3.2.2.1 Chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng, nhận hàng và thanh toán nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất, có ý nghĩa quyết định đến chất lượng sản phẩm đầu ra. Qua nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ của chu trình mùa hàng – thanh toán, để hoạt động của chu trình này đạt hiệu quả tốt hơn, công ty Nuplex cần thực hiện một số biện pháp hoàn hiện như sau:
a) Lập đơn đặt hàng.
− Ban hành chính sách tất cả các đơn đặt hàng gởi nhà cung cấp phải có phiếu yêu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua hàng vượt quá hoặc thiếu hụt so với nhu cầu. Ví dụ đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu, bao bì đóng gói phục vụ cho sản xuất phải có yêu cầu từ bộ phận sản xuất thay vì bộ phận này gởi nguyên lịch sản xuất như hiện tại. Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng có thể được thiết kế như sau:
Trong đó, số phiếu yêu cầu được qui định cách đánh số: <2 ký tự đầu của bộ phận><ngày tháng năm><số thứ tự>
− Trên đơn đặt hàng có tham chiếu số phiếu yêu cầu mua hàng và ngày nhận phiếu yêu cầu.
− Lập dự toán ngân sách năm cho bộ phận mua hàng.
− Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng hàng mua và tình hình thực hiện đơn đặt hàng của nhà cung cấp để đáp ứng kịp thời nhu cầu.
b) Lựa chọn nhà cung cấp
− Ban hành chính sách ưu tiên đặt mua nguyên vật liệu do các công ty trong cùng tập đoàn cung cấp.
− Lập danh sách những nhà cung cấp uy tín, có chất lượng đảm bảo dựa vào báo cáo của bộ phận kiểm tra chất lượng và dữ liệu hàng bị trả lại trong hệ thống.
− Qui định mức giá trị tối thiểu của đơn đặt hàng phải cần có đính kèm bảng báo giá ít nhất từ 3 nhà cung cấp.
− Định kỳ đánh giá lại việc giao hàng của nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng để cập nhật danh sách nhà cung cấp uy tín, phục vụ cho việc lựa chọn sau đó.
− Việc mua hàng phải được mua từ ít nhất 2 nhà cung cấp để tránh sự lệ thuộc vào một nhà cung cấp nào đó.
c) Nhận hàng
− Bộ phận mua hàng chỉ gởi bảng kê các đơn đặt hàng với thông tin chi tiết mặt hàng và ngày nhận hàng thay vì gởi đơn đặt hàng cho bộ phận này. Như vậy, bộ phận nhân hàng sẽ không biết trước được số lượng nhận cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu. Bảng kê được đánh số liên tục. Mẫu bảng kê kiến nghị như sau:
Theo cách này, có 4 bộ phận liên quan đến việc mua và nhận hàng nhưng độc lập với nhau. Trong đó, phòng kế toán có tất cả các chứng từ mua hàng nhưng không tiếp cận với tài sản nên không thể hưởng lợi từ việc chỉnh sửa chứng từ để che dấu gian lận. Bộ phận nhận hàng tiếp cận với tài sản nhưng không biết được số lượng hàng được đặt mua trước đó.
− Việc giao nhận chứng từ giữa các bộ phận phải ký nhận vào sổ giao chứng từ và ghi rõ ngày giờ giao để chứng từ được giao kịp thời và tránh tình trạng thất lạc chứng từ.
− Bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho và ghi số phiếu nhập kho lên bảng kê hàng đặt mua.
− Trên phiếu nhập kho do bộ phận nhận hàng lập cần tham chiếu thêm số hóa đơn người bán và gởi toàn bộ chứng từ (hóa đơn, phiếu nhập kho) sang bộ phận kho.
− Thủ kho cần kiểm tra, đối chiếu số lượng và chủng loại hàng thực nhận vào kho với phiếu nhập kho trước khi ký nhận lên phiếu nhập kho và cho bộ phận kế toán.
d) Ghi nhận công nợ và thanh toán với người bán
− Kế toán cần đối chiếu số hóa đơn, phiếu nhập kho với số lượng hàng nhập kho được ghi nhận trong hệ thống trước khi cập nhật công nợ phải trả người bán.
− Tách biệt chức năng lập phiếu chi và chi tiền (thủ quỹ). Phân công việc lập phiếu chi cho kế toán giao dịch ngân hàng để tiết kiệm chi phí.
− Việc lập phiếu chi phải có phiếu yêu cầu thanh toán từ bộ phận mua hàng và các bộ phận có sử dụng dịch vụ mua ngoài. Mẫu phiếu yêu cầu thanh toán có thể được thiết kế như sau:
− Qui định số tiền tối thiểu trên phiếu chi cần phải có sự phê duyệt của giám đốc tài chính.
− Qui định số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà cung cấp hàng tháng.
3.2.2.2 Chu trình sản xuất.
Mặc dù qui trình sản xuất gần như được tự động hóa hoàn toàn nhưng khi đó nó lại phụ thuộc vào máy móc và thao tác của người vận hành. Do đó, ngoài hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ, qui trình sản xuất cũng còn gặp phải một số hạn chế cần phải được khắc phục để nâng cao hiệu quả của nó. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả điển hình có thể được khái quát như sau:
− Trang bị thiết bị lưu điện cho hệ thống điều khiển ở xưởng sản xuất cũng như ở văn phòng. Có như vậy khi có sự cố mất điện đột ngột,
các dữ liệu máy tính vẫn được truyền, xử lý và lưu trong máy tính trước khi nguồn điện bị cắt.
− Với chức năng chuyển kho có sẳn trong hệ thống Accpac, công ty cần giao nhiệm vụ ghi nhận này cho thủ kho khi họ chuyển nguyên vật liệu từ kho sang xưởng vào phần mềm Accpac. Song song với việc tăng công việc cho thủ kho là việc tăng lương hoặc phụ cấp tương ứng. Điều này giúp cho khâu kiểm kê hàng tồn kho, đặc biệt là việc xác định trách nhiệm trong việc thất thoát hàng tồn kho được rõ ràng.
− Ban hành chính sách luân phiên và chia giờ giải lao cho nhân viên xưởng. Điều này giúp hạn chế xảy ra sai sót do sự mệt mỏi gây ra như nhập liệu sai các thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng.
3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền
Theo như đã trình bày ở chương 2, qui trình và các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tương đối chặt. Tuy nhiên còn một số thủ tục xin kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát.
a) Lập lệnh bán hàng
− Công ty nên ban hành bảng giá bán thống nhất và có sự cập nhật lại định kỳ. Tận dụng chức năng kiểm soát trên giá bán cho từng lệnh bán hàng của phần mềm Accpac để chỉ cho nhân viên bán hàng thay đổi giá trong biên độ dao động cho phép. Như vậy, một sản phẩm có thể có nhiều giá khác nhau tùy vào khách hàng nhưng sẽ không xảy ra tình trạng thông đồng giữa nhân viên bán hàng với khách hàng.
− Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng. Bộ phận này khi lập lệnh bán hàng,
ngoài hạn mức tín dụng, còn phải căn cứ vào tình hình thanh toán nợ của khách hàng.
− Khi lập lệnh bán hàng, bộ phận bán hàng phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và nhập kho thành phẩm do bộ phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý.
b) Theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng.
− Trong điều kiện sử dụng máy tính hiện nay, công ty cần ban hành chính sách về mức dư nợ quá hạn tối thiểu của khách hàng mà sẽ bị ngừng giao dịch. Trường hợp khi cần phải giao dịch với khách hàng này phải có sự phê chuẩn của giám đốc bán hàng và chuyển sang điều khoản thanh toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn.
− Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho bộ phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho những khách hàng nợ quá lâu, làm ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh.
c) Phần thu tiền
− Tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng thanh toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt và vừa khuyến khích tăng doanh số.
− Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày. Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu và phiếu chi lập trong ngày và đối chiếu số dư tiền mặt trong hệ thống với quỹ trong két sắt. Nếu có chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân và xin ý kiến người có thẩm quyền để xử lý.
− Cần nộp ngay tiền mặt thu nợ khách hàng vào ngân hàng vào ngân hàng vào đầu ngày hôm sau.