Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, kiểm toán viên phải đi vào tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong từng chu trình kế toán. Các phơng pháp tìm hiểu về kiểm soát nội bộ thờng đợc các nhân viên của CIMEICO sử dụng là:
- Xem xét các tài liệu về kiểm soát nội bộ của đơn vị nh sơ đồ tổ chức bộ máy phân công, phân nhiệm, sơ đồ hạch toán, các văn bản quản lý nội bộ, tổ chức công tác kiểm toán nội bộ…
- Trao đổi với các nhà quản lý và nhân viên nhằm hiểu biết về đặc điểm tổ chức, chính sách nhân sự, trình độ, thái độ của các nhà quản lý và nhân viên .
- Quan sát tại chỗ các hoạt động của đơn vị.
Đối với Công ty O. và Công ty D., nhìn chung hệ thống kế toán đã thực hiện đúng theo các quy định hiện hành của Nhà nớc, đáp ứng yêu cầu về công tác kế toán và quản lý tài chính tại đơn vị. Vì vậy, kiểm toán viên có thể thu hẹp phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết trong quá trình thực hiện kiểm toán.
2.3.3. Thực hiện thủ tục phân tích.
Phân tích là quá trình t duy logic để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các số liệu, các thông tin nhằm đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các thông tin trong báo cáo của đơn vị đợc kiểm toán.
Các thể thức phân tích thờng đợc các kiểm toán viên áp dụng gồm: so sánh với số liệu giữa các kỳ thực hiện, giữa kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch, giữa thực tế và số liệu của kiểm toán viên, giữa số liệu của các đơn vị cùng ngành.
Các kiểm toán viên CIMEICO thực hiện thủ tục phân tích theo trình tự sau:
- Xây dựng các mục tiêu cụ thể cho áp dụng phơng pháp phân tích nhằm giúp cho việc thiết kế các thể thức phân tích hiệu quả.
- Thiết kế các thể thức phân tích:
+ Lựa chọn thể thức phân tích phù hợp nhất.
+ Lựa chọn các thông tin, tài liệu thích hợp với thể thức phân tích đã lựa chọn và mục tiêu đã xác định.
+ Xây dựng các nguyên tắc nhất định đối với quá trình xác định các sai số và giao động bất thờng.
- Tiến hành phân tích:
+ Dựa trên thiết kế các thể thức phân tích, tiến hành các quá trình tính toán, so sánh số liệu, thông tin để phát hiện những sai số và giao động bất th- ờng.
+ Tiến hành thảo luận với ban lãnh đạo, điều tra tiếp hoặc không điều tra. Thủ tục phân tích chứa đựng tính nhạy cảm của kiểm toán viên. Từ kết qủa của việc thực hiện thủ tục này, kiểm toán viên sẽ có những điều chỉnh về phạm vi và phơng pháp kiểm toán tiếp theo nhằm đạt tới hiệu quả kiểm toán cao nhất.
Bảng 2: Bảng phân tích tổng quát các chỉ tiêu trên bảng cân đối kết toán của Trung tâm thơng mại, Công ty O.
Khoản mục Số tiền Chênh lệch Năm 2003 Năm 2004 Số tiền % A. Tài sản 24 018 194 331 30 934 484 936 6 916 290 605 28.79
1. Tiền 10 344 828 758 1 345 417 688 -8 999 411 070 -86.99
2. Các khoản phải thu 4 913 738 385 7 261 463 002 2 347 724 617 47.77
3. Hàng tồn kho 1 050 582 892 1 699 833 780 649 250 888 61.79 4. Tài sản lu động khác 96 924 650 123 303 014 26 378 364 27.21 5. Tài sản cố định và đầu t dài hạn 7 612 119 646 20 504 467 452 12 892 347 806 169.36 B. Nguồn vốn 24 018 194 331 30 934 484 936 6 916 290 605 28.79 1. Nợ phải trả 5 867 951 831 11 153 883 089 528 5931258 90.08 2. Nguồn vốn chủ sở hữu 18 150 242 500 19 780 601 847 1 630 359 347 8.98
Bên cạnh việc phân tích chênh lệch giữa các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán, CIMEICO còn tiến hành phân tích chênh lệch giữa các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phân tích các tỉ suất tài chính nhằm đánh giá khái quát tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Sau đó kiểm toán viên đa ra nhận xét sơ bộ về sự phù hợp của báo cáo tài chính và của từng khoản mục. Khả năng sai sót thờng xảy ra với các khoản mục có biến động lớn hoặc có xu hớng bất thờng.
2.3.4. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết.
Các kiểm toán viên kiểm tra chi tiết từng tài khoản theo chơng trình đã lập. Dựa vào kết quả của thực hiện kiểm soát và thực hiện phân tích, các kiểm toán viên sẽ có định hớng về phơng pháp và quy mô chọn mẫu trong quá trình kiểm tra.
Ví dụ khi kiểm tra chi tiết Tài khoản tiền mặt:
* Đối với Công ty O., khi kiểm tra chi tiết tài khoản tiền mặt (với mức biến động của tiền giảm 86.99%):
- Kiểm tra số liệu tổng hợp:
+ Kiểm tra tính có thật của tiền mặt tại quỹ tại thời điểm 31/12/2004 bằng cách đối chiếu số liệu tiền mặt trên Bảng cân đối kế toán với Biên bản kiểm kê tiền mặt. Kết quả đối chiếu cho thấy số liệu trên Bảng cân đối kế toán khớp với Biên bản kiểm kê quỹ.
+ Kiểm tra tính hợp lý đối với khoản mục tiền mặt. Cụ thể , kiểm toán viên đối chiếu số liệu trên Bảng cân đối kế toán với số liệu trên sổ cái tài khoản tiền mặt và số liệu trên sổ quỹ.
Bảng tổng hợp sổ cái tiền mặt
Công ty kiểm toán t vấn xây dựng Việt Nam Khách hàng: Công ty O.
Năm: 2004
Nội dung: TK111- Tiền mặt Ngời thực hiện: Tháng Nợ Có D đầu kỳ 8 183 000 _ Tháng 1 368 131 472 324 054 361 Tháng 2 732 551 020 762 137 540 Tháng 3 2 054 526 763 2 401 936 070 Tháng 4 2 017 689 523 2 095 806 531 Tháng 5 2 074 471 250 1 284 314 255 Tháng 6 1 340 073 844 416 163 473 Tháng 7 405 755 447 3 258 085 361 Tháng 8 3 290 385 375 852 271 391 Tháng 9 879 183 017 1 128 352 265 Tháng 10 1 106 417 603 6 043 013 228 Tháng 11 6 121 578 906 970 076 591 Tháng 12 961 563 549 2 049 896 543 Cộng phát sinh V 21 352 381 769 21 226 107 609 D cuối kỳ Vv 134 457 160 _ V : đã đối chiếu với sổ quỹ.
Vv : đã đối chiếu với Biên bản kiểm kê tiền mặt. - Kiểm tra chi tiết chứng từ tiền mặt:
+ Kiểm tra tính có thật của các khoản thu chi tiền mặt: Để kiểm tra các khoản thu chi tiền mặt, kiểm toán viên chọn ra trên Sổ chi tiết Tài khoản 111 một số nghiệp vụ thu chi tiền mặt có nội dung không rõ ràng, khoản tiền phát sinh lớn. Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ đó.
+ Kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi sổ:
Kiểm toán viên thực hiện chọn mẫu ngẫu nhiên một số chứng từ thu chi tiền mặt, sau đó đối chiếu với Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp xem các nghiệp vụ đó có đợc ghi sổ không?
Đối với Tài khoản Tiền mặt, thông thờng kiểm toán viên u tiên kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ chi tiền mặt, vì đấy là nghiệp vụ dễ xảy ra sai phạm nhất.
Sau đây là ví dụ một số nghiệp vụ chi không hợp lệ phát sinh trong Quý 1 năm 2004 của Công ty O. đợc kiểm toán viên phát hiện khi kiểm tra chứng từ gốc:
Công ty kiểm toán t vấn xây dựng Việt Nam Khách hàng: Công ty O.
Năm: 2004
Nội dung: TK111 Kiểm tra chi tiết. Ngời thực hiện: Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú SH NT PC5/Q1 5/1 Chi tiếp khách Bộ NN & PTNT
2 567 000 Không có hoá đơn PC18/Q1 14/2 Chi liên hoan đầu
năm
3 450 000 Không có hoá đơn PC21/Q1 25/3 Chi ủng hộ xây nhà
tình nghĩa của xã
4 500 000 Không có giấy biên nhận
* Đối với Công ty D., các kiểm toán viên cũng thực hiện kiểm tra theo trình tự từ tổng hợp đến chi tiết nh đối với Công ty O. Tuy nhiên, do rủi ro kiểm soát của Công ty D. đợc đánh giá là thấp nên khi kiểm tra chi tiết chứng từ tiền mặt, kiểm toán chọn ngẫu nhiên một số nghiệp vụ phát sinh trong các tháng để kiểm tra.
Qua kiểm tra, kiểm toán viên nhận xét tại Công ty Y số liệu cộng dồn và chuyển sổ chính xác. Các hoá đơn chứng từ đợc ghi sổ đầy đủ và các nghiệp vụ ghi sổ đều có chứng từ hợp lệ.