II / Chức năng của công ty
3. Hình thức sổ kế toán
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ kế toán nàylà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ đều lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và việc ghi sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán được sử dụng trong hình thức bao gồm : Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và một số sổ khác.
Trình tự ghi sổ :
- Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ ?
- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. - Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng kế toán.
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ các tài khoản.
- Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết giữa bảng cân đối đối phát sinh với chứng từ ghi sổ.
- Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
Sau đây là trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ : Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Chừng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng đối chiếu phát sinh
Bảng cân đối kế toán và báo cáo kế toán khác
Bảng chi tiết số phát sinh
Ghi chú :
→ Ghi hàng ngày ⇒ Ghi cuối tháng <--> Đối chiếu
* Phương pháp kế toán hàng tồn kho công ty thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp tính giá vốn hàng tồn kho, xuất kho theo giá mua thực tế và áp dụng đơn giá bình quân gia quyền để tính giá trị vật liệu tồn kho, xuất kho.
* Phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. * Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
4. Tình hình tài chính và tài sản cố định
- Hiện nay công ty khá đảm bảo về tình hình tài chính. Về mặt nhân sự công ty có 36 cán bộ công nhân viên có trình độ, kỹ thuật theo các bậc học từ trung cấp đến đại học. Lực lượng lao động trẻ chiếm tỷ lệ cao trên 70% với đầy đủ nhiệt tình, năng động, sáng tạo. Do đó năng suất thu nhập của công ty đạt hiệu quả cao. Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong công ty đạt khoảng 1.200.000đ/tháng. So với
mức sống hiện nay thì mức lương trên tương đối ổn định làm cho tình hình tài chính của công ty khá ổn định. Với hình thức trả lương theo nghị định 26CP của Chính phủ và áp dụng hình thức khoán sản phẩm công ty từng bước cải thiện thu nhập cho công nhân viên trong công ty. Cụ thể theo bảng sau :
* Nguồn lực tài chính :
Năm 2000 : 500.000.000đ Năm 2001 : 737.000.000đ Năm 2002 : 3.340.000.000đ
- Lợi nhuận là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Lợi nhuận thể hiện hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Năm 2000 lợi nhuận của công ty là -64.721.270đ. Công ty lỗ là 64.721.270đ. Do mới đi vào hoạt động kinh doanh nên mọi thứ còn mới mẻ, thị trường còn xa lạ, vật tư tồn kho còn nhiều, vốn đầu tư xây dựng lớn.
- Năm 2001 lợi nhuận công ty đạt 5.371.722đ. Trong năm thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thứ 2 thực chất chỉ còn là năm đầu, công ty bắt đầu có lợi nhuận.
- Năm 2002 lợi nhuận đạt là : 26.441.757đ, lợi nhuận của công ty ngày càng tăng lên qua các năm. Công ty bước đầu làm ăn có hiệu quả và bước vào giai đoạn sản xuất kinh doanh.
Lợi nhuận ngày càng cao nhưng công ty vẫn cần phải phấn đấu để đạt hiệu quả cao hơn nữa.
* Cơ cấu vốn của công ty như sau :
- Công ty TNHH Đức Việt là mô hình công ty vừa sản xuất vừa làm nhiệm vụ kinh doanh thương mại nên cơ cấu vốn như sau :
Năm 2001 vốn lưu động : 257.405.668đ năm 2002vốn lưu động là : 443.250.738đ nhiều hơn năm 2001 là : 185.845.070 hay chiếm 72,2%.
Vốn cố định năm 2002 : 490.806.541đ đến năm 2003 tăng lên là 652.928.635đ nhiều hơn so với năm 2002 : 162.122.094đ hay chiếm 33,03%.
Vốn lưu động của công ty năm 2003 là : 1.732.460.381đ nhiều hơn so với năm 2002 là : 1.289.209.643 hay 290,85%.
Năm 2002 vốn cố định của công ty là 1.845.282.710đ nhiều hơn so với năm 2003 là : 1.192.354.075 nay 182,6%.
Vốn lưu động của công ty không ngừng tăng qua 3 năm là do mới đi vào hoạt động, đầu tư nhiều phương tiện, dây chuyền công nghệ và mở rộng sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường.
Cơ cấu vốn lưu động so với tổng số vốn :
Năm 2001 Vốnlưuđộng x100%= 257.405.668 x 100%=34,4% Tổng số vốn 748.212.209 Năm 2002 Vốn lưuđộng x 100%= 443.250.738 x 100%=40,43% Tổng số vốn 1.096.179.373 Năm 2003 : 3.577.743.091 381 . 460 . 732 . 1 x 100% = 48,42%.
Nhìn chung cơ cấu vốn lưu động, vốn cố định của công ty đang đi vào ổn định. Vốn lưu động tăng nhanh so với vốn cố định. Năm 2001 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lưu động trong tổng số vốn là 34,4%. Năm 2002 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lưu động trong tổng số vốn là 40,43%. Đến năm 20031 tỷ lệ vốn, cơ cấu vốn lưu động trong tổng số vốn của công ty là 48,42% trong tổng số vốn đầu tư của công ty gần tương đương với vốn cố định. Như vậy cơ cấu này là phù hợp với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa thương mại.
B. Tình hình hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hiện nay ở công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt.
1. Tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh :
- Từ khi đi vào sản xuất kinh doanh đến nay sản phẩm chủ yếu của công ty là mặt hàng xúc xích Đức được sản xuất dây chuyền công nghệ của Đức. Nguyên liệu và toàn bộ gia vị được nhập khẩu từ Đức và được Bộ Y tế chứng nhận là sản phẩm an toàn vệ sinh chất lượng cao, không dùng hoá chất trong bảo quản và chế biến, thực hiện đầy đủ các qui định của Nhà nước như kiểm tra định kỳ chất lượng sản phẩm, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với sản phẩm của công ty. Khi sản xuất và xuất xưởng mỗi lò sản phẩm công ty đều giữ lại 1 sản phẩm mẫu để đối chứng, tự nguyện đăng ký labon ở Đức, tự kiểm tra chất
lượng sản phẩm, sản phẩm của công ty đạt chất lượng tiêu chuẩn của Châu Âu. Ngoài ra còn các sản phẩm khác như thịt sạch các loại, thị hong khói, giăm bông.
Đây là sản phẩm mới ở Việt Nam, một sản phẩm văn hoá ẩm thực của người Đức cho nên người tiêu dùng Việt Nam còn bỡ ngỡ, cho nên lúc đầu công ty đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh gặp phải rất nhiều khó khăn về thị trường người tiêu dùng, công suất và doanh thu chưa cao.
2. Tình hình chung về vật liệu, công cụ dụng cụ ở đơn vị
Do công ty là doanh nghiệp vừa sản xuất vừa là thương mại, mà mặt hàng chủ yếu là xúc xích sản xuất theo dây chuyền công nghệ của Đức. Nguyên liệu và toàn bộ gia vị được nhập khẩu từ Đức nên đây là một dây chuyền sản xuất tương đối phức tạp nên công cụ, vật liệu dùng để phục vụ sản xuất tương đối nhiều. Qui mô sản xuất lớn, vật liệu công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành.
Thị trường tiêu thụ của công ty ngày càng mở rộng. Lúc đầu công ty chỉ giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm ở thành phố Hà Nội và giờ đây sản phẩm của công ty đã có mặt ở các thành phố lớn như TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng. Tiến tới mục tiêu là mở rộng thị trường trong nước, đứng vững và chiếm lĩnh thị trường trong nước, từng bước tiến tới xuất khẩu sang thị trường khu vực và thế giới.
Nhóm khách hàng của công ty là người tiêu dùng có thu nhập cao và khách du lịch quốc tế có nhu cầu về thực phẩm sạch ở các thành phố lớn. Số lượng khách hàng dùng và tin tưởng ngày càng tăng.
Dưới đây là qui trình công nghệ sản xuất xúc xích .Vì điều kiện và thời gian có hạn nên em xin đi sơ lược qui trình sản xuất xúc xích của công ty Đức Việt.
Nguyên liệu gồm : Thịt lợn sạch, gia vị hỗn hợp, đường kính, muối nấu, ruột lợn, ruột cừu, túi nilon PA/PE, vỏ chai Senf, đề can xúc xích.
Qui trình như sau :
Thịt lợn sạch Đường kính Tỏi + muối nấu
Gia vị hỗn hợp Trộn, nghiền và chế biến
Phụ gia khác
Tạo hình và nhồi vào ruột lợn (hoặc ruột cừu
Hấp chín (làm chín), hông khói Bảo dưỡng
Kiểm nghiệm Nhập kho
3. Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại với tính năng, công dụng và mục đích khác nhau yêu cầu người quản lý phải biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. Vì vậy để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán chúng ta cần phải phân loại, sắp xếp thành từng nhóm, từng loại theo một tiêu thức nhất định.
Như vậy vật liệu mua về khi sử dụng để sản xuất ra xúc xích được phân loại ra như sau :
- Nguyên vật liệu chính : Thịt lợn sạch
- Nguyên vật liệu phụ : Ruột lợn, đề can xúc xích, vỏ chai Senf.... Công cụ dụng cụ để sản xuất :
- Dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất : Hệ thống dây chuyền, máy trộn ,dây curoa...
- Dụng cụ đồ nghề: Túi nilon PA/PE, thìa, dĩa và các dụng cụ khác - Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động.
4. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế trong công ty
- Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng tiền để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo một nguyên tắc nhất định. Nhập - xuất - tồn kho phải phản ánh theo giá thực tế.
Hiện nay công ty sử dụng giá thực tế để ghi sổ kế toán. Giá thực tế của nguyên vật liệu là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được các loại nguyên liệu công cụ đó.
- Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của NVL - CCDC được xác định cụ thể hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty gắn liền với việc mua, nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho được tính theo công thức :
Trị giá thực tế nguyên vật liệu CCDC nhập kho = Giá mua theo hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếucó) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ - Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho:
Việc tính toán giá thực tế vật liệu- công cụ dụng cụ xuất dùng là công việc không thể thiếu được của công tác kế toán khi xuất vật liệu, công cụ dụng cụng kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ xuất kho dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau.
Hiện nay công ty áp dụng phương pháp đơn giá bình quân theo gia quyền. Đơn giá bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ) = Trị giá thực tế NVL – CCDC tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL - CCDC nhập trong kỳ Số lượng NVL - CCDC tồn đầu kỳ + Số lượng NVL - CCDC nhập trong kỳ Giá thực tế NVL - CCDC xuất dùng = Số lượng NVL – CCDC xuất dùng x
Đơn giá bình quân gia quyền
5. Tổ chức kế toán vật liệu
5.1- Thủ tục nhập kho :
- Thủ tục và chứng từ nhập kho : Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp phòng Nghiệp vụ của công ty xây dựng kế hoạch sản xuất cho phân xưởng sản xuất. Trong đó nhân viên phải chịu trách nhiệm theo dõi tình hình vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục.
- Chi phí trong quá trình thu mua NVL - CCDC : Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tiền thuê kho, bãi, tiền công tác phí của cán bộ thu mua.
- Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng được bộ phận cung tiêu Phòng kế toán kiểm tra, tính toán, đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế nhập kho được phản ánh như sau :
A- Kế toán tăng nguyên vật liệu
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh, kế toán lập kế hoạch và ký hợp đồng mua vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục.
Thủ tục nhập kho Nguyên vật liệu được tiến hành như sau :
- Khi doanh nghiệp có nhu cầu mua NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, xác định thị trường cung cấp, đối tác, doanh nghiệp tiến hành một số thủ tục mua bán nguyên vật liệu như sau : Hoá đơn GTGT ngày 5 tháng 11 năm 2004 do anh Trần Anh Toàn mua hàng. Thuế suất 5%. Mẫu hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho được lập theo các mẫu sau.
Biểu đồ 1 :
HOÁ ĐƠN
Giá trị gia tăng
(Liên 2 : Giao cho khách hàng) Ngày 05 tháng 11 năm 2004
Mẫu số : 01 GTKT- 3LL
CK/2003B 0068135 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Minh Hiền
Địa chỉ : 75 Đường Trương Định - Hà Nội.
Số tài khoản :
... Điện thoại : 963207 MST : 0101377669
Họ tên người mua hàng : Trần Anh Toàn
Tên đơn vị : Công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt. Địa chỉ : 33 Phố Huế - phường Hàng Bài - Hà Nội
Số tài khoản : ………. Ngân hàng Techcombank
Hình thức thanh toán : Tiền mặt. MST :0101040538
STT Tên hàng hoá dịch vụ
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Thịt lợn mảnh Kg 2.100 18.500 38.850.000
2 Ruột lợn Kg 900 40.187 36.168.300
Cộng tiền hàng : 75.018.300
Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế :3.750.915 Tổng cộng tiền thanh toán : 78.769.215
Số tiền viết bằng chữ : Bảy mươi tám triệu bảy trăm sáu chín nghìn hai trăm mười lăm.
Người mua hàng : (Ký tên) Người bán hàng (Ký tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) (Đóng dấu)
* Các chứng từ sử dụng tại công ty TNHH Đức Việt cho việc hạch toán ban đầu của Nguyên vật liệu :
- Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTKT - 3LL) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT) - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Sổ chi tiết vật liệu (mẫu) - Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ qui trình luân chuyển chứng từ
Ghi hàng ngày => Ghi cuối tháng <--> Đối chiếu kiểm tra
Số hàng trên công ty đã mua chịu của công ty TNHH Minh Hiền. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng về đưa cho thủ kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra các số liệu trên hoá đơn GTGT : Ngày, tháng, năm mua hàng, số lượng trên hoá đơn, đơn giá và kiểm tra thực tế xem số lượng ở ngoài có đúng với những gì ghi trên hoá đơn không.Cuối cùng là lập biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng lập biên bản kiểm nghiệm như sau:
Bảng kê nhập Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Kho NVL - CCDC Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho
Biểu số 2:
Đơn vị : Công ty TNHH sản xuất thương mại và dịch vụ Đức Việt
Địa chỉ : 33 phố Huế - Hàng Bài - Hà Nội
Mẫu : 05-VT Ban hành theo quyết định số 186TC/CĐKT ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hoá)
Ngày 05 tháng 11 năm 2004
Căn cứ vào hoá đơn số 0068135 ngày 5 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH sản xuất, thương mại và dịch vụ Đức Việt.
Biên bản kiểm nghiệm gồm
1.Ông: Nguyễn Xuân Lộc - Phó Giám đốc sản xuất (Trưởng ban)