêm khả năng quản lý hàng tồn kho theo nhiều cấp: tổng kho, kho, ngăn kệ, số lơ, mã hàng…
Sơ đồ sau đây sẽ giúp chúng ta cĩ cái nhìn tổng quát về cơng tác mã hĩa , phân loại nguyên vật liệu tồn kho:
Sơđồ 2.5: phân loại, mã hĩa hàng tồn kho
Ví dụ, mã cài đặt của Bin là S2R507 (cài đặt trong kho Bao Bì 07) nghĩa là vùng chứa hàng trong kho 07, thuộc Tổng kho cấp phát chẵn S2, vị trí trong kho là dãy R, tầng thứ 5, pa-lét thứ 7 XX Vùng chứa hàng (tổng kho chẵn hay lẻ) C Dãy chứa hàng N (1 – 9) Tầng chứa hàng YY (01-99) Pa-lét chứa hàng Số kho
Các loại hàng hĩa mà Cơng ty mua phục vụ cho sản xuất cĩ tầm quan trọng khác nhau chứ khơng phải đều như nhau: cĩ một số loại hàng hĩa mà sự thiếu hay thừa của chúng khơng gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động doanh nghiệp nhưng một số khác thì ngược lại; một số hàng hĩa cĩ giá đắt, số khác lại rẻ hơn… Chính vì thế trong cơng tác quản lý hàng tồn kho, Cơng ty cĩ sự phân loại phù hợp để đạt hiệu quả quản trị cao nhất. Một trong những kỹ thuật phân loại hàng tồn kho để dự trữ bảo hiểm mà Cơng ty vận dụng là kỹ thuật phân tích A,B,C 24.
Cơng ty hiện đã cĩ chứng chỉ GMP – ASEAN 25 và đang thực hiện GMP – WHO 26. cho nên mọi sự sắp xếp của hàng tồn kho đều phù hợp và đáp ứng đúng các chuẩn mực của GMP – WHO. Việc sắp xếp này hỗ trợ rất nhiều cho các doanh nghiệp sản xuất dược nĩi chung cũng như cơng ty nĩi riêng, cụ thể:
- Tránh nhầm lẫn trong việc cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu dẫn đến hư hỏng hủy hàng.
- Đảm bảo các nguyên vật liệu với các điều kiện về tồn trữ khác nhau đều được đặt đúng vị trí nhằm đảm bảo chúng khơng bị biến chất dẫn đến hủy hàng. - Giúp nhân viên kho xác định nhanh chĩng nguyên vật liệu họ cần xuất trong
thời gian sớm nhất.
2.3.3.2. Bố trí sắp đặt dự trữ: 2.3.3.2.1. Bố trí, sắp đặt kho: 2.3.3.2.1. Bố trí, sắp đặt kho:
Hiện nay tại Cơng ty cĩ 2 tổng kho là tổng kho cấp phát chẵn (S2) và tổng kho cấp phát lẻ (S1), trong đĩ mỗi tổng kho cĩ vị trí và quy mơ phù hợp với chức năng sử dụng của chúng.
* Tổng kho cấp phát chẵn (S2):
Tổng kho cấp phát chẵn dùng để tập kết nguyên liệu, hàng hĩa từ các nhà cung cấp cho Cơng ty. Vị trí kho S2 cách nhà máy 200m với diện tích 1500m2 với chi phí đầu tư lên đến 1 triệu USD, bao gồm kho 06 để trữ nguyên liệu, kho 07 để trữ bao bì và kho 99 là khu vực tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp giao đến.