Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai phó giám đốc giúp việc.Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó giám đốc phụ trách siêu thị. Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ủynhiệm. Giám đốc là ng−ời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến l−ợc sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty tr−ớc pháp luật và cu quan quản lí nhà n−ớc. Phó giám đốc công ty là ng−ời giúp việc giám đốc công ty
GIáM ĐốC Phó GĐ phụ trách siêu thị Phó GĐ phụ trách bán buôn Tổ chức hành chính Kế hoạch nghiệp vụ Kế toán tài vụ Bảo vệ Hành chính Văn th− Khai thác hàng Kho vận Kế toán kép Kế toán đơn Siêu thị Quầy hàng gian ngoài
và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đ−ợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc đ−ợc giao.
Các bộ phận nghiệp vụ chức năng:
-Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty.
-Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến l−ợc kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị tr−ờng. Nghiên cứu đánh giá thị tr−ờng đối thủ cạnh tranh... để giám đốc đ−a ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.
Riêng bộ phận kho vận : có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra th−ờng xuyên liên tục.
-Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng ng−ời.Phòng tổ chức hành chính gồm 5 ng−ời:
01 tr−ởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền l−ơng.
01phó phòng làm công tác lao động tiền l−ơng.
01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi đua khen th−ởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên.
01 làm công tác kế toán hành chính.
01 làm công tác văn th− l−u trữ .
- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị. Đây là những bộ phận đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của công ty. Họ là những ng−ời bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chức công ty. Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn có nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ng−ời tiêu dùng và tình hình thị tr−ờng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đ−ợc sự truyền đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan.
2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty .
Đặc điểm về môi tr−ờng kinh doanh bên ngoài của công ty.
-Điều kiện tự nhiên:
Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đun vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội. Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô.Vị trí này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty.
-Điều kiện kinh tế:
Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả n−ớc, là địa ph−ung có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng tr−ởng bình quân đạt gần 10%/ năm. Thu nhập của ng−ời dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả n−ớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị tr−ờng, sức tiêu thụ của hàng hóa. Mặt khác, các yếu tố khác nh−: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ...ở mức lí t−ởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động th−ung mại.
Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi tr−ờng kinh tế đầy thuận lợi hun hẳn các địa ph−ung khác. Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định. Do sức mua của thị tr−ờng lớn, khả năng thanh toán của ng−ời tiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất l−ợng cao phong phú đồng thời công ty luôn gặp căn bệnh muôn th−ở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn l−u động.
Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành mạnh nh−: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả...
Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà n−ớc với số dân gần 3 triệu ng−ời. Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội. Hà Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn l−ợt khách du lịch trong và ngoài n−ớc tới tham gia, học tập, công tác...Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị tr−ờng Hà Nội. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể.
Ngoài ra các chính sách khá thông thoáng và cởi mở của Hà Nội cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động.
- Đối thủ cạnh tranh: Hoạt động trong nền kinh tế thị tr−ờng có nhiều thành
phần tham gia nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế Nhà n−ớc và t− nhân.
Đặc điểm môi tr−ờng kinh doanh bên trong của doanh nghiệp:
-Điều kiện tài chính:
Khi mới thành lập tổng số vốn ban đầu của công ty là 530.000.000 VNĐ. Trong đó :
+ Vốn cố định: 230.000.000 VNĐ +Vốn l−u động: 300.000.000 VNĐ
So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn nhỏ bé, không đáp ứng đủ yêu cầu kinh doanh nên công ty luôn phải tìm cách huy độngvốn từ nhiều nguồn khác nhau nh− vốn vay từ các tổ chức tín dụng, vốn góp của cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn vốn đ−ợc bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của công ty. Ngoài việc kinh doanh th−ung mại, công ty còn đầu t− vốn để cải tạo, nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từng b−ớc chuyển sang hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Nhìn chung trong những năm gần dây bằng một loạt các biện pháp trên, công ty đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ng−ời lao động, th−c hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà n−ớc và hoàn thành các nghĩa
dần dần lớn lên nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủ tài chính của công ty. Vốn cố định đã là 1.500.000.000 VNĐ và vốn l−u dộng là 3.000.000.000 VNĐ..
-Nhân sự :
Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động. Đây là công ty th−ung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang tính chất th−ung mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sự khéo léo, mềm mỏng. Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng. Số lao động có trình độ đại học là 49 ng−ời chiếm 31,61%; số lao động có trình độ trung cấp là 81 ng−ời, chiếm tỉ lệ 52,26%. Số lao động su cấp là 18 ng−ời, chiếm 11.61%. Còn lại là ch−a qua đào tạo.
Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ng−ời chiếm 23,2%, trung cấp chính trị là 12 ng−ời, su cấp chính trị là 28 ng−ời. Công ty thành lập từ rất lâu đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động d−ới 30 tuổi là 32 ng−ời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ng−ời ,chiếm tỉ lệ 79,35%. Nh− vậy số lao động của công ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi.
Hàng năm, l−ợng sinh viên các tr−ờng trung cấp và đại học đến công ty thực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp tr−ớc Tết. Những sinh viên này đã đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ. Hơn nữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền công không nhỏ cho công ty. Đây là l−ợng lao động không chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nh−ng đều là lao động ngắn hạn.
Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên. Công ty th−ờng xuyên mở các lớp bồi d−ỡng nghiệp vụ tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn công ty. Tuy nhiên, số lao động trẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là do công ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyết thấu đáo vấn đề này không phải là dễ. Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để có thể bố trí công
việc cho tất cả các lao động trong công ty, không để tr−ờng hợp nào phải nghỉ chờ việc.
Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đ−ợc những kết quả đáng kể tạo đ−ợc tiếng tăm trên thị tr−ờng, nh−ng trong công ty hiện nay, ng−ời lao động thiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui định sẵn có. Công ty ch−a có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo trong lao động. Các vấn đề kích thích ch−a đ−ợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kích thích vật chất cho ng−ời lao động. Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quân của mỗi ng−ời so nới mặt bằng chung còn thấp. Mỗi lao động tiến trong công ty mỗi kì chỉ đ−ợc th−ởng 60.000 đồng một con số quá ít ỏi nên ch−a kích thích đ−ợc sự hăng say, phấn đấu của ng−ời lao động. Các mức khoán của công ty cho các quầy còn cao so với khả năng thực hiện của nó nên khả năng đạt đ−ợc hay v−ợt mức đặt ra là thấp.
Vấn đề bố trí lao động ch−a có tính khoa học. Các phòng ban bộ phận vẫn có nui thừa thiếu lao động.VD: phòng kế toán có năm lên tới 15 ng−ời.
Công tác đào tạo và phát triển nhân sự đã đ−ợc thực hiện nh−ng chỉ tập trung ở một số bộ phận, ch−a nhân rộng ra toàn công ty. Công việc tuyển dụng nhân sự tuy không đ−ợc làm th−ờng xuyên nh−ng nó ảnh h−ởng không nhỏ tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, việc này công ty làm còn ch−a tốt. Trong khâu tuyển dụng nhân sự công ty bỏ qua việc phỏng vấn, mặc dù có thể tiết kiệm đ−ợc thời gian và chi phí nh−ng không xác định rõ đựợc năng lực, sở tr−ờng, nguyện vọng của ng−ời lao động .
Nhìn chung qua hệ thống các chỉ tiêu trên ta thấy hiệu quả sử dụng lao động của công ty tăng rõ rệt, nó góp phần đ−a công ty không ngừng lớn mạnh. Lợi thế của công ty, đó là lực l−ợng nhân sự có mối liên kết khá chặt chẽ, có sự hiểu biết và mối quan hệ tốt, có ý chí v−un lên.Tuy nhiên để công ty đứng vững trong cu chế thị tr−ờng và ngày càng phát triển thì công ty cần phải có những thay đổi đáng kể trong chính sách nhân sự. Các chỉ tiêu đều có những −u và nhựơc điểm riêng, công ty cần tìm cách phát huy −u điểm và khắc phục nh−ợc điểm của những chỉ tiêu đó.
Là một doanh nghiệp nhà n−ớc kinh doanh tổng hợp nhiều loại hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của ng−ời dân và các tổ chức kinh tế xã hội. Hoạt động chính của công ty là thực hiện công tác bán buôn bán lẻ hàng hóa. Bên cạnh đó, công ty còn là đại lý nhận bán hàng ủy thác cho các doanh nghiệp, công ty khác nh− Unilever, công ty đồ hộp Hạ Long, nhà máy thuốc láThăng Long, nhà máy r−ợu vang Thăng Long, các hãng bánh kẹo khác.
Là công ty kinh doanh tổng hợp, nên ngành hàng, mặt hàng kinh doanh rất đa dạng phong phú và cũng rất phức tạp. Có thể chia thành một số ngành hàng nh− sau:
+L−ơng thực, thực phẩm: đồ uống, đồ hộp, bánh kẹo đ−ờng sữa, cà phê chè, thuốc lá, ha,ng đông lạnh, hàng chế biến, hàng t−ui sống, rau quả
+Hàng may mặc: quần áo, mũ, tất, chăn bông gối đệm.... +Đồ gia dụng: điện gia dụng, đồ dùng gia đình....
+Đồ điện tử: đồng hồ, máy tính, đài cassette, máy ảnh, tai nghe... +Văn hóa, văn phòng phẩm: bút, sách, giấy..
+Hàng da giày, túi sách, ví cặp, balô... +Các loại kim, cu khí và các loại khác
Các mặt hàng trên của công ty đều là những hàng có chất l−ợng cao, đ−ợc lấy trực tiếp từ những nhà sản xuất, đại lí nhập khẩu từ n−ớc ngoài. Sau khi nghiên cứu thu thập thông tin về khách hàng tình hình biến động của thị tr−ờng, công ty sẽ có kế hoạch khai thác nguồn hàng cũng nh− kế hoạch mua bán cho ng−ời mua hàng của khách hàng, hàng hóa trong siêu thị của công ty chủ yếu phục vụ nhu cầu thông th−ờng cho ng−ời tiêu dùng, trong đó hàng thực phẩm chiếm từ 80 – 88% phổ mặt hàng, còn hàng phi thực phẩm chiếm 15 –20% (th−ờng là các mặt hàng thuộc sản phẩm công nghiệp nhẹ phục vụ tiêu dùng nh− giầy dép đồ gia dụng...)
Do kinh doanh nhiều mặt hàng kinh doanh rộng lớn nên công ty khó tránh khỏi sự trùng lặp trong cu cấu và mặt hàng kinh doanhvới các đun vị trong và ngoài quốc doanh. Điều này làm cho tính cạnh tranh trên thị tr−ờng ngày càng gay gắt và mặt hàng đầu t− không có chiều sâu.
Để đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho kinh doanh của mình, công ty đã chủ động tìm kiếm và kiếm hợp đồng mua hàng hóa tận nguồn tại các đơn vị sản xuất nên giá mua rẻ, giảm nhiều đ−ợc trong chi phí mua hàng. Bên cạnh đó công ty còn đ−ợc cung ứng sản phẩm bởi các nguồn hàng đáng tin cậy nh− các bạn hàng truyền thống, các cu sở tự tìm đến giới thiệu hàng hóa, đặt quan hệ kí kết hợp đồng mua bán hay kí gửi hàng hóa, đề nghị công ty làm đại lí. Ngoài ra, một phần hàng hóa là do mua từ nguồn nhập khẩu theo con đ−ờng tiểu ngạch, nguồn hàng trôi nổi trên thị tr−ờng. Nh−ng cho dù hàng hóa đ−ợc cung ứng từ các nguồn nào, theo con đ−ờng nào thì vấn đề chất l−ợng và giá cả hàng hóa đ−ợc công ty đặc biệt quan tâm, đảm bảo chất l−ợng phù hợp với giá cả, và đảm bảo chữ tín trong kinh doanh.
Ngoài ph−ơng thức bán hàng tự phục vụ cửa hàng còn áp dụng ph−ung thức