- ∑T i: Tổng đại lượng của tiêu thức chuẩn dùng để phân bổ
2.3.2.5. Kếtoán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là những chi phí không tạo nên thực thể sản phẩm song có ý nghĩa quan trọng mà nếu không có nó thì sản phẩm cũng không được tạo thành. Chi phí sản xuất chung ở doanh nghiệp xây lắp là những chi phí liên quan đến quản lý, phục vụ trong phạm vị từng công trình, hạng mục công trình. Chi phí
sản xuất chung ở doanh nghiệp xây lắp chiếm tỉ lệ khá lớn, theo qui định của ngành BCVT cho các công ty xây lắp trong ngành chi phí này chiếm 69% theo tổng dự toán nhân công trong một gói thầu.
Để hạch toán chi phí sản xuất chung, kế toán công ty sử dụng TK 627, chi phí sản xuất chung và chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình, TK 627 ở công ty có các tài khoản cấp 2 như sau:
- TK 6271: chi phí nhân công
- TK 6272: chi phí nguyên vật liệu quản lý - TK 6273: chi phí CCDC dùng cho quản lý - TK 6276: chi phí đền bù
- TK 6277: chi phí dịch vụ mua ngoài - TK 6278: chi phí bằng tiền khác *Chi phí nhân công
Khác với các doanh nghiệp xây lắp khác, công ty theo dõi lương quản lý của đội tại TK 6221, chính vì thế mà trên TK 627 không chi tiết đối với khoản chi phí quản lý tại các đội, xí nghiệp. Vì vậy, trên tài khoản 627 chi tiết 6271 chỉ để theo dõi khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho từmg công trình, hạng muc công trình, và các khoản này được tính theo quy đinh trên tổng tiền lương của công nhân xây lắp trực tiếp. Việc trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ ở công ty đều được thực hiện theo đúng chế độ .Sau khi tính được lương chính sách, và lương khoán cho đội, kế toán sẽ tiến hành tính các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo biểu 30
Để tính được BHXH, BHYT,KPCĐ tại công ty theo tháng 11 năm 2002: BHXH=(LCB CN chính thức + LCB của CN hợp đồng) * 15% BHYT = ( LCB CN chính thức + LCB của CN hợp đồng) *2% KPCĐ = (Lkhoán + LCB ) * 2% Trong tháng 11 năm 2002: BHXH = (9.659.873 + 1.890.000) * 15% = 1.732.481 BHYT = ( 9.659.873 + 1.890.000) * 2% = 230.998 KPCĐ = 49.199.873 * 2% = 983.998
Sau khi lập bảng kế toán sẽ nhập dữ liệu các khoản bảo hiểm, và kinh phí công đoàn vào máy theo định khoản:
Nợ TK 6271: 9 918 544
Có TK 338(3382,3383,3384): 9 918 544
Bằng cách nhập dữ liệu như các phần khác đã nói ở trên kế toán sẽ ghi vào chứng từ ghi sổ đối với khoản BHXH,BHYT, KPCĐ và sau đó chứng từ ghi sổ (biểu 32) sẽ được chuyển sang làm căn cứ ghi vào bảng kê chứng từ. Từ bảng kê chứng từ cuối quí chuyển sang sổ cái TK 627 ghi cho các công trình (biểu 39), và sổ chi tiết TK 627 theo dõi theo từng công trình, hạng mục công trình (biểu 40)
* Chi phí công cụ dụng cụ sản xuất:
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị song do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp chưa đủ điều kiện quyết định nó là tài sản cố định.Do tính chất của các công trình, hạng mục công trình thường có thời gian thi công dài, nên ở công ty CP xây lắp BĐ HN công cụ dụng cụ ở công ty bao gồm những khoản sau: ván khuôn đầm thanh vạn năng, gầu chứa bê tông, xe đẩy, mũi khoan ,lưỡi cắt bê tông, và các loại CCDC có giá trị nhỏ khác... Đa số các công cụ dụng cụ được sử dụng trong công ty được phân bổ một lần cho 1 công trình, một hạng mục công trình.
Cuối tháng kế toán tại đội kiểm tra xác định số công cụ dụng cụ xuất dùng phân loại chúng theo từng công trình, hạng mục công trình và lập bảng tổng hợp kèm theo các chứng từ gốc ban đầu thường là các hoá đơn GTGT đối với các công cụ dụng cụ mua ngoài hay các phiếu xuất kho nếu là công cụ được xuất từ kho của công ty. Từ bảng tổng hợp biểu 33 này kế toán đồng thời ghi vào chứng từ ghi sổ (biểu 34) và máy sẽ tự động chuyển sang bảng kê chứng từ (biểu 35). Sau đó từ bảng kê chứng từ và các bảng tổng hợp đối với các nội dụng của khoản chi phí sản xuất chung tập hợp riêng cho từng công trình, hạng mục công trình và làm căn cứ pháp lý để kế toán ghi vào sổ cái TK 627 (biểu40) , và sổ chi tiết TK 627 chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình (biểu 39)
*Chi phí đền bù: trong xây lắp do các công trình Bưu Điện thường đi qua các con đường, qua nhà dân, công sở và phải đào đường để đi dây cáp trong đường ống ngầm dưới đất, chính vì thế mà phải phát sinh chi phí đền bù. Khoản chi phí này cũng rất quan trọng và luôn được dự toán trước trong hồ sơ đấu thầu. Chi phí này ở công ty được theo dõi trên TK cấp 2 TK 6276A chi phí đền bù cho công trình xây lắp. Do khối lượng công trình nhiều, thi công ở khắp nơi nên khi hoàn thành mặt bằng cho các tuyến đường, các đội, các chủ nhiệm công trình thường đi thuê các công ty công trình giao thông thi công.
Do công trình HTTT cáp sợi quang HN-ĐBP tuyến cáp quang SL- BT là công trình thi công trên những con đường đất dọc quốc lộ nên hạng mục công trình này không phát sinh chi phí đền bù.
Thường thì các công trình mạng ngoại vi các tổng đài trong thành phố mới có phát sinh khoản chi phí đền bù này. Nếu phát sinh kế toán đội phải theo dõi ngày từ khi ký kết hợp đồng kinh tế với bên nhận thi công (chủ yếu là các công ty công trình giao thông) kiểm tra giá trị dự toán, sau đó tập hợp các chứng từ như các giâý xin tạm ứng, sau đó khi công trình được hoàn trả như dự toán thiết kế có biên bản nghiệm thu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành kế toán đội tập
hợp báo lên phòng kế toán để phòng kế toán nhập liệu và ghi vào các sổ liên quan cách thức nhập liệu và ghi chép giống như các chi phí khác khi phát sinh.
* Chi phí dịch vụ mua ngoài: ở công ty khoản chi phí này khá lớn nó là các chi phí như chi phí thuê kho bãi, thuê điện nước sinh hoạt, chi phí phòng ở, chi phí vé cầu xe... và chi phí này rất phức tạp và chi tiết thành các khoản nhỏ.
Kế toán của đội hàng tháng phải chuyển các chứng từ lên phòng tài chính để kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp các chi phí mua ngoài cho từng công trình, hạng mục công trình vào cuối quý (biểu 36) sau đó nhập liệu vào chứng từ ghi sổ (biểu 37) và vào các bảng kê chứng từ (biểu 38)
Tương tự như các trường hợp khác từ chứng từ ghi sổ sẽ xem được bảng kê chứng từ đối với khoản chi phí dịch mua ngoài phát sinh trong quí . Sau đó sẽ tự động chuyển sang sổ cái TK 627, và sổ chi tiết tài khoản 627 theo dõi theo từng nội dung của khoản mục chi phí sản xuất chung
*Chi phí bằng tiền khác: Khi phát sinh các chứng từ đối với khoản mục này như: chi phí tiếp khách, chi phí giao dịch, chi phí khánh tân, khánh tiết, và các chi phí như xăng, dầu được hạch toán vào TK 6278A chi phí xây lắp bằng tiền khác đồng thời theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình
Tương tự như khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp các chi phí bằng tiến khác, và cuối tháng khi tập hợp hết các chứng từ do đội chuyển lên kế toán tiến hành nhập liệu vào máy bằng việc chọn “phiếu kế toán khác” để lập chứng từ ghi sổ và để xem bảng kê chứng từ chọn F2 (biểu 38)
Từ các chứng từ gốc, bảng tổng hợp các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, cùng với các chứng từ ghi sổ và bảng kê chứng từ kế toán chuyển sang sổ cái TK 627 cuối kỳ đồng thời mở sổ chi tiết theo dõi theo từng công trình, hạng mục công trình
Cuối quý tập hợp hết các chứng từ ghi sổ và đối chiếu với bảng kê chứng từ, kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 627 (biểu 40) sổ này theo dõi cho tất cả các công trình, hạng mục công trình và ghi sổ chi tiết TK 627 (biểu 39) chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình.
* Chi phí khấu hao: Như đã đề cập ở phần khấu hao chi phí máy thi công, công ty không trích khấu hao cho công trình, hạng mục công trình trong kỳ và khoản chi phí khấu hao được theo dõi tại TK 642 chi phí quản lý doanh nghiệp. Xem bảng phụ lục biểu 46
Khi đã tập hợp được hết các chi phí sản xuất chung phát sinh trong cuối quý. Cuối quý kế toán sẽ có thể mở sổ giá thành để xem toàn bộ chi phí đã được tập hợp chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình mà công ty đã thi công
trong kỳ Xem biểu 41. Từ các bảng kê chứng từ, các sổ cái TK, và sổ giá thành cuối quý kế toán sẽ tiến hành sử dụng một bút toán kết chuyển trên máy để kết xuất các chi phí chung sang TK 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
2.3.2.6. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất tại công ty cổ phần xây lắp Bưu Điện Hà Nội.
Hàng ngày khi có chi phí sản xuất phát sinh kế toán tiến hành thực hiện tập hợp và hạch toán như đã trình bày ở trên. Tất cả các chi phí phát sinh đều được tập hợp riêng cho từng công trình, hạng mục công trình và được theo dõi tại sổ giá thành công trình, ta có thể xem mẫu của sổ này tại biểu 41. Sổ này có chức năng tập hợp tất cả các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ. Đến kỳ tính giá thành, kế toán của công ty sẽ căn cứ từ các bảng kê chứng từ, các sổ chi tiết các tài khoản, sổ giá thành và kế toán tiến hành kết chuyển các chi phí phát sinh từ các TK 621, 622, 623, 627 sang tài khoản 154 bằng bút toán được thực hiện trên máy. Tài khoản 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” tài khoản này dùng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Tại công ty TK 154 có 3 TK cấp 2
- TK 1541: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – xây lắp. - TK 1542: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – gia công. - TK 1544: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang – thiết kế.
Từ màn hình nền của phần mềm kế toán ENTER (màn hinh 01), kế toán chọn: mục “phân bổ kết chuyển”. Màn hình phần mềm kế toán sẽ hiện ra các công việc sau:
+ các bút toán phân bổ tự động + xem các chứng từ phân bổ tự động + các bút toán kết chuyển tự động + Xem các chứng từ kết chuyển tự động
- Để thực hiện việc kết chuyển các chi phí, kế toán chọn bút toán kết chuyển tự động sau đó chọn F4 màn hình kết chuyển sẽ hiện ra cửa sổ:
Đánh dấu bút toán kết chuyển TK có ghi nợ để kết chuyển các chi phí phát sinh gồm chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí chung sang TK 154”Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
* Kết chuyển TK nợ ghi có * Kết chuyển TK có ghi nợ
- Sau đó ấn phím insert để chọn công trình, hạng mục công trình cần kết chuyển (nếu chọn tất cả các công trình, hạng mục công trình trong quí thì ấn ctrl A)
Sau khi chọn song sẽ quay lại màn hình bút toán kết chuyển tự động và màn hình sẽ hiện ra các chi phí phát sinh của từng công trình, hạng mục công trình, đã được kết chuyển sang Tk154 chọn F10 để ghi lại bút toán vừa thực hiện. (xem màn hình 05). Sổ cái TK 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang được tập hợp cho tất cả các công trình do công ty thi công trong quý xem biểu 42; Sổ chi tiết TK 154 theo dõi chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cho từng công trình, hạng mục công trình cụ thể xin xem biểu 43 sổ chi tiết TK 154 cho HM cáp quang Sơn La – Bình Thuận.