Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí bằng hình thức khốn chi phí là điều cần thiết nhưng cần phải triển khai tại một số bộ phận để rút kinh nghiệm hầu triển khai đại trà, đưa cơng tác kiểm sốt chi phí đi vào chiều sâu, thực chất. Hai bộ phận được chọn khốn thí điểm là bộ phận kinh doanh thuộc Phịng Kế hoạch – Kinh doanh và Phân xưởng 1 thuộc Phịng Sản xuất.
3.5.1. Khốn chi phí cho bộ phận Kinh doanh của Phịng Kế hoạch – Kinh doanh
Việc khốn chi phí cho bộ phận kinh doanh quí III/2004 đã thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị cho ký keát hợp đồng khốn phí.
- Ban Giám đốc Cơng ty tổ chức cuộc họp với Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Kế hoạch - Kinh doanh và bộ phận Kinh doanh vào ngày 04/7/2004.
+ Ban Giám đốc Cơng ty giải thích chủ trương khốn chi phí. Mục tiêu cuối cùng mà Ban Giám đốc mong muốn việc khốn chi phí này thành cơng sẽ đem lại thu nhập ổn định cho cơng ty và cải thiện đáng kể thu nhập của người lao động. Ban Giám đốc cũng thơng báo về cách nhìn mới đối với bộ phận Kinh doanh: bộ phận này khơng cịn là bộ máy hành chính thụ động như trước đây mà sẽ biến thành một đại lý bán hàng đúng giá cơng ty, cơng ty sẽ trả thù lao tương xứng với cơng sức mà đại lý bỏ ra. Ban Giám đốc đề nghị bộ phận Kinh doanh phải hợp lực để bộ phận thực hiện thành cơng hợp đồng khốn phí. Ban Giám đốc cũng thơng báo nếu bộ phận khơng đạt kế hoạch chi phí trong 2 quí liền thì Trưởng bộ phận sẽ bị cách chức.
+ Kế tốn trưởng thơng báo tinh thần cuộc họp các cán bộ trưởng bộ phận về việc phân chia chi phí điện, nước, mức trích khấu hao định kỳ, các chi phí lớn cịn phải tiếp tục phân bổ cho bộ phận, chi phí trợ cấp thơi việc do Cơng ty chịu, tiền thưởng, phúc lợi trước đây vẫn do quỹ khen thưởng – phúc lợi của Cơng ty đài thọ.
+ Kế tốn trưởng thơng báo chi phí phát sinh thực tế hàng tháng của bộ phận là 261.230 ngàn đồng. Số liệu này được thống kê trong 9 tháng đầu năm và khơng tính đến giá vốn hàng bán. So với kế hoạch chi phí điều chỉnh 253.752 ngàn đồng
thì bộ phận Kinh doanh sử dụng vượt chi phí là 7.478 ngàn đồng, tỉ lệ vượt là 2,9%. Kế tốn trưởng cĩ phân tích tình hình chi phí vượt là do bộ phận Kinh doanh khơng quản lý chi phí điện thoại tốt: cĩ những số điện thoại mà cơng ty chưa hề giao dịch, thường xuyên gọi liên tỉnh khơng thơng qua tổng đài 171, 178…, tổ chức điều hàng khơng hợp lý, thiếu chú ý cung đường vận chuyển … làm chi phí vận chuyển tăng lên cao. Chỉ riêng hai chi phí này nếu bộ phận quản lý tốt thì chi phí thực tế sẽ thấp hơn cả chi phí kế hoạch nữa. Kế tốn trưởng cĩ gợi ý nếu bộ phận đề xuất thành lập đội xe vận tải thì chi phí sẽ kéo xuống nhiều hơn nữa.
+ Kế tốn trưởng thơng báo dựa vào chi phí kế hoạch và cách thức phân biệt định phí, biến phí để xây dựng hàm khốn chi phí cho bộ phận kinh doanh là
0,01635x + 32.581 (ngàn đồng). Ở đây x được tính bằng tổng số doanh thu bán hàng và tiền thu bán hàng trong kỳ – chia 2. Cơng ty quyết định đưa tiền thu bán hàng làm mức độ hoạt động là muốn bộ phận chú ý nhiều đến việc quản lý cơng nợ chặt chẽ, khơng quá chú trọng đến chỉ tiêu doanh thu mà để lại nhiều rủi ro cho cơng ty phải gánh chịu.
- Ban chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh và bộ phận Kinh doanh họp vào sáng ngày 06/7/2004 để thảo luận về việc nhận khốn mức khốn chi phí hợp lý và các biện pháp để thực hiện tốt việc quản lý chi phí.
- Ban Giám đốc Cơng ty, Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Kế hoạch - Kinh doanh và bộ phận Kinh doanh họp vào chiều ngày 06/7/2004 để gút lại mức khốn chi phí. Chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh cĩ nêu những khĩ khăn của Phịng và đề xuất tăng định mức. Cuối cùng, Ban Giám đốc thuận duyệt mức
“thưởng” khi phát triển một đại lý mới là 200.000 đồng. Như vậy, hàm khốn chi phí cho bộ phận kinh doanh sẽ là
0,01635x + 200z + 32.581 (ngàn đồng)
với z: số đại lý mới phát triển trong tháng.
Bước 2: Ký kết hợp đồng khốn phí.
Phịng Kế tốn chuyển trình hợp đồng khốn phí cho Ban Giám đốc và Phĩ Phịng Kế hoạch - Kinh doanh phụ trách bộ phận Kinh doanh ký. Thời gian hiệu lực của hợp đồng từ ngày 01/7/2004 đến hết 30/9/2004.
Bước 3: Sơ kết tháng và quyết tốn quý.
- Số liệu quyết tốn:
Bảng 25: SƠ KẾT THÁNG VÀ QUYẾT TỐN QUÝ III/04
Bộ phận: Kinh doanh
Chỉ tiêu Tháng 7/04 Tháng 8/04 Tháng 9/04 Trung bình Quí III/04
Doanh thu (ngđ) 13.887.365 12.511.681 14.275.123 13.558.056 Tiền thu bán hàng
(ngđ) 14.080.867 13.945.186 12.358.224 13.461.426
(Doanh thu + Tiền
thu )/ 2 (ngđ) 13.984.116 13.228.434 13.316.674 13.509.741
Số đại lý mới
(điểm) 3 1 2 2
Doanh thu quyết
tốn (đồng) 261.821.297 249.065.888 250.708.612 253.865.265 Chi phí quyết tốn (đồng) 258.752.100 249.576.100 253.082.765 253.803.655 Chênh lệch doanh thu – chi phí (đồng) 3.069.197 - 510.212 -2.374.153 + 61.610 - Nhận xét:
Về mặt doanh thu, sản lượng bán ra trong tháng 08/2004 giảm nhẹ là do giá dầu trên thị trường thế giới biến động, các đại lý mua hàng cầm chừng để đề phịng bất trắc, nhưng tháng 9/04 doanh thu cĩ dấu hiệu phục hồi gĩp phần làm doanh thu bình quân tháng của quý III vẫn tương đương với doanh thu tháng của 6 tháng đầu năm 2004.
Về mặt chi phí thì theo số liệu thống kê 6 tháng đầu năm 2004, doanh thu và tiền thu bình quân tháng là 13,5 tỷ đồng thì chi phí tương ứng là 261,2 triệu đồng. Qua 1 quý khốn thí điểm, chúng ta nhận thấy doanh thu và tiền thu mỗi tháng trong quý III năm 2004 vẫn là 13,5 tỷ đồng nhưng chi phí chỉ cịn 253,8 triệu đồng. Rõ ràng là bộ phận kinh doanh đã cĩ những cố gắng tiết kiệm chi phí, thay đổi phương thức điều hàng làm cho tần suất giao hàng ít hơn nhưng vẫn đảm bảo khối lượng vận chuyển khơng đổi. Thật ra, nếu các nhà xe khơng lên cước vận chuyển thì đảm bảo bộ phận kinh doanh sẽ “thắng” lớn chứ khơng “hịa vốn” như vậy. Chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh đang trình phương án mua sắm một số xe tải để gĩp phần làm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Mặt khác, khi xem xét chi phí chi tiết, cĩ một số khoản khơng hợp lý. Trong tháng 8/2004, doanh thu sụt giảm mà bộ phận bán hàng vẫn làm việc ngồi giờ tương đương với các tháng cịn lại. Chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh cần sâu sát hơn trong quản lý nhân viên để cĩ thể loại bỏ những lãng phí trong chi phí thực tế của bộ phận mình phụ trách.
Quá trình khốn phí cho bộ phận Kinh doanh đã phát sinh một số vấn đề mới nhưng đã được Ban Lãnh đạo và bộ phận Kinh doanh thống nhất cách giải quyết.
Bước 4: Tái ký hợp đồng khốn phí quý IV/2004.
Mặc dù bộ phận chỉ vừa hồn thành kế hoạch chi phí nhưng phương hướng sắp tới của bộ phận về trang bị thêm xe tải, được sự nhắc nhở về việc quản lý nhân viên chặt chẽ hơn, chắc chắn bộ phận sẽ thành cơng trong hợp đồng khốn quí IV/2004.
Bộ phận Kinh doanh trình Ban Giám đốc giữ nguyên hàm khốn phí nhưng Ban Giám đốc điều chỉnh phần thưởng cho phát triển đại lý mới.
Theo số liệu thống kê: số điểm đại lý xin thanh lý trong các tháng của quý III/2004 lần lượt là 2, 0 và 2. Như vậy tiếp thị tập trung mở rộng thị trường mà khơng chú ý giữ vững thị trường đã cĩ thì cũng khơng ổn. Do đĩ số tiền 200.000 đồng được tính trên số chênh lệch đại lý mới mở và đại lý xin thanh lý. Số tiền này dương hay âm tùy thuộc vào sự tương quan giữa số lượng đại lý mới mở nhiều hơn hay ít hơn số lượng đại lý xin thanh lý. Thật ra số tiền này khơng đáng kể nhưng Ban Giám đốc muốn bộ phận Kinh doanh chú ý hơn nữa vào thực chất phát triển thị trường, vì đây là cơ sở vững chắc cho việc tăng trưởng doanh thu.