2.1. Quá trình hình thành và phát triển.
Tên cơ quan: BHXH quận Long Biên.
Địa chỉ: số 373 Ngọc lâm - Long Biên - Hà Nội. Số điện thoại: 04 6501298.
Bảo hiểm xã hội quận Long Biên được thành lập và chính thức đi vào hoạt động kể từ tháng 1/2004, với số cán bộ công chức là 16 người, trong đó có 8 cán bộ công chức có trình độ đại học. Tuy mới thành lập, song Bảo hiểm quận đã mau chóng ổn định tổ chức, duy trì thường xuyên có nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Năm 2004, trên địa bàn có 266 đơn vị tham gia BHXH với số lao động là: 16.598 người, tổng số tiền chi trả 1 năm là 93,1 tỷ đồng. Cũng trong năm này, BHXH quận đã được nhận giấy khen của BCH liên đoàn lao động Quận Long Biên.
Sau một thời gian, số cán bộ công chức của BHXH quận Long Biên đã tăng lên 21 người, trong đó có 12 người có trình độ đại học. Trên địa bàn quận hiện nay đã có 612 đơn vị với số lao động tham gia BHXH là 46.241 người.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của BHXH Quận Long Biên.
BHXH quận Long Biên là cơ quan trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội đặt tại đường Ngọc Lâm – Long Biên – Hà Nội, nằm trong hệ thống BHXH Việt Nam. BHXH quận Long Biên chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của giám đốc BHXH thành phố, chịu sự quản lý hành chính trên địa bàn lãnh thổ của UBND quận Long Biên.
BHXH quận Long Biên có tư cách pháp nhân, có trụ sở, có con dấu và tài khoản riêng.
Về chức năng nhiệm vụ: BHXH quận Long Biên có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu như sau:
- Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức và các đơn vị đóng trên địa bàn quận. Lập danh sách lao động thuộc diện áp dụng loại hình BHXH bắt buộc để thực hiện đóng góp BHXH theo như luật định.
- Hàng tháng BHXH quận Long Biên phải nắm được danh sách số lượng các cán bộ công nhân viên chức trước đây trong biên chế, hợp đồng dài hạn đã tham gia đóng BHXH.
- Hàng tháng các đơn vị phải làm phiếu báo tăng, giảm mức đóng BHXH so với danh sách đã đăng ký để BHXH kịp thời điều chỉnh.
- Tổ chức tiếp nhận người đến đăng ký, hưởng BHXH hoặc làm thủ tục để chuyển đi nơi khác theo như quy định của BHXH.
- Tổ chức thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp mất sức, các chính sách xã hội. Đảm bảo nguyên tắc an toàn, đúng đối tượng.
- Lập dự toán và thanh quyết toán các khoản trợ cấp theo đúng quy định của bộ Tài chính và Kiểm toán Nhà nước.
- Quản lý lưu trữ hồ sơ, khai thác danh sách đóng BHXH của các cơ quan đơn vị, tổ chức.
- Thực hiện chế độ tử tuất, các chế độ với người hưu trí hoặc đi công tác theo đúng quy định của Nhà nước ban hành.
- Tiến hành thanh tra, xác minh các đơn thư khiếu nại, tố cáo để có kết luận kịp thời khi đối tượng yêu cầu.
- Thực hiện điều chỉnh lương hưu và trợ cấp theo như quy định của Nhà nước và theo hướng dẫn của cơ quan BHXH cấp trên.
2.3. Cơ cấu tổ chức của BHXH Quận Long Biên.
BHXH quận Long Biên gồm 21 cán bộ viên chức được chia thành 5 bộ phận chức năng để thực hiện các nhiệm vụ chung trên trên của Quận. Cụ thể các bộ phận được thể hiện như trong sơ đồ cơ cấu tổ chức sau:
Giám đốc với nhiệm vụ phụ trách chung công tác tổ chức, công tác chính sách, công tác chi trả chế độ và công tác tình hình kế toán.
Phó giám đốc: Chị Lê Thị Kim Thúy.
Phó giám đốc với nhiệm vụ phụ trách công tác thu BHXH và công tác chính sách chung của cơ quan.
Phó giám đốc: Chú Lê Ánh Dương.
45 Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Bộ phận thu Bộ phận chính sách Bộ phận giám định chi Bộ phận kế toán Bộ phận BHXH tự nguyện
Nhiệm vụ của phó giám đốc là phụ trách chung bộ phận kế toán, bộ phận giám định chi và bộ phậnb tự nguyện.
Bộ phận thu: Gồm 9 cán bộ, trong đó có 1 phụ trách do phó GĐ Lê Thị Kim Thúy trực tiếp phụ trách.
Bộ phận Thu có chức năng giúp Giám đốc quản lý và thực hiện nhiệm vụ thu đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ của bộ phận thu: bao gồm các nhiệm vụ như sau:
- Thực hiện thu BHXH của người sử dụng lao động, người lao động và các đối tượng khác theo quy định.
- Cung cấp hồ sơ tài liệu cho các phòng có liên quan để thực hiện nhiệm vụ quản lý của BHXH Thành phố.
- Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc công tác thu BHXH bắt buộc đối với BHXH, huyện. Thực hiện thẩm định số thu BHXH hội gửi các bộ phận có liên.
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, tổng hợp báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
Bộ phận chế độ chính sách: gồm 2 cán bộ.
Bộ phận Chế độ, chính sách có chức năng giúp Giám đốc quản lý toàn bộ các chế độ BHXH và tổ chức thực hiện 3 chế độ BHXH: Hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp trên địa bàn đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc và tự nguyên theo quy định như của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ hưởng BHXH của các doanh nghiệp, các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Thực hiện đúng, kịp thời các chế độ, chính sách BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện theo quy định của pháp luật. Lập hồ sơ
hưởng các chế độ BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện theo hướng dẫn của BHXH cấp trên.
- Tổ chức cấp giấy chứng nhận cho những người hưởng trợ cấp BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện hàng tháng.
- Lập danh sách đối tượng hưởng các chế độ trợ cấp BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện hàng tháng chuyển và in danh sách chi trả, chuyển sang bộ phận kế toán để thực hiện chi trả.
- Trả lời đơn thư về chế độ, chính sách. Phối hợp với bộ phận Quản lý Thu, bộ phận Giám định chi, bộ phận kế toán và bộ phận Bảo hiểm tự nguyện giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội theo quy định.
- Tổng hợp đề xuất với BHXH Thành phố Hà Nội việc sửa đổi, bổ sung chính sách, pháp luật BHXH.
- Thực hiện chế độ thống kê, tổng hợp, báo cáo theo quy định.
Bộ phận giám định chi: gồm 2 cán bộ.
Bộ phận Giám định chi có chức năng giúp Giám đốc tổ chức việc thực hiện các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, khám chữa bệnh; việc phục vụ thanh quyết toán chi BHXH, công tác giám định y tế phục vụ thanh quyết toán chi phí khám chữa bệnh theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Xây dựng kế hoạch chi trả các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, khám chữa bệnh hàng quý, năm theo hướng dẫn của BHXH Thành phố và chuyển cho bộ phận Kế toán chuẩn bị nguồn để cấp phát cho đối tượng.
- Tiếp nhận, kiểm tra, thẩm định và tổng hợp hồ sơ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, khám chữa bệnh hàng quý, năm trên địa bàn quận Long Biên.
- Thực hiện công tác giám định, tổ chức thường trực tại cơ sở khám chữa bệnh để giám định các hồ sơ bệnh án và phối hợp với cơ sở khám chữa bệnh trong việc tổ chức khám chữa bệnh cho người có sổ, thẻ.
- Theo dõi, kiểm tra sổ, thẻ BHYT và việc khám chữa bệnh.
- Tiếp nhận, phân loại, khai thác sử dụng và tổ chức quản lý, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nhiệm vụ của bộ phận theo quy định.
- Thực hiện chế độ thông tin kịp thời, tổng hợp báo cáo theo định kỳ hàng tháng, quý, năm theo quy định.
Bộ phận kế toán: gồm 5 cán bộ do phó GĐ Lê Ánh Dương trực tiếp phụ trách.
Bộ phận Kế toán có chức năng giúp Giám đốc thực hiện công tác tổ chức hạch toán, kế toán của BHXH quận Long Biên theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chủ trì phối hợp với các bộ phận để lập, giao kế hoạch và tổng hợp đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch tài chính: thu, chi bảo hiểm xã hội, chi quản lý bộ máy, chi đầu tư xây dựng,... hàng quý và hàng năm.
- Chuyển kịp thời tiền thu BHXH vào tài khoản của BHXH Thành phố Hà Nội theo quy định.
- Tổ chức cấp phát kịp thời kinh phí để chi trả cho đối tượng hưởng các chế độ trợ cấp BHXH bắt buộc và BHXH tự nguyện.
- Tổ chức cấp phát và quản lý kinh phí chi cho hoạt động quản lý bộ máy, nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, mua sắm trang thiết bị và các nguồn kinh phí khác của BHXH quận Long Biên.
- Thực hiện đầy đủ chế độ, định mức chi tiêu tài chính, tổ chức hạch toán, kế toán đúng chế độ kế toán theo quy định.
- Theo dõi, lưu trữ , quản lý chứng từ sổ sách kế toán theo quy định.
- Thực hiện chế độ thông tin, tổng hợp báo cáo tài chính theo định kỳ tháng, quý, năm gửi BHXH Thành phố theo quy định.
Bộ phận BHXH tự nguyện: gồm 2 cán bộ.
Bộ phận Bảo hiểm tự nguyện có chức năng giúp Giám đốc quản lý và tổ chức thực hiện các chế độ BHXH tự nguyện theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Tổ chức khai thác đối tượng, thực hiện thu quỹ BHXH tự nguyện cho đối tượng tham gia BHXH tự nguyện theo quy định.
- Quản lý các đối tượng tham gia bảo hiểm tự nguyện. Theo dõi thời hạn sử dụng sổ, thẻ bảo hiểm, sự biến động đối tượng.
- Quản lý các đối tượng là Người có công với Cách mạng theo, Pháp lệnh ưu đãi người có công với Cách mạng, quy định và đối tượng người nghèo theo quy định hiện hành. Theo dõi thời hạn sử dụng sổ, thẻ bảo hiểm và sự biến động đối tượng.
- Hàng quý, năm phối hợp với các bộ phận có liên quan thẩm tra số liệu thu, chi quỹ BHXH tự nguyện làm cơ sở cho việc lập báo cáo quyết toán.
- Thực hiện công tác thông tin tuyên truyền về quyền và trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân trong việc tham gia BHXH tự nguyện.
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình tổ chức thực hiện BHXH tự nguyện tại địa phương, đề xuất giải pháp xử lý những vướng mắc và kiến nghị biện pháp phát triển, mở rộng đối tượng tham gia BHXH tự nguyện.
- Thực hiện chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định.
3. Tổ chức thực hiện thu và quá trình thu ở BHXH Quận Long Biên
3.1. Tổ chức thực hiện thu tại BHXH Quận Long Biên
Mặc dù quận Long Biên mới được hình thành trong những năm gần đây nhưng quận cũng có một số đặc điểm khá thuận lợi trong việc tiến hành
hoạt động thu. Là một quận có địa bàn rộng lớn, có dân cư tập trung, có các khu công nghiệp lớn với số lượng công nhân lao động rất lớn. Chính những đặc điểm đó là điều kiện tốt để thực hiện công tác thu. Để thực hiện tốt mục tiêu thu quỹ BHXH năm sau cao hơn năm trước; đồng thời mở rộng đối tượng thu BHXH bắt buộc nhằm đảm bảo nguyên tắc cân đối thu chi và giảm Ngân sách Nhà nước, tăng Ngân sách BHXH, BHXH quận Long Biên đã tổ chức thực hiện công tác thu đối với nhiều biện pháp và hình thức: BHXH quận đã giao nhiệm vụ cụ thể chi tiết cho từng cán bộ chuyên thu tại bộ phận thu BHXH, chịu trách nhiệm quản lý các đơn vị tham gia BHXH.
Để thực hiện tốt mục tiêu thu quỹ BHXH một cách đầy đủ, kịp thời và đúng luật thì mỗi cán bộ thu nói riêng và bộ phận thu nói chung đã cố gắng thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao như:
Đầu tiên, BHXH quận Long Biên thường xuyên thực hiện rà soát, lập danh sách các đơn vị đang hoạt động trên địa bàn nhằm phát hiện thêm các đối tượng mới cần tham BHXH trên địa bàn quản lý của quận mình. Việc phát hiện thêm các đối tượng mới phải đóng BHXH có ý nghĩa rất quan trọng với sự tồn tại và phát triển không chỉ đối với BHXH quận Long Biên nói mà còn ảnh hưởng đến cả BHXH nói chung. Từ đó làm tăng thêm số lượng lao động phải đóng góp vào quỹ BHXH và tất nhiên dẫn đến Ngân sách của quỹ BHXH tăng lên, tách xa dần Ngân sách Nhà nước. Hoạt động này thực hiện tốt được nhờ đó mà hoạt động BHXH cũng được thực hiện tốt hơn theo nguyên tắc lấy số đông bù số ít.
Thứ hai, BHXH quận Long Biên thường xuyên cử cán bộ tiếp xúc với các đơn vị sử dụng lao động. Công tác thu có được thực hiện một cách hiệu quả hay không trước tiên là phải tạo điều kiện cho cán bộ chuyên trách được khảo sát thực tế. Hiện nay tại BHXH có 9 cán bộ làm công tác chuyên thu và một số cán bộ vừa thực hiện công việc khác vừa thực hiện công tác thu. Trong
khi đó, khối lượng đơn vị cơ sở thuộc diện quản lý lại rất lớn. Với việc tiếp xúc trực tiếp với các đơn vị sử dụng lao động như vậy, các cán bộ chuyên trách công tác thu BHXH đã nắm rõ các công việc:
+ Nắm chắc tình hình số lượng lao động có trong các đơn vị để tránh tình trạng các đơn vị sử dụng lao động kê khai số lao động ít hơn so với thực tế gây thiệt thòi cho người lao động khi họ gặp khó khăn. Hơn nữa còn có thể nắm chắc được tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và tình hình quỹ lương thực tế.
+ Tuyên truyền, giải thích các chế độ cho người sử dụng lao động giúp họ hiểu được quyền lợi và nghĩa vụ mà họ phải thực hiện, tránh tình trạng trốn tránh trách nhiệm tham gia BHXH đối với người lao động. Các cán bộ còn cung cấp thêm cho họ các sách báo có liên quan đến ngành BHXH nhằm giúp họ nắm được các thông tin về BHXH.
+ Hướng dẫn các đơn vị sử dụng lao động lập danh sách lao động, quỹ tiền lương tham gia đóng BHXH.
+ Hướng dẫn các đơn vị làm phiếu tăng, giảm mức đóng BHXH hàng tháng đến người lao động, lập bảng đối chiếu nộp BHXH cho cơ quan BHXH
+ Quy định và thông báo lịch làm việc của các cán bộ chuyên thu cho các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Quận.
Thứ ba: thực hiện đôn đốc, theo dõi, ghi chép kết quả đóng góp BHXH + Hàng tháng, cán bộ thu căn cứ vào danh sách lao động, quỹ tiền lương đơn vị đăng ký và phiếu tăng giảm mức đóng BHXH để xác định số tiền BHXH phải đóng. Đồng thời đôn đốc nhắc nhở các đơn vị đóng BHXH theo đúng quy định của thông tư số 58/TT – HCSN ngày 24 tháng 7 năm 1995 của Bộ tài chính, cũng như thông báo kịp thời những đơn vị nợ tiền đóng BHXH từ hai tháng trở lên để các đơn vị khẩn trương nộp tiền.
+ Ngoài ra các cán bộ chuyên trách còn ghi chép chi tiết và chính xác kết quả đóng BHXH của từng cơ quan, từng đơn vị vào đầy đủ các mẫu sổ sách. Hàng tháng phải đối chiếu với cán bộ tổng hợp thu của Thành phố về kết quả đóng BHXH của từng đơn vị tên địa bàn Quận.