3.1. Kế toán vốn bằng tiền
3.1.1. Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
Công ty sử dụng VNĐ để hạch toán tất cả các nghiệp vụ liên quan đến việc thu chi, thanh toán lương công nhân viên và các khoản chi phí phát sinh liên quan đến tiền mặt của Công ty. Đối với những nghiệp vụ xuất nhập khẩu, kí quỹ, thanh toán với bên bán là người nước ngoài, mua bán trao đổi liên quan đến đồng ngoại tệ thì được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng công bố tại ngày diễn ra nghiệp vụ. Chênh lệch trong quy đổi được hạch toán vào tài khoản chi phí hoạt động tài chính và
doanh thu hoạt động tài chính. Hàng ngày, kế toán TGNH tiến hành các giao dịch với ngân hàng, thanh toán qua ngân hàng,…theo dõi lượng ngoại tệ trong tài khoản ngân hàng, thu thập giấy báo Nợ, giấy báo Có và phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ kế toán TGNH. Sổ kế toán TGNH được chia theo từng tài khoản, loại ngoại tệ và ngân hàng giao dịch. Cuối kì tiến hành kiểm tra số dư tài khoản tại ngân hàng và so sánh với số liệu trong sổ kế toán, đồng thời các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá liên ngân hàng tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Chênh lệch tỷ giá cuối kỳ được hạch toán vào tài khoản các sổ quỹ này thủ quỹ sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp và so sánh với sổ kế toán vốn bằng tiền để kịp thời phát hiện và tìm ra nguyên nhân chênh lệch nếu có.413. Hàng ngày kế toán tiền mặt thực hiện nhiệm vụ thu tiền mặt và giao cho thủ quỹ. Cuối ngày, thủ quỹ lập báo cáo thu, chi, tồn tiền mặt, qua đó phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ. Hàng tháng căn cứ vào
3.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng
TK 111 : Tiền mặt,
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng, TK 113 : Tiền đang chuyển.
Chứng từ sử dụng
Chứng từ quỹ: Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt.
Chứng từ ngân hàng: Giấy báo Nợ, giấy báo Có, phiếu chuyển khoản, giấy ủy nhiệm chi, phiếu trả lãi tài khoản,…Và các chứng từ có liên quan khác.
Sổ kế toán sử dụng:
Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết TGNH.
Sổ tổng hợp: sổ cái TK 111, 112, 113; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán vốn bằng tiền
Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu:
3.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
3.2.1. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Công ty
Công ty là một công ty xuất nhập khẩu có quy mô lớn, với 7 phòng nghiệp vụ, 4 phòng chức năng và các văn phòng đại diện, cùng với số lượng nghiệp vụ xuất nhập khẩu diễn ra là khá nhiều, vì vậy lượng lao động
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Sổ chi tiết TK 111,112,113, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK111,112,113 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chứng từ KT Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Phiếu thu, phiếu chi, giấy bao Có, giấy báo Nợ, giấy đề nghị thanh toán, và các chứng từ có liên quan.
trong Công ty là khá lớn. Hiện nay tham gia công tác tại Công ty có hơn 110 người. Công ty thực hiện việc quản lý số cán bộ công nhân viên chức này qua “Sổ danh sách lao động”.“Sổ danh sách lao động” được lập chung và theo dõi một cách tổng quát cho toàn Công ty. Cơ sở để ghi “Sổ danh sách lao động“ là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, quyết định nâng bậc lương, thôi việc…Mọi sự biến động về số lượng lao động đều được ghi chép vào “Sổ danh sách lao động” để làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời.
Hình thức trả lương mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lương 2 lần một tháng vào mùng 10 và 20 hàng tháng. Lương tháng được quy định sẵn đối với từng bậc lương trong các thang lương.
Hàng tháng kế toán tiền lương tiến hành tính lương cho công nhân viên theo bậc lương thang lương, có bù trừ ngày nghỉ, làm thêm,…rồi tiến hành lập phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên.
3.2.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng
TK 334 : Phải trả công nhân viên, TK 3382 : Kinh phí công đoàn, TK 3383 : Bảo hiểm xã hội, TK 3384 : Bảo hiểm y tế.
Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công,
Bảng kê các khoản trích nộp theo lương, Bảng thanh toán tiền lương,
Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Giấy thanh toán tiền tạm ứng,
Sổ kế toán sử dụng
Sổ chi tiết : Sổ chi tiết các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384. Sổ tổng hợp : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ,sổ cái TK 334, 338.
Sơ đồ 7: Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Sæ kÕ to¸n chi tiÕt tài khoản 334, 338
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản 334,
338
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ,
kê trích nộp các khoản theo lương, giấy thanh toán tạm
3.3. Kế toán các khoản phải thu, phải trả
3.3.1. Phương thức mua hàng, bán hàng và thanh toán
Nhập khẩu :
Về mua hàng : Nguồn cung cấp hàng của Công ty là các doanh nghiệp nước ngoài do đó các phương thức mua hàng là khá phức tạp. Hiện nay, khi nhập khẩu Công ty thường nhập khẩu theo giá CIF (Công ty sẽ nhận hàng tại biên giới Việt Nam) và sử dụng phương thức thanh toán qua L/C (trước đây Công ty cũng sử dụng cả phương pháp thanh toán TT với những bạn hàng quen thuộc).
Với nhập khẩu trực tiếp : Công ty sẽ mở thư tín dụng tại ngân hàng theo hợp đồng thương mại đã kí kết. Ngân hàng sẽ là người trả tiền cho người bán trên cơ sở mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. Nếu có sẵn ngoại tệ Công ty chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng mở L/C trên TK 1122 chi tiết mở thư tín dụng. Nếu phải vay ngân hàng mở L/C thì Công ty tiến hành kí quỹ theo tỉ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C, số tiền kí quỹ được theo dõi trên TK 144. Tuỳ theo hợp đồng, Công ty có thể sử dụng phương pháp trả trước theo L/C một phần hoặc toàn bộ, trả ngay bằng L/C hoặc trả chậm (điều này tuỳ theo mức độ tin tưởng, quen thuộc của Công ty với bạn hàng để lựa chọn phương thức thanh toán).
Về tiêu thụ hàng nhập khẩu trực tiếp, khi hàng về trong nước có thể được tiêu thụ ngay hoặc chuyển về kho chờ tiêu thụ, các nghiệp vụ được phản ánh tương tự như nghiệp vụ bán hàng của các doanh nghiệp thương mại.
Với nhập khẩu uỷ thác : Công ty trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ mua, nhập khẩu hàng hoá với nhà cung cấp nước ngoài. Tuỳ vào mức độ quen thuộc và tin tưởng của công ty giao uỷ thác mà Công ty có thể mở thư tín dụng và thanh toán hộ với nhà cung cấp nước ngoài hoặc yêu cầu công
ty giao uỷ thác ứng trước một phần hoặc toàn bộ số tiền theo quy định trong hợp đồng đã kí kết. Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài diễn ra tương tự như nhập khẩu trực tiếp.
Xuất khẩu :
Về mua hàng : Nguồn cung cấp hàng của Công ty là các doanh nghiệp trong nước nên phương thức mua hàng là khá đơn giản và tương tự như các doanh nghiệp thương mại.
Với xuất khẩu trực tiếp : Công ty thường xuất khẩu theo giá FOB (Công ty sẽ giao hàng tại biên giới Việt Nam). Kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ khi xuất hàng hoá,bàn giao hàng hoá cho bên mua nước ngoài; theo dõi và tính tóan các chi phí giao nhận hàng hóa, kê khai nộp thuế và phản ánh doanh thu. Các nghiệp vụ này thường liên quan đến ngoại tệ và cần phải được theo dõi tỉ giá, quy đổi tỉ giá theo quy định của chế độ.
Với xuất khẩu uỷ thác : Tuỳ theo hợp đồng, Công tycó thểthực hiện hợp đồng xuất khẩu uỷ thác từ khâu khai thác hàng xuất khẩu đến khâu xuất khẩu hàng và tiêu thụ hàng ở nước ngoài hộ khách hàng, nhưng thường thì Công ty chỉ tiếp nhận hàng xuất khẩu để tổ chức bán hàng ra nước ngoài thu tiền và thanh toán lại tiền hàng cho khách. Các nghiệp vụ xuất khẩu hàng uỷ thác tương tự như xuất khẩu trực tiếp, tuy nhiên việc hạch toán kế toán có nhiều điểm khác.
3.3.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng
Các tài khoản chủ yếu mà Công ty sử dụng trong nghiệp vụ mua bán hàng và thanh toán là:
TK 156 : Hàng hoá,
TK 131 : Phải thu khách hàng, TK 331: Phải trả người bán,
TK 111: Tiền mặt,
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng, TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ, TK 141: Tạm ứng,
TK 151: Hàng đang đi đường, TK 157 : Hàng gửi bán,
TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu, TK 3333 : Thuế nhập khẩu,
TK 511 : Doanh thu bán hàng,
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số các TK khác như: TK 531, TK 532, TK 113, …
Chứng từ sử dụng
Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá,
Bảng kê mua hàng, phiếu xuất kho,
Phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bảng kê chi tiền.
Sổ kế toán sử dụng
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là:
Sổ chi tiết:
Sổ quỹ, Sổ TGNH, Sổ chi tiết thanh toán,
Sổ kho: được dùng để theo dõi tình hình biến động hàng hoá nhập - xuất - tồn trong kỳ.
Sổ chi tiết vật tư hàng hoá,
Sổ chi tiết phải trả khác, Sổ chi tiết tạm ứng. Sổ tổng hợp:
Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán,
Sổ cái các tài khoản 1561,111,112,331,…
Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán các khoản phải thu, phải trả
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Hoá đơn GTGT, Hoá đơn bán hàng, Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi,
… Sổ quỹ tiền mặt Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết tiền mặt, hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi
tiết các tài khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK 156, 111, 112,133, 141, 151, 156, 331,… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
CHƯƠNG III : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TECHNOIMPORT
NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 1. Đánh giá thành tựu
Qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, Technoimport luôn cố gắng phát huy những tiềm lực sẵn có, khắc phục những mặt còn hạn chế của Công ty để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao xứng đáng với vị trí Công ty xuất nhập khẩu đầu tiên của Bộ Thương mại, với các danh hiệu cao quý mà Chính phủ và Chủ tịch nước đã trao tặng, xứng đáng với hình ảnh mà Công ty đã xây dựng lên. Trong sự lớn mạnh không ngừng của Công ty có sự đóng góp rất lớn của bộ máy quản lý và bộ phận kế toán, với hoạt động đầy hiệu quả đã đưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh cho Công ty mang lại hiệu quả và lợi nhuận cao.
Về bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức hợp lý, với các chi nhánh ở cả ba miền đất nước và nhiều văn phòng đại diện tại các quốc gia khác làm nhiệm vụ tìm hiểu thị trường về hàng hoá về người mua, người bán, nhu cầu về trang thiết bị nhập khẩu,…Các phòng nghiệp vụ hoạt động năng động, chuyên nghiệp và nhiệt tình đã thực hiện tốt việc cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu,…Mỗi phòng ban được đảm nhiệm các chức năng khác nhau nhưng lại có mối liên kết gắn bó như những mặt xích trong một guồng máy. Các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong kinh doanh và tuân thủ theo chỉ đạo của ban lãnh đạo. Nhờ vậy mà Công ty ngày càng kinh doanh có hiệu quả. Công ty hạch toán kinh doanh độc lập trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu, tự giao dịch ký kết hợp đồng kinh doanh với các đơn vị khác. Công ty tự tìm kiếm thị trường, kinh doanh theo nguyên tắc được ăn, lỗ chịu. Bước sang cơ chế thị trường, Công ty đã không ngừng thay đổi để nâng cao hiệu quả quản lý để hoạt động kinh
Bộ phận kế toán: là bộ phận chiếm vị trí quan trọng trong Công ty. Vì vậy, ban lãnh đạo luôn tạo điều kiện tốt nhất về trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng kế toán để bộ phận kế toán có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Kể từ khi thành lập Công ty đến nay hệ thống kế toán luôn cung cấp những thông tin đầy đủ, quan trọng và kịp thời cho lãnh đạo Công ty, giúp họ tìm ra những phương án kinh doanh hợp lý nhất. Đồng thời, kế toán cũng trực tiếp đưa ra nhiều phương án có hiệu quả giúp cho công việc kinh doanh của Công ty được thuận lợi hơn. Trong thời điểm hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty tương đối hoàn chỉnh, gọn nhẹ, có sự chuyên môn hoá, đảm bảo đúng nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng: Mỗi người được phân công thực hiện một số công việc kế toán khác nhau, có tính chất lôgic cao, tạo ra sự chuyên môn hoá khả năng làm việc. Do vậy, cán bộ nhân viên đã hết lòng với công việc và đạt hiệu quả làm việc cao. Tổ chức, bố trí hợp lý các cán bộ kế toán, phù hợp với năng lực của từng người, tạo ra môi trường làm việc hợp lý. Vì vậy, công tác kế toán và quản lý tại Công ty có tính hiệu quả, kinh tế cao. Có thể kể đến một số thành tựu cơ bản của Công ty như sau:
-Bộ máy kế toán luôn chấp hành các quy định theo chế độ hiện hành, tuân thủ các chính sách về giá cả và các nghĩa vụ đối với nhà nước
-Kế toán Công ty còn đưa ra nhiều sáng kiến phù hợp với bộ máy kế toán của Công ty, do đó công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn, tránh được rườm rà không cần thiết mà vẫn đạm bảo đúng pháp luật và thực hiện tốt mục tiêu đề ra.
-Hiện nay, Công ty áp dụng theo loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung. Nhờ đó, công tác kế toán đã nắm bắt được toàn bộ các thông tin được đầy đủ. Trên cơ sở đó để kiểm tra đánh giá, chỉ đạo một cách kịp thời hoạt động của toàn Công ty, kiểm tra việc sử dụng thông tin kế toán được tiến hành kịp thời, chặt chẽ. Tạo điều kiện cho việc nâng cao trình độ nghề nghiệp của nhân viên kế toán.
-Về hình thức tổ chức sổ sách kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán thủ công theo chế độ Chứng từ ghi sổ. Hiện nay đang chuyển sang hình thức kế toán máy dựa trên chế độ Chứng từ ghi sổ.Việc lập chứng từ và ghi chép trên các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết được thực hiện