II. Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức công tác kế toán tại Cty
2.2.2. Nhiệm vụ của Cty
Là việc cụ thể hoá các chức năng bằng hành động, việc làm cụ thể. Mọi người đều phải có trách nhiệm thực hiên đầy đủ chức năng bộ máy của mình, cụ thể phải xác định được chương trình sản xuất phù hợp, phải tổ chức mọi hoạt động sản xuất, tài chính, nhân sự. đồng thời phải thực hiên nghĩa vụ với nhà nước.
Việc xác định chức năng và nhiêm vụ của doanh nghiệp là hết sức quan trọng. nó giúp cho doanh nghiệp có thể xác định được mục tiêu cần đạt tới, từ đó vạch ra những công việc cụ thể phải làm cho từng bộ phận, từng người và có những chính sách phù hợp cho mỗi dự án để thu được hiệu quả cao nhất với chi phí hợp lý nhất.
Địa bàn kinh doanh của Cty hiên nay mới chỉ dừng lại ở thị trường trong nước, trong tương lai Cty dự kiến sẽ thay đổi, đa dạnh hoá mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm để mở rộng thị trường tiêu thụ ra nước ngoài. Cty dự kiến khi máy in 2 màu của Đức được đưa vào hoạt động thì đầu năm máy được huy động ở mức độ bình quân 2.500tờ/giờ, đối với khổ giấy bình quân: 395 × 545 mm, chạy 1 ca/ngày, 8 giờ/ca,22 ngày /tháng, 12 tháng/năm,thì sản lượng dự kiến đạt được là:
2.500 tờ × 2 sản phẩm × 8 giờ × 1 ca × 22 ngày × 12 tháng = 10.560.000sp.
( 01 tờ khổ 395× 545 mm in được 2 sản phẩm) Tổng doanh thu của máy in đức đạt được là:
10.560.000sp × 250đ = 2.640.000.000đ ( đơn giá bình quân của 01 sp là 250đ)
Cty TNHH sản xuất và XNK Bao Bì Hà Nội là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp mình. Để phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp mình và hoạt động có hiệu quả nhất, Cty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình quản lý tập trung( trực tuyến ). Theo mô hình này thì mọi hoạt động của công ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của giám đốc công ty.
Với cơ cấu tổ chức bộ máy như sau, mỗi phòng ban của công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng, phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.3.1. Nhiệm vụ của từng phòng ban:
● Giám đốc công ty: là đại diện pháp nhân của công ty, là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất king doanh và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giám đốc điều hành mọi hoạt động sản xuất theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc gọn nhẹ đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
● Phòng kỹ thuật - Kiểm tra chất lượng: xây dựng, quản lý, theo dõi các quy trình, quy phạm kỹ thuật trong quá trình sản xuất đảm bảo chất lượng của sản phẩm. khi có kế hoạch thì triển khai thử mẫu thông qua khách hàng duyệt sau đó mới đem xuống sản xuất hàng loạt, xác định mức hao phí nguyên vật liệu, hướng dẫn cách đóng, dán hộp cho các phân xưởng sản xuất. Đồng thời kiểm tra chất lượng sản phẩm từ các kho ở các phân xưởng
● Phòng tổ chức hành chính – lao động tiền lương: Làm chức năng văn phòng và tổ chức lao động tiền lương, có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, quản lý quỹ tiền lương, tổ chức thực hiện chính sách đối với người lao động, tham mưu cho Giám đốc điều động, tiếp nhận, sắp xếp CBCNV trong công ty cho phù hợp với nhu cầu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.Theo dõi, tham mưu cho Giám đốc công tác thi đua khen thưởng, kỹ luật, theo dõi công tác trật tự an ninh trong công ty.
● Phòng tài chính kế toán: Quản lý, huy động và sử dụng các nguồn vốn của công ty sao cho đúng mục đích và có hiệu quả cao nhất. Phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện ghi chép, xử lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất của
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH SX & XNK BAO BÌ HÀ NỘI
Giám Đốc Phòng Bảo Vệ Phòng Kinh doanh Phòng Kế Toán Phòng TCHC LĐTL Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Hoạch Trung Tâm Thiết Phân xưởng sản Xuất Quản đốc
Phân xưởng I Phân xưởng II
Tổ Tổ
Tổ Tổ
Công ty, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập các báo cáo như: Báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản… Ngoài ra còn phải phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm mục đích cung cấp các thông tin cho người quản lý để họ đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty.
● Phòng thiết kế: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về công tác thiết kế mẫu mã các sản phẩm theo nhu cầu và thị hiếu của thị trường.
● Phòng bảo vệ: Có trách nhiệm bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự trong toàn công ty.
● Phân xưởng sản xuất: Là nơi trực tiếp sản xuất ra sản phẩm và chiếm đa số nguồn nhân lực sản xuất của công ty.Thực hiên nhiệm vụ biến các nguyên vật liệu đầu
2.4. Tình hình thực hiện công tác kế toán:
● Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức và quản lý, bộ máy kế toán ở Cty sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trọn vẹn trong phòng tài chính kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu đến khâu tổng hợp, lập báo cáo và kiểm tra kế toán. Do phạm vị sản xuất của công ty không lớn lắm nên quy mô tổ chức bộ máy kế toán cũng tương đối gọn nhẹ, phù hợp với tình hình của công ty, đồng thời vẫn đảm bảo hoàn thành tôt công tác kế toán. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ sau: * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
+ Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiêm trước Giám đốc và các cơ quan tài chính về các vấn đề liên quan đến tài chinh của Cty. Chỉ đạo chuyên môn về nhiêm vụ kế toán trong phòng. Bên cạnh đó, là người trực tiếp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ.
+ KT tổng hợp kiêm kế toán công nợ phải trả: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, tính giá thành cho từng loại sản phẩm, theo dõi doanh thu bán hàng và thanh toán công nợ với khách hàng. Đồng thời, hàng tháng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng
KT tổng hợp kiêm KT công nợ phải trả Thủ
quỹ
Thủ kho
KT công nợ phải thu kiêm KT NH KT lương
+ KT công nợ phải thu kiêm KT NH, KT lương: Có nhiêm vụ lập phiếu thu, phiếu chi, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và quan hệ thanh toán với ngân hàng như: vay,tra tiền..Tính lương và bảo hiểm cho công nhân trực tiếp sản xuất cũng như ở các phòng thuộc công ty, thanh toán lương, phu cấp và các khoản liên quan cho công nhân trong Cty theo đinh kỳ.
+ Thủ quỹ: Có nhiêm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt tại Cty.
+ Thủ kho: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu,thành phẩm, đối chiếu thương xuyên với kế toán.
Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất Bao bì hộp carton:
Dán Bế Hộp Láng bóng In Chế bản
2.5. Tình hình thực hiện chế độ kế toán.
Về hệ thống chứng từ kế toán Cty SX Bao Bì Hà Nội sử dụng mẫu đúng theo chế độ kế toán quy định:
* Các Ctừ kế toán được sử dụng trong hạch toán NVL ở cty gồm: + Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT)
+ Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT)
+ Phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT)
+ Biên bản kiểm nghiệm sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH)
* Về tài khoản kế toán : Cty áp dụng hầu hết hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 và các quy định có sửa đổi bổ sung của Bộ Tài Chính.
* Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Cty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp bình quân.
* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Cty áp dụng cả 2 phương pháp đó là
+ Phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp kiểm kê định kỳ
* Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán: Bắt đầu từ năm 2005 Cty đã sử dụng phần mềm kế toán.
- Hình thức kế toán hiện nay Cty đang áp dụng là: Nhật ký chung với hệ thống tài khoản chi tiết, tổng hợp, báo cáo kế toán đầy đủ trong máy. có thể nói đây là hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
+ Ưu điểm của hình thức nhật ký chung: đơn giản, dễ hiểu và thuận tiện cho việc phân công lao động trong bộ máy kế toán, ghi chép kế toán rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu sổ liệu.
- Hệ thống sổ Cty sử dụng trong quá trình hạch toán : + Sổ nhật ký chung
+ Sổ cái tài khoản + Sổ kế toán chi tiết
* Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán:
- Cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp của Cty tiến hành lập và gửi báo cáo chính theo quy định của bộ tài chính bao gồm:
+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 - DN) + Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( mẫu số B02 - DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính ( mãu số B09 - DN)
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Chứng từ gốc Vào máy Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối Phát sinh Báo cáo tài chính Sổ ( thẻ ) kế Toán chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết
Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối
2.6. Thực trạng tổ chức kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm tại Cty SX Bao Bì Hà Nội.
Là một đơn vị SXKD nên chi phí và giá thành luôn được Cty coi trọng hàng đầu. Vì điều đó ảnh hưởng đến lợi nhuận, đến sự tồn tại và phát triển của Cty, nhất là trong cơ chế thị trường như hiện nay. Chính vì lẽ đó, bộ phận kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm ở Cty được đặt lên vị trí quan trọng và luôn được quản lý một cách chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi để năng cao hiệu quả SXKD.
2.6.1. Đối tượng tập hợp CPSX và đối tượng tính giá thành san phẩm.
* Đối tượng tập hợp CPSX:
Sản xuất Bao Bì là một loại hàng hóa đặc biệt, ssản phẩm của Cty lại được đi kèm với hệ số của các doanh nghiệp khác. Cty sản xuất ra sản phẩm không phải cho người tiêu dùng cuối cùng mà lại theo các đơn đặt hàng của các doanh nghiệp khác như: doanh nghiệp dược phẩm, thực phẩm, đồ uống… để các doanh nghiệp này đóng gói sản phẩm của mình rồi mới đưa ra thị trường. Do Cty tiến hành sản xuất trong một phân xưởng nên đối tượng tập hợp CPSX là từng loại sản phẩm đối với chi phí NVL chính trực tiếp và là toàn bộ phân xưởng sản xuất đối với chi phí NVL phụ, chi phí nhiên liệu, chi phí vật tư khác, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí SXC.
* Đối tượng tính giá thành:
Xác định đối tượng tính giá thành sản phẩm là công việc đầu tiên trong toàn bộ công tác tính giá thành sản phẩm của kế toán. Việc xác định đúng đối tượng tính hoàn thành có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đối tượng tính giá thành sản phẩm mà kế toán Cty SX bao bì Hà nội đã xác định là từng quy cách, kích cỡ, phẩm cấp của sản phẩm hoàn thành.
2.6.2. Kế toán tập hợp CPSX và tính Z sản phẩm tại Cty SX Bao Bì Hà Nội. Nội.
Tại Cty, CPNVL có một vị trí quan trọng đối với sản xuất, nó chiếm một tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm.NVL của Cty gồm nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau.
Do vậy để đảm bảo yêu cầu cho quá tình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm quản lý NVL một cách chặt chẽ có hiệu quả, Cty đã phân chia NVL một cách tỷ mỉ để từ đó nhận biết được số hiện có và tình hình biến động của từng loại NVL đó.
Trong quá tring sản xuất sản phẩm, Cty sử dụng những NVL sau:
- NVL chính gồm: Giấy Duplex, giấy bãi bằng, giấy couches, giấy Dcan, giấy tráng kim…
- NVL phụ: kẽm, màng, mực, keo dán…
- Nhiên liệu: Dỗu hoả, cồn, mỡ…
- Phụ tùng thay thế: Dao xén, trục máy,dao cắt lề, vòng bi…
- Phế liệu: Lề, đâud cuộn dây, phôi máy giấy...
Để hạch toán và quản lý NVL lế toán mở TK 152 và TK này được mở chi tiết. Ngoài ra kế toán còn mở TK 153 “ CCDC” để quản lý công cụ xuất dùng cho sản xuất. Hàng tháng thủ kho đối chiếu sổ sách với thẻ kho, và chuyển cho phòng kế toán tài vụ để kiểm tra số lượng NVL thực nhập – xuất – tồn.
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, tổ trưởng tổ sản xuất sẽ xuống kho lĩnh vật tưtheo phiếu đề nghị cấp vật tư. Thủ kho căn cứ vào chất lượng ghi trên phiếu đố để cho xuất kho vật liệu. Hiện nay, Cty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để hạch toán NVL xuất kho. Công thức tính dược áp dụng như sau:
Giá thức tế vật liệu Số lượng vật Đơn giá thực tế = x
Trong đó :
Đơn giá thực tế bình quân của Giá thực tế VL tồn ĐK + Giá thực tế VL tồn TK = ___________________________________________________________ Vật liệu xuất dùng Số lượng VL tồn ĐK + Số lượng VL nhập TK
Với đơn giá tính được, căn cứ vào phiếu XK kế toán vật tư hạch toán trực tiếp cho từng đối tượng chịu chi phí và tính đồng thời lên sổ chi tiết và sổ cái TK 152.
Cuối kỳ hạch toán kế toán tiến kiểm kê kho nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị NVL có trong kho tại thời điểm kiểm kê và đối chiếu kiểm tra với sổ chi tiết NVL. Nếu có chênh lệch thì tuy từng trường hợp cụ thể mà có hình thức sử lý cho phù hợp. Còn nếu thấy khớp đúng thì căn cứ vào sổ chi tiết NVL kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL.
VD: Căn cứ vàp quyết định của Giám Đốc và thủ kho viết phiếu xuất kho: Cty: TNHH SX & XNK
Bao Bì Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO
Địa chỉ: Ngày 20 tháng 03 năm 2007 Số: Người nhận hàng: Nguyễn Văn Danh
Đơn vị: Tổ in OFSET 02 Lý do xuất: Sản xuất
Stt Mã kho Tên vật tư Tknợ TKcó Đvt Số
lượng Giá TT 1 KVLC Giấy BB 58/84 420*590 154 1521 kg 28,11 11814,1 332.094 2 KVLC Giấy couches 80,790*1090 154 1521 kg 37,890 15151,2 574.078 3 KVLC Giấy Dlex 250 g, 709*1090 154 1521 kg 624,300 7835,33 4.891.579 4 KVLC Giấy tráng kim 470g,790*900 154 1521 kg 671,680 17.200 11.552896 Tổng cộng 17.350647
Bằng chữ: mười bảy triệu ba trăm năm mươi nghin sáu trăm bốn bảy đồng
Xuất, ngày…tháng…năm2007 Thủ tưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho ( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Cty: TNHH SX & XNK
Bao Bì Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 03 năm 2007
Người nhận hàng: Nguyễn Văn Danh Đơn vị: Tổ in OFSET 02 Nội Dung: Cho sản xuất
Stt Mãkho Tên vật tư TK nợ TK có Đvt Slượng Đơn giá Thành tiền 1 KVLP Mực xanh AP 154 1522 kg 23,00 111851,62 2.572.587 2 KVLP Mực đen TQ 154 1522 kg 12,50 35.250 440.625 3 KVLP Mực đỏ AP 154 1522 kg 18,00 106167,62 1.911.017 4 KVLP Mức vàng TQ 154 1522 kg 7,50 40.934,77 307.011 5 KVLP Bản kẽm 154 1522 Cái 50,00 22.400,00 1.120.000 6 KVLP Màng bóng 154 1522 kg 30,560 22.322,96 682.190 Tổng cộng 6.414.059
(Bằng chữ: sáu triệu bốn trăm mười bốn nghìn không trăm năm chín đồng)
Xuất, ngày…tháng…năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ