3.4.8.1. Tài khoản theo dõi : 621, 622, 627, 154, 155, 632, 641, 642 theo từng bộ phận. Ngồi ra, cịn phải theo dõi phần chi phí mua hàng của bộ phận Kế hoạch.
3.4.8.2. Chứng từ, Biên bản :
- Biên bản họp phân chia chi phí chung.
- Hợp đồng khốn phí đối với từng trung tâm trách nhiệm.
- Phiếu báo ngừng việc do từng nguyên nhân cụ thể: Bộ phận ngừng việc lập phiếu báo, cĩ sự xác nhận của Phịng Hành chính – Nhân sự.
Bảng 21: PHIẾU BÁO NGỪNG VIỆC Số :……….
Ngày…… Tháng…. Năm …. Bộ phận, Ban, Phịng: ………..
Bộ phận ngừng việc: ………..
Thời gian ngừng việc: ………….. từ ……….h…...’ đến ….h…….’
3.4.8.3. Sổ sách:
- Sổ doanh thu.
- Sổ chi phí phát sinh theo từng bộ phận. - Sổ thống kê lỗi do sản xuất.
- Sổ thống kê khiếu nại của khách hàng và tỉ lệ giải quyết…
3.4.8.4. Báo cáo:
- Quyết tốn lượng tiêu hao nguyên vật liệu thực tế so với định mức:
Biểu này do Phịng Kế tốn lập, cĩ xác nhận của bộ phận sản xuất. Thời hạn hồn thành: ngày 7 tháng sau.
Bảng 22: QUYẾT TỐN TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU SẢN XUẤT
Tháng…. / Năm …. Bộ phận : …..
STT NỘI DUNG Dầu gốc (tấn) Phụ gia (tấn) …
I. NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT CHO SẢN XUẤT
1 Tồn đầu tháng tại Xưởng A1 A2
2 Sản phẩm dở dang đầu tháng B1 B2
3 Xuất nguyên vật liệu cho Xưởng C1 C2
4 Sản phẩm dở dang cuối tháng D1 D2
5 Tồn cuối tháng tại Xưởng E1 E2
Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất AC1-D1-E1 = A1+B1+ BC2-D2-E2 =A2+B2+
II. NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG THÀNH PHẨM
1 Dầu cơng nghiệp X1 X2
2 Dầu động cơ Y1 Y2
3 Dầu chuyên dùng Z1 Z2
….. … …
Lượng nguyên vật liệu trong thành phẩm C = X1+Y1+ Z1+… DZ2+…=X2+Y2+
III. LƯỢNG HAO HỤT NGUYÊN VẬT LIỆU
1 Lượng hao hụt thực tế A – C B - D 2 Tỉ lệ hao hụt theo định mức (%) x% Y% 3 Lượng hao hụt định mức x% C y% D 4 Chênh lệch hao hụt thực tế và định mức T= A–(1-x%)C U= B–(1-x%)D
5 Đơn giá bình quân nguyên vật liệu (đ) t U
Tổng giá trị chênh lệch hao hụt (đ) tT + uU + …..
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất của bộ phận:
Biểu này giống như cũ. Tuy nhiên “Phần I/ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
Bảng 23: BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT Tháng…. (Quý) / Năm …. Bộ phận : ….. Chi phí Chênh lệch STT Nội dung KH KH đ/c Thực tế +/- % A B C D E F=E-D G=F/D
I Chi phí N Cơng trực tiếp II Biến phí sản xuất chung
1 - 627 1 2 - 627 2 … - ….
III Định phí sản xuất chung 1 - 627 1 2 - 627 2 3 - 627 3 4 - 627 4 … - … CỘNG
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch chi phí ngồi sản xuất của bộ phận: giống như cũ (Bảng 16).
- Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu: Giống như cũ (Bảng 17). - Quyết tốn khốn chi phí :
Các bộ phận đã cĩ ký hợp đồng khốn phí thì sẽ lập mẫu quyết tốn chi phí này. Số liệu do Phịng Kế tốn tổng hợp cĩ Trưởng bộ phận ký tên. Thời gian thực hiện: ngày 10 tây tháng sau. Bảng quyết tốn này phải cĩ Ban Giám đốc ký duyệt làm cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh tăng/giảm thu nhập cho cơng nhân viên tại bộ phận đĩ.
Bảng 24: QUYẾT TỐN KHỐN CHI PHÍ Tháng…. (Quý) / Năm …. Bộ phận : ….. Chỉ tiêu Giá trị I. DOANH THU: 1. Mức độ hoạt động của bộ phận (x) X 2. Mức độ hoạt động của Cơng ty (y) Y
3. Doanh thu bộ phận ax + by + c A = aX + bY +c 4. Điều chỉnh doanh thu do các nguyên nhân
(1) +/- do nguyên nhân 1 +Z (2) +/- do nguyên nhân 2 -T
5. Tổng điều chỉnh doanh thu B = +Z – T
6. Doanh thu quyết tốn C = A + B
II. CHI PHÍ: 1. Chi phí bộ phận D 2. Điều chỉnh chi phí (1) +/- do nguyên nhân 3 +U (2) +/- do nguyên nhân 4 -V 3. Tổng điều chỉnh chi phí E = +U - V 4. Chi phí quyết tốn F = D + E
III. QUYẾT TỐN LỢI NHUẬN BỘ PHẬN D - F
Chú thích: mức độ hoạt động của bộ phận cĩ thể là số tấn thành phẩm được sản xuất ở Phân xưởng, số tấn nguyên vật liệu nhập khẩu ở bộ phận Kế hoạch... Mức độ hoạt động của Cơng ty là trung bình cộng của doanh thu và tiền thu bán hàng trong kỳ.
3.5. Triển khai khốn chi phí thí điểm tại một số bộ phận trong Cơng ty
Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt chi phí bằng hình thức khốn chi phí là điều cần thiết nhưng cần phải triển khai tại một số bộ phận để rút kinh nghiệm hầu triển khai đại trà, đưa cơng tác kiểm sốt chi phí đi vào chiều sâu, thực chất. Hai bộ phận được chọn khốn thí điểm là bộ phận kinh doanh thuộc Phịng Kế hoạch – Kinh doanh và Phân xưởng 1 thuộc Phịng Sản xuất.
3.5.1. Khốn chi phí cho bộ phận Kinh doanh của Phịng Kế hoạch – Kinh doanh
Việc khốn chi phí cho bộ phận kinh doanh quí III/2004 đã thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị cho ký kết hợp đồng khốn phí.
- Ban Giám đốc Cơng ty tổ chức cuộc họp với Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Kế hoạch - Kinh doanh và bộ phận Kinh doanh vào ngày 04/7/2004.
+ Ban Giám đốc Cơng ty giải thích chủ trương khốn chi phí. Mục tiêu cuối cùng mà Ban Giám đốc mong muốn việc khốn chi phí này thành cơng sẽ đem lại thu nhập ổn định cho cơng ty và cải thiện đáng kể thu nhập của người lao động. Ban Giám đốc cũng thơng báo về cách nhìn mới đối với bộ phận Kinh doanh: bộ phận này khơng cịn là bộ máy hành chính thụ động như trước đây mà sẽ biến thành một đại lý bán hàng đúng giá cơng ty, cơng ty sẽ trả thù lao tương xứng với cơng sức mà đại lý bỏ ra. Ban Giám đốc đề nghị bộ phận Kinh doanh phải hợp lực để bộ phận thực hiện thành cơng hợp đồng khốn phí. Ban Giám đốc cũng thơng báo nếu bộ phận khơng đạt kế hoạch chi phí trong 2 quí liền thì Trưởng bộ phận sẽ bị cách chức.
+ Kế tốn trưởng thơng báo tinh thần cuộc họp các cán bộ trưởng bộ phận về việc phân chia chi phí điện, nước, mức trích khấu hao định kỳ, các chi phí lớn cịn phải tiếp tục phân bổ cho bộ phận, chi phí trợ cấp thơi việc do Cơng ty chịu, tiền thưởng, phúc lợi trước đây vẫn do quỹ khen thưởng – phúc lợi của Cơng ty đài thọ.
+ Kế tốn trưởng thơng báo chi phí phát sinh thực tế hàng tháng của bộ phận là 261.230 ngàn đồng. Số liệu này được thống kê trong 9 tháng đầu năm và khơng tính đến giá vốn hàng bán. So với kế hoạch chi phí điều chỉnh 253.752 ngàn đồng
thì bộ phận Kinh doanh sử dụng vượt chi phí là 7.478 ngàn đồng, tỉ lệ vượt là 2,9%. Kế tốn trưởng cĩ phân tích tình hình chi phí vượt là do bộ phận Kinh doanh khơng quản lý chi phí điện thoại tốt: cĩ những số điện thoại mà cơng ty chưa hề giao dịch, thường xuyên gọi liên tỉnh khơng thơng qua tổng đài 171, 178…, tổ chức điều hàng khơng hợp lý, thiếu chú ý cung đường vận chuyển … làm chi phí vận chuyển tăng lên cao. Chỉ riêng hai chi phí này nếu bộ phận quản lý tốt thì chi phí thực tế sẽ thấp hơn cả chi phí kế hoạch nữa. Kế tốn trưởng cĩ gợi ý nếu bộ phận đề xuất thành lập đội xe vận tải thì chi phí sẽ kéo xuống nhiều hơn nữa.
+ Kế tốn trưởng thơng báo dựa vào chi phí kế hoạch và cách thức phân biệt định phí, biến phí để xây dựng hàm khốn chi phí cho bộ phận kinh doanh là
0,01635x + 32.581 (ngàn đồng). Ở đây x được tính bằng tổng số doanh thu bán hàng và tiền thu bán hàng trong kỳ – chia 2. Cơng ty quyết định đưa tiền thu bán hàng làm mức độ hoạt động là muốn bộ phận chú ý nhiều đến việc quản lý cơng nợ chặt chẽ, khơng quá chú trọng đến chỉ tiêu doanh thu mà để lại nhiều rủi ro cho cơng ty phải gánh chịu.
- Ban chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh và bộ phận Kinh doanh họp vào sáng ngày 06/7/2004 để thảo luận về việc nhận khốn mức khốn chi phí hợp lý và các biện pháp để thực hiện tốt việc quản lý chi phí.
- Ban Giám đốc Cơng ty, Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Kế hoạch - Kinh doanh và bộ phận Kinh doanh họp vào chiều ngày 06/7/2004 để gút lại mức khốn chi phí. Chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh cĩ nêu những khĩ khăn của Phịng và đề xuất tăng định mức. Cuối cùng, Ban Giám đốc thuận duyệt mức
“thưởng” khi phát triển một đại lý mới là 200.000 đồng. Như vậy, hàm khốn chi phí cho bộ phận kinh doanh sẽ là
0,01635x + 200z + 32.581 (ngàn đồng)
với z: số đại lý mới phát triển trong tháng.
Bước 2: Ký kết hợp đồng khốn phí.
Phịng Kế tốn chuyển trình hợp đồng khốn phí cho Ban Giám đốc và Phĩ Phịng Kế hoạch - Kinh doanh phụ trách bộ phận Kinh doanh ký. Thời gian hiệu lực của hợp đồng từ ngày 01/7/2004 đến hết 30/9/2004.
Bước 3: Sơ kết tháng và quyết tốn quý.
- Số liệu quyết tốn:
Bảng 25: SƠ KẾT THÁNG VÀ QUYẾT TỐN QUÝ III/04
Bộ phận: Kinh doanh
Chỉ tiêu Tháng 7/04 Tháng 8/04 Tháng 9/04 Trung bình Quí III/04
Doanh thu (ngđ) 13.887.365 12.511.681 14.275.123 13.558.056 Tiền thu bán hàng
(ngđ) 14.080.867 13.945.186 12.358.224 13.461.426
(Doanh thu + Tiền
thu )/ 2 (ngđ) 13.984.116 13.228.434 13.316.674 13.509.741
Số đại lý mới
(điểm) 3 1 2 2
Doanh thu quyết
tốn (đồng) 261.821.297 249.065.888 250.708.612 253.865.265 Chi phí quyết tốn (đồng) 258.752.100 249.576.100 253.082.765 253.803.655 Chênh lệch doanh thu – chi phí (đồng) 3.069.197 - 510.212 -2.374.153 + 61.610 - Nhận xét:
Về mặt doanh thu, sản lượng bán ra trong tháng 08/2004 giảm nhẹ là do giá dầu trên thị trường thế giới biến động, các đại lý mua hàng cầm chừng để đề phịng bất trắc, nhưng tháng 9/04 doanh thu cĩ dấu hiệu phục hồi gĩp phần làm doanh thu bình quân tháng của quý III vẫn tương đương với doanh thu tháng của 6 tháng đầu năm 2004.
Về mặt chi phí thì theo số liệu thống kê 6 tháng đầu năm 2004, doanh thu và tiền thu bình quân tháng là 13,5 tỷ đồng thì chi phí tương ứng là 261,2 triệu đồng. Qua 1 quý khốn thí điểm, chúng ta nhận thấy doanh thu và tiền thu mỗi tháng trong quý III năm 2004 vẫn là 13,5 tỷ đồng nhưng chi phí chỉ cịn 253,8 triệu đồng. Rõ ràng là bộ phận kinh doanh đã cĩ những cố gắng tiết kiệm chi phí, thay đổi phương thức điều hàng làm cho tần suất giao hàng ít hơn nhưng vẫn đảm bảo khối lượng vận chuyển khơng đổi. Thật ra, nếu các nhà xe khơng lên cước vận chuyển thì đảm bảo bộ phận kinh doanh sẽ “thắng” lớn chứ khơng “hịa vốn” như vậy. Chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh đang trình phương án mua sắm một số xe tải để gĩp phần làm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Mặt khác, khi xem xét chi phí chi tiết, cĩ một số khoản khơng hợp lý. Trong tháng 8/2004, doanh thu sụt giảm mà bộ phận bán hàng vẫn làm việc ngồi giờ tương đương với các tháng cịn lại. Chủ quản Phịng Kế hoạch – Kinh doanh cần sâu sát hơn trong quản lý nhân viên để cĩ thể loại bỏ những lãng phí trong chi phí thực tế của bộ phận mình phụ trách.
Quá trình khốn phí cho bộ phận Kinh doanh đã phát sinh một số vấn đề mới nhưng đã được Ban Lãnh đạo và bộ phận Kinh doanh thống nhất cách giải quyết.
Bước 4: Tái ký hợp đồng khốn phí quý IV/2004.
Mặc dù bộ phận chỉ vừa hồn thành kế hoạch chi phí nhưng phương hướng sắp tới của bộ phận về trang bị thêm xe tải, được sự nhắc nhở về việc quản lý nhân viên chặt chẽ hơn, chắc chắn bộ phận sẽ thành cơng trong hợp đồng khốn quí IV/2004.
Bộ phận Kinh doanh trình Ban Giám đốc giữ nguyên hàm khốn phí nhưng Ban Giám đốc điều chỉnh phần thưởng cho phát triển đại lý mới.
Theo số liệu thống kê: số điểm đại lý xin thanh lý trong các tháng của quý III/2004 lần lượt là 2, 0 và 2. Như vậy tiếp thị tập trung mở rộng thị trường mà khơng chú ý giữ vững thị trường đã cĩ thì cũng khơng ổn. Do đĩ số tiền 200.000 đồng được tính trên số chênh lệch đại lý mới mở và đại lý xin thanh lý. Số tiền này dương hay âm tùy thuộc vào sự tương quan giữa số lượng đại lý mới mở nhiều hơn hay ít hơn số lượng đại lý xin thanh lý. Thật ra số tiền này khơng đáng kể nhưng Ban Giám đốc muốn bộ phận Kinh doanh chú ý hơn nữa vào thực chất phát triển thị trường, vì đây là cơ sở vững chắc cho việc tăng trưởng doanh thu.
3.5.2. Khốn chi phí cho Phân xưởng 1 thuộc Phịng Sản xuất
Bước 1: Chuẩn bị cho ký kết hợp đồng khốn phí.
- Ban Giám đốc Cơng ty tổ chức cuộc họp với Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Sản xuất, Ban Quản đốc Xưởng 1 và tồn thể cơng nhân viên của Xưởng 1 vào chiều ngày 04/7/2004.
+ Ban Giám đốc Cơng ty giải thích chủ trương khốn chi phí. Ban Giám đốc chủ trương đối xử với Phân xưởng 1 như là một đối tác nhận gia cơng thành phẩm của cơng ty.
+ Kế tốn trưởng giải thích thêm về việc khốn chi phí bộ phận và thơng báo chi phí phát sinh thực tế hàng tháng của bộ phận là 324.750 ngàn đồng. Số liệu này được thống kê trong 9 tháng đầu năm và khơng tính đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. So với kế hoạch chi phí điều chỉnh 325.886 ngàn đồng thì Xưởng 1 hồn thành kế hoạch chi phí.
Mặt khác, căn cứ mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế, Kế tốn trưởng thơng báo giảm định mức tiêu hao dầu gốc và phụ gia từ 0,62% xuống cịn 0,5%. Từ định mức này sẽ quyết định mức độ thưởng phạt như sau: nếu tiêu hao thực tế nhỏ hơn định mức thì được thưởng 50% trên giá trị chênh lệch; ngược lại thì bị bồi thường 100% giá trị chênh lệch.
Ngồi ra các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất như ngừng việc do thiếu nguyên vật liệu, cúp điện… sẽ được Cơng ty giải quyết theo từng trường hợp cụ thể (Mục 3.4.6).
+ Kế tốn trưởng thơng báo dựa vào chi phí kế hoạch và cách thức phân biệt định phí, biến phí để xây dựng hàm khốn chi phí cho Xưởng 1 là
116,10x + Hh%+ 0,0002401y + 87.548 (ngàn đồng)
Ở đây x được tính bằng trọng lượng thành phẩm sản xuất trong kỳ với mức chuẩn là gia cơng 1 tấn dầu cơng nghiệp. Các loại dầu động cơ, dầu chuyên dụng cĩ hệ số lần lượt là 1,05 và 1,1.
H là tổng giá trị chênh lệch hao hụt của nguyên vật liệu trong kỳ.
h% là tỉ lệ thưởng/ phạt nếu giá trị hao hụt là dương hay âm. Nếu dương thì h = 50%, nếu âm thì h% = 100%.
y là trung bình cộng của doanh thu và tiền thu bán hàng tồn cơng ty.
Chủ quản Phịng Sản xuất, Ban Quản đốc Xưởng 1 và các cơng nhân viên Xưởng 1 họp vào sáng ngày 06/7/2004 để thảo luận về việc nhận khốn mức khốn chi phí hợp lý.
Ban Giám đốc Cơng ty, Kế tốn trưởng, chủ quản Phịng Sản xuất và Xưởng 1 họp vào sáng ngày 07/7/2004 để gút lại mức khốn chi phí. Quản đốc Xưởng 1 đề xuất xin giữ lại định mức tiêu hao dầu gốc và phụ gia như trước đây 0,62% và mức thưởng do tiết kiệm vật tư là 100% nhưng Ban Giám đốc khơng đồng ý. Như vậy,
hàm khốn chi phí cho Xưởng 1 khơng đổi so với dự kiến