I. Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Vận tải ôtô Vĩnh Phúc
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải ôtô Vĩnh Phúc
Khi chuyển sang CTCP cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình chung của các CTCP, các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận là tương tự.
3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc HỘI ĐỒNG QUẢN TRN BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRN BAN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC VÀ BỘ PHẬN GIÚP VIỆC: PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT PHÒNG TÀI VỤ ĐỘI XE I ĐỘI XE III ĐỘI XE II
3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận20
Đại hội cổ đông: Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất mọi vấn đề có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của công ty, Đại hội cổ đông thành lập có nhiệm vụ bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, thảo luận và thông qua điều lệ, thông qua phương án SXKD.
- Đại hội cổ đông thường niên mỗi năm họp một lần do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập trong thời gian 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính quyền hạn và nghĩa vụ là thông qua báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động của và kết quả kinh doanh, báo cáo của các kiểm soát viên; thông qua đề nghị của Hội đồng quản trị về quyết toán năm tài chính, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập sử dụng các quỹ; quyết định phương hướng, nhiệm vụ SXKD và đầu tư của năm tài chính mới; Quyết định về việc tăng giảm vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu; xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty; bầu thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên nếu hết nhiệm kỳ hoặc bầu bổ xung, thay thế thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên theo quy định của điều lệ; ấn định mức thù lao và quyền lợi của Hội đồng quản trị và kiểm soát viên; thông qua điều lệ bổ xung sửa đổi nếu cần; quyết định thành lập hay giải thể các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty và quyết định các vấn đề khác.
- Đại hội cổ đông bất thường được triệu tập khi phát sinh những vấn đề bất thường ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công ty, Đại hội cổ đông thông qua nghị quyết tại các phiên họp hoặc bằng văn bản có chữ ký của tất cả các cổ đông hoặc bằng hỏi ý kiến thông qua thư tín (biểu quyết tại đai hội cổ đông phải công khai, trực tiếp và bỏ phiếu kín.
20 Trích từ Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc thông qua ngày 09/03/2000, chương IV,trang 9
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổđông; HĐQT có 5 thành viên do Đại hội cổđông bầu hoặc miễn nhiệm
- HĐQT quyết định chiến lược phát triển, quyết định phương án đầu tư, cháo bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, huy động vốn theo hình thức khác; quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua, bán, vay và cho vay và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Thành viên HĐQT là những người có trình độ học vấn, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp; có sức khỏe, phNm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, có hiểu biết pháp luật; thành viên HĐQT có thể kiêm nhiệm các chức vụđiều hành trực tiếp sản xuất của công ty
Chủ tịch HĐQT để lãnh đạo hoạt động của HĐQT, là người đứng đầu HĐQT được bầu ra theo cách các thành viên HĐQT lựa chọn trong số họ để bầu một người làm chủ tịch HĐQT.
Chủ tịch HĐQT là người được các cổ đông uỷ quyền thực hiện các chức năng và quyền hạn của chủ sở hữu đối với công ty, toàn quyền đứng ra bảo vệ những quyền lợi hợp pháp của công ty. Là người đại diện của công ty trước pháp luật và các cơ quan nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm chấp hành các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước. Là người chịu trách nhiệm chuNn bị các chương trình nghị sự , tổ chức xây dựng và dự thảo nội dung các văn bản , nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và HĐQT, triệu tập và điều hành hoạt động của đại hội đồng cổđông và các cuộc họp của HĐQT, phân công các thành viên của HĐQT chuNn bị những nội dung có liên quan đến lĩnh vực họ phụ trách. Chỉ đạo giám đốc điều hành chuNn bị báo cáo về tình hình và kết quả hoạt động SXKD, báo cáo về tài chính, về phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty để trình đại hội đồng cổđông và
hội nghị của HĐQT. Đồng thời chủ tịch HĐQT là người chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức và điều hành thực hiện những nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
Phó chủ tịch HĐQT có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ do chủ tịch phân công, thay mặt chủ tịch thực thi công việc được uỷ quyền trong thời gian chủ tịch đi vắng. Thành viên HĐQT trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã được HĐQT phân công, không uỷ quyền cho người khác, họ có nhiệm vụ nghiên cứu đánh giá tình hình , kết quả hoạt động và góp vốn vào việc xây dựng phương hướng phát triển, kết quả hoạt động SXKD của công ty trong từng thời kỳ; thực hiện điều lệ công ty và Nghị quyết của đại hội cổđông, nghị quyết của HĐQT có liên quan đến từng thành viên theo sự phân công của HĐQT; được quyền yêu cầu các cán bộ chức danh trong công ty cấp đầy đủ mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động của công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Các phòng ban:
a. Phòng tổ chức hành chính: gồm 5 người có chức năng và nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty. Thực hiện tốt công tác quản lý về nhân sự, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa và an ninh trật tự an toàn xã hội trong công ty và khu vực quản lý lao động, tiền lương. định mức kế hoạch của công ty, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội theo chếđộ chính sách của Nhà nước.
b. Phòng tài vụ: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 kế toán, 01 thủ quỹ. Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc về mặt tài chính hàng năm trên cơ sở SXKD đồng thời kiểm tra thực hiện kế hoạch SXKD của công ty.
c. Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 02 nhân viên có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch SXKD cho toàn công ty , trình lên ban điều hành và những người có thNm quyền phê duyệt. Đôn đốc, giám sát, điều hành thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. Nghiên cứu cơ chế thị trường để kịp thời điều chỉnh mực khoán cho từng đầu xe từng luồng tuyến sao cho hợp lý và hiệu quả, vận chuyển hành khách đúng thời điểm, trả khách đúng tuyến, nơi quy định, khai
thác triệt để các luồng đường. Đảm bảo thủ tục cho các phương tiện hoạt động trên đường hợp lệ. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật vật tư nắm rõ tình trạng của từng xe, kiểm tra định kỳ nhằm đưa ra kế hoạch sửa chữa kịp thời, hợp lý đảm bảo chạy xe an toàn đúng tiến độ và chỉ tiêu được giao đối với từng phương tiện và từng luồng tuyến.
d. Các đội xe:
- Đội xe 01: quản lý các xe chạy tuyến cốđịnh
- Đội xe 02: quản lý các xe chạy hợp đồng và du lịch
- Đội xe 03: quản lý tuyến xe bus (Vĩnh Yên- Khu công nghiệp Quang Minh) e. Hai đơn vị trực thuộc:
- Trung tâm dạy nghề: 01 giám đốc, 01 kế toán, 01 thủ quỹ có nhiệm vụ đào tạo lái xe mô tô hạng A1; đào tạo nghề; liên kết mở các lớp đại học tại chức.
- Xí nghiệp sửa chữa chuyên tu sửa chữa xe ô tô, bảo dưỡng các phương tiện đảm bảo phục vụ hoạt động SXKD của công ty và một phần phục vụ thị trường bên ngoài công ty. Kinh doanh xăng dầu, mỡ chuyên dùng trong ngành vận tải.
4. Đặc điểm cơ cấu vốn, cổ phần, cô phiếu và cổđông
Khi chuyển sang CTCP, cơ cấu vốn của công ty đã khác biệt so với trước. Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc tự chủ về tài chính, tự lo liệu tìm kiếm các nguồn vốn bổ sung tự chịu trách nhiệm, có quyền quyết định đối với phần vốn của mình và tự chịu trách nhiệm trong hoạt động SXKD hiệu quả hoạt động SXKD của công ty.
Vốn điều lệ được góp bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ hoặc bằng hiện vật và được hạch toán theo một đơn vị thống nhất là việt nam đồng. vốn điều lệ của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc là + 4,185 tỷ đồng (Bốn tỷ một trăm tám lăm triệu đồng Việt nam) hiện nay vốn điều lệ được bổ sung là: + 6,185 tỷ đồng (Sáu tỷ một trăm tám mươi lăm tỷđồng việt nam) trong đó bao gồm vốn góp bằng
tiền là chủ yếu, ngoài ra còn góp vốn bằng hiện vật, vàng, ngoại tệ, quyền sở hữu trí tuệ và cuyển giao công nghệ.
Việc tăng giảm vồn điều lệ do đại hội cổ đông quyết định và cơ quan nhà nước có thNm quyền chấp nhận thủ tục xác định vốn điều lệ thực hiện tại phòng công chứng nhà nước thuộc địa phương nơi Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc đặt trụ sở. Vốn điều lệ chỉ được sử dụng cho hoạt động SXKD như: mua sắm tài sản cốđịnh, máy móc trang thiết bị mở rộng quy mô hoạt động của công ty; phát triển kỹ thuật nghiệp vụ; mua cổ phiếu, trái phiếu, góp vốn liên doanh; các dự trữ cần thiết về động sản, bất động sản; kinh doanh theo nội dung hoạt động của công ty. Không sử dụng vốn điều lệ để chia cho cổđông dưới bất kỳ hình thức nào.
Cổ phần, cổ phiếu: Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc được chia u thành nhiều phần bằng nhau, giấy chứng nhận quyền sở hữu cổ phần do công ty phát hành gọi là cổ phiếu, số tiền ghi trên cổ phiếu là giá trị cổ phiếu của cổđông mua cổ phần
Vốn điều lệ của công ty được chia thành 60.000 cổ phần, mỗi cổ phần trị giá 100 Việt nam đồng. Cổ phiếu của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc có nhiều mệnh giá, mệnh giá tối thiểu của một cổ phiếu bằng 100.000 Việt nam đồng, mỗi cổ phần có giá trị ngang nhau về mọi mặt.
Hình thức cổ phiếu: Cổ phiếu của công y được phát hành theo mẫu thống nhất của Bộ Tài chính nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; mọi cổ phiếu đều phải có chữ ký của Chủ tịch hội đồng quản trị và được đóng dấu công ty.
Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc phát hành hai loại cổ phiếu:
- Cổ phiếu ghi danh, là cổ phiếu thuộc các chủ sở hữu là nhà nước, thành viên hội HĐQT, người lao động nghèo tong công ty được mua với giá ưu đãi trả dần trong 10 năm không phải trả lãi suất; mỗi cổ phiếu ghi danh phải ghi rõ tên, địa chỉ của pháp nhân hay cá nhân sở hữu được đóng dấu của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc, ghi rõ số cổ phiếu, loại cổ phiếu và số tiền đóng góp; Việc chuyển
nhượng các cổ phiếu ghi danh phải tuân thủ các điều kiện của bản điều lệ công ty và các quy định khác của pháp luật
- Cổ phiếu không ghi danh, là cổ phiếu phát hành cho các cổđông không phải là các đối tượng trên.
Phát hành cổ phiếu: Việc phát hành cổ phiếu phải được Đại hội cổ đông quyết định và cơ quan quản lý nhà nước có thNm quyền chấp nhận; Cổ phiếu phát hành thêm phải ghi đủ các nội dung theo quy định của Nhà nước và phải được đăng ký vào sổ danh sách cổđông.
Quy định chung về cổ đông: Cổ đông của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc là những pháp nhân hoặc cá nhấn sở hữu một hoặc nhiều cổ phần, được công nhận chính thức khi đã đóng đủ tiền mua cổ phiếu và được ghi tên vào sổ đăng ký cổđông lưu trữ tại công ty. Người đại diện theo pháp luật của cổ đông là chủ tịch hội đồng quản trị. Người đại diện phần vốn nhà nước tại Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc do UBND Tỉnh Vĩnh Phúc cử và trúng cử chủ tịch HĐQT nếu được Đại hội cổ đông bầu; cổ đông là cá nhân có thể uỷ quyền, được thực hiện bằng văn bản. Cổ đông được chia cổ tức tương ứng với phần vốn góp, được ưu tiên mua cổ phần mới chào bán tương ứng với tỷ lệ cổ phần, được mua bán, chuyển nhượng và thừa kế cổ phần theo điều lệ công ty và phù hợp với pháp luật; cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% cổ phần phổ thông trong thời hạn ít nhất 6 tháng có quyền đề cử người vào HĐQT hay Ban kiểm soát, yêu câu triệu tập đại hội cổđông bất thường trong những trường hợp đã nêu rõ trong điều lệ công ty; khi công ty giải thể được nhận một phần tài sản còn lại tương ứng với cổ phần của mình; được thông tin thường xuyên hoặc đột xuất về tình hình hoạt động của công ty; cổ đông được ứng cử vào HĐQT khi là đại diện pháp nhân có từ 25% vốn điều lệ trở lên hoặc ít nhất 0.5% vốn điều lệ.
Trách nhiệm và nghĩa vụ của cổ đông: Thanh toán đủ số cổ phần đã cam kết mua và chịu trách nhiệm về nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Căn cứ vào tình hình công ty người lao động làm việc
phải có ít nhất số cổ phần theo quy định sau: Với thành viên HĐQT, giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng, trưởng ban kiểm soát phải có từ 500 cô phần trở lên; với trưởng phó phòng ban và lãnh đạo các đơn vị trực thuộc công ty phải có từ 300 cổ phần trở lên; với cán bộ và nhân viên khác phải có từ 200 cổ phần trở lên; công nhân lái xe phải có từ 300 cổ phần trở lên và mức thế chấp nhận xe từ 10-15% giá trị xe; công nhân sửa chữa bảo dưỡng phải có ít nhất 100 cổ phần.
Người lao động tại công ty được mua cổ phần với giá ưu đãi, 1 năm làm việc cho nhà nước được mua tối đa 10 cổ phần, với mức giảm giá 30%; Người lao động nghèo trong công ty được mua cổ phần trả dần từ nguồn vốn nhà nước theo giá ưu đãi, không được chuyển nhượng nó, phải trả dần từ năm thứ tư và trả hết tối đa trong 10 năm không phải trả lãi suất.
5. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
5.1. Mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc được chuyển đổi từ DNNN và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/04/2000 với mục tiêu huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc SXKD về vận tải hành hoá, hành khách và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển