I. Quá trình hình thành và phát triển củacông ty TBĐ AC.
3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban.
3.1. Cơ cấu tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Giám đốc công ty Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kinh doanh I Phòng kinh doanh II Phòng kế
toán Phòng nhập Siêu thị đồ điện
Kế toán
tổng hợp Kế toán thanh toán
Kế toán
Công ty TNHH thiết bị điện AC có sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng theo mặt hàng.Đứng đầu là giám đốc Công ty, có quyền quyết định cao nhất mọi vấn đề của Công ty nh quyết định đề bạt, sa thải nhân viên, ra các quy định thông báo hớng dẫn, quyết định việc tuyển mộ phân công công việc cho nhân viên mới. Thay mặt Công ty ký kết các văn bản quan trọng, là đại diện pháp nhân của Công ty trớc pháp luật.
Bên dới Giám đốc là các phó giám đốc (2 phó giám đốc): có nhiệm vụ giúp giám đốc trực tiếp quản lý, chỉ đạo các mảng thị trờng và mặt hàng riêng. Có một phó giám đốc phụ trách mảng dây và cáp, mảng còn lại nh bóng, máng, chắn lu, hột công tắc, đèn báo do phó giám đốc còn lại phụ trách.…
Dới các phó giám đốc có các trởng phó các phòng kinh doanh,phòng nhập và kế toán trởng. Bộ phận này đợc giao nhiệm vụ phụ trách các mảng nhỏ hơn thuộc các phó giám đốc nh nhóm dây, cáp, bóng, OSRam, hàng Phillip, hàng Clipsall, AC …
Sự phân công theo chức năng và mặt hàng nh trên đảm bảo rõ ràng thông suốt từ trên xuống dới về trách nhiệm, quyền lợi cũng nh việc đánh giá kết quả của từng phòng ban, tới các nhân viên trong Công ty. Kiểu tổ chức này có u điểm chuyên môn hoá cao, phát huy tính năng động, sáng tạo của những ngời có năng lực, đồng thời cũng loại bỏ đợc những ngời yếu kém, không có năng lực ngoài ra còn giúp cho việc đào tạo đợc một đội ngũ nhân viên có chuyên môn giỏi. Kế toán trởng có nhiệm vụ cùng với Giám đốc giảiquyết các mối quan hệ đối ngoại nh thực hiện nghĩa vụ với Nhà nớc, vay vốn, trả lãi Ngoài… công việc chính là theo dõi tình hình tài sản nguồn vốn, công nợ, thanh toán, lập các bản báo cáo cuối năm Kế toán còn quản lý các hoá đơn đặt hàng nhận… hàng từ nhà sản xuất, từ các kho, các hoá đơn vận chuyển hàng từ Công ty cho các đại lý bán buôn, bán lẻ của Công ty.
3.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
- Phòng kinh doanh I: Có nhiệm vụ chính là bán hàng cho các tiệm điện (các đạilý bán buôn, bán lẻ) và bán lẻ cho ngời tiêu dùng cuối cùng, tổ chức
nắm bắt thông tin nhanh nhạy về nhu cầu hàng hoá qua các kênh phân phối đảm bảo doanh số bán ra và thu hồi công vụ đúng thời hạn, mở rộng mạng lới phân phối sang các tỉnh, xây dựng các chiến lợc giúp ban giám đốc đa ra quyết định chính xác kịp thời.
- Phòng kinh doanh II (công trình): nhiệm vụ là bán hàng cho các công trình, tức là bán hàng cho các nhà thầu xây dựng, nhà đâu t, hoặc nhà thiết kế, t vấn vàquản lý dự án kể cả trong nớc và ngoài nớc. Doanh số bán của phòng này chịu ảnh hởng rất lớn của mùa xây dựng, ngoài ra thời gian đàm phán đi đến quyết định mua bán thờng dài, thủ tục khá phức tạp nhng bù lại khối lợng bán thờng rất lớn, an toàn cho khoản nợ lại không cần nhiều nhân viên bán nh phòng kinh doanh I.
- Phòng nhập: Nhiệm vụ làmua đợc các mặt hàng đúng nhu cầu thị trờng, đúng về chất lợng số lợng, giá cả và thời gian. Đó là cácmặt hàngcó phơng thức thanh toán phù hợp với tình hình tài chính của Công ty và Công ty có thể dạ vào các mặt hàng có sức cạnh tranh có khả năng thâm nhập mở rộng thị trờng.
- Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc chỉ đạo về các nghiệp vụ của công tác tài chính kế toán nh sau:
+ Thực hiện việc kế toán, thống kê các hoạt động nhằm quản lý tiêu dùng.
+ Chỉ đạo quản lý sử dụng vốn có hiệu quả, tạo nguồn vốn để phục vụ cho hoạt động kinh doanh .
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định của Bộ tài chính, thay mặt Công ty giải quyết các nghiệp vụ trách nhiệm với Nhà nớc phối hợp với phòng kinh doanh xuất nhập khẩu để làm tốt công tác kinh doanh của Công ty.
- Siêu thị đồ điện: Mới đợc khai trơng năm 1998. Đây là nơi trng bày giới thiệu các loại hàng hoá, tạo điều kiện cho khách hàng tìm hiểu sản phẩm trớc khi mua hàng. Qua dây, Công ty có thể nắm bắt đợc nhu cầu thị trờng và những
phản ứng của khách hàng từ đó có thể điều chỉnh kịp thời các quyết định kinh doanh của mình.