D- Bộ Xây dựng ban hành 01 Thông tư:
4.3.2. Kết quả đánh giá các tài liệu phục vụ cho công tác đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
4.3.2. Kết quả đánh giá các tài liệu phục vụ cho công tác đăng ký cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Quá trình triển khai công tác cấp GCNQSDĐ trên địa bàn phường Yên Phụ từ ngày 1/1/2008 – 30/6/2008, tôi đã tiến hành thu thập đầy đủ các loại tài liệu phục vụ công tác cấp GCNQSDĐ trên địa bàn phường và tiến hành
kiểm tra, đánh giá chúng cụ thể các loại tài liệu sau: Bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ dã ngoại, sổ theo dõi biến động đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận. Kết quả thu thập kiểm tra, đánh giá tài liệu thể hiện qua bảng sau:
Bảng 4.9: Kết quả kiểm tra đánh giá tài liệu phục vụ công tác triển khai cấp giấy CNQSDĐ trên địa bàn phường Yên Phụ giai đoạn
1/1/2008 - 30/6/2008
Stt Tên tài liệu Đơn
vị tính Năm thành lập Số lượng Chất lượng 1 Bản đồ địa chính Số tờ 1994 60 Khá 2 Sổ địa chính Quyển 2000 12 Khá 3 Sổ mục kê Quyển 2000 3 Khá
4 Sổ theo dõi biến động Quyển 2000 1 Khá
5 Sổ dã ngoại Quyển 2000 26 Khá
6 Sổ cấp giấy chứng nhận Quyển 2000 3 Khá
(Nguồn: UBND phường Yờn Phụ)
Bản đồ địa chính:
Bản đồ địa chính là bản đồ chuyên ngành quản lý đất đai, được thành lập theo đơn vị hành chính cấp xã, thể hiện chi tiết các thửa đất theo yêu cầu quản lý Nhà nước đối với đất đai. Là tài liệu đầu tiên quan trọng nhất để xác định vị trí hình thể và làm căn cứ khoa học cho việc tính toán diện tích các thửa đất, phục vụ yêu cầu kê khai, đăng ký cấp GCNQSDĐ, lập bản đồ hiện trạng giao đất, thu hồi đất, thanh tra đất đai, nhận biết được tầm quan trọng đó. Năm 1994 bản đồ địa chính của phường Yên Phụ đã được Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội tiến hành đo vẽ và đã được phê duyệt. Kết quả công tác đo vẽ này tại phường Yên Phụ đã lập được 60 tờ bản đồ với tỷ lệ 1/200 thể hiện chi tiết từng thửa đất.
Trước đây do tình hình công nghệ chưa phát triển, điều kiện kinh tế còn hạn hẹp nên để phục vụ cho công tác quản lý đất đai là các loại bản đồ được đo vẽ theo Chỉ thị 299/CP (đo đạc năm 1980), Bản đồ địa giới 364, chất
lượng rất hạn chế, thành lập bằng thiết bị máy móc công nghệ cũ, thủ công, quy trình xây dựng không chặt chẽ khi đo hết các loại đất (chủ yếu là đo đất ở). Mặt khác do việc quản lý trước đây cũng như chính sách bố trí cán bộ địa chính ở cơ sở nên hiện trạng tài liệu bản đồ ở địa phương rách nát và các tài liệu thất lạc nhiều. Bởi vậy không đáp ứng được nhu cầu công tác quản lý đất đai. So với bản đồ 299 và bản đồ địa giới 364 thì bản đồ địa chính được thành lập sử dụng các thiết bị đo đạc hiện đại như máy đo đạc là máy toàn đạc điện tử, sử dụng các phần mềm đồ hoạ chuyên dùng để biên tập, vẽ bản đồ (công nghệ số), xây dựng theo hệ thống toạ độ cao thống nhất trong toàn quốc và được xây dựng với tỷ lệ cao 1/200 thể hiện chi tiết từng thửa đất đã đáp ứng yêu cầu công tác quản lý đất đai nói chung và công tác kê khai đăng ký, cấp GCNQSĐ nói riêng đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ quỹ đất, góp phần phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn phường Yên Phụ trước mắt cũng như lâu dài. Hiện nay việc sử dụng bản đồ địa chính đã đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý đất đai trên địa bàn phường. Trong quá trình sử dụng bản đồ đều được cán bộ địa chính phường chỉnh lý nhằm thể hiện đúng thực trạng của thửa đất.
Sổ địa chính:
Sổ địa chính được thành lập đăng ký quyền sử dụng đất cho hợp pháp các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và đăng ký đất đai chưa được giao, chưa cho thuê sử dụng, làm cơ sở để nhà nước thực hiện quản lý theo quy định của pháp luật.
Sổ địa chính được lập theo đơn vị hành chính xã (phường) được UBND xã (phường) xác nhận, cơ quan địa chính các cấp, quận(huyện), tỉnh(thành phố) duyệt.
Sổ lập căn cứ vào hồ sơ kê khai đăng ký đất được cơ quan nhà nước có thẩm quyền duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Chủ sử dụng đất được cơ quan cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đăng ký vào quyển số 01, đất do UBND cấp xã đăng ký ghi vào cuối quyển số 01, chủ sử dụng đất được UBND cấp huyện cấp GCNQSDĐ đăng ký vào quyển còn lại, chủ sử dụng cư trú tại điểm dân cư nào thì đăng ký vào quyển của điểm dân cư đó. Hộ gia đình cá nhân ở các điểm dân cư nhỏ thì đăng ký vào quyển của điểm dân cư gần nhất nơi họ tham gia sinh hoạt, các hộ gia đình, cá nhân có đất phụ canh trong phường đăng ký vào quyển riêng hoặc vào quyển cuối cùng của phường.
Sổ được lập lần lượt cho từng chủ sử dụng đất mỗi một chủ một trang, mỗi một thửa đất một dòng, chủ sử dụng nhiều thửa đăng ký một trang không hết thì lập thành nhiều trang cuối trang ghi số của trang tiếp theo và đầu trang tiếp theo ghi số của trang mà nó kế tiếp, trên mỗi trang sổ, sau mỗi lần đăng ký phải kẻ dòng ngăn cách phía dưới thửa đất đăng ký cuối cùng.
Sổ địa chính của phường Yên Phụ bao gồm 12 quyển được thành lập 3 bộ lưu trữ tại phường, Phòng Tài nguyên và Môi trường quận Tây Hồ và Sở Tài nguyên môi trường và Nhà đất thành phố Hà Nội, sổ được lập năm 2000.
Sổ địa chính của phường tuy hằng năm được bổ sung, chỉnh lý song việc chỉnh lý còn chậm, đôi khi không được chỉnh lý kịp thời vì vậy một số chỗ không phản ánh đúng hiện trạng sử dụng thửa đất. Đây là một vấn đề mà cán bộ địa chính phường cần phải khắc phục, đảm bảo tính chính xác phù hợp với thực trạng cho sổ địa chính.
Sổ mục kê:
Sổ mục kê đất được lập nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính của mỗi phường, để phục vụ yêu cầu thống kê diện tích đất và tra cứu bản đồ, sổ địa chính.
Sổ mục kê của phường bao gồm 3 quyển được thành lập năm 2000 theo mẫu đã quy định tại Quyết định 499/QĐ- ĐKTK ngày 21/7/1995 của Tổng
cục địa chính. Nội dung bao gồm: Thửa số, tên chủ sử dụng, diện tích loại đất, sổ mục kê góp phần tích cực nhằm đáp ứng yêu cầu tổng hợp, thống kê diện tích đất đai và tra cứu sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính.
Sổ được lập theo nguyên tắc sau:
Sổ được lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã được hoàn chỉnh theo kết quả đăng ký đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt.
Sổ được lập thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ, mỗi thửa đất liệt kê một dòng trên trang nội dung chính của sổ. Vào hết số thửa đất của mỗi tờ bản đồ để cách trang bằng 1/2 số trang sổ đã vào của tờ bản đồ có thể chỉnh lý biến động sau này.
Nơi bản đồ địa chính có nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ vào trước và bản đồ tỷ lệ lớn vào sau.
Sổ được lập cho từng phường, xã, thị trấn theo địa giới xác định sổ được UBND cấp xã xác nhận, cơ quan địa chính cấp huyện, tỉnh duyệt. Sổ được lập thành 03 bộ, bộ gốc lưu tại Sở tài nguyên và Môi trường 01 bộ lưu tại cơ quan địa chính quận, 01 lưu tại UBND phường do cán bộ địa chính trực tiếp quản lý. Trong quá trình sử dụng, việc chỉnh lý bổ sung cho khớp với các thửa đất được tách hoặc dồn thửa mà trước đó trên bản đồ đã khoanh được thực hiện đầy đủ. Vì vậy số thửa đất được vào sổ và số thửa đất có trên thực tế và trên bản đồ đôi khi không trùng khớp nhau, do việc cập nhật chỉnh lý được thực hiện không kịp thời mặc dù về tổng diện tích vẫn thống nhất. Điều này đã hạn chế khi tra cứu sử dụng, khai thác sử dụng sổ mục kê của phường.
Tổng diện tích sổ mục kê phù hợp với diện tích ở bản đồ địa chính nên thường xuyên được chỉnh lý biến động cho phù hợp với thực tế thửa đất để là một tài liệu đáng tin cậy trong công tác quản lý đất đai.
Sổ theo dõi biến động đất đai:
Sổ được lập theo dõi tình hình đăng ký biến động đất đai ở các cấp và làm cơ sở để thống kê diện tích đất đai định kỳ hằng năm.
Sổ lập theo đơn vị hành chính cấp phường do cán bộ địa chính phường và cơ quan địa chính cấp quận, thành phố lập và quản lý.
Sổ lập cho các hồ sơ đăng ký biến động do người sử dụng đất nộp và các thông báo chỉnh lý biến động do cơ quan địa chính các cấp chưyển đến. Sổ đựơc ghi các nội dung biến động như sau:
Trường hợp chuyển quyền hoặc chia tách, cho, tặng GCNQSDĐ phải ghi hình thức chuyển quyền (chuyển đổi, chuyển nhượng, cho, tặng).
Tên người nhận chuyển quyền, diện tích chuyển quyền loại đất thay đổi (nếu có).
Trường hợp giao đất cho thuê đất thì ghi tên người giao đất, thuê đất, diện tích được giao, mục đích sử dụng.
Trường hợp thu hồi đất biến động do thiên tai thì ghi: Lý do biến động, loại đất biến động, diện tích biến động, loại đất thay đổi sau biến động. Trường hợp thu hồi đất giao cho người khác thì ghi tên người giao đất. Trường hợp đổi tên chủ sử dụng đất phải ghi rõ, đổi tên chủ và ghi tên chủ sử dụng đất mới.
Trường hợp đăng ký thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng giá trị quyền sử dụng đất ghi hình thức (thế chấp, bảo lãnh, góp vốn, số GCNQSDĐ và nơi thế chấp bảo lãnh, góp vốn).
Trường hợp cho thuê lại đất phải ghi hình thức (cho thuê, cho thuê lại đất, tên người thuê, thuê lại đất).
Trường hợp cấp đổi, cấp lại phải ghi “Đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất số…” ở những giai đoạn trước cán bộ địa chính phường Yên Phụ vẫn chưa tiến hành lập sổ này để quản lý biến động đất đai, trong những năm gần đây, yêu cầu công tác quản lý Nhà nước về đất đai cần phải chặt chẽ từ năm 2000 sổ đã được lập nhằm theo dõi biến động đất đai trên toàn phường chủ yếu dựa trên những tài liệu được lưu trữ sau khi đăng ký biến động. Do vậy việc nắm bắt chính xác các thông tin về thửa đất thông qua tra cứu các tài liệu là rất khó khăn, kể từ khi sổ theo dõi biến động đất được thành lập đã góp phần quản lý dễ dàng trước những biến động đất đai của phường, giúp việc thống kê đất hằng năm được chính xác và đơn giản hơn.
Tuy nhiên sổ cũng có những hạn chế đó là việc vào sổ chưa được đầy đủ, chủ yếu mới chỉ vào sổ các trường hợp biến động sử dụng do chuyển nhượng còn các trường hợp khác như: Thay đổi thời hạn sử dụng, thế chấp, cho thuê hoặc cho thuê lại thì chưa được quan tâm nhiều.
Biểu thống kê diện tích đất đai :
Phản ánh hiện trạng sử dụng đất của phường theo loại đất được nhà nước quy định, làm căn cứ đánh giá tình hình quản lý sử dụng đất đai trên địa bàn phường, là cơ sở xây dựng kế hoạch và phương pháp quản lý sử dụng đất trong thời gian tới.
Biểu thống kê được lập chủ yếu dựa vào kết quả tổng hợp của từng tờ bản đồ được ghi trong sổ mục kê. Với số liệu trong biểu do cán bộ địa chính phường lập và chủ tịch UBND phường xác lập.
* Nội dung: Tổng hợp toàn bộ diện tích đất đai trong địa giới hành chính phường theo từng loại đất và theo từng thành phần kinh tế- xã hội sử dụng đất. Ngoài ra các tài liệu nói trên còn là cơ sở dã ngoại, biên bản xác định ranh giới thửa đất, cùng các giấy tờ tài liệu khác. Tình hình trong quá trình đo vẽ và thành lập bản đồ, biên bản xác định ranh giới thửa đất là tài liệu ghi rõ hình dạng, vị trí, kích thước của từng cạnh và diện tích thửa đất.
Sổ cấp giấy chứng nhận:
Sổ được lập để cơ quan cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo dõi việc xét duyệt, cấp giấy chứng nhận đến từng chủ sử dụng đất; theo dõi và quản lý giấy chứng nhận đã cấp.
Phòng Tài nguyên và Môi trường lập và quản lý sổ cấp giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn liền với đất ở; và gửi một (01) bộ cho phường, một bộ cho văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc để theo dõi việc giao GCNQSDĐ cho hộ gia đình, cá nhân đối với trường hợp người sử dụng đất nộp đơn xin cấp GCNQSDĐ tại xã và phường nơi có Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất. Trên địa bàn phường Yên Phụ hiện có 03 quyển sổ cấp giấy, được cán bộ địa chính phường sử dụng và lưu dữ để theo dõi tiến độ cấp GCNQSDĐ trên địa bàn phường.