THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU HÀNG LẺ TẠI CƠNG TY KHO VẬN MIỀN NAM (SOTRANS)
2.2.1.3.MƠ TẢ, PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THƠNG QUAN CHO HÀNG HĨA.
CHO HÀNG HĨA.
Việc tập hợp được các lơ hàng nhỏ lẻ lại với nhau đã thể hiện được vai trị của Sotrans trong quá trình cung ứng dịch vụ logistics cho khách hàng: đĩ chính là khía cạnh tiết kiệm chi phí cho khách hàng. Với nhiều chủ hàng và nhiều lơ hàng nhỏ lẻ khác nhau, thử hỏi nếu từng chủ hàng tự tổ chức vận chuyển cho từng lơ hàng riêng biệt của mình thì phát sinh chi phí vơ ích biết chừng nào.
Đối với hàng tự do:
Hàng hĩa sau khi được bao gĩi đĩng kiện sẽ được làm thủ tục thơng quan và để vào kho ngoại quan chờ đĩng vào container.
Trong quá trình thơng quan cho hàng hĩa, rất nhiều chứng từ cần được chuẩn bị và mất nhiều thời gian. Mỗi chứng từ giấy tờ phải cĩ giám sát và chữ ký của các bộ phận cĩ liên quan. Một mặt điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hậu kiểm nếu sai sĩt hỏng hĩc cĩ xãy ra, nhưng mặt khác đơi khi lại tạo tâm lý phiền hà cho khách hàng vì mất nhiều thời gian. Cơng ty cần xem xét lại các thủ tục để hàng hĩa cĩ thể được thơng quan nhanh chĩng.
Một điểm yếu nữa của quá trình thơng quan cho hàng hĩa là việc thơng quan của hàng hĩa được tiến hành ở cảng hoặc ở kho ngoại quan của cơng ty tại ICD Thủ Đức cách kho riêng của cơng ty nơi đĩng kiện cho hàng hĩa 15 km, điều này dẫn đến bất lợi là hàng hĩa sau khi được đĩng kiện phải được tiếp tục chở đến các điểm thơng quan kiểm hĩa Hải quan. Điều này cĩ thể xãy ra tình trạng hỏng hĩc cho hàng hĩa và cơng ty phải gánh chịu thêm một khoản chi phí vận tải nội địa khác.
Đối với hàng chỉ định:
Việc thơng quan cho hàng hĩa thường do người bán hàng thực hiện, và người bán hàng hết trách nhiệm về hàng hĩa khi giao hàng vào kho ngoại quan do cơng ty chỉ định (kho ngoại quan của cơng ty tại ICD Thủ Đức hay kho 5 tại Tân Cảng).
2.2.2.Hịan tất bộ chứng từ, thanh tĩan.
Đối với hàng tự do:
Sau khi thơng quan, hàng hĩa sẽ cĩ được chi tiết khai báo thơng quan. Chi tiết hàng hĩa này sẽ được chuyển sang cho bộ phận chứng từ nhằm chuẩn bị invoice, packing list và phát hành bill of lading cho khách hàng.
Cơng ty nhận hàng nhưng cĩ khiếm khuyết là khơng phát hành House bill of lading cho khách hàng mà chỉ sử dụng bill của đại lý nước ngồi. Đây là điều sai trái so với luật pháp Việt Nam và cơng ước quốc tế nên cần cĩ giải pháp điều chỉnh.
Đối với hàng chỉ định:
- Trong vịng 2-4 ngày làm việc sau ngày tàu chạy, cơng ty gửi thơng báo xếp hàng (shipping advice) cho người nhận hàng bằng fax hoặc bằng email. Tuy nhiên, để cĩ thể bảo mật và đảm bảo tốc độ truyền thơng tin, các nhà gom hàng được yêu cầu phải truyền các thơng tin này qua hệ thống mạng riêng của họ.
đủ bộ chứng từ bản chính (bao gồm hĩa đơn thương mại, phiếu đĩng gĩi, C/O…), cơng ty kiểm tra chứng từ theo yêu cầu của người nhận hàng rồi sắp xếp chứng từ của người gửi hàng cùng với chứng từ vận tải (vận đơn, giấy gửi hàng đường biển…) gửi cho người nhận hàng.
2.2.3.Vận chuyển hàng hĩa.
Hàng hĩa (cả hàng tự do và hàng chỉ định) mặc dù của nhiều chủ hàng nhưng sau khi được đĩng vào chung một container thì được hãng tàu xem là một đơn vị vận chuyển. Người gửi hàng lúc này là nhà gom hàng và người nhận hàng là đại lý của họ tại nước đến.
Như đã được trình bày trong chương 1, cĩ hai cách vận chuyển hàng lẻ: vận chuyển container hàng gom đi thẳng đến đích đến cuối cùng, hoặc chuyển tải container hàng gom tại một cảng chuyển tải khác. Thơng thường, container hàng full từ Việt nam được vận chuyển đến các hub tại Singapore hay Hongkong. Sau đĩ, các lơ hàng trong container được dỡ ra và sắp xếp theo cùng đích đến. Các lơ hàng cĩ cùng đích đến lại được đĩng vào một container khác và đến cảng đích. Các container hàng gom này gọi là container hàng gom chuyển tải.
Container hàng gom chuyển tải mang lại nhiều lợi thế cho người gom hàng vì họ khơng phải mất nhiều thời gian để gom đủ hàng cĩ cùng một đích đến cuối cùng rồi mới đĩng hàng đi. Việc sử dụng container chuyển tải cho phép các nhà gom hàng gom các lơ hàng lẻ cĩ các đích đến cuối cùng khác nhau vào cùng một container và gửi sang các cảng chuyển tải (hub). Tại các hub, đại lý của họ sẽ tiến hàng gom lại hàng, đĩng chung các lơ hàng cĩ cùng đích đến cuối cùng vào cùng một container.
Mặc dù lượng hàng lẻ hàng tuần của cơng ty là khá lớn, tuy nhiên cơng ty chỉ phát triển được container hàng lẻ đi thẳng sang Italia. Điều này do chưa cĩ sự đầu tư phát triển của lãnh đạo cơng ty cho các tuyến hàng lẻ khác. Từ đĩ gây ra một số bất lợi sau đây:
gom hàng của các cơng ty gom hàng khác chịu nhiều rủi ro về tổn thất, mất chủ động trong tính tốn chi phí và thời gian chuyển tải, thiệt hại tài chính cho cơng ty nếu so với việc tự tổ chức gom hàng.
- Nếu tự tổ chức gom các lơ hàng lẻ vào container hàng gom của chính mình, tại nước đến, nhà gom hàng cĩ cơ sở chỉ định các lơ hàng lẻ này cho đại lý của mình để tiến hàng giao hàng cho khách hàng. Việc giao hàng cho khách hàng mang lại một số lợi ích nhất định cho đại lý tại nước đến : thu được các khoản chi phí chứng từ , cĩ cơ hội để cung cấp các dịch vụ cơng thêm cho khách hàng… Nhà gom hàng chỉ định hàng xuất cho đại lý sẽ là cơ sở để cĩ thể được đại lý chỉ định lại các lơ hàng nhập từ nước ngồi vào Việt Nam, trên cơ sở mối quan hệ hai chiều, cĩ đi cĩ lại giữa các đại lý với nhau.
Mặt khác, nghiên cứu sản lượng hàng lẻ xuất của cơng ty qua các tháng cho thấy lượng hàng lẻ xuất trung bình hàng tuần dao động từ 45-55 cbm. Trong đĩ, lượng hàng lẻ đi thẳng đến Italia chỉ từ 25-35 cbm được cơng ty tổ chức tự gom vào container hàng lẻ của mình. Tức là cịn khoảng từ 20-30 cbm hàng lẻ đi đến các nước khác cơng ty chưa tự tổ chức gom được. Điều này được lý giải như sau:
- Lượng hàng lẻ cịn lại mặc dù đáng kể nhưng khơng cĩ cùng đích đến nên cơng ty khơng thể gom chung vào một container hàng lẻ trực tiếp được. - Muốn tổ chức container hàng gom chuyển tải, cơng ty phải cĩ kế hoạch
cụ thể trong việc thương lượng về giá cước chuyển tải cũng như quy trình cung cấp dịch vụ với đại lý tại các hub chuyển tải hàng lẻ như : Singapore, Hồng kơng…
Chính vì thế, container hàng full hiện tại của cơng ty được chuyển tải nguyên container tại Singapore, sau đĩ đi thẳng đến Italia mới được phân chia ra cho các chủ hàng riêng biệt. Đây là cơ sở để đề xuất giải pháp trong chương ba. Đĩ là tìm hiểu nên chăng rằng cơng ty cần tập trung phát triển thêm container hàng gom chuyển tải bằng những thương lượng cụ thể với đại lý tại nước chuyển tải.
2.2.4.Giao hàng và thanh lý hợp đồng
Tại cảng đến, hãng tàu (lúc này đĩng vai trị là người vận chuyển) sẽ giao hàng cho đại lý Sotrans tại nước đĩ (lúc này đĩng vai trị là người nhận hàng ) theo hình thức giao hàng nguyên container. Sau đĩ, đại lý của cơng ty sẽ tiến hành chia nhỏ các lơ hàng theo từng chủ hàng nhất định và đưa vào kho CFS nhập tại cảng đến. Đại lý (lúc này đĩng vai trị là người vận chuyển) sẽ thơng báo cho người nhận hàng đến để nhận các lơ hàng. Trong thực tế thì việc thơng báo nhận hàng cĩ thể được thực hiện trước từ 3-5 ngày trước ngày tàu cập cảng đích.
Trong thực tế cĩ một số khác biệt nhỏ trong quá trình giao hàng tại cảng đến đối với các lơ hàng chỉ định và tự do được xác định như sau:
Đối với hàng chỉ định:
Vì các khách hàng chỉ định đa số là các khách hàng lớn, họ thường cĩ yêu cầu logistics ở mức độ cao. Tức là người cung cấp dịch vụ logistics dựa vào thời gian cần hàng tại cửa hàng, hoặc cần nguyên liệu tại nhà máy để tiến hành chia nhỏ hàng và giao tận cửa cho họ. Nên khách hàng chỉ định thường yêu cầu đại lý giao hàng tiến hành thơng quan và cung cấp dịch vụ vận tải nội địa (hàng nhập). Đại lý vận tải trở thành người khai báo hải quan và giao hàng cho khách hàng.
Khách hàng tự do:
Nhìn chung yêu cầu logistics của các khách hàng này khơng cao. Họ thường tự tổ chức khai báo hải quan và vận tải nội địa. Nên đại lý tại nước đến chỉ đơn thuần đĩng vai trị là đại lý vận tải. Nhưng trong thực tế, hiện tại đối với các lơ hàng tự do, cơng ty vẫn phát hành Bill of Lading cho khách hàng theo mẫu bill thống nhất của đại lý tại italia. Đây là điều sai trái với pháp luật Việt nam. Cơng ty đứng ra thực hiện hợp đồng vận tải với khách hàng thì phải phát hành Bill of Lading cho khách hàng theo mẫu Bill riêng của cơng ty, hoặc mẫu Bill of Lading do FIATA phát hành.
Hiện tại, cơng ty chỉ cĩ container hàng gom đi thẳng đến cảng La Spezia của Italy. Do chưa khai thác được các container hàng chuyển tải nên cơng ty chưa
thể chủ động hạ giá thành cho các lơ hàng lẻ. Mặc dù như chúng ta đã biết các container hàng lẻ đi thẳng cĩ thời gian chuyển tải nhanh nhưng cĩ một số đối tượng khách hàng chỉ chú trọng đến yếu tố giá cước vận tải do đĩ cơng ty cũng gặp một số khĩ khăn trong quá trình chào bán dịch vụ.
Khi hàng hĩa đến cảng đến, khách hàng nhận hàng xong cũng là lúc thanh lý hợp đồng vận tải. Tranh chấp phát sinh thường là do vấn đề thanh tĩan giữa chủ hàng và doanh nghiệp. Trong trường hợp này, hiện tại cơng ty đang quy định cơ quan giải quyết tranh chấp là trọng tài kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Cĩ một số tranh chấp khác cũng cĩ thể phát sinh như việc đổ bể, mất mát hàng hĩa trong quá trình vận chuyển. Trong trường hợp này, tùy theo từng trường hợp cụ thể, cơng ty hay chủ hàng phải tiến hành mời cơ quan giám định kiểm tra và lập biên bản về tình trạng hư hỏng, mất mát của hàng hĩa. Trách nhiệm bồi thường được thực hiện theo quy định của vận đơn theo Cơng Ước Hàng Hải quốc tế hoặc cơ quan bảo hiểm cĩ trách nhiệm giám định bồi thường cho chủ hàng (tùy theo lơ hàng cĩ mua bảo hiểm vận tải hay khơng). Việc theo dõi và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ logistics tại cơng ty hiện nay được thực hiện khá tốt bởi phịng hành chính và pháp lý trực thuộc xí nghiệp ĐLGNVTQT.
Aùp dụng SWOT vào phân tích quy trình chào bán và cung cấp dịch vụ xuất hàng lẻ
ĐIỂM MẠNH
Cơng tác chào bán dịch vụ được tiến hành từ lúc khảo sát thị trường, phân khúc khách hàng và định vị sản phẩm được phịng marketing thực hiện khá chuyên nghiệp và bài bản, đem lại hiệu quả cao trong việc tìm kiếm và ký kết các hợp đồng xuất hàng lẻ của các nhân viên chào bán dịch vụ.
Quy trình thực hiện cung cấp dịch vụ đối với các lơ hàng lẻ tự do nhìn chung chưa thật sự chuyên nghiệp nếu so với quy trình chuẩn về cung cấp dịch vụ logistics cho các lơ hàng chỉ định. Điều này cĩ thể được lý giải là do đối tượng
chủ hàng của các khách hàng tự do là các chủ hàng khơng cĩ lượng hàng xuất thường xuyên và khả năng tác nghiệp của phịng xuất nhập khẩu của các cơng ty thuộc đối tượng khách hàng này cũng chưa thật sự chuyên nghiệp. Đối với quy trình cung ứng dịch vụ logistics, cĩ thể áp dụng việc cung ứng dịch vụ đối với các khách hàng chỉ định vào việc cung ứng dịch vụ cho các lơ hàng tự do để từng bước chuyên nghiệp hĩa tồn bộ quy trình cung ứng dịch vụ xuất hàng lẻ.
Kinh nghiệm chuyên mơn của đội ngũ phục vụ khách hàng và bộ phận tác nghiệp đĩng hàng tốt. Khả năng xử lý các tình huống linh hoạt nên tạo ra được tâm lý hài lịng cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
ĐIỂM YẾU
Việc chào bán dịch vụ hiện nay được thực hiện chủ yếu chỉ qua kênh thơng tin là điện thoại hay tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Điều này chưa mang lại hiệu quả cao và chưa chuyên nghiệp như việc sử dụng kênh thơng tin là internet hay các tạp chí chuyên ngành và các kênh thơng tin khác.
Quy trình thực hiện cung ứng dịch vụ cịn chưa chuyên nghiệp do chưa trang bị hệ thống quét mã vạch cho hàng hĩa nhằm tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc theo dõi tình trạng hàng hĩa trong suốt quá trình vận chuyển. Điều này làm giảm chất lượng dịch vụ của cơng ty vì khách hàng chưa cảm thấy thực sự thuyết phục và hồn tồn tin tưởng khi sử dụng dịch vụ của cơng ty để vận chuyển hàng hĩa của mình.
Kho riêng cung ứng dịch vụ đĩng kiện bao gĩi cho hàng hĩa cũng chưa thật sự mang tính chuyên mơn hĩa cao và đem lại nhiều tiện ích cho khách hàng. Máy mĩc trang thiết bị và nhân lực phục vụ cho cơng tác đĩng kiện cịn nhiều hạn chế.
Lượng hàng lẻ hàng tuần của cơng ty là ổn định và đáng kể, thế nhưng vì khơng tập trung khai thác, nên cơng ty gặp phải rất nhiều tổn thất. Cụ thể, mặc dù lượng hàng lẻ trung bình hàng tuần từ 40-45 cbm. Thế nhưng, cơng ty chỉ mở được container hàng lẻ đi thẳng sang Italia. Lượng hàng lẻ đi các nước khác đều
phải sử dụng lại dịch vụ của các cơng ty khác. Thay vì sử dụng lượng hàng này để đĩng chung với hàng đi Italia thì cơng ty sẽ khơng gặp phải những thiệt hại tài chính do container cịn trống chỗ quá nhiều như phân tích ở trên.
CƠ HỘI
Cĩ điều kiện khai thác lượng hàng chỉ định, cũng như được làm việc với hệ thống đại lý lớn là ABX, nhân viên cơng ty cĩ điều kiện nâng cao nghiệp vụ. Cũng như từ lượng hàng chỉ định của đại lý, cơng ty luơn cĩ lượng hàng ổn định để phát triển các container hàng lẻ của mình.
Ngồi ra, với tiềm lực hiện cĩ về nhân lực và tài chính, cơng ty hồn tồn cĩ khả năng phát triển container chuyển tải qua Singapore nhằm sử dụng cĩ hiệu quả hơn các nguồn lực. Lượng hàng lẻ đi tất cả các nước sẽ được tập trung vào container hàng gom chuyển tải qua Singapore. Đây chính là cơ hội để cơng ty hạ giá cước vận tải do giá cước chuyển tải ở Singapore đi các nước thường thấp. Phát triển container hàng lẻ này cịn giúp giảm đi những thiệt hại tài chính do phải thường xuyên đĩng hàng mà container cịn trống chỗ quá nhiều.
Trong thời gian tới, cùng với quá trình hội nhập quốc tế của nền kinh tế đất nước, cơng ty cĩ điều kiện tiếp cận với cách quản lý và thực hiện chào bán cung ứng dịch vụ của các cơng ty giao nhận vận tải nước ngồi để hồn thiện thêm quy trình. Đồng thời, cùng với các khĩa huấn luyện và đào tạo nhân lực chuyên sâu cho ngành của các tổ chức đào tạo giáo dục chuyên ngành nước ngồi cũng là cơ hội rất lớn để cĩ thể cử nhân viên tham gia nhằm nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ.
Sự phát triển như vũ bão của ngành cơng nghệ thơng tin trong thời gian gần đây cũng mang đến cơ hội trong việc xây dựng phần mềm riêng nhằm quản lý và chuẩn hĩa tồn bộ họat động chào giá và cung ứng dịch vụ xuất hàng lẻ này. Cũng như tạo thuận tiện cho khách hàng trong khâu sử dụng dịch vụ và thanh