Hiện nay Công ty đã xây dựng được hệ thống bản phân công công việc/nhiệm vụ cho các tổ trong các phòng, ban. Bản này đã được xây dựng cho hầu hết các phòng, ban: Văn phòng tổng hợp, Tài chính kế toán, Tổ chức Nhân sự, Quản lý xây dựng, Vật tư kỹ thuật, Kế hoạch đầu tư, Ban Giải phóng mặt bằng. Ban Chỉ huy công trường chưa có nhân sự đảm nhiệm, phòng Kinh doanh và phòng Bảo vệ đang tiếp tục bổ sung lao động, do các phòng này chưa ổn định và kiện toàn nhân sự nên Công ty chưa xây dựng
Báo cáo thực tập chuyên đề
được bản phân công công việc/nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ.
Sau đây em xin trình bày phần phân công công việc cho tổ IT và tổ Hành chính - Điện nước thuộc văn bản phân công công việc/nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp:
CÔNG TY CP ĐT PV-INCONESS CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày 26 tháng 12 năm 2007
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
Kính gửi: Ông Tổng Giám đốc
Căn cứ Công văn số 151/CV-TCNS ngày 26/11/2007 về việc kiện toàn bộ máy các phòng chức năng;
Căn cứ chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tổng hợp.
Trên cơ sở đó Văn phòng tổng hợp kiện toàn, ổn định bộ máy và phân công ra các tổ sau:
...
9. Tổ IT: Tôn Thiện Sơn, Nguyễn Đức Thọ
- Quản lý, lưu trữ thông tin của Công ty trên máy chủ: thiết lập hệ thống quản lý thông tin nội bộ trên máy, chia tài liệu thông tin thành folder riêng để quản lý, khi các phòng, ban yêu cầu sao chép tài liệu phải trình bày nội dung, mục đích sử dụng, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng của tài liệu và nhu cầu phục vụ công việc để cung cấp; các tài liệu quan trọng, mật và tuyệt mật thì không được sao chụp trừ khi có chỉ thị trực tiếp của Tổng Giám đốc;
- Dữ liệu thông tin của Công ty là bí mật Doanh nghiệp, do đó phụ trách IT phải nhận thấy được tầm quan trọng trong việc bảo mật, gìn giữ hệ thống dữ liệu thông tin và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Công ty, trước pháp luật về việc quản lý, lưu trữ dữ liệu thông tin của Công ty; phải cài đặt mã bảo vệ cho hệ thống dữ liệu tránh bị mất hoặc bị xâm nhập, sao chép khi có sự cố; phối hợp với các phòng, ban để lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan
Báo cáo thực tập chuyên đề
đến kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh trên máy chủ của Công ty;
- Quản lý trang Web của Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web: phải thường xuyên cập nhật thông tin kinh tế, xã hội, thị trường để tạo sự phong phú, sinh động cho trang Web, thường xuyên làm mới trang Web bằng thông tin nóng, mới, thu hút số lượng người cập nhật, phải biến trang Web thành một cơ quan ngôn luận, quảng bá thương hiệu của Công ty;
- Chịu trách nhiệm về kỹ thuật liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị máy văn phòng: máy tính, máy in, máy Fax, máy chiếu, máy photo, máy điện thoại...: khi mua sắm trang thiết bị máy văn phòng phải chịu trách nhiệm kiểm tra, so sánh mức giá của các nhà cung cấp để lựa chọn hợp lý; kiểm tra chất lượng của trang thiết bị trước khi mua, khi nhà cung ứng bàn giao sản phẩm; khi mua sắm trang thiết bị tài sản văn phòng theo đề xuất của phòng, ban hoặc theo sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc phải có tờ trình cụ thể, chỉ được mua khi có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc bằng văn bản (trừ trường hợp khẩn cấp hoặc cần thiết, có thể thực hiện theo mệnh lệnh miệng nhưng sau đó phải có tờ trình bằng văn bản); sau khi nhận bàn giao hàng hoá thì IT có trách nhiệm nhập hàng hoá vào danh mục tài sản của Công ty, lên chế độ bảo hành bảo dưỡng định kỳ;
- Sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy văn phòng: Lập sổ theo dõi trang thiết bị máy văn phòng để xây dựng định mức bảo trì, bảo dưỡng kịp thời giảm độ khấu hao của máy; khi máy có hiện tượng hỏng hóc phải yêu cầu các phòng, ban hoặc cá nhân mô tả chi tiết để sửa chữa, nếu không tự khắc phục được phải gọi người sửa chữa nhưng phải biết được nguyên nhân hỏng hóc của máy hoặc bộ phận cần thay hoặc cần sửa để đảm bảo về giá thành và chất lượng sửa chữa;
- Cài đặt hệ thông thông tin mạng, đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên, liên tục; hệ thống điện thoại tổng đài, kết nối thông tin nội bộ phải đảm bảo không bị gián đoạn, luôn duy trì sự phối hợp thông tin
Báo cáo thực tập chuyên đề
liên lạc giữa các phòng, ban trong Công ty, giữa Công ty với các đối tác;
- Hướng dẫn người lao động Công ty sử dụng, giữ gìn trang thiết bị máy văn phòng: chịu trách nhiệm hướng dẫn người lao động các phòng, ban sử dụng trang thiết bị máy văn phòng, hướng dẫn cách sử dụng cụ thể, chi tiết (quy trình vận hành, sử dụng, bảo dưỡng) theo chất lượng, cấu tạo kỹ thuật của từng loại thiết bị; nhắc nhở người lao động của Công ty về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng;
- Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao.
...
13. Tổ Hành chính - Điện nước: Đinh Văn Điều, Nguyễn Văn Thắng
- Phụ trách hệ thống điện, nước cho hệ thống văn phòng của Công ty; - Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, nước;
- Thực hiện các công việc khác do Chánh, Phó Văn phòng giao.
...
Nơi nhận: CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS
- Như trên; THỪA LỆNH TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY
- BLĐ Cty (B/c); CHÁNH VĂN PHÒNG
- Lưu VP.
LÊ THUỲ LINH
Như vậy, hệ thống văn bản phân tích công việc của Công ty chưa được xây dựng đầy đủ. Bản phân công công việc/nhiệm vụ chưa được viết cho tất cả các phòng, ban trong Công ty. Công ty cũng chưa xây dựng đủ ba văn bản phân tích công việc, còn thiếu hai văn bản rất quan trọng là bản yêu cầu đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện. Bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu nêu ra nhiệm vụ, trách nhiệm phải thực hiện, miêu tả thực hiện như thế nào và có đề cập tới quyền hạn của người lao động. Ngoài ra còn thiếu nhiều thông tin khác như mối quan hệ, các phương tiện sử dụng
Báo cáo thực tập chuyên đề
khi làm việc, điều kiện làm việc... Các nhiệm vụ, trách nhiệm của người lao động nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên quan trọng. Tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những chỗ lộn xộn, thiếu hợp lý vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm với quyền hạn. Ví dụ, phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ bảy trong phần phân công công việc/nhiệm vụ cho Tổ IT gồm có:
- Nhiệm vụ, trách nhiệm: hướng dẫn người lao động sử dụng, gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.
- Quyền hạn: có quyền nhắc nhở người lao động về ý thức sử dụng và gìn giữ trang thiết bị máy văn phòng.
Bên cạnh đó ta cũng thấy có nhiều thông tin trong phần miêu tả về nhiệm vụ của người lao động thuộc về tiêu chuẩn thực hiện công việc. Ví dụ, phần nhiệm vụ thứ ba trong phân công công việc/nhiệm vụ cho Tổ IT gồm:
- Nhiệm vụ, trách nhiệm: quản lý trang Web Công ty, cập nhật thông tin thường xuyên cho trang Web.
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc: trang Web phải phong phú, sinh động, thu hút người cập nhật.
Trong phần nhiệm vụ, trách nhiệm thứ sáu:
- Nhiệm vụ, trách nhiệm: cài đặt hệ thống thông tin mạng nội bộ.
- Tiêu chuẩn: đảm bảo thông tin mạng nội bộ hoạt động thường xuyên liên tục, không gián đoạn.
Như vậy sự phân loại thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ còn hạn chế.
Có những phần phân công công việc/nhiệm vụ thông tin nêu ra qua sơ sài, không nêu cụ thể người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, như của Tổ Hành chính - Điện nước. Ngược lại, có những phần phân công công việc/nhiệm vụ được viết quá tỉ mỉ. Tất nhiên việc miêu tả chi tiết mỗi nhiệm vụ, trách nhiệm cần được thực hiện như thế nào là một việc rất tốt nhưng Công ty đã sử dụng ngôn từ có phần rắc rối, phức tạp, dẫn đến sự
Báo cáo thực tập chuyên đề
miêu tả dài dòng không cần thiết, không đảm bảo sự ngắn gọn, súc tích và cô đọng, như phần phân công công việc/nhiệm vụ cho Tổ IT.
Về mặt hình thức, phần phân công công việc/nhiệm vụ của các tổ trong một phòng, ban được trình bày chung trong một văn bản. Khi gửi cho người lao động, chỉ cần gửi một bản họ có thể nắm được mình và người khác cần thực hiện những gì. Bản phân công công việc/nhiệm vụ chỉ nêu ra nhiệm vụ, trách nhiệm, nhưng nếu có đầy đủ thông tin thì việc trình bày chung như trên làm cho văn bản trở nên quá dài, phức tạp, khiến người đọc khó theo dõi.
2.2.3. Ảnh hưởng của phân tích công việc chưa đầy đủ tới thực hiện công việc của người lao động và các hoạt động quản lý nhân sự khác tại Công ty
Công tác phân tích công việc tiến hành chưa đầy đủ đã có những ảnh hưởng rất lớn mang tính chất không tích cực tới sự hiệu quả trong thực hiện công việc của người lao động và các công tác khác của quản lý nhân sự. Việc ứng dụng các thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ nhằm phục vụ cho các hoạt động quản lý nhân sự khác của Công ty hầu như chưa có.
Với sự thực hiện công việc của người lao động
Bản phân công công việc/nhiệm vụ được gửi tới các phòng, ban; các phòng, ban phổ biến văn bản này tới người lao động, nên người lao động có thể hiểu rõ, nắm được mình và những người khác làm những nhiệm vụ gì, làm như thế nào, giới hạn quyền hạn ra sao. Như vậy trong thực hiện công việc của người lao động giảm thiểu được những trường hợp chồng chéo, đùn đẩy nhiệm vụ, trách nhiệm hoặc là thực hiện những công việc vượt quá quyền hạn cho phép của mình. Nhưng có bản phân công nêu ra thông tin không rõ ràng, chung chung, như bản của Tổ Hành chính - Điện nước nêu trên, làm cho người lao động có những sự lúng túng nhất định trong thực hiện công việc, họ thực hiện công việc theo những nhiệm vụ phát sinh hoặc theo sự phân công của người quản lý trực tiếp.
Báo cáo thực tập chuyên đề
Do không tiêu chuẩn thực hiện, người lao động không biết kết quả thực hiện của họ như thế nào được đánh giá là hoàn thành công việc, tiền lương của Công ty được trả theo thời gian, không tính đến kết quả thực hiện công việc, nên phần nào đã làm giảm đi sự cố gắng, nỗ lực hết mình của người lao động để kết quả thực hiện công việc tốt nhất. Nhưng nói chung đội ngũ lao động của Công ty là những người trẻ tuổi có sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, có chí cầu tiến nên họ luôn có ý thức trong thực hiện công việc của mình.
Với các hoạt động quản lý nhân sự khác
- Với tuyển dụng nhân sự
Công tác tuyển dụng nhân sự đang được thực hiện nhiều tại Công ty trong thời gian này, vì nhân sự của Công ty có nhiều biến động và Công ty đang tích cực tuyển lao động bổ sung vào vị trí còn thiếu. Năm 2008, Công ty có kế hoạch tuyển 160 lao động, chủ yếu ở các vị trí: nhân viên trồng cỏ, chăm sóc cỏ sân golf, nhân viên vận hành các loại máy trên sân golf, nhân viên caddie, nhân viên bảo vệ, lễ tân, thu ngân... Với những vị trí này, đối tượng Công ty hướng tới là lao động trình độ phổ thông tại địa bàn hai dự án nên thông báo tuyển mộ chỉ nêu ra vị trí, số lượng cần tuyển. Ngoài ra Công ty còn tuyển một số lao động chuyên môn: kỹ sư xây dựng, nhân viên kinh doanh..., thông báo tuyển mộ được đăng trên báo và Website của Công ty. Phần quảng cáo tuyển mộ nhân sự thường không mô tả cụ thể mà trình bày tóm tắt những thông tin rất cơ bản về công việc, đảm bảo ngắn gọn để thu hút người đọc và tiết kiệm chi phí quảng cáo. Sau đây là một mục quảng cáo tuyển mộ của Công ty đăng trên báo giấy:
Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS có lĩnh vực kinh doanh chính
là đầu tư xây dựng, bất động sản và du lịch dịch vụ. Hiện nay, Công ty đang đầu tư vào hai dự án tại Ninh Bình: Dự án Trung tâm liên hiệp du lịch và thể thao sân golf 54 lỗ hồ Yên Thắng và Dự án Khu du lịch sinh thái hồ Đồng Thái, với tổng diện tích gần 3000ha, tổng mức đầu tư trên 3000 tỷ đồng
Báo cáo thực tập chuyên đề
Công ty cần tuyển 02 kỹ sư Kinh tế Xây dựng, làm việc tại Hà Nội – Ninh Bình:
Mô tả công việc: - Lập dự toán công trình, bóc tách khối lượng, kiểm tra hồ
sơ quyết toán;
- Lập và phân tích các dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư; - Tham gia lập hồ sơ thầu, quản lý nhà thầu và thi công.
Yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học, sử dụng thành thạo các phần mền chuyên ngành
xây dựng và tin học văn phòng, có một năm kinh nghiệm trở lên.
Quyền lợi: - Lương thoả thuận;
- Các chế độ chính sách BHXH, BHYT theo quy định Nhà nước; - Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến và phát huy tính năng động trong công việc.
Hồ sơ gồm có: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc ứng viên tự viết, các bằng cấp
chứng chỉ, Giấy khai sinh, Bản mô tả kinh nghiệm làm việc.
Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty PV-INCONESS, tầng 6, toà nhà Viglacera, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội.
Liên hệ: Chị Nhung, Phòng Tổ chức Nhân sự, ĐT: (04) 553 7221
DĐ: 098 4083 651
Email: nhungdp@pv-inconess.com.vn
Phần mô tả công việc nêu ra những nhiệm vụ chính, được chắt lọc từ những thông tin trong bản phân công công việc/nhiệm vụ. Phần yêu cầu của công việc đối với người lao động, khi cần tuyển dụng người lao động ở vị trí nào thì sẽ xây dựng yêu cầu ở vị trí đó. Phòng Tổ chức Nhân sự cùng với phòng, ban có người lao động cần tuyển dựa vào kinh nghiệm, hiểu biết của mình về công việc cần tuyển và theo xu hướng chung của thị trường tuyển dụng để xây dựng nên các yêu cầu. Phần yêu cầu với ứng viên trong tuyển mộ chỉ nêu ra yêu cầu cơ bản, nhưng trong tuyển chọn cần phải đặt ra những yêu cầu cụ thể hơn, nên không có phần yêu cầu đối với người thực hiện trong phân tích công việc thực sự là một bất lợi lớn. Việc xây dựng các yêu cầu này không được thực hiện bài bản, hoàn toàn phát sinh theo nhu cầu tuyển dụng
Báo cáo thực tập chuyên đề
dẫn đến việc đặt ra những tiêu chuẩn, yêu cầu sàng lọc ứng viên có thể không chính xác, dẫn đến tuyển dụng không đúng người. Nếu có bản yêu cầu đối với người thực hiện thì đó là cơ sở để xác định những tiêu chuẩn sàng lọc chính xác, đầy đủ, hợp lý.
- Với đánh giá thực hiện công việc
Công ty chưa có hệ thống đánh giá thực hiện công việc do đó chưa triển khai thực hiện công tác này. Phần lớn lao động trong Công ty là lao động gián tiếp, quá trình thực hiện công việc không biểu hiện hành vi cụ thể, kết