- Cung cấp thông tin và hồ sơ phục vụ quyết toán.
3.2.2.7. Xây dựng sổ tay dự án.
Sổ tay dự án là tài liệu sưu tập các thông tin hữu dụng mà các thành viên có thể tham khảo bất kì khi nào họ có câu hỏi. Sổ tay dự án cung cấp nhiều ưu điểm. Nó cải tiến sự trao đổi. Nếu nhân viên có sổ tay tham khảo thì khi cần họ có thể tìm ra thông tin họ cần. Nếu họ cần phải biết tiếp xúc với ai để xin phê duyệt chẳng hạn, họ có thể tham khảo sổ tay này. Họ không phải mất thời gian quý giá để tìm thông tin hay thu được thông tin không đúng từ ai đó.
Cuốn sổ tay này làm giảm sự xuất hiện của các hoạt động không sản xuất. Rất thường là mọi người dành thời gian của mình vào những hoạt động mà lại không đóng góp cho năng suất lớn hơn. Hoạt động phí hoài thông thường là tìm thông tin mà đáng ra đã có sẵn. Sổ tay dự án có thể giúp khử bỏ hoạt động phí hoài như vậy bằng việc làm cho thông tin thành sẵn có.
Sổ tay làm giảm phạm vi tác động của việc ngắt quãng với nhân viên nên có năng suất. Ai đó cần một số điện thoại hay một cái tên nào đó thì không phải ngắt quãng một cá nhân có năng suất, như thường vẫn xảy ra đối với một nhân viên mới làm gián đoạn một thành viên tổ dự án dạn dày.
Sổ tay dự án cung cấp việc chuẩn hoá bằng việc chứa thông tin chung sẵn có cho mọi người. Tất cả mọi người đều có thể tham khảo tới cùng thủ tục và dùng biểu mẫu thay vì thực hiện các thủ tục khác nhau.
Cùng với việc chuẩn hoá thì việc kiểm soát và trao đổi của người QLDA cũng tốt hơn. Cuốn sổ tay này cho phép đảm bảo rằng mọi thành viên đều có thông tin để thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả.
Cuối cùng, sổ tay dự án là công cụ tuyệt hảo để huấn luyện nhân viên mới bằng việc cung cấp thông tin cần thiết để giúp họ trở thành quen thuộc với dự án. Để hữu dụng, sổ tay dự án nên chứa thông tin về nhiều chủ điểm, bao gồm:
- Tài nguyên sẵn có.
- Các sơ đồ thanh.
- Lập kế hoạch dự phòng.
- Giải quyết với cấp trên và khách hàng.
- Việc ước lượng.
- Các biểu mẫu.
- Các cuộc họp (định kì và bất thường ).
- Lịch biểu mạng.
- Sơ đồ tổ chức.
- Danh sách số điện thoại.
- Các phát biểu thủ tục và chính sách.
- Công bố dự án.
- Các báo cáo.
- Các chức năng hỗ trợ dịch vụ.
- Phát biểu về công việc.
- Các trách nhiệm của thành viên tổ.
- Cấu trúc phân việc.
- Luồng công việc.
Tổ chức của sổ tay cũng quan trọng như nội dung. Nó không nên là việc sắp xếp tài liệu mà không có trình tự logic. Nếu sổ tay là một tệp linh tinh lớn, thì mọi người sẽ gạt nó sang bên và tìm thông tin ở đâu đó khác.
Sổ tay nên có mục giới thiệu; với một bảng mục lục và trình bày thông tin về cách dùng sổ tay này. Bảng mục lục chứa tài liệu tham khảo và nên được tổ chức theo chủ đề.
Cuốn sổ tay cũng nên có mục chứa thông tin phụ, như các phụ lục, bảng từ và chỉ mục.
Xác định nội dung và kết cấu logic là 2 khía cạnh quan trọng của việc xây dựng sổ tay dự án. Bên cạnh đó, ta phải đề cập tới một số xem xét hành chính quan trọng.
Người quản lý dự án nên xác định ai sẽ lập kế hoạch và tổ chức sổ tay. Việc xây dựng sổ tay dự án không dễ, nó đòi hỏi sự làm việc cần mẫn, thời gian và tiền bạc; cần người có kĩ năng tổ chức, biết nghiên cứu và viết tốt.
Người QLDA cũng cần xác định ai sẽ cập nhật sổ tay dự án. Cuốn sổ tay được làm ra mà không được cập nhật thì cũng như không, cuối cùng bạn sẽ có cuốn sổ tay vô dụng. Cách tốt nhất là lựa ra ai đó không làm việc tại những nhiệm vụ găng. Cuốn sổ tay nên được cập nhật trên cơ sở đều đặn. (hàng tháng hoặc hàng quý).
Mọi người trong tổ dự án nên có bản sao cuốn sổ tay này để làm tăng tính sẵn có của thông tin. Nếu điều đó là không thể được thì bạn có thể đưa bản sao cho ai đó như trưởng nhóm hay người làm việc trong các hoạt động đường găng. Cách thức này sẽ giúp làm giảm nhẹ chi phí hành chính trong khi vẫn đảm bảo rằng người dùng có thể truy nhập vào thông tin đúng.
Nhiều người quản lý dự án rùng mình khi nghĩ tới việc xây dựng một cuốn sổ tay dự án, cảm thấy rằng nó đòi hỏi quá nhiều công sức và thời gian và họ cũng phải. Vâng, thời gian và công sức dành cho việc xây dựng cuốn sổ tay về sau có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn. Các nhân viên sẽ không phí hoài thời gian quý báu của mình trong việc tìm thông tin. Bằng việc tham khảo tới cuốn sổ tay này, họ sẽ không làm gián đoạn những nhân viên có năng suất cao để hỏi những thông tin có thể dễ dàng được trả lời.