*Chức năng nhiệm vụ
Trưởng phòng
Chức năng: Tham mưu cho Tổng Giám Đốc về công tác Xuất nhập Khẩu Nhiệm vụ
Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng theo quy chế của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Công ty, theo luật pháp hiện hành và chức năng, nhiệm vụ được giao. Phụ trách trực tiếp những công việc sau:
+ Công tác hành chính: tổ chức tiền lương, khen thưởng, quản lí tài liệu, gửi đi, đến. + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm may dệt kim, xuất khẩu vải dệt thoi, hoàn thuế các đơn hàng xuất SXXK, thanh khoản các hợp đồng gia công.
+ Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu nguyên liệu, bông xơ, hoá chất thuốc nhuộm, các dự án đầu tư có liên quan đến công việc của phòng, cân đối tiến độ thanh toán chung + Công tác thị trường
- Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu.
- Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến chức năng của phòng.
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí.
- Phối kết hợp với các đơn vị trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan.
- Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh.
- Quản lí, theo dõi, đôn đốc việc hoàn miễn thuế các hợp đồng nhập nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất khẩu, thanh lý các hợp đồng gia công.
- Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa liên quan. - Lập báo cáo xuất nhập khẩu
- Lập danh sách nhà thầu phụ, xem xét quá trình thực hiện và báo cáo lên Tổng Giám đốc quyết định duy trì hay hỷ bỏ nhà thầu phụ đó.
- Tham gia xây dựng các văn bản thuộc hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống trách nhiệm xã hội có liên quan. Tham gia việc đánh giá chất lượng nội bộ trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội .
- Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, các vấn đề thuộc hệ thống quản lí chất lượng và trách nhiệm xã hội cho cán bộ trong phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc.
Phó phòng 1
Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và trưởng phòng phân công, đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và luật pháp hiện hành.
Nhiệm vụ:
Giải quyết công việc liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Phụ trách trực tiếp các công việc sau:
+ Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm khăn, sản phẩm sợi + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu thiết bị, phụ tùng
+ Công tác thị trường + Quản lí phòng mẫu + Báo cáo tổng hợp. Cụ thể như sau:
- Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
- Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp cụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực phụ trách.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tốt công việc được giao.
- Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng Xuất khẩu và Nhập khẩu, Báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu.
- Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công.
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí.
- Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh.
- Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng
- Kiểm soát toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong phạm vi công việc được phân công.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc và Trưởng phòng.
Quyền hạn:
+ Được quyền kí những văn bản có liên quan đễn công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này.
+ Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng.
+ Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.
Phó phòng 2
Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và Trưởng phòng phân công đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ
được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và pháp luật hiện hành.
Nhiệm vụ:
Giải quyết công việc có liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Trực tiếp chịu trách nhiệm các công việc sau:
+ Công tác thị trường
+ Xuất khẩu: Sản phẩm may dệt thoi + Tiêu thụ hàng sau xuất khẩu
+ Hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001-2000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA, hệ thống WRAP của phòng.
+ Hệ thống mạng thông tin nội bộ. Cụ thể như sau:
- Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
- Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp vụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực mình phụ trách.
- Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tố công việc được giao.
- Nghiên cứu, đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất, nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu, phân khúc thị trường. - Triển khai tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới mở rộng thị trường.
- Tìm kiếm các sản phẩm mới, các loại vải mới phục vụ sản xuất tại các nhà máy của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội
- Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công.
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí.
- Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. - Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công cảu Tổng Giám đốc và Trưởng phòng
Quyền hạn:
+ Được quyền kí những văn bản có liên quan đến công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này.
+ Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng.
+ Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưưỏng phòng về nhiệm vụ được phân công.
Ngoài ra, nhiệm vụ và chức năng của các nhân viên trong phòng Xuất Nhập khẩu cũng được quy định rõ ràng trong bảng mô tả công việc.
Nhóm trưởng
Nhiệm vụ:
+ Có kế hoạch hàng tuần của từng thành viên trong nhóm + Bao quát, điều phối công việc trong nhóm một cách hiệu quả
+ Chủ động giải quyết các công việc của nhóm trong thẩm quyền.
+ Đề xuất lãnh đạo phòng những biện pháp nhằm giải quyết công việc của nhóm hiệu quả.
+ Báo cáo tuần công việc của nhóm + Quản lí ngày công trong nhóm. Cụ thể như sau:
- Họp nhóm định kì 1 tuần /1 lần vào thời điểm được ấn định, yêu cầu mọi thành viên sắp xếp công việc tham gia và có báo cáo đầy đủ.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của từng thành viên.
- Yêu cầu thành viên báo cáo khó khăn trong công việc thực hiện nhiệm vụ. - Kiểm soát được công việc của mọi thành viên đảm bảo rằng các đơn hàng phụ
trách được thực hiện theo đúng quy trình ( xem xét, chào hàng, kí kết, giao hợp đồng và chứng từ cho các đơn vị có liên quan, triển khai sản xuất, kiểm tra L/C, thanh toán…). Nắm được tình hình sản xuất, giao hàng, thanh toán, những vướng mắc có liên quan (mẫu, nguyên phụ liệu, ngày giao hàng, bôk tàu, thông báo giao hàng, chứng từ, tiền về…)
- Chấm công hàng ngày
- Báo cáo Trưởng phòng và nhóm khi nghỉ phép/ ốm đau.
Quản lí đơn hàng
Nhiệm vụ:
+ Liên hệ giao dịch với khách hàng để có được đơn hàng theo quy định từng tháng cụ thể của lãnh đạo phòng.
+ Kiểm soát việc thực hiện đơn hàng + Kiểm soát giao hàng
+ Kiểm soát việc doanh thu tuần/ tháng, thanh toán, tiền về + Hoàn tất bộ hồ sơ miễn thuế chuyển bộ phận miễn thu thuế + Giao chứng từ cần thiết cho các đơn vị liên quan
+ Giải quyết các khiếu nại và các tồn tại liên quan đơn hàng (nếu có)
+ Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng.
+ Các việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể như sau:
- Chủ động liên hệ khách hàng, giải quyết các thông tin trong 1 ngày làm việc; tính giá và kiểm tra với các đơi vị liên quan để đảm bảo tính giá đúng; xem xét đơn hàng, chào hàng - lập báo cáo TGĐ duyệt giá, hợp đồng…
- TB mẫu, TB sản xuất, giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng – Là đầu mối để xử lí thông tin giữa khách hàng và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để các đơn hàng trôi chảy.
- Lập bảng theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng ( mẫu, nguyên phụ liệu, L/C…) để xác nhận mọi điều kiện cho sản xuất đúng hạn. Bao gồm việc cân đối nguyên phụ liệu và tiến độ giao hàng với các đơn vị có liên quan đảm bảo giao hàng đúng hạn và kiểm soát việc đặt nguyên phụ liệu của các đơn vị; kiểm soát mẫu trước khi gửi đi
- Cân đối định mức nguyên phụ liệu, đối chiếu định mức thực tế HQ, lập hồ sơ HQ giao hàng, thông báo giao hàng -> giao cán bộ thực hiện giao hàng, thanh toán, kiểm tra đảm bảo hàng được thông quan và lên tàu đúng hạn.
- Yêu cầu khách hàng mở L/C đúng hạn, kiểm tra tính pháp lí, điều kiện của L/C - Liên hệ cán bộ giao hàng và khách hàng đảm bảo tiền về đúng hạn theo quy định
của hợp đồng và của L/C
- Nhận hồ sơ từ cán bộ thanh toán, nhập khẩu và chịu mọi trách nhiệm về hồ sơ miễn thu thuế và chất lượng và thời gian
- KHTT: Hợp đồng và KTTC: Hợp đồng và TK xuất gốc
- Báo cáo Trưởng phòng và nhóm trưởng khi nghỉ phép / đau ốm.
Phụ trách nhập khẩu nguyên phụ liệu
Nhiệm vụ:
+ Đặt nguyên phụ liệu theo nhu cầu, duyệt giá, soạn hợp đồng nhập khẩu
+ Kiểm soát việc thực hiện hợp đồng: xác nhận cho nhà cung cấp chất lượng nguyên phụ liệu yêu cầu và kiểm soát việc giao hàng của nhà cung cấp, bảo đảm nguyên phụ liệu kịp cho sản xuất.
+ Kiểm soát hồ sơ nhập khẩu nguyên phụ liệu kết hợp cán bộ TTNK đảm bảo hồ sơ miễn thuế đúng quy định.
+ Báo cáo tình hình nguyên phụ liệu cho người quản lí đơn hàng + Giải quyết các khiếu nại liên quan đến nhập khẩu nguyên phụ liệu
+ Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng.
+ Các công việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể như sau:
- Đảm bảo thanh toán đúng hạn: kiểm soát tiến độ giao hàng, chất lượng nguyên phụ liệu, số lượng…( book đúng và đủ số lượng theo nhu cầu; yêu cầu khách hàng gửi PI, kiểm tra và kí lãnh đạo công ty; đăng kí định mức nhập; làm thủ tục thanh toán đúng thời hạn); kết hợp với người quản lí đơn hàng đảm bảo giao hàng đúng hạn kịp thời cho sản xuất; book tàu và kiểm soát việc giao hàng của nhà cung cấp (đảm bảo khách giao hàng đúng ngày theo hợp đồng, theo dõi ngày giao hàng, ngày hàng về)
- Nhắc nhở khách gửi hồ sơ giao hàng ( Invoice, Packinglist, Bill) để làm thủ tục nhập khẩu. Kiểm tra hồ sơ trước khi giao cho cán bộ làm thủ tục nhập ( giao hồ sơ cho cán bộ làm TK: Invoice, P/L tổng và chi tiết, Bill, Giấy báo hàng đến; Giao đủ hồ sơ cho cán bộ làm thủ tục nhập khẩu: Tờ khai gốc, định mức nhập gốc, hồ sơ giao hàng, các giấy tờ giao dịch khác.
- Đăng kí định mức nhập khảu, giục giấy báo hàng đến, kiểm soát chứng từ giao hàng chuyển cho cán bộ TTNK ( Giao chứng từ giao hàng, phiếu nhập khẩu cho phòng KTTC; đối chiếu hồ sơ nhập khẩu với phòng KTTC
- Báo cáo Trưởng phòng và nhóm trưởng khi nghỉ phép / đau ốm.
Sơ đồ tổ chức phòng Xuất - Nhập khẩu
Chuyên đề tốt nghiệp Đại học Kinh tế
Trưởng phòng
Phó phòng 2 Phó phòng 1
2.1.3.2. Quy trình của hoạt động xuất khẩu hàng dệt may tại Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội
* Nghiên cứu thị trường
Ngiên cứu thị trường và tìm hiểu thị trường hiện nay đước công ty khá quan tâm. Nhưng với quy mô của công ty còn nhỏ nên chưa đủ điều kiện đầu tư vào cả một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường mà mới chỉ có 3 nhân viên trong số 25 nhân viên ở phòng Xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm tìm hiểu khách hàng mới và nghiên cứu thị trường. Với số nhân viên ít ỏi này các hoạt động tiếp thị, phát triển thị trường còn nhiều hạn chế. Nhóm kinh doanh này thường thụ động chờ khách hàng đặt hàng chứ chua chủ
động tìm kiếm khách hàng mới. Mặc dù chưa có đủ điều kiện để tự mình tìm khách hàng mới và đi khảo sát thị trường trên thực tế nhưng với kinh nghiệm đã được tích luỹ từ nhiều năm làm việc cộng với bản chất năng động nên họ cũng khá nhanh nhạy trong công việc thu thập thông tin cũng như xử lí thông tin phản hồi từ đối tác một cách tương đối chính xác. Họ thường tiến hành thu thập thông tin chủ yếu từ hệ thống thông tin thứ cấp và sơ cấp, nhất là qua Internet. Từ đó họ nắm bắt được khái quát tình hình thị trường và nhu cầu của khách hàng hiện nay như thế nào, có điều kiện thuận lợi hay khó khăn gì đối với Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội hay không? Trên cơ sở đó đưa ra các quyết định chính xác về phương án kinh doanh.
Sau khi thu thập đầy đủ thông tin về thị trường cũng như về khách hàng, công ty bắt đầu tiến hành phân tích và lựa chọn những thông tin cần thiết, chính xác nhất kết hợp với những điểm mạnh và điểm yếu của công ty so với đối thủ cạnh tranh để từ đó lực chọn được thị trường và mặt hàng kinh doanh cho phù hợp. Trên cơ sở đó, đối với những