0 5.000 10.000 15.000 Đơn vị: 1000$ Châu Phi 3.802 0 14.148 6.960 5.905 1997 1998 1999 2000 2001
3.2 QUI TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO TẠI AN GIANG
Trong giai đoạn từ năm 1997-2000 tại An Giang có 4 doanh nghiệp - đều là doanh nghiệp nhà nước - có tham gia xuất khẩu gạo là : Công ty xuất nhập khẩu An Giang (Angimex), Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm An Giang (Afiex), Công ty du lịch An Giang và công ty lương thực An Giang (Angifood) 5. Đến năm 2001-2002, do chính sách quản lý xuất khẩu gạo thông thoáng hơn, công ty TNHH Vinh Phát và Doanh nghiệp tư nhân Tứ Sơn là hai doanh nghiệp ngoài quốc doanh cũng tham gia “câu lạc bộ” xuất khẩu gạo trực tiếp. Do cơ cấu tổ chức ở mỗi doanh nghiệp khác nhau nên việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của từng doanh nghiệp cũng khác nhau. Tuy
nhiên do các doanh nghiệp này có chung một đặc điểm là hoạt động ở địa bàn tỉnh An Giang, nên cũng có những điểm tương đồng nhất định.
3.2.1 Đặc điểm chung
3.2.1.1 Hệ thống kho chứa gạo, trạm thu mua và nhà máy chế biến
Hệ thống kho chứa gạo, trạm thu mua và nhà máy chế biến của các doanh nghiệp được xây dựng dọc theo hai bờ sông Hậu và sông Tiền, dọc theo quốc lộ 91 thuận lợi cả đường thủy lẫn đường bộ.
3.2.1.2 Cảng xuất khẩu
Các doanh nghiệp xuất khẩu gạo qua cảng Mỹ Thới, cảng Cần Thơ và cụm cảng tại TP.HCM. Trong đó, quan trọng nhất là cảng Mỹ Thới với ý nghĩa là cảng địa phương và có số lượng gạo qua cảng lớn nhất (năm 2001 : chiếm tỉ lệ 60% tổng số lượng gạo xuất khẩu trong tỉnh).
3.2.1.3 Phương tiện vận chuyển gạo trong nước
Phương tiện vận chuyển gạo trong nướcđược các doanh nghiệp thuê mướn chủ yếu bằng hai loại phương tiện : thủy và bộ. Đường thủy thì dùng ghe hoặc sà lan tự hành có tải trọng từ 90 đến 400 tấn để vận chuyển từ nhà máy đến cảng xuất khẩu. Nếu cảng xuất là Mỹ Thới thì quảng đường vận chuyển là từ 1 đến 100 km. Nếu cảng khác thì quảng đường vận chuyển là từ 60 đến 400 km. Đường bộ thì dùng xe tải, thường được các doanh nghiệp lựa chọn để vận chuyển với số lượng không lớn và khoảng cách đoạn đường ngắn (xuất khẩu qua cảng Mỹ Thới).
3.2.1.4 Phương thức thuê tàu
Các doanh nghiệp sử dụng hai phương thức thuê tàu vận chuyển là :
9 Thuê tàu chuyến.
9 Thuê tàu chợ (có sử dụng container) : chỉ xuất khẩu được qua cụm cảng TP.Hồ Chí Minh.
3.2.1.5 Điều kiện thương mại
Có 3 điều kiện thương mại theo Incoterms 1990 hoặc 2000 được các doanh nghiệp sử dụng là : FOB, CFR và CIF.
3.2.1.6 Phương thức thanh toán
Có 3 phương thức thanh toán được các doanh nghiệp sử dụng là: L/C, D/P và TTR.
3.2.1.7 Các dịch vụ có liên quan khác6:
Cung ứng bao bì, giám định, kiểm dịch thực vật, khử trùng, vận tải hàng hải, bảo hiểm, thông quan, thanh toán quốc tế và chứng nhận xuất xứ.
3.2.2 Sơ đồ
Sau khi nghiên cứu cụ thể 4/6 7 doanh nghiệp xuất khẩu gạo tại An Giang, nhận thấy, nhìn chung các doanh nghiệp này tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo với những bước chính theo sơ đồ sau :
2 3 4 5 6 7
6a 3a
1
Sơ đồ 3.1 : Qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại An Giang
3.2.3 Tiến trình
Bước 1 : những công việc ở giai đoạn đầu của khâu thanh toán
9 Nếu thanh toán bằng L/C thì doanh nghiệp cần : nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng yêu cầu; kiểm tra L/C; sau khi kiểm tra L/C xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng, nếu không thì thông báo cho khách hàng và ngân hàng mở L/C, để tu chỉnh cho đến khi phù hợp thì mới giao hàng.
9 Nếu thanh toán bằng T/T trả trước thì doanh nghiệp cần : nhắc nhở khách hàng chuyển tiền đủ và đúng hạn8.
9 Nếu thanh toán bằng D/P thì doanh nghiệp phải giao hàng rồi mới có thể thực hiện những khâu thanh toán.
Bước 2 : chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu
9 Chuẩn bị bao bì : nếu không tự sản xuất được thì doanh nghiệp phải đặt hàng ở một doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì gạo (chú ý : nhiều khách hàng yêu cầu nhãn mác bao bì rất kỹ).
9 Thu mua lúa gạo và gia công chế biến thành loại gạo đúng yêu cầu cam kết trong hợp đồng. Khi ký hợp đồng doanh nghiệp đã dự trữ 9 phần lớn lượng gạo sẽ bán, số ít còn lại sẽ được thu mua trong thời gian thực hiện hợp đồng.
9 Vận chuyển nội địa : thường được vận chuyển bằng đường thủy, nếu doanh nghiệp không có phương tiện vận chuyển thì có thể thuê mướn.
Bước 3 : kiểm tra hàng xuất khẩu
9 Đăng ký công ty giám định, cơ quan kiểm dịch và khử trùng.
9 Công ty giám định và cơ quan kiểm dịch kiểm tra, giám sát tại nhà máy chế biến cho đến khi gạo được đưa lên tàu xuất khẩu.
Bước 3a : thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm
9 Trường hợp bán theo giá CF : thuê tàu biển vận chuyển (thường là thông qua đại lý tàu biển).
9 Trường hợp bán theo giá CIF : ngoài thuê tàu còn phải đăng ký mua bảo hiểm.
9 Trường hợp vận tải bằng container : cần book container.
Bước 4 : làm thủ tục hải quan
9 Khai báo và nộp tờ khai hải quan.
9 Báo cho hải quan hàng hóa đã sẵn sàng giám sát kiểm hóa vào thời gian địa điểm cụ thể.
Bước 5 : giao hàng cho người vận tải (tàu biển)
9 Giao hàng lên tàu, kết hợp với chủ tàu, cảng vu,ï hải quan, công ty giám định, kiểm dịch, khử trùng để thực hiện các công việc có liên quan và nhận chứng thư.
9 Hướng dẫn kiểm hóa, nộp lệ phí hải quan và hoàn thành thủ tục hải quan.
Bước 6 : lập bộ chứng từ thanh toán
9 B/L (clean on board) từ thuyền trưởng hoặc đại lý tàu.
9 C/O từ phòng thương mại công nghiệp.
9 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật từ Cục bảo vệ thực vật.
9 Giấy chứng nhận khử trùng từ công ty khử trùng.
9 Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng gạo.
9 L/C, Invoice, Packing list.
9 Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán theo giá CIF).
9 Thanh lý tờ khai hải quan
Bước 6a : khiếu nại
Nếu có tranh chấp khiếu nại phát sinh sẽ căn cứ theo những chứng từ để giải quyết như : Hợp đồng thương mại, L/C, Invoice, Packing list, tờ khai HQ, C/O, chứng thư kiểm dịch, chứng thư kiểm định, chứng thư khử trùng … .
Bước 7 : thanh lý hợp đồng
Sau khi lập bộ chứng từ thanh toán, nếu khách hàng không có khiếu nại gì về hàng hóa nhận được, hai bên cần thống nhất với nhau về việc thanh lý hợp đồng : chứng tỏ các bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình, mua bán đã thành công.
3.2.4 Các dịch vụ hỗ trợ
3.2.4.1 Cung ứng bao bì
Bao bì là một nội dung không thể thiếu trong hợp đồng xuất khẩu gạo hiện nay, thông thường gạo được chứa bằng bao PP (là bao được dệt bằng sợi Polypropylene có trọng lượng từ 70-120g/bao) có thể chứa được 50 kg10 gạo và thích hợp cho vận chuyển đường biển (may bằng máy hai đường chỉ cả hai đầu bao). Đối với doanh nghiệp có xí nghiệp trực thuộc (như Công ty Xuất nhập khẩu An Giang) sản xuất bao thì chỉ cần gửi yêu cầu là sẽ được đáp ứng. Đối với các doanh nghiệp còn lại thì cần gửi thư đặt hàng và nhãn hiệu nội dung cần in trên bao bì cho doanh nghiệp chuyên sản xuất bao bì. Thông thường với số lượng đơn đặt hàng sản xuất bao lớn hai doanh nghiệp ký với nhau một hợp đồng để đảm bảo quyền lợi hai bên.
Hiện nay tại An Giang chỉ có khoảng hai doanh nghiệp đang thực hiện cung ứng bao chứa gạo xuất khẩu. Ngoài ra các doanh nghiệp có thể đặt hàng tại các doanh nghiệp sản xuất bao bì ở TP. Hồ Chí Minh và Cần Thơ.
3.2.4.2 Phương tiện vận chuyển nội thủy
Để vận chuyển gạo từ kho đến tàu biển, ta có thể sử dụng hai phương tiện vận chuyển là ô tô vận tải và ghe tàu. Do vận chuyển bằng xe tải không thuận lợi khi qua nhiều sông ngòi và chi phí đắt hơn nên các doanh nghiệp xuất khẩu gạo An Giang thường sử dụng phương tiện thứ hai để vận chuyển gạo.
Ghe và sà lan có trọng tải từ 90 tấn - 400 tấn thường được sử dụng, nếu điểm đến là cảng Sài Gòn thì các sà lan trọng tải trên 100 tấn có nhiều ưu thế hơn do vận chuyển được nhiều, chi phí thấp.
Tại An Giang các chủ ghe thường hợp tác kinh doanh theo mô hình hợp tác xã, một số ít là doanh nghiệp tư nhân. Doanh nghiệp ký hợp đồng với các chủ ghe hoặc hợp tác xã vận tải (gọi tắt là chủ PTVC); chủ PTVC sẽ chịu trách nhiệm về số lượng và chất lượng gạo trong suốt đoạn đường vận chuyển từ kho hàng đến khi gạo được đưa lên tàu biển. Sau khi gạo đến nơi an toàn đủ số lượng và đúng chất lượng thì doanh nghiệp sẽ thanh toán đủ tiền công vận chuyển cho chủ PTVC.
3.2.4.3 Giám định
3.2.4.3.1 Dịch vụ :
Để đảm bảo mua bán đúng loại gạo đã ký kết trong hợp đồng, hai bên mua bán cần một trọng tài có uy tín, vững chuyên môn. Sau khi thực hiện những nghiệp vụ cần thiết, công ty giám định gạo sẽ xác nhận và đảm bảo chắc chắn loại gạo bằng các giấy chứng nhận giám định. Bằng những chứng từ này, công ty giám định phải đảm bảo với người mua gạo thực tế có chất lượng, số lượng đúng như đã ghi trong các chứng từ. Hiện nay công ty giám định có ba dịch vụ chính cung cấp trong xuất khẩu gạo là : 1. Giám định chất lượng.
Bao gồm việc giám định các chi tiết sau : tỷ lệ tấm trong gạo, độ ẩm của gạo, độ dài trung bình của hạt gạo, tạp chất trong gạo, số hạt thóc trong 1 kg gạo, tỷ lệ hạt hư, tỷ lệ hạt bạc bụng, tỷ lệ hạt đỏ và sọc đỏ, tỷ lệ hạt vàng, tỷ lệ nếp, tỷ lệ hạt chưa chín, cấp độ nhà máy chế biến, sâu bọ sống ….
2. Giám định số lượng bao gạo thực giao lên tàu.
3. Giám định trọng lượng gạo với các chi tiết như : trọng lượng gộp cả bì, trọng lượng tịnh, và trọng lượng bao bì.
3.2.4.3.2 Tổ chức :
Yêu cầu quan trọng nhất của khách hàng là chứng từ giám định phải thể hiện chính xác và trung thực hàng hóa thực tế, vì vậy uy tín được xem là yếu tố hàng đầu để khách hàng lựa chọn một công ty giám định. Hiện nay có rất nhiều công ty giám định đang hoạt động ở Việt Nam, trong đó có những tên tuổi lớn như SGS, Bureau Veritas, ITS, ICT ….
Những công ty giám định tuy không có chi nhánh tại An Giang nhưng có trạm tại huyện Thốt Nốt11, tỉnh Cần Thơ chỉ cách Long Xuyên 17 km nên cũng thuận tiện cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp.
3.2.4.3.3 Qui trình :
Sau đây là những bước cơ bản thực hiện dịch vụ giám định :
1. Nhận yêu cầu của chủ hàng về giám định mặt hàng gạo. Có thể yêu cầu giám định về chất lượng, số lượng bao gạo, trọng lượng gạo, bao chứa gạo ….
2. Công ty cử nhân viên lấy mẫu và thực hiện giám định tại nhà máy chế biến hoặc kho gạo. Nếu gạo chế biến không đạt chất lượng ghi trong hợp đồng ngoại thương, nhân viên giám định sẽ yêu cầu chủ hàng chế biến lại cho đến khi đạt. Về giám định trọng lượng, nhân viên giám định dùng phương pháp chọn ngẫu nhiên bao gạo đã được doanh nghiệp đóng xong để cân thử.
3. Trước khi gạo được giao lên tàu hoặc xếp vào container, nhân viên giám định sẽ giám định hầm hoặc container chứa gạo có đủ điều kiện để chứa gạo hay không. Nếu không sẽ yêu cầu chủ tàu hoặc container có biện pháp xử lý cho đến khi đạt yêu cầu thì cho phép doanh nghiệp giao gạo.
4. Khi gạo được giao cho tàu biển cũng tiến hành lấy mẫu và thực hiện giám định. Đây là khâu quan trọng nhất vì sau khi hoàn tất giao nhận gạo lên tàu thì phải cấp chứng thư cho doanh nghiệp.
5. Căn cứ vào B/L, giấy chứng nhận kiểm dịch và giấy chứng nhận khử trùng để cấp “giấy chứng nhận về chất lượng, số lượng bao gạo, trọng lượng gạo, bao chứa gạo” cho gạo trên tàu.
6. Các bước còn lại thuộc về nghiệp vụ tại cảng đến nên không trình bày trong báo cáo này.
3.2.4.4 Kiểm dịch thực vật
3.2.4.4.1 Dịch vụ :
Khác với trước đây, hiện nay kiểm dịch thực vật không còn là một qui trình bắt buộc phải thực hiện khi xuất khẩu gạo. Khi ký hợp đồng ngoại thương, hai bên mua và bán có thể qui định có hay không có kiểm dịch. Thông thường luật lệ của nước nhập khẩu qui định phải có công tác này. Vì gạo là lương thực sẽ được sử dụng cho con người (trong một vài trường hợp có làm thức ăn gia súc), nên rất cần có một tổ chức có chức năng, thẩm quyền xác nhận tính an toàn cho sức khoẻ, không gây ngộ độc, truyền dịch bệnh cho con người, vật nuôi … vào nước nhập khẩu.
Kiểm dịch thực vật có thể được tiến hành tại nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc cả hai. Tuy nhiên chi phí kiểm dịch tại Việt Nam thường thấp hơn ở các nước nhập khẩu nên tổ chức kiểm dịch ở Việt Nam thường được người mua và bán chọn thực hiện công tác này.
3.2.4.4.2 Tổ chức :
Theo qui định hiện hành ở Việt Nam chỉ có duy nhất Cục bảo vệ thực vật trực thuộc Bộ Nông nghiệp – phát triển nông thôn được phép cấp chứng thư kiểm dịch. Về tổ chức hành chính, bộ phận kiểm dịch sẽ trực thuộc những chi cục bảo vệ thực vật tại những tỉnh có cảng xuất khẩu, như tại An Giang thì phòng kiểm dịch trực thuộc chi cục bảo vệ thực vật An Giang. Tuy nhiên bộ phận kiểm dịch tại An Giang chỉ hoạt động như một văn phòng đại diện, tuy thực hiện được tất cả các khâu kiểm dịch nhưng khi cấp chứng nhận thì chi cục bảo vệ thực vật Cần Thơ cấp.
Khi doanh nghiệp xuất khẩu gạo qua cảng tại TP.HCM. thì Văn phòng 2 Cục Bảo vệ thực vật sẽ cấp chứng thư.
3.2.4.4.3 Qui trình :
Hiện nay Cục Bảo vệ thực vật có hai dịch vụ chính cung cấp trong xuất khẩu gạo là:
1. Kiểm dịch thực vật.
2. Kiểm dịch thực vật và giám sát phun khử trùng.
Đối với dịch vụ 1, Cục Bảo vệ thực vật không thu phí; còn đối với dịch vụ 2, Cục Bảo vệ thực vật thu phí giám sát khử trùng. Sau đây là những bước cơ bản thực hiện dịch vụ 2 :
1. Nhận yêu cầu của chủ hàng về kiểm dịch thực vật (kiểm dịch) và giám sát khử trùng (giám sát) mặt hàng gạo.
2. Cử nhân viên lấy mẫu và thực hiện kiểm dịch tại kho gạo. Khi gạo được giao cho tàu biển cũng tiến hành lấy mẫu và thực hiện kiểm dịch.
3. Giám sát việc khử trùng của công ty khử trùng, lập biên bản khử trùng.
4. Căn cứ vào kết quả B/L, kiểm dịch và biên bản khử trùng để cấp “giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật” cho gạo trên tàu.
3.2.4.5 Khử trùng
3.2.4.5.1 Tổ chức
Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều tổ chức cung cấp dịch vụ này như : Công ty Khử trùng Việt Nam, Công ty cổ phần Khử trùng Giám định Việt Nam, chi cục kiểm dịch thực vật vùng II …. Tại An Giang chưa có công ty khử trùng nào đặt chi nhánh, khi
3.2.4.5.2 Các bước tiến hành khử trùng
Công tác khử trùng được tiến hành những bước sau :
Bước 1 : doanh nghiệp gởi yêu cầu khử trùng và thông báo thời gian đóng hầm hoặc container gạo.
Bước 2 : Sau khi hầm hoặc container được đóng lại (hoàn tất xếp gạo), công ty khử trùng sẽ tiến hành phun thuốc diệt trùng và dán kín không cho không khí lọt vào hầm hàng hoặc container đến sau 48 giờ thì mở ra.