II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí
3. Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:
2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty:
Định kỳ vào 1/1 hàng năm, công ty tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế kiểm kê. Biên bản kiểm kê vật t đợc thiết kế sau
Biểu 2.24: Biên bản kiểm kê vật t:
(Trích) Từ 0h ngày 1-1-2002 Các thành viên tham gia kiểm kê: - Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Bà Vũ Bích Việt - kế toán vật t
- Ông Nguyễn Mạnh Huỳnh - Phòng điều hành sản xuất. Kết quả kiểm kê:
Kho 1: nguyên vật liệu chính
Số
dđ Tên VL ĐVT hạch toánđơn giá Số lợng
Định mức hao hụt Chênh lệch sổ sách, thực tế Sổ sách Thực tế % Số lợng Số lợng Thành tiền 1 Tôn d4 m 4.500 2150 2150 0,005 10,75 0 0 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1456 1455 0,005 7,28 -1 -8.500 3 Tôn 3 ly m 4.500 2.728 2.728 0,005 13,64 0 0 e4 Thép φ26,6 m 12.000 4.800 4.800 0,005 24 0 0
Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, thủ kho vào các thẻ kho theo số danh điểm nguyên vật liệu đợc kiểm kê; đồng thời kế toán vật t xử lý đối với các chênh lệch
-Trờng hợp phát hiện thiếu hụt nguyên vật liệu so với sổ sách:
+Nếu hao hụt trong định mức thì đợc coi là 1 khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, khoản đợc tính vào chi phí tháng 1 -2002
Nợ TK 642.6 : 8500
Có TK 152: 1x 8500= 8500
+Nếu hao hụt ngoài định mức thì coi nh một phiếu xuất vật t thì cần xác định nguyên nhân và xử lý:
1.Nếu cha xác định đợc nguyên nhân Nợ TK 1381
2.Nếu do nhân viên trong Công ty lấy cắp thì trừ lơng. Nợ TK 334 : chi tiết cho từng nhân viên
Có TK 152
Căn cứ vào số liệu báo cáo kế tài sản toán của Công ty trong hai năm 2000-2001 ta có thể phân tích các chỉ tiêu trên theo bảng dới đây.(Biểu 2.25)
Biểu 2.25. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5.
Đơn vị tính: 1000đ
TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch +(-) %
1 Tổng doanh thu 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 2 Doanh thu thuần 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 3 Lợi nhuận thuần 669.039 1.409.386 +740.341 2,106 4 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 3.139.829 6.214.625 +3.074.796 1,979 5 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 6.214.625 11.113.997 +4.899.372 1,788 6 Giá trị NVL bình quân 4.677.277 8.664.311 +3.987.034 1,852 7 Giá trị NVL xuất trong kỳ 27.398.541 62.232.750 +34.834.209 2,271 8 Sức sản xuất của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 9 Số vòng quay của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 10 Sức sinh lời của NVL 0,143 0,163 +0,02 1,139 11 Hệ số quay kho của NVL 5,858 7,183 +1,325 1,226 12 Kỳ luân chuyển của NVL 37,270 30,981 -6,289 0,831 13 Hệ sốđảm nhiệm 0,104 0,086 -0,018 0,8269
Dựa vào bảng chỉ tiêu trên ta thấy:
* Sức sản xuất của NVL năm 2001 là 11,62, năm 2000 là 9,66. Nh vậy sức
sản xuất của NVL năm 2001 tăng 20,2% tức là tăng 1,96. Điều đó có nghĩa 1 đồng NVL ở năm 2001 sẽ tạo thêm đợc 1,96 đồnh doanh thu so với năm 2000.Để có đ-
ợc nh vậy là do doanh thu năm 2001 tăng gấp 2,229 lần so v ới năm 2000tức là tăng 55.509.810.000đ giá trị nguyên vật liệu bình quân năm 2001 tăng 1,852 lần tức là tăng 3.987.034.000đ và mức tăng về giá trị tuyệt đối của doanh thu cao hơn mức tăng tuyệt đối của giá trị NVL bình quân.
Doanh thu của Công ty tăng lên nhanh là do có thế mạnh về sản phẩm phục vụ cho xây dựng nh trạm trộn, may nghiền sỏi đá ... các sản phẩm này có uy tín trên thị trờng, đồng thời nhu cầu về các sản phẩm này lại tăng do đòi hỏi về xây dựng nhà cửa, xí nghiệp, đờng giao thông và đặc biệt là từ khi có luật đầu t n- ớc ngoài vào Việt Nam.
* Sức sinh lời của NVL: Năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 0,02 tức là
tăng 1,139lần. Tức là năm 2001 từ một đồng nguyên vật liệu sẽ tạo thêm đợc 0,02 đồng lợi nhuận so năm 2000. Điều này có đợc là do lọi nhuận thuần năm 2001 tăng 2,106 lần tức là tăng thêm 740.341.000đ và tăng cao hơn mức tăng về NVL bình quân. Nh vậy Công ty đã sử dụng NVL có hiệu quả , hợp lý và tiết kiệm hơn .
* Số vòng quay của NVL:năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 1,96 tức là
tăng 1,202 lần. Nh vậy tốc độ quay của NVL tăng, tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn.
Hệ số quay kho của NVL: năm 2001 là 7,183 vòng, năm 2000 là 5,858 lần do đó số vòng quay kho của NVL năm 2001 đã tăng 1,325 vòng/năm. Do đó lợng vật t lu chuyển qua kho tăng nhanh. Nguyên nhân la do mặc dù giá trị NVL tồn kho năm 2001 có tăng so với năm 2000, tăng 3.987.034.000đ nhng do giá trị NVL xuất dùng trong năm 2001 tăng so với năm 2000 là 34.834.209.000đ tức tăng 2,271. Vì thế mặc dù dự trử lớn hơn song hệ số quay kho vẫn tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả sử dụng NVL càng cao. Theo kết quả tính toán trên cho thấy bốn chỉ tiêu trên năm 2001 đều tăng so với năm 2000 điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL có tăng đáng kể.
* Hệ thống đảm nhiệm của NVL: Năm 2001 là 0,086 và giảm so với năm
đối của NVL thấp hơn so với doanh thu thuần, Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL là tốt.
* Hệ số kỳ luân chuyển của NVL: Thời gian một vòng luân chuyển NVL ở
năm 2001 là 30,981 ngày, trong khi năm 2000 là 37,27 ngày. Nh vậy 1 vòng quay ở năm 2001 đã giảm đi 6,289 ngày so với năm 2000. Nguyên nhân do số vòng quay của NVL đã tăng lên 1,96 vòng tức là tăng 1,202 lần.
Hai chỉ tiêu này năm 2001 thấp hơn năm 2000. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL đã tăng lên.
Có thể nói để sử dụng hiệu quả NVL nh trên là do Công ty đã xây dựng đ- ợc định mức tiêu hao NVL đúng hơn thế tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL ở Công ty là khác tốt, vì thế dẫn đến hiệu quả sử dụng NVL năm 2001 cao hơn năm 2000, tiết kiệm đợc chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh trên thị trờng và nâng cao lợi nhuận cho Công ty.
CHơng III
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác
hạch toán NVL với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5
I.Đánh giá chung công tác hạch toán NVL với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng NVL Công ty cơ khí ô tô 1-5:
Cũng nh các doanh nghiệp nhà nớc khácm Công ty cơ khí ô tô 1-5 gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế thị trờng. Nhng với sự năng động tìm tòi nghiên cứu của lãnh đạo Công ty cũng nh nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân trong Công ty, Công ty đã có những bớc chuyển mới với những thành tựu hết sức to lớn. Một trong những bớc chuyển đó là những cải tiến trong kế toán tài chính. Có thể thấy điều đó qua các mặt sau.
1.Những u điểm trong hạch toán NVL tại Công ty
Thứ nhất về hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán tơng đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đợc lập, kiểm tra luân chuyển một cách th- ờng xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty tơng đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Thứ hai về hình thức sổ kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức Sổ nhật ký chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn, các sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết.. đợc thực hiện tơng đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch toán tơng đối chính xác theo đúng chế độ của Bộ tài chính và Nhà nớc ban hành.
Thứ ba về hạch toán NVL: công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công , đáp ứng đợc yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phơng pháp tính
các chỉ tiêu giữa kế các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối giữa chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thờng xuyên đối chiếu đảm bảo chính xác các thông tin về tình hình biến động NVL. Nhân viên thông kê phân xởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời.
Hơn nữa phơng pháp tính giá xuất NVL theo giá hạch toán rất phù hợp với tình hình xuất- nhập NVL của Công ty, và phù hợp với phơng pháp hạch toán chi tiết sổ số d. Bởi vì để đáp ứng phơng pháp sổ số d thì cần phải tính gia theo hệ số giá.
Thứ t là hệ thống định mức tiêu hao NVL: Công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng nh từng chi tiết của sản phẩm tơng đối chính xác, khoa học. Thông qua hệ thống này giúp cho quá trình thu mua, bảo quản dự trử và sử dụng NVL hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL.
Thứ năm Công ty đã xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng. Với khối l- ợng vật liệu sử dụng lớn với nhiều chủng loại khác nhau nhng bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng ĐHSX là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho vật liệu. Cán bộ của phòng luôn làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến việc cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu cho sản xuất.
Thứ sáu là việc tổ chức kiểm tra chất lợng vật liệu, thành phẩm khi nhập kho nguyên vật liệu về tới Công ty cha đợc nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lợng của phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách. Nếu kiểm tra thấy chất lợng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại. Sau khi kiểm tra xong lập biên bản kiểm nghiệm vật t và đóng dấu vào hoá đơn mua hàng. Vì thế chất l- ợng của vật t luôn đợc bảo đảm , từ đó khi đem vào sử dụng sẽ tránh đợc vật t h
hỏng hoặc gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lợng đầu ra và nhằm giảm chi phí giá thành.
Bên cạnh những u điểm trên, hạch toán NVL ở Công ty còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi cần tiếp tục tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện.
2.Những hạn chế trong công tác hạch toán NVL
Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế toán cha hợp lý. Đó là sự kiêm nhiệm trong việc hạch toán các phần hành; và việc lập phiếu xuất kho vật t cha hợp lý.
Thứ hai về việc xây dựng sổ danh điểm còn cha khoa học.
Thứ ba là việc mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán cha phù hợp.
Thứ t là thiếu phiếu giao nhận chứng từ (hạch toán chi tiết vật liệu) Thứ năm là việc không sử dụng TK 151-hàng mua đi đờng.
Thứ sáu là việc cha đa phần mềm kế toán vào sử dụng.
II.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5.
ý
kiến thứ nhất, về bộ máy kế toán của công ty:
Mặc dù bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là cha hợp lý.
Kế toán vật t kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất
nhập vật t rất nhiều với khoản 700 loại vật t khác nhau với số lợng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập-xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lợng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tợng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trớc nhng tháng này vẫn cha phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí cha chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thờng xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở Công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy
theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn nh : phần hành NVL do một ngời phụ trách, còn thủ quỹ là ngời khác. Có nh thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chĩnh xác chi phí kinh doanh trong kỳ.
-Bộ phận viết phiếu xuất vật t : nh phần thủ tục chứng từ nhập vật t đã nêu,
bộ phận viết phiếu xuất vật t do một kế toán phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật t đó đã có nhng khi xuống kho có thể không còn hoặc không đủ cung cấp cho các phân xỡng. Hơn thế, phiếu xuất vật t đợc lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phong kế toán. Liên 2 giao cho ng- ời lĩnh vật t. Nh vậy mặc dù phòng ĐHSX thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhng lại không nắm rõ số lợng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự không liên hệ chặt chẽ giữa ba phong kế toán, ĐHSX, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy theo em Công ty nên để phòng ĐHSX lập phiếu xuất vật t. Bởi vì phòng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lợng đã xuất của từng loại vật liệu phòng ĐHSX sẽ tính ra số lợng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ đợc lĩnh đầy đủ các loại vật t do phòng ĐHSX đã xác đúng số lợng còn lại của từng NVL. Hơn nữa thông thờng nếu nếu NVL nào đó tồn quá ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phòng ĐHSX để từ đó có biện pháp đề nghị thủ trởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho nên đợc lập thành 3 liên. Một liên lu ỏ phong ĐHSX để ghi sổ và đợc cộng dồn hành ngày cho những NVL nào thờng xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đa lên phòng kế toán để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho ngời lĩnh vật t để theo sử dụng vật t ở từng phân xởng xí nghiệp. Có nh vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động.
ý
kiến thứ hai về hạch toán chi tiết NVL:
Hệ thống danh điểm NVL còn rất đơn giản, cha khoa học và việc kiểm tra