Trong điều kiện hiện nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, xu hớng quan hệ hợp tác giữa các nớc, đặc biệt trong lĩnh vực thơng mại, ngày càng phát triển. Đại bộ phận các doanh nghiệp, công ty hiện nay, dù là trực tiếp hay gián tiếp đều có liên quan đến giao dịch ngoại thơng. Tuy nhiên, không nh buôn bán trong nớc, buôn bán giữa các doanh nghiệp thuộc các nớc khác nhau có nhiều điểm phức tạp hơn do việc giao dịch chỉ đợc thực hiện trên cơ sở lựa chọn trên một thị trờng rộng lớn khó kiểm soát, mua bán qua trung gian chiếm một tỷ trọng lớn, đồng tiền thanh toán thờng là ngoại tệ mạnh, hàng hoá phải vận chuyển qua biên giới các quốc gia khác nhau, phải tuân theo những thông lệ quốc tế cũng nh pháp luật của bản thân mỗi quốc gia…
Là một doanh nghiệp thơng mại hoạt động trên lĩnh vực ngoại thơng, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng (thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam) tất nhiên cũng chịu ảnh hởng của những yếu tố trên.
Nh trên đã phân tích, tuy là một Công ty XNK nhng hoạt động kinh doanh chủ yếu của VINACIMEX là nhập khẩu. Và một đặc điểm nổi bật của
Công ty là thực hiện nhập khẩu hàng hoá dựa trên nhu cầu của các Công ty trong ngành dới hai hình thức là uỷ thác và trực tiếp.
Hoạt động nhập khẩu uỷ thác là hoạt động kinh doanh chủ yếu của
Công ty XNK xi măng. Mỗi thơng vụ Nhập khẩu đều đợc tiến hành có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng thiết bị và phòng kế toán hoặc giữa phòng kế toán và phòng vật t. Sở dĩ có sự phân chia nh vậy vì Công ty thực hiện nhập khẩu hầu hết các mặt hàng phục vụ các công ty trong ngành. Nếu là nhâp khẩu thiết bị phục vụ sản xuất xi măng nh: dây chuyền sản xuất, phụ tùng thay thế, xi tải thì việc… lập ra hợp đồng thuộc phòng thiết bị. Nếu là nhập khẩu vật t nh: gạch chịu lửa, vữa chịu lửa, clinker thì việc lập hợp đồng chịu trách nhiệm của phòng vật t… .
Là một Công ty chuyên thực hiện việc nhập khẩu các thiết bị vật t đặc thù của ngành nên ngay từ đầu năm bao giờ Công ty cũng sẽ ký kết hợp đồng nội (HĐ uỷ thác) với các đơn vị thành viên (các đơn vị trong ngành uỷ thác nhập khẩu cho Công ty) nhập khẩu những mặt hàng cần thiết. Ngay sau khi ký xong hợp đồng nội, Công ty XNK xi măng sẽ bắt tay tiến hành việc nhập khẩu cho các đơn vị trong ngành trong suốt cả năm.
Theo phơng thức thanh toán bằng th tín dụng (mở L/C- phơng thức chủ yếu áp dụng tại Công ty), khi phòng Thiết bị hoặc phòng Vật t xi măng lập bộ chứng từ xin mở L/C phải chuyển cho phòng Kế toán để giao dịch với ngân hàng (tiến hành mua ngoại tệ). Việc giao dịch với ngân hàng thông thờng Công ty phải ký quỹ từ 10%, 20%- 50% trị giá lô hàng.
Khi nhận đợc thông báo hàng về đến cảng, sân bay cán bộ của Công ty… tại các chi nhánh Hải Phòng, thành phố Hồ Chí Minh (nếu tại cảng 2 thành phố này) sẽ là ngời trực tiếp ra nhận hàng và mang bộ chứng từ hợp lệ hoặc tờ bảo lãnh (nếu bộ chứng từ cha về) ra cảng, sân bay để làm thủ tục hải quan cần… thiết. Lúc này, chứng từ làm căn cứ nhận hàng là tờ khai hải quan, thông báo thuế Nhâp khẩu, thuế VAT hàng nhập khẩu.
Mọi thủ tục về thuế, tờ khai hải quan liên quan đến nhập khẩu sẽ do Công ty trực tiếp thanh toán. Sau khi hàng đã đợc bên giao uỷ thác tiếp nhận, căn cứ vào biên bản giao nhận hàng, Công ty phát hành hoá đơn tiền hàng và hợp đồng chi phí chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác. Đơn vị giao uỷ thác phải có nghĩa vụ trả tiền cho Công ty đồng thời phải trả thêm một khoản tiền ngoài trị giá tiền hàng gọi là hoa hồng ủy thác.
Để đảm bảo quyền lợi của Công ty trong quá trình nhập khẩu uỷ thác thông thờng bên giao uỷ thác phải ứng trớc tiền hàng cho lô hàng nhập (thờng là đúng bằng khoản ký quỹ của Công ty để mở L/C) và các chứng từ liên quan sẽ đợc trao trả khi họ thanh toán đủ tiền hàng.
Nhập khẩu trực tiếp
Khác với các công ty xuất nhập khẩu khác, Công ty XNK xi măng chuyên nhập khẩu thiết bị, vật t phục vụ sản xuất trong ngành. Vì vậy, đầu năm Công ty luôn nắm bắt đợc nhu cầu về vật t, thiết bị cần thiết của các đơn vị thành viên. Tuy nhiên, những đơn vị có nhu cầu nhập khẩu đôi khi cũng có nhiều sự lựa chọn (có nhiều công ty XNK khác có thể cung cấp cho họ mặt hàng họ cần). Khi đó, công ty này sẽ mở một đợt thầu để tìm ra một nhà thầu thích hợp nhất.
Ta nhận thấy thực chất việc nhập khẩu trực tiếp của Công ty cũng là dựa vào nhu cầu của các đơn vị trong ngành. Công ty chỉ bắt đầu nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp khi trúng thầu và biết chắc mình có lãi. Ngay khi trúng thầu Công ty sẽ ký ngay hợp đồng với đơn vị cần nhập khẩu và bắt đầu xúc tiến thực hiện hợp đồng này. Trình tự của việc nhập khẩu trực tiếp của Công ty diễn ra nh sau:
(1) Khi biết đợc công ty bạn cần nhập khẩu vật t, thiết bị nào đó trong năm, Công ty sẽ mở một đợt thầu với các nhà cung cấp nớc ngoài rồi chọn một nhà cung cấp thích hợp. Nhà cung cấp này sẽ gửi cho Công ty XNK một hợp đồng bao gồm các điều khoản và chi tiết từng mặt hàng Công ty cần.
(2) Nhận đợc bản hợp đồng này, phòng nghiệp vụ và kế toán sẽ lên phơng án giá các mặt hàng đó gồm chọn gói các chi phí cả bằng nội tệ và ngoại tệ. Sau đó in thành một bảng giá hoàn chỉnh chuyển cho phòng nghiệp vụ đi bỏ thầu. Nếu đơn vị bạn thấy giá của Công ty phải chăng và hàng hoá đạt chất lợng sẽ ký hợp đồng mua lô hàng này. Khi đó Công ty tiến hành nhập khẩu.
(3)Phòng nghiệp vụ làm hợp đồng mở L/C chuyển cho phòng kế toán để giao dịch với ngân hàng. Tuy nhiên, nếu giữa Công ty và nhà cung cấp đã có quá trình hợp tác lâu dài thì thờng sử dụng phơng pháp thanh toán TT (Telegraphic Tranfer) mà không cần mở L/C.
(4)Khi nhận đợc thông báo hàng về đến cảng, sân bay, cán bộ tại các chi nhánh trực tiếp ra nhận hàng và làm các thủ tục hải quan cần thiết. Sau đó sẽ giao thẳng cho khách hàng ngay tại cảng hay chuyển đến tận kho của khách.
(5)Khi giao thẳng cho khách (có biên bản giao nhận), Công ty lập hoá đơn VAT bao gồm 3 liên: liên đỏ giao cho khách hàng, liên xanh để luân chuyển, liên đen lu lại trên hoá đơn.
(6)Sau khi nhận đợc thông báo thuế, phụ thu của cơ quan thuế, Công ty phải xác định số tiền thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng nhập khẩu và có nghĩa vụ phải thanh toán. Thời hạn thanh toán của các thông báo này là 30 ngày. Nếu quá thời hạn quy định mà Công ty không nộp thuế, phụ thu sẽ bị phạt chậm nộp bằng 1% số thuế, phụ thu chậm nộp.
Căn cứ vào thông báo thuế, kế toán viết “uỷ nhiệm chi” để nhờ ngân hàng thanh toán thuế.
Sau khi ngân hàng trả tiền thuế hộ, căn cứ vào “uỷ nhiệm chi”, Công ty sẽ nhận đợc sổ phụ thu ngân hàng (giấy báo nợ) và biên lai thuế nhập khẩu, thuế VAT hàng nhập khẩu, đồng thời kết thúc nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.
Có thể nói VINACIMEX mang những đặc điểm chung của hoạt động kinh doanh XNK và với những đặc trng riêng có, Công ty đang đứng trớc nhiều
khó khăn thách thức, và để đạt đợc kết quả cao trong kinh doanh, giành đợc u thế cạnh tranh trên thị trờng cả trong và ngoài nớc đòi hỏi phải có sự năng động trong quản lý, sự đầu t đúng mức vào nhân tố con ngời và hệ thống cung ứng sản phẩm hoàn hảo. Tất cả những điều này gắn với một vấn đề hết sức quan trọng: đó là việc kết hợp một cách nhịp nhàng uyển chuyển các giải pháp phù trợ về tài chính, hay nói một cách khác là khả năng đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong mọi tình huống phức tạp của thị trờng. Do đó, huy động vốn là vấn đề hết sức quan trọng, có ảnh hởng rất lớn đến hoạt động của công ty.