Hiện nay đối với các dự án BCC, Tổng công ty đang áp dụng mô hình tổ chức quản lý dự án BCC là: Mô hình 1 - Lập công ty triển khai dự án và Mô hình 2 - Giao cho các đơn vị thành viên triển khai dự án.
Mô hình 2 đang áp dụng đối với các dự án BCC nội hạt. Qua quá trình hoạt động của các dự án BCC nội hạt thời gian qua, có thể thấy mô hình tổ chức quản lý các dự án BCC nh vậy là cha thích hợp. Mô hình này cha chỉ ra quyền hạn, trách nhiệm của Tổng công ty và các đơn vị thành viên khi triển khai thực hiện dự án nên cha khuyến khích đợc các đơn vị tăng tính chủ động, trách nhiệm trong quá trình hợp tác và thực hiện công việc. Mô hình này cũng đã làm chậm trễ quá trình đầu t thực hiện dự án và triển khai các hoạt động kinh doanh, mở rộng dịch vụ của dự án. Việc cải tiến mô hình tổ chức quản lý cho các dự án BCC là rất cần thiết và cấp bách, quá trình cải tiến cần thực hiện theo nguyên tắc sau:
+ Tập trung chỉ đạo triển khai dự án vào một đầu mối: một đầu mối chỉ đạo trực tiếp toàn bộ các hoạt động của dự án trong tất cả các khâu: chỉ đạo đàm phán về các nội dung liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, chỉ đạo việc kinh doanh, phát triển dịch vụ mới và chuyển giao công nghệ trong dự án, chỉ đạo công tác đầu t (lập kế hoạch, lập dự án đầu t, chỉ đạo thẩm định thầu, thi công và trực tiếp phê duyệt các thủ tục)...
+ Xây dựng cơ chế điều hành dự án thích hợp: Trao quyền cho cho các bộ phận đợc giao nhiệm vụ điều hành trực tiếp dự án để đủ thầm quyền chỉ đạo, phối hợp và chịu trách nhiệm về việc triển khai dự án. Làm rõ trách nhiệm tham gia triển khai hay quản lý dự án của các bộ phận có liên quan.
+ Tăng cờng hợp tác giữa hai bên: Để tận dụng năng lực của đối tác, Tổng công ty nên thành lập và đối tác. Nhóm sẽ thực hiện việc điều tra, khảo sát, xây dựng các công việc, dịch vụ cần hỗ trợ quản lý và đa ra các giải pháp thực hiện...Các hoạt động của nhóm, các đề xuất hoặc dự án do đa ra sẽ sử dụng chi phí hỗ trợ quản lý của dự án để thực hiện.
Một số mô hình tổ chức quản lý các dự án BCC mà Tổng công ty có thể áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty là:
3.3.3.1. Thành lập Công ty thực hiện dự án
Tổng công ty thành lập công ty mới (lập mới hoàn toàn hoặc lập trên cơ sở một đơn vị nào đó hoặc tách một bộ phận từ một đơn vị) để hợp tác trực tiếp với đối tác nớc ngoài.
Công ty đợc thành lập là một đơn vị của Tổng công ty, thực hiện hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của công ty, quan hệ với các đơn vị trong Tổng công ty thông qua cơ chế hợp đồng kinh tế, đợc Tổng công ty hỗ trợ phát triển thị trờng và điều hành chung.
Nếu lĩnh vực hợp tác là quan trọng, vốn lớn, địa bàn rộng liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều đơn vị thì công ty đợc thành lập là đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Nếu dự án hợp tác có qui mô nhỏ, hoạt động trong phạm vi một đơn vị thành viên thì công ty đợc thành lập trực thuộc đơn vị thành viên đó.
3.3.3.2. Thành lập Ban điều hành dự án.
Trờng hợp dự án FDI đợc triển khai đầu t và kinh doanh trên một mạng lới hiện có(ví dụ các dự án BCC nội hạt), liên quan đến nhiều đơn vị, Tổng công ty khó thành lập công ty mới thì Tổng công ty áp dụng mô hình lập Ban điều hành dự án.
Ban điều hành dự án là một ban quản lý án hay là nhóm các ban chức năng do một Lãnh đạo Tổng công ty trực tiếp là trởng ban (giám đốc dự án) phụ trách. Đây là bộ phận chỉ đạo cao nhất của dự án (phía Tổng công ty) chỉ đạo các đơn vị thực hiện dự án và chịu trách nhiệm toàn diện về dự án: chỉ đạo công tác đầu t, phát triển dịch vụ, đàm phán và giải quyết mọi phát sinh...
Tổng công
ty Đối tác
Đơn vị
thành viên Công ty Mới
Dự án Hợp đồng kinh tế Tổng công ty Đối tác Đơn vị thành viên Công ty Mới Dự án
Sơ đồ 2: Mô hình Công ty thực hiện dự án trực thuộc Tổng công ty12
Sơ đồ 3: Mô hình Công ty thực hiện dự án trực thuộc đơn vị13
Nếu dự án nhỏ trong phạm vi một đơn vị thì Ban điều hành sẽ do một Lãnhh đạo đơn vị làm trởng ban (giám đốc dự án) phụ trách, chịu trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo quản lý các hoạt động của dự án và báo cáo, xin chủ trơng của Lãnh đạo Tổng công ty những vấn đề cần thiết.
12 Nguyễn Xuân Lam, luận văn “ Giải pháp nâng cao hiệu quả FDI tại Tổng công ty”, Hà nội, 2001
Đối tác Các chức ban chức năng Tcty Các đơn vị thành viên Tổng công ty (Giám đốc dự án) Ban điều hành dự án Các đơn vị thực hiện dự án Dự án Phối hợp
Sơ đồ 4: Mô hình Ban điều hành dự án cấp Tổng công ty14
Sơ đồ 5: Mô hình Ban điều hành dự án cấp đơn vị15
14 Nguyễn Xuân Lam, luận văn “ Giải pháp nâng cao hiệu quả FDI tại Tổng công ty”, Hà nội, 2001
15 Nguyễn Xuân Lam, luận văn “ Giải pháp nâng cao hiệu quả FDI tại Tổng công ty”, Hà nội, 2001
Lãnh đạo Tổng công ty 1 Ban chứcnăng (phối hợp chung) Lãnh đạo đơn vị (Giám đốc dự án) Ban điều hành dự án Dự án Đối tác
3.3.3.3. Sử dụng hình thức Hợp đồng quản lý và Hợp đồng t vấn
Sau hơn 10 năm hợp tác đầu t nớc ngoài, Tổng công ty đã xây dựng đ- ợc mạng lới tơng đối hiện đại, rộng khắp đáp ứng đợc yêu cầu phát triển chung của nền kinh tế. Tuy nhiên, việc điều hành quản lý hoạt động của mạng lới này vẫn còn nhiều hạn chế nhất là về khả năng đa dạng hoá các dịch vụ; phơng thức tiếp cận khách hàng và chính sách giá...Để khắc phục những hạn chế này, Tổng công ty có thể thuê quản lý hoặc thuê t vấn để điều hành, quản lý, phát triển dự án trong một thời gian nhất định. Hình thức này có u điểm nổi bật là tận dụng nhà quản lý nớc ngoài xây dựng tổ chức, chuẩn hoá các hoạt động quản lý, phát triển hoạt động kinh doanh mà vẫn điều kiện thuận lợi cho Tổng công ty tiếp quản và kiểm soát dự án.
- Phơng thức thực hiện.
Tổng công ty (hoặc các bên trong dự án) thuê các nhà quản lý là các chuyên gia về kinh tế, kỹ thuật để điều hành công ty hay dự án hoặc chỉ làm t vấn cho dự án.
Việc thuê điều hành hay t vấn đợc thực hiện dới hình thức Hợp dồng kinh tế: nội dung công việc, thời gian, thù lao do các bên cùng thoả thuận, chi phí thuê đợc tính vào chi phí hoạt hoạt động của công ty, dự án.
- Một số lĩnh vực Tổng công ty có thể thuê quản lý hay t vấn:
+ Thuê quản lý: Các dự án sản phẩm hay dịch vụ mới có tính độc lập cao, cần phát triển nhanh chong và xây dựng qui trình quản lý tiên tiến, kiểu mẫu.
+ Thuê t vấn: T vấn cho quá trình tái cơ cấu tổ chức và xây dựng cơ chế quản lý trong toàn Tổng công ty. T vấn hoạch định chiến lợc thị trờng, nâng cao năng lực cạnh tranh, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, các kỹ thuật Marketing.