II. Một số thành tựu đạt đợc trong quá trình sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào quản
2. Vấn đề quản lý nguồn nhân lực của Công ty
2.1 Công tác lập chiến lợc nguồn nhân lực
Công ty CP bê tông đợc thành lập khi mà Việt Nam đã gia nhập tổ chức th- ơng mại thế giới (WTO), điều đó cũng đồng nghĩa với việc Công ty sẽ gặp phải nhiều khó khăn hơn trong giai đoạn sắp tới nh sự thay đổi về các chính sách Kinh tế – Xã hội của đất nớc và địa phơng, sự cạnh tranh ngày càng gay go ác
liệt của các đối thủ...Trớc những khó khăn đó đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải có một chiến lợc phát triển Công ty rõ ràng, cụ thể và đặc biệt phải xây dựng một chiến lợc phát triển nguồn nhân lực hợp lý, toàn diện và lâu dài.
Tuy nhiên, cũng vì lý do Công ty mới thành lập, cơ cấu tổ chức của Công ty còn cha ổn định cho nên công tác lập chiến lợc nguồn nhân lực cha đợc quan tâm một cách đúng mực và thích hợp mà mới chỉ mang tính chất ngắn hạn, nhất thời.
Một trong những nguyên tắc quan trọng của Khoa học quản lý là chiến lợc phát triển của Công ty phải dựa trên chiến lợc phát triển nguồn nhân lực của Công ty đó nhng ở Công ty CP bê tông lại diễn ra không hoàn toàn nh vậy. Điều này khiến cho Công ty rất khó trong việc xác định và dự báo đợc các yếu tố biến động trong doanh nghiệp nói chung, những biến động của nguồn nhân lực nói riêng.
2.2 Công tác định biên
Công tác định biên có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực của Công ty, do áp dụng tốt tiêu chuẩn ISO 9001 :2000 vào khâu này nên công tác định biên đã thu đợc những kết quả tốt nh giảm bớt đợc thời gian, chi phí, thu hút và tuyển dụng đợc nguồn nhân lực chất lợng cao cho Công ty.
Sơ đồ 4: Công tác định biên tại Công ty CP bê tông
Xác định nhu Thông báo Tiếp nhận và Phỏng vấn ứng cầu tuyển dụng tuyển dụng kiểm tra hồ sơ cử viên
Lu hồ sơ Ký hợp đồng Đào tạo kỹ Ký hợp đồng Nhân viên chính thức năng cơ bản thử việc
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính Công ty CP bê tông) 2.2.1 Quy trình tuyển dụng
• Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo
- Điều khoản 6.2.2 TC ISO 9001:2000 – Nguồn nhân lực. - Sổ tay chất lợng: Mục 6.2.2 – Nguồn nhân lực.
- Bộ luật lao động hiện hành.
- Các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
- Quy chế nhân viên, Nội quy lao động và các văn bản liên quan do Công ty ban hành
• Nội dung
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng lao động, trởng các bộ phận viết phiếu đề nghị tuyển dụng mới hoặc bổ sung lao động cho bộ phận của mình theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.01.01
Phòng TC - HC xem xét đánh giá đề nghị sau đó trình Giám đốc xem xét để đa ra quyết định tuyển dụng mới hoặc thuyên chuyển và bổ sung giữa các tổ sản xuất sao cho đạt hiệu quả nhất.
Phòng TC - HC căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng đã đợc Giám đốc phê duyệt làm thông báo tuyển dụng BM.QT.TCHC.01.02
- Đối với tuyển dụng vào vị trí là nhân viên văn phòng: Thông báo trong nội bộ tổ chức hoặc thông qua thông báo rộng rãi trên các phơng tiện truyền thông…
- Đối với tuyển dụng công nhân kỹ thuật, lao động phổ thông, bao gồm các yêu cầu về: số lợng lao động cần tuyển, độ tuổi, sức khoẻ, trình độ văn hoá.
Sau khi đã ra thông báo tuyển dụng, phòng TC - HC phải tiến hành tiếp nhận hồ sơ và lập sổ tiếp nhận hồ sơ theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.01.03
Hồ sơ dự tuyển đợc tập trung và do phòng TC - HC quản lý. Trởng phòng TC - HC chịu trách nhiệm kiểm tra, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ xét tuyển, đối chiếu với yêu cầu, nhiệm vụ theo vị trí công tác đã đợc duyệt, nếu đáp ứng đủ yêu cầu thì thông báo với đối tợng đợc dự tuyển đến để kiểm tra, phỏng vấn.
Sau khi đã sơ tuyển hồ sơ, phòng TC - HC phải lập danh sách phỏng vấn sau sơ tuyển theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.01.04 để chuẩn bị cho công việc kiểm tra và phỏng vấn.
Trởng phòng TC - HC cùng với phụ trách các bộ phận, phòng ban, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng phối hợp tổ chức kiểm tra xem xét đối tợng dự tuyển theo các yêu cầu liên quan đến vị trí công việc dự kiến bố trí bổ sung đã nêu trong phiếu đề nghị tuyển dụng.
Phòng TC - HC lập danh sách những đối tợng đã trúng tuyển theo phê duyệt của Giám đốc theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.01.06 để báo cho các đối t- ợng đợc biết.
Công tác đào tạo sau tuyển dụng là phần trách nhiệm của phòng TC - HC và trởng các bộ phận cùng phối hợp sắp xếp, lựa chọn tiến hành dới sự chỉ đạo của Giám đốc, nhằm nâng cao trình độ, khả năng, kinh nghiệm đối với mọi vị trí công việc đợc giao. Đối với công nhân kỹ thuật và công nhân lao động phổ thông thì cho học việc, thử việc nhằm đảm bảo có một đội ngũ công nhân có đủ trình độ, năng lực phù hợp với yêu cầu của công nghệ sản xuất. Công tác đào tạo đợc thực hiện theo quy trình đào tạo của Công ty.
Tuỳ theo yêu cầu của từng vị trí công việc, phòng TCHC xác định thời gian học việc, thử việc theo quy định của Bộ luật Lao động và của Công ty. Thời gian học việc, thử việc sẽ đợc thông báo luôn cho các đối tợng đợc biết.
- Khi kết thúc thời gian học việc, thử việc các đối tợng phải có bản tự nhận xét đánh giá khả năng làm việc của mình tại vị trí công tác mà mình đã học hoặc thử việc và đề nghị đợc ký hợp đồng lao động với Công ty.
- Trởng phòng TC - HC cùng với phụ trách các bộ phận, đơn vị bố trí thử việc, tổ chức kiểm tra đánh giá khả năng thực tế của ngời thử việc. Kết quả đánh giá đợc ghi vào biểu mẫu BM.QT.TCHC.01.08.
- Phòng TC - HC báo cáo, trình Giám đốc phê duyệt kết quả kiểm tra sau thử việc, nếu ngời lao động đáp ứng đầy đủ yêu cầu thì tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Nội dung của hợp đồng lao động, thời hạn của hợp đồng lao động đợc thực hiện theo quy định của Bộ luật lao động và của Công ty.
Sau khi kết thúc Hợp đồng lao động thì phải có nhận xét của phụ trách bộ phận (tổ trởng, quản đốc, trởng các phòng ban chức năng) về từng CBCNV đó và bản thân ngời lao động phải có bản tự kiểm điểm quá trình công tác của mình. Những văn bản này nộp cho phòng TC - HC để tập hợp xem xét và phòng TC - HC tiến hành tham khảo ý kiến các bộ phận, phòng ban về năng lực công tác, phẩm chất đạo đức, tác phong của nhân viên đó, tiếp đó tổng hợp báo cáo Giám đốc (theo BM.QT.TCHC.01.09).
Giám đốc xem xét, nếu thấy CBCNV đó đạt đợc mọi yêu cầu đề ra thì sẽ tiến hành ký gia hạn Hợp đồng lao động hoặc sẽ ký Hợp đồng lao động ngắn hạn, dài hạn hay không xác định thời gian theo mẫu Hợp đồng lao động của Bộ Lao động thơng binh và xã hội ban hành, quản lý.
- Nếu xét thấy CBCNV đó không đáp ứng đợc yêu cầu đề ra về chuyên môn, năng lực, tác phong làm việc và t cách đạo đức thì Giám đốc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
Phòng TCHC chịu trách nhiệm kiểm tra, sắp xếp và lu trữ toàn bộ hồ sơ của toàn thể CBCNV trong Công ty để thuận tiện cho việc quản lý nhân sự.
2.3 Quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
2.3.1 Công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá có hệ thống về tình hình thực hiện công việc của nhân lực trong quan hệ so sánh với các chỉ tiêu đã đợc xây dựng và thông báo cũng nh thảo luận về việc đánh giá đó đến ngời lao động.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc, Công ty CP bê tông đã và đang xây dựng cho mình một hệ thống tiêu chuẩn đánh giá sự thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn này bao gồm một hệ thống các chỉ tiêu thể hiện sự hoàn thành công việc về cả mặt số lợng lẫn chất lợng, do các chuyên viên, trởng phó phòng-ban cùng nhân viên phòng kỹ thuật căn cứ vào định mức lao động, căn cứ vào các phân tích về năng lực trung bình của ngời lao động xây dựng lên để làm cơ sở đánh giá. Sau khi đợc xây dựng, bản tiêu chuẩn này sẽ đợc gửi cho phòng hành chính trình lên ban giám đốc xem xét và phê duyệt.
Mỗi tháng Công ty đều có sự đánh giá, kết quả hoạt động một lần từ đó làm căn cứ để có các hình thức trả lơng và khen thởng tơng xứng. Việc đánh giá sẽ đợc xếp loại theo tiêu chí A, B, C. Với A: loại tốt, B: đạt, C: không đạt. Để có bảng xếp loại trên, trởng các phòng sẽ là những ngời trực tiếp theo dõi và chấm công nhân viên của mình, thí dụ: nhân viên nào đi muộn từ 5 đến 10 phút sẽ bị gạch dấu đỏ vào bảng chấm công, một tháng mà đi muộn quá 2 lần sẽ bị phạt tiền từ 1 đến 2 trăm nghìn tùy vào mức độ nặng nhẹ, nếu đi muộn hơn thì coi nh ngày hôm đó làm việc không lơng. Việc làm này có u điểm là đánh vào kinh tế nên hầu hết cán bộ công nhân viên công ty đều thực hiện hết sức nghiêm túc, chấp hành giờ giấc Công ty đề ra.
Tuy nhiên, hình thức này quá nghiêm khắc đối với nhân viên, vì đôi khi việc đi muộn có thể là do điều kiện khách quan mang lại nh hỏng xe giữa đờng, tai nạn, tắc đờng...dẫn đến việc mất công bằng trong tính lơng. Việc làm này không đánh giá đúng năng lực của ngời lao động bởi vì có những trờng hợp nhân viên đi làm đầy đủ đúng giờ nhng công việc vẫn bị đình trệ, còn những nhân viên đi làm muộn nhng công việc vẫn đợc hoàn thành tốt, thậm chí còn rất suất xắc.
Trong thực tế, việc đánh giá thực hiện công việc tại Công ty CP bê tông đ- ợc thực hiện theo phơng pháp so sánh, theo phơng pháp này lãnh đạo Công ty sẽ so sánh giữa các nhân viên với nhau rồi từ đó xếp hạng tốt nhất đến kém nhất. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc căn cứ bình bầu khen thởng sau này. Tuy nhiên, phơng pháp so sánh do quá đơn giản nên ngời đánh giá thờng dễ mắc lỗi
chủ quan, thành kiến, thiên vị. Bên cạnh đó việc bình bầu, phân loại lao động đ- ợc tiến hành công khai nhng vẫn mang nặng tính chủ quan của ngời đánh giá, vì vậy, đối với tâm lý nhiều nhân viên việc này chỉ mang tính hình thức, tỏ ra không phục trớc các quyết định của lãnh đạo dẫn tới không kích thích tinh thần làm việc của ngời lao động.
2.3.2 Công tác đào tạo bồi dỡng và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển là hình thức để trang bị, duy trì, nâng cao năng lực và trình độ của cán bộ công nhân viên trớc những đòi hỏi thực tế của công việc. Nh vậy đối với Công ty, công tác đào tạo và phát triển có vai trò hết sức quan trọng, là biện pháp hiệu quả nhất để nâng cao khả năng thực hiện công việc của ngời lao động, đáp ứng tốt các nhu cầu công việc, đồng thời thỏa mãn nhu cầu học tập, nâng cao tay nghề của ngời lao động. Thông qua đào tạo sẽ bổ sung cho ngời lao động những kỹ năng mới, khả năng tiếp thu, ứng dụng khoa học kỹ thuật, ngoài ra, đó còn có thể là một lối t duy mới, một phong cách làm việc khoa học, một tác phong công nghiệp hơn.
2.3.2.1 Quy trình đào tạo
• Tài liệu liên quan và tài liệu tham khảo
- Điều khoản 6.2.2 TC ISO 9001 : 2000 – Nguồn nhân lực. - Sổ tay chất lợng: Mục 6.2.2 – Nguồn nhân lực.
- Bộ luật lao động hiện hành.
- Các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
- Quy chế nhân viên, nội quy lao động và các văn bản liên quan do Công ty ban hành
- Quy trình Tuyển dụng Công ty
• Nội dung
Căn cứ Hoạch định phát triển nguồn nhân lực của Công ty, Trởng các đơn vị cần xác định nhu cầu đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên đơn vị mình, nhằm đảm bảo thực hiện tốt chính sách chiến lợc và các kế hoạch hành động của Công ty.
- Đối tợng đào tạo (theo diện kế hoạch của Công ty và theo nhu cầu cá nhân ngời lao động)
Mọi ngời lao động làm việc trong Công ty đều là đối tợng đợc đào tạo, tuy nhiên các đối tợng đào tạo phải đợc thực hiện theo thứ tự u tiên nh sau :
+ CBNV trong quy hoạch phát triển của Công ty;
+ CBNV ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
+ CBNV thiếu chuyên môn, kỹ thuật trong công việc đang làm. Về loại hình đào tạo :
CBNV Công ty có thể đợc cử đi đào tạo với các loại hình đào tạo nh sau : + Đào tạo ngắn hạn: là hình thức bổ sung kiến thức ngành nghề, cập nhật kiến thức mới nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ đang đảm nhiệm cho ngời lao động nh tập huấn tay nghề, nghiệp vụ, quản lý kinh tế, pháp lý…
+ Đào tạo dài hạn: là hình thức đào tạo cơ bản gắn với các bằng cấp đợc Nhà nớc công nhận, cụ thể: Đào tạo văn bằng hai đại học…
Khi phát sinh nhu cầu đào tạo, Trởng các đơn vị lập phiếu đề nghị đào tạo và điền đầy đủ các nội dung theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.02.01 và chuyển cho phòng TCHC tổng hợp theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.02.02 và trình Ban giám đốc xem xét, phê duyệt.
Trờng hợp các tổ chức bên ngoài có chơng trình đào tạo cho nhân viên Công ty về nghiệp vụ quản lý, kỹ thuật, kinh doanh nếu đ… ợc Lãnh đạo đồng ý, Phòng TCHC có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo.
Lập kế hoạch đào tạo :
Để công tác đào tạo đạt hiệu quả cao, Công ty phải xây dựng kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn đối với từng chức danh, nghề nghiệp cụ thể.
Phòng TCHC có trách nhiệm lập kế hoạch đào tạo căn cứ nhu cầu đào tạo của các Đơn vị, cá nhân trong kỳ tơng ứng theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.02.03 trình Ban giám đốc phê duyệt.
Xem xét, phê duyệt
Sau khi lập kế hoạch đào tạo, Phòng TCHC có trách nhiệm trình Ban giám đốc xem xét và phê duyệt
Chuẩn bị đào tạo
Căn cứ kế hoạch đào tạo đã đợc BGĐ phê duyệt, Phòng TCHC chuẩn bị các vấn đề liên quan đến quá trình đào tạo nh : chơng trình, nội dung đào tạo, hợp đồng đào tạo, chuẩn bị tài liệu, thời gian, địa điểm, danh sách học viên, thiết bị giảng dạy .…
Tổ chức đào tạo
Căn cứ theo kế hoạch đào tạo, các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thực hiện đào tạo nghiêm túc.
Đảm bảo CBNV tham gia đầy đủ, nắm bắt đợc nội dung đào tạo.
Phòng TCHC có trách nhiệm theo dõi quá trình đào tạo và là đầu mối xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Lập hồ sơ đào tạo cá nhân
Phòng TCHC cập nhật hồ sơ đào tạo cá nhân theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.02.04
Đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
Kết thúc quá trình đào tạo, tuỳ theo tính chất khoá đào tạo, Phòng TCHC phối kết hợp với đơn vị và cá nhân liên quan tổ chức đánh giá sau đào tạo trực tiếp qua bài thi, kiểm tra hoặc theo dõi quá trình hoạt động của nhân viên sau khi đợc đào tạo theo biểu mẫu BM.QT.TCHC.02.05
Kết thúc khoá đào tạo, nhân viên đợc cử đi đào tạo phải viết bài thu hoạch, báo cáo tổng kết khoá học và/hoặc nộp lại bản gốc văn bằng, chứng chỉ cho Công ty lu giữ trong thời gian ngời lao động thực hiện Hợp đồng lao động.