Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty
QUYẾT ĐỊNH NHẬP VẬT TƯ
Tên vật tư: Mg Stearat Nhập kho: DL HC 75 Yên Ninh - Nhà sản xuất: Hàn Quốc
- Quy cách: - Số lô:
- Tên nhà cung cấp: Công ty dược phẩm trung ương II - Đơn vị tính: Kg Đơn giá: 26.000 - Số lượng trên hoá đơn: 510 Số lượng thực tế: 510 Căn cứ:
- Vào biên bản nhập vật tư số: …………...….ngày…tháng….năm……. - Kết quả kiểm tra chất lượng phiếu kiểm nghiệm số 23
Đạt Không đạt
Tiêu chí Yêu cầu Kết quả kiểm tra
Quyết định
- Nhập - Không nhập
- Yêu cầu thực hiện trước khi nhập………..
Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Trưởng phòng ĐBCL DSCKL Nguyễn Tất Văn Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Phó Giám đốc DSCKL Phạm Thị Phượng x x
Khi kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên thì kế toán sẽ lập như sau:
+ Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn, giá nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán sẽ ghi:
Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho
Có TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có các TK 111, 112, 311, 333 - giá hoá đơn
+ Trường hợp hàng đang đi đường
Kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hoặp trên, nhưng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 151 - Phần được tính vào giá NVL
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 - Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Có TK 111, 112, 331… Hoá đơn đã thanh toán
Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 151
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 331
Khi nhận được hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu
trừ). Chẳng hạn, khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung.
Nợ TK 152 - Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Có TK 331 - Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính
- Trường hợp công ty ứng trước trước tiền hàng cho người bán: Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112, 311
Khi người bán chuyển hàng cho công ty, căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Phần được ghi vào giá nhập kho
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 - Giá thanh toán theo hoá đơn
- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL: Nợ TK 152 - Phần được tính vào giá NVL
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331….
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn, tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381) - Chờ xử lý
Nợ TK 138 (1388) - Yêu cầu bồi thường
Có TK 111, 112, 311, 331 - Giá thanh toán của số NVL thiếu
- Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 "Vật tư, hàng hoá giữ hộ" (nếu công ty không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Trường hợp khi nhận được "Hoá đơn bán hàng" mà công ty đã thanh toán một phần, số còn lại công ty nhận nợ với người bán hoặc thanh toán bằng nhiều loại tiền thì kế toán căn cứ vào "hoá đơn bán hàng"… để ghi:
Nợ TK 151, 152 - Giá không có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT
Có TK 331 - Giá thanh toán ghi trên hoá đơn Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 111, 112, 141, 331… - Nguyên vật liệu xuất kho
Do công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên vì vậy khi xuất kho nguyên vật liệu công ty phải lập "phiếu xuất kho" hoặc"phiếu xuất vật tư" theo hạn mức, thủ kho và người nhận nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. Khi xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì kế toán theo dõi tình hình xuất kho của từng thứ vật tư theo số lượng kho xuất, theo số kiểm soát (SKS) nào, lệnh nào của công ty. Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên thì kế toán sẽ lập như sau:
+ Trường hợp công ty xuất NVL để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi:
Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanh (theo giá thoả thuận) Nợ TK 411 - Trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận)
Có TK 152 - Ghi theo giá thực tế xuất kho Nợ (Có) TK 412 - Chênh lệch giá (nếu có)
Trường hợp công ty xuất kho NVL để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 154
Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế NVL, kế toán ghi:
Nợ TK 154
Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 334, 338 - Chi phí nhân viên
Có TK 331 - Tiền thuê gia công ….
Trườngg hợp công ty xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế, kế toán ghi:
Nợ TK 632
Có TK 152
Tiền thu được từ việc nhượng bán NVL, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 - Số tiền thực thu
Có TK 511 - Doanh thu
Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trường hợp NVL đã nhập kho nhưng do chất lượng kém và đang trong thời hạn bảo hành thì công ty phải làm thủ tục xuất kho số NVL đó để trả lại cho người bán. Căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu này, kế toán ghi bằng số âm (ghi đỏ):
Nợ TK 152 - Theo giá nhập kho đích danh Nợ TK 133 - Thuế GTGT tương ứng (nếu có)
Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán
Trường hợp công ty được hưởng chiết khấu thương mại (hồi khấu giảm giá…) kế toán ghi giảm NVL nhập kho trong kỳ bằng số âm:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331
Định kỳ hoặc đột xuất, công ty có thể tiến hành kiểm kê kho NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu.
Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có) kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Giá thực tế của NVL thiếu
Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 338…. phần được bồi thường
Nợ TK 632 - Phần thiệt hại mà công ty phải chịu Có TK 1381 - Giá trị tài sản thiếu được xử lý
Khi kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, công ty phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác.
Nếu NVL thừa xác định là của công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152
Có TK 711
Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho công ty. Căn cứ vào giá mua của NVL cùng loại, kế toán ghi:
Nợ TK 152
Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên