Do đặc điểm của TSCĐ của công ty bao gồm nhà cửa vật kiến trúc; máy
móc thiết bị; phương tiện vận tải và thiết bị quản lý. Trong đó thì máy móc thiết bị và phương tiện vận tải chiếm một tỷ trọng rất lớn, chính vì thế mà việc vận hành bảo trì máy móc thiết bị cùng các phương tiện vận tải là một việc cần thiết
+ Vận hành và bảo trì máy móc thiết bị
Bốn yếu tố quạn trọng của vận hành và bảo trì trong công tác quản lý
máy móc thiết bị đó là:
1 - Nhất thiết phải cung cấp sách hướng dẫn cho từng loại máy trên công
trường, theo đó những người vận hành, nhân viên ở các phân xưởng, các nhà dự toán cần tiếp cận với ý kiến của các nhà sản xuất về việc bào trì, đại tu, vận hành và những đòi hỏi trong thực tiễn sản xuất. Nếu không làm như vậy sẽ gặp khó khăn về kỹ thuật vận hành, thiếu an toàn sản xuất kém, hay hỏng hóc và công việc khó có thể được tổ chức một cách hiệu quả.
2 - Cần tổ chức lớp tập huấn cho những người vận hành, thợ máy và có
lớp bồi dưỡng phù hợp cho các đối tượng lao động khác.
3 - Nên xây dựng kế hoạch đầy đủ về vận hành và bảo trì cho từng thiết
bị máy từ trước để phát huy cao độ khả năng sử dụng máy.
4 - Toàn bộ phân xưởng và nhóm sửa chữa cần được tập luyện và tổ
chức một cách hợp lý để đạt hiệu quả kinh tế.
Hầu hết các thợ cơ khí và những người vận hành phải có kỹ năng tốt để
điều khiển các loại máy móc thiết bị. Khi có cơ hội nên tạo điều kiện cho họ làm quen với các bộ phận khác của máy móc và giới thiệu cho họ các thiết bị lớn và phức tạp hơn. Nhiều người vận hành thường có ít kiến thức về các thiết bị mà họ đang vận hành vì vậy phải giảng dạy kỹ lưỡng cách vận hành và bảo trì thiết bị để vận hành chính xác thiết bị đó, nhất là đối với thiết bị lớn và phức tạp.
Vận hành và bảo trì có liên quan chặt chẽ với nhau, nếu khai thác máy
móc quá mức quy định mà lợi là việc bảo trì sẽ đem lại những tổn thất khôn lường. Ngoài việc giảm tuổi thọ của máy, phá máy mà còn gây tai nạn lao động dẫn đến thiệt hại về kinh tế. Đối với máy móc thiết bị ta cũng thường có quy định và chia cấp bảo dưỡng như đại tu, trung tu, tiểu tu phụ thuộc
vào số giờ sử dụng. Để tránh nhầm lẫn bộ phận quản lý máy móc thường dùng các phiếu có mầu sắc khác nhau để phân biệt chế độ bảo dưỡng duy tu máy.
+ Tận dụng tối đa năng lực của máy móc thiết bị
Những máy móc thiết bị được mua về phải được đưa vào sử dụng ngay,
tránh gây tình trạng lãng phí. Điều quan trọng nhất trong việc tận dụng khai thác tính năng của máy móc thiết bị chính là sự điều phối, phân công cho các đội xe máy, hoạt động một cách có khoa học hợp lý sao cho không để cho máy móc nhàn rỗi một cách lãng phí. Ngoài ra có thể dùng hình thức cho thuê những máy móc nhàn rỗi để tận dụng hết tính năng, công suất của máy.
+ Xử lý thanh lý các Tài sản lạc hậu xuống cấp
Việc thanh lý những TSCĐ đã xuống cấp làm ảnh hưởng đến công việc
kinh doanh, quản lý là việc cần làm.
Công ty phải luôn chú ý đến những máy móc, thiết bị đã cũ, đặc biệt là
đối với những máy móc thiết bị đã hết tuổi thọ kinh tế. Việc vận dụng chúng, bảo quản bảo dưỡng để kéo dài tuổi thọ kỹ thuật cũng là điều nên làm, nhưng doanh nghiệp cũng phải luôn theo dõi tránh tình trạng đến lúc chúng trở nên quá cũ kỹ dẫn đến việc phải chi các khoản chi phí bảo dưỡng, sửa chữa quá lớn.
Khi đã tiến hành khấu hao hết máy móc thiết bị, đồng thời với việc thực
hiện các phương án nâng cấp, sửa chữa lớn các loại TSCĐ đó, Công ty cũng phải có kế hoạch trong tương lai gần để thanh lý, xử lý chúng.
Bên cạnh vấn đề thanh lý máy móc thiết bị thì hiện tại Công ty có một hệ
thống các thiết bị quản lý văn phòng đã lạc hậu, cũ kỹ (bàn ghế, máy vi tính ...) tuy nó chiếm một tỷ trọng trong TSCĐ không lớn nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc của các cán bộ. Bởi nó là điều kiện môi
trường làm việc trực tiếp tác động đến các nhân viên, cán bộ làm trong văn phòng. Trong khi đó việc thực hiện thanh lý, và mua mới các thiết bị này không phải là khó khăn đối với Công ty.
+ Tăng cường đầu tư, mua sắm mới TSCĐ
Một doanh nghiệp lớn mạnh, phát triển phải là một doanh nghiệp có khả
năng và luôn đổi mới TSCĐ của mình theo sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, phục phụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Trong thời gian tới, để nâng cao năng lực sản xuất, năng lực cạnh tranh của mình thì Công ty cần phải đầu tư vào mua sắm TSCĐ.
+ Tăng cường đầu tư, mua sắm nhà cửa vật kiến trúc
Nhà cửa vật kiến trúc hiện tại thì nó chưa xứng với tầm vóc của một công
ty như hiện nay với một năng lực xây dựng như thế, tuy hàng năm chi phí cho nhà cửa vật kiến trúc xấp xỉ trên dưới một tỉ đồng nhưng vẫn chưa khang trang như vốn dĩ nó phải có. Chính vì vậy cần phải đầu tư cho nhà cửa trang thiết bị nội thất nhiều hơn, và có quy mô hơn. Vì đây chính là bộ mặt của Công ty.
+ Đầu tư mua sắm thiết bị và máy móc xây dựng
Vì máy móc, thiết bị chiếm một tỷ trọng lớn trong TSCĐ của Xí nghiệp vì
vậy việc lựa chọn máy móc là một điều hết sức quan trọng không thể thiếu trong đầu tư, mua sắm máy móc thiết bị xây dựng.
- Các thông số để lựa chọn máy móc thiết bị xây dựng
Đối với các hợp đồng xây lắp các công trình điện, xây dựng công nghiệp
thì một phần không nhỏ giá trị của hợp đồng cũng như khi đánh giá nhà thầu được biểu hiện qua việc đề xuất các thiết bị xây dựng sử dụng cho công trình. Trong các trường hợp như vậy việc lựa chọn máy móc được tiến hành
hết sức cẩn thận thông qua các khía cạnh về tài chính. Những yêu cầu chính cần phải xem xét là:
+ Toàn bộ chi phí cho mỗi đơn vị để thiết bị vận hành tốt và an toàn.
+ Tính năng sử dụng của mỗi thiết bị đã được đề xuất.
+ Độ an toàn và phụ tùng thay thế. Các nhân tố cần được tính toán là:
* Độ tin cậy của thiết bị.
* Dễ bảo quản.
* Dễ vận chuyển và điều khiển.
* Khả năng đáp ứng công việc của thiết bị.
* Khả năng bán lại được.
* Thời điểm được bán ra đầu tiên.
Hiện nay chi phí để vận hành mỗi đơn vị theo tiêu chuẩn này là rất được
quan tâm và là chỉ tiêu quan trọng. Thiết bị này đã được lựa chọn cho một hợp đồng dài hạn sẽ được đặt hàng cho phù hợp, mà cơ sở để lựa chọn là chi phí. Căn cứ vào tính năng của thiết bị, người ta sẽ chọn chúng để sử dụng cho một số các hợp đồng nhỏ. Một thiết bị dễ điều khiển cũng là một tiêu chuẩn quan trọng để xem xét và quyết định.
Trong việc lựa chọn máy móc cho một công việc cụ thể, điều thiết yếu là
phải kiểm tra một cách kỹ càng công suất của thiết bị. Máy móc có công suất lớn hơn yêu cầu của công việc thì dùng nó sẽ không kinh tế, trong khi đó máy móc có công suất thấp hơn yêu cầu của công việc sẽ hay bị hỏng hóc và chi phí bảo trì cao. Việc lựa chọn loại và cỡ máy cần cho phù hợp và đặc biệt quan trọng. Chi phí phụ trội do công suất của máy cần lớn hơn yêu cầu
thường được bù đắp bằng việc tiết kiệm các khoản chi phí ở công trường. Việc xem xét lại các chi tiết trong phương án và trình tự công việc nên được tiến hành trước khi được chọn máy xây lắp.
- Các biện pháp để có được máy xây dựng.
Có năm cách chọn máy xây dựng phù hợp với yêu cầu của hợp đồng cụ thể đó là:
+ Nhận từ kho hay xưởng.
+ Mua theo phương thức trả ngay bằng tiền mặt.
+ Bằng thuê mua.
+ Thuê của một tổ chức kinh doanh cho thuê. + Vay tiền để chuần bị máy móc.
Mỗi cách tiếp cận đều có những mặt mạnh và hạn chế của nó và các cơ sở để cạnh tranh đều dựa vào ưu thế của các chi tiết chính trong máy móc.
* Máy riêng của nhà thầu:
Thông thường người ta sử dụng máy móc riêng của nhà thầu, việc tìm
kiếm ở bên ngoài sẽ bất lợi về tài chính. Nguồn vốn chủ yếu đã được đầu tư và có nhu cầu tìm kiếm việc làm cho máy móc để tạo lợi nhuận. Tìm công việc để cho máy móc được sử dụng liên tục phải phù hợp với khả năng của máy móc, thường có sự tranh chấp giữa nhà thầu với những người giám sát công trình (người của chủ đầu tư) vì những người này cũng am hiểu về máy móc nên hay xảy ra việc tranh cãi về tính năng của máy.
Nơi nào mà nhà thầu tin chắc là công việc được tiến hành giống tương tự
hiệu quả. Nơi mà các công việc có bản chất khác với công việc trước mà nhà thầu đã làm thì việc dùng máy riêng của nhà thầu sẽ có hiệu quả.
* Mua trả ngay bằng tiền mặt
Mua trả ngay bằng tiền mặt các thiết bị là phương án có hiệu quả ngay
trong việc sử dụng. Tuy nhiên, đó là biện pháp cứng nhắc và có ảnh hưởng đến lượng tiền mặt lưu thông của tổ chức. Cần phải tính toán xem giữa việc bỏ tiền ra mua và việc đầu tư khoản tiền đó cho công việc khác thì việc nào có lợi hơn. Nên so sánh việc mua thiết bị với việc giành quyền sử dụng thiết bị theo một phương thức khác.
* Thuê mua máy móc xây dựng
Mua máy xây dựng theo phương thức thuê mua là việc trả trước một
khoản tiền như là để đặt cọc, thường là khoảng 30%, phần còn lại sẽ trả trước khi hết 1/2 thời gian sử dụng máy. Tổng chi phí mua theo phương pháp này bao giờ cũng cao hơn phương thức trả tiền ngay, song quỹ tiền mặt để lưu thông sẽ được cải thiện do quyết định này của nhà thầu. Lý tưởng nhất là máy móc tạo được một khoản lợi nhuận bằng với chi phí cho nó đến khi đến hạn phải trả.
* Thuê máy móc
Thuê máy móc xảy ra khi có yêu cầu đáp ứng cho một công việc cụ thể
trong các giai đoạn ngắn hoặc nhu cầu sử dụng dưới 50%. Điều này thường là rất linh hoạt và tiết kiệm hơn vì việc mua máy quá đắt sau này ít khi sử dụng lại. Việc cho thuê hay thuê máy thường được tính theo ngày, tuần hoặc tháng. Chủ máy thường phải chịu về bảo hiểm, các chi phí cho bảo trì và các dịch vụ cho người vận hành máy, người thuê tự bỏ nhiên liệu và dầu mỡ bôi trơn.
Việc thuê máy là dùng cho một mục đích sử dụng cụ thể, ít khi nhà thầu
đây là công việc của một nhà thầu phụ. Các nhà thầu không nên có các quyết định mua máy với ý nghĩa là khi không dùng đến có thể đem cho thuê lại vì nếu kinh tế không ổn định thì nhà thầu sẽ phải chịu một khoản chi phí rất đắt mà lại không sử dụng được máy vào việc gì.
* Cho thuê máy
Cho thuê máy là việc chuẩn bị máy móc cho nhà thầu và người đi thuê phải trả tiền theo tháng. Khi kết thúc giai đoạn cho thuê, nhà thầu thường chọn việc mua giá trị còn lại của máy vì thường là chúng được giảm giá. Việc cho thuê có lợi thế là lấy khoản tiền cho thuê để chi phí cho vận hành mà lại không phải chịu thuế từ thời điểm đó, người thuê có trách nhiệm sửa chữa bảo trì và giữ cho máy luôn ở trạmg thái tốt.
Liên quan đến việc thuê và cho thuê máy, nhiều hợp đồng đòi hỏi người
chủ đầu tư có quyền kiểm soát máy móc của nhà thầu trong trường hợp có sự trục trặc trong quá trình thực hiện.
Chi phí cho vận hành máy xây dựng thường có ảnh hưởng lớn đến toàn
bộ chi phí của hợp đồng. Vì thế trước khi mua một máy mới cho dự án cần phải lên dự toán, dù chỉ là tương đối, chi phí vận hành của máy đó.