Sổ tổng hợp Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản 331. Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng quý phản ánh phát sinh nợ, có, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết.
Mẫu biểu số 14: CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ : 23 Ngày 30 tháng 06 năm 2007 ST T Trích yếu Sốhiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 698,500,600 2 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 832,640,080 3 Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) 632 331 126,950,583 4 Mua hàng 1561 331 223,968,700 5 Mua hàng 133 331 10,665,176 6 Mua hàng ( Giá tạm tính ) 1561 331 164,000,000 7 Mua hàng 1561 331 293,968,900 8 Mua hàng 133 331 13,998,519 9 Mua hàng 1561 331 339,968,793 10 Mua hàng 133 331 16,188,990 Cộng x x 2,720,250,341 Mẫu biểu số 15 CHỨNG TỪ GHI SỔ số:24 Ngày 30 tháng 06 năm 2007
STT Trích Số hiệu TK Số tiền Nợ Có 1 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 112 698,500,600 2 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 532,640,080 3 Chuyể n tiền đặt cọc Nhà máy Việt Đức 331 112 300,000,000 4 Bự trừ 331 138 2,600,000
các khoản chi hộ Cty ViệtTh anh 5 Chuyể n tiền đặt cọc Cty Hoà Phát 331 111 90,000,000 6 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 111 100,000,000 7 Trả tiền hàng cho nhà cung cấp 331 112 153,000,500 8 Trả tiền 331 111 120,000,000
hàng cho nhà cung cấp Cộng 1,996,741,180
Như vậy căn cứ vào chứng từ gốc và sổ theo dõi chi tiết phải trả người bán và số liệu tổng hợp. Ngoài ra căn cứ bảng kê có liên quan kế toán ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cho các đối tượng ghi trên một dòng cuối tháng thực hiện khóa sổ và tính ra tổng số phát sinh trên của tài khoản 331 đối ứng với nợ tài khoản có liên quan để ghi vào sổ cái tài khoản 331.
Mẫu biểu số 16 SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 06 năm 2007 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 23 30/06 2,720,250,341
24 30/06 1,996,741,180
Cộng 4,716,991,521
Người lập Kế toán trưởng
(Ký tên) ( Ký tên)
Khi tiến hành ghi sổ cái theo quý kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ và số phát sinh có trong 3 tháng ví dụ kế toán tổng hợp số liệu tháng 1, tháng 2, tháng 3 từ sổ đăng ký chứng từ. Chứng từ Diễn giải TKĐ ƯNG Số Tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ 2,023,670,600
05/06 UNC Thanh toán tiền 112 698,500,600
05/06 6450 Mua hàng 1561 223,968,700
05/06 6450 Mua hàng 133 10,665,176
10/06 PC Thanh toán tiền 111 532,640,080
10/06 Giá vốn 632 698,500,600 10/06 Giá vốn 632 532,640,080 10/06 UNC Đặt cọc 112 300,000,000 10/06 Giá vốn 632 126,950,583 20/06 Mua hàng (Tạm tính) 1561 164,000,000 20/06 PC Bù trự chi hộ ViệtTha 138 2,600,000 20/06 6451 Mua hàng 1561 293,968,900 20/06 6451 Mua hàng 133 13,998,519
Mẫu biểu số 17 Sổ Cái
TK: phải người bán Tháng 06 năm 2007
23/06 PC Đặt cọc 111 90,000,000 24/06 PC Thanh toán tiền 111 100,000,000
26/06 UNC Thanh toán tiền 112 153,000,500
30/06 6452 Mua hàng 1561 339,968,793
30/06 6452 Mua hàng 133 16,188,990
30/06 PC Thanh toán tiền 111 120,000,000
Cộng phát sinh 1,996,741,180 2,720,250,341
Dư cuối kỳ 2,747,179,761
Ngoài ra, công ty và phía nhà cung cấp sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định số nợ phải trả nhà cung cấp dựa trên bảng kê mua hàng do nhà cung cấp lập.
Mẫu biểu số 18: Biên bản đối chiếu công nợ với người bán Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ
Hôm nayngày 30/06/2007 tại Phòng kế toán Công ty TNHH Việt Thanh.
Đại diện công ty TNHH Việt Thanh
Bà : Ngô Thị Hà GĐ Kinh Tế
Bà : Nguyễn Thu An Trưởng Phòng kế toán
Đại diện Công ty TNHH Phú Đức
Bà : Lê Thanh Thuý Phó Giám Đốc Bà : Hà Mạnh Hải Kế toán trưởng
Đó tiến hành đối chiếu công nợ từ ngày 01/06 đến 30/06/2007 nội dung như sau: - Số dư đến ngày 31/5/2007 là: 220,893,990 đ
- Từ ngày 1/06/2007 đến ngày 30/06/2076 Công ty Phú Đức đó mua hàng với tổng số tiền là: 426,768,943 đ
- Công ty Phú Đức đó thanh toán bằng chuyển khoản và tiền mặt với số tiền là là:
210,000,000 đ
(bằng chữ: Bốn trăm ba bẩy triệu sáu trăm sáu hai ngàn chín trăm ba ba đồng./)
Biên bản này là cơ sở pháp lý để hai bên thanh toán Công nợ. Nếu còn phát hiện gì sai sót thì hai bên cựng nhau bàn bạc giải quyết
Đại diện bên mua Đại diện bên bán
( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu )
* Tình hình thanh toán tại Công ty Phú Đức
Để phân tích tình hình tài chính của Công ty ta tiến hành lập bảng phân tích tình hình thanh toán như sau:
Mẫu biểu số 19
Bảng phân tích tình hình thanh toán quý II năm 2007
STT Chỉ tiêu Đầu quý Cuối quý
Chênh lệch
Giá trị %
I Các khoản phải
thu 2,166,428,193 2,573,439,183 407,010,990 18.787 1 Phải thu của
khách hàng 2,067,868,193 2,293,969,183 226,100,990 10,934 2 Phải thu nội bộ 1,460,000 2,640,000 1,180,000 80.822 3 Phải thu khác 90,700,000 70,000,000 (20,700,000) -22.822 4 Trả trước cho người bán 0 190,000,000 190,000,000 5 Tạm ứng 6,400,000 16,830,000 10,430,000 162.97 II Các khoản phải trả 5,736,968,454 3,087,495,666 (2,649,472,788) -46,182 1 Vay ngắn hạn 1,500,000,000 0 (1.500.000.000) -100 2 Phải trả người bán 2,086,383,586 2,393,843,283 307,459,697 14.736 3 Phải nộp ngân sách 69,523,968 34,906,383 (34,617,585) -49.793
4 Phải trả CNV 980,000 5,080,000 4,100,000 418.36 5 Phải trả khác 150,000,000 120,983,000 (29,017,000) -19.344 6 Vay dài hạn 1,930,080,900 532,683,000 (1,397,397,900) -72.401
Qua bảng phân tích trên ta thấy các khoản phải thu cuối quý tăng lên so với đầu quý là : 407,010,990đ như vậy có nghĩa là công ty đó bị chiếm dụng vốn thêm 407,010,990đ trong đó số người mua chiếm dụng là 226,100,990đ nó chiếm tỷ lệ nhiều nhất trong số các khoản phải thu. Riêng các khoản phải thu nội bộ vẫn chiếm tỷ trọng nhỏ trong khoản phải thu, các khoản phải thu khác giảm đi (20,700,000đ). Như vậy công ty cần phải có phương pháp thu hồi công nợ để đảm bảo tình hình thanh toán của Công ty được tốt.
Mặt khác so với đầu quý thì các khoản phải trả giảm đi 2,649,472,788đ trong khi đó ở quý II các khoản vay ngắn hạn là không có, còn các khoản phải nộp ngân sách nhà nước và phải trả khác thì lại giảm. Các khoản phải trả người bán tăng lên, như vậy Công ty đã chiếm dụng vốn, điều này là rất tôt. Nhưng nhìn chung doanh nghiệp chiếm dụng vốn của người khác giảm đi, các khoản vay dài hạn cũng giảm so với đầu quý. Vì vậy Công ty cần phải có kế hoạch tăng cường doanh thu có biện pháp thu hồi công nợ đủ để chi trả các khoản nợ ngắn hạn.
Điều quan trọng là cần phải có biện pháp tài chính chặt chẽ để thu hồi các khoản phải thu từ khách hàng, giảm các khoản vay ngắn hạn, vì khi đi vay thì doanh nghiệp sẽ bị mất một khoản chi phí lãi vay điều này sẽ làm giảm lợi nhuận của khách hàng và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán tức thời của công ty cũng như cơ hội kinh doanh của Công ty .
Chương 3
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương mại Phú Đức
3.1. Đánh giá thực trạng về kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty.
* Đánh giá chung:
Công ty Phú Đức đã có một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và
trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu cơ sở vật chất còn lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ nhân viên cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân năng động sáng tạo trong công việc. Công ty đã và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. Cùng với việc nâng cao trình độ quản lý thì cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cũng từng bước được hiện đại hóa và không ngừng phát triển.
Việc trang bị máy tính đồng bộ máy tính cho các phòng kế toán là một điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Giúp cho kế toán có thể tính toán, tổng hợp số liệu về bảng biểu nhanh và thuận tiện, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của kế toán, kết quả tính toán được đầy đủ, chính xác và nhanh chóng cung cấp số liệu cho các khâu liên quan. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế trong việc vận dụng các phần hành cụ thể.
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được xây dựng theo mô hình tập trung là phù hợp với đặc điểm qui mô của công ty. Bộ máy kế toán của Công ty hoạt động tốt, luôn hoàn thành các nhiệm vụ được giao có sự phân công
công việc hợp lý, rõ ràng giữa các phần hành kế toán, các phần hành vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng.
Công tác kế toán được tổ chức tốt, đầy đủ cho các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành mà Bộ Tài Chính ban hành đồng thời cũng phù hợp với hoạt động riêng của Công ty.
3.1.1 Những ưu điểm:
Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công tác kế toán tất cả các nghiệp vụ và nghiệp vụ thanh toán nói riêng tại công ty được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm như sau:
- Về Công tác kế toán: Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính, bên cạnh đó do việc trang bị máy tính đầy đủ nên công việc cũng dễ dàng hơn khi tìm một khách hàng quen thuộc hay khách hàng vãng lai của Công ty, chính vì vậy công việc được nhanh chóng hơn. - Về chứng từ, sổ sách sử dụng: Mọi căn cứ ghi sổ đều được lấy từ chứng từ hợp lệ, quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảơ đúng nguyên tắc. Các chứng từ, hóa đơn được kế toán các phần hành lưu trữ. Mỗi tháng bộ chứng từ được lưu một lần. Định kỳ công ty thường in ra các sổ chi tiết và sổ tổng hợp để ký duyết và đưa vào lưu trữ.
- Về phương thức hạch toán đa số các nghiệp vụ thanh toán đều được thanh toán thông qua ngân hàng, thanh toán tiền mặt và thanh toán bự trừ lẫn nhau đảm bảo việc thanh toán được kiểm soát dễ dàng hơn.
- Đối với các khoản thanh toán nội bộ thì không chỉ có kế toán thanh toán theo dõi mà được phân công đều cho các kế toán phần hành chính vì vậy việc quản lý các khoản thanh toán này được chính xác hơn.
Ngoài những ưu điểm trên thì công ty cũng vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được khắc phục.
- Khi mua hàng hóa đơn về rồi nhưng hàng thì chưa. Trong một số trường hợp đến cuối tháng hàng vẫn chưa về mà kế toán công ty lúc đó không phản ánh vào tài khoản hàng hóa đang đi đường điều này không phản ánh đúng chế độ kế toán và cũng không phản ánh được chính xác tình hình tài chính của Công ty.
- Hiện nay sổ sách kế toán vẫn chưa được bảo vệ đúng mức, thực tế mỗi kế toán viên được phân công làm một phần hành nhất định nhưng do trong công ty tất cả các máy tính được nối mạng với nhau mà lại không có password riêng cho từng kế toán phần hành chính vì vậy mà bất kỳ kế toán phần hành nào cũng có thể vào mạng máy tính kế toán của Công ty bằng máy tính bất kỳ, nên có thể dễ dàng sửa đổi hay thêm bớt số liệu.
- Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không được xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng. Về nguyên tắc những chứng từ là chứng từ không hợp lệ.
3.2 Hoàn thiện kết toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty.
Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Nó có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu công việc kế toán thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và được quản lý một cách chặt chẽ thì sẽ giải quyết được vấn đề công nợ. Các khoản nợ phải thu sẽ được đốc thúc nhanh, không để xẩy ra tình trạng nợ khó đòi hay không thu hồi được nợ, các khoản phải trả cũng được nhanh chóng thực hiện, tránh được
tình trạng nợ đọng trì trệ làm mất lòng tin của các đối tác. Khả năng thanh toán sẽ quyết định tình hình tài chính của Công ty, vì vậy kế toán thanh toán đóng vai trò khá quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện phải tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành mà cơ sở để hoàn thiện ở đây chính là các chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn, nghị định làm nền tảng để hoàn thiện chế độ kế toán tại công ty. Việc tận dụng tối đa công nghệ thông tin mà máy vi tính và phần mềm kế toán mang lại để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả quản lý của công ty.
3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán:
Các thông tin kế toán cung cấp cho các nhà quan tâm phải được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Nhưng sự kịp thời phải đi kèm với mức độ chính xác của thông tin. Các thông tin phải được cập nhật một cách chính xác từ các chứng từ gốc khi đó có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Tính kịp thời kết hợp với tính chính xác sẽ đảm bảo các thông tin thực sự có giá trị. Khi làm thủ tục như phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng nhất là những chứng từ có giá trị nhỏ cần phải chú ý quy trình xét duyệt chứng từ để đảm bảo hóa đơn chứng từ hợp lí và hợp lệ.
Việc cập nhật chứng từ phải được làm thường xuyên hơn, không nên để dồn các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có giá trị nhỏ vào cuối tháng nhằm tránh sự chậm trễ, bỏ sót nghiệp vụ. Các hợp đồng mua bán hàng phải được ký kết cẩn thận nhằm đảm bảo quyền lợi của các bên khi có sự cố xẩy ra.
3.2.2. Kiến nghị về tài khoản:
Trong quá trình hạch toán tổng hợp, đối với các nghiệp vụ mua hàng và bán hàng thanh toán ngay bằng tiền thì không cần phải thông qua tài khoản
trung gian là TK 331và TK 131 nhằm giảm nhẹ công tác kế toán. Các nghiệp vụ đó sẽ hạch toán như sau:
- Mua hàng trả tiền ngay: Nợ TK 156
Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 311... - Bán hàng thu tiền ngay: Nợ TK 111, 112 ... Có TK 511
Có TK 3331
Công ty nên mở thêm TK151 để phản ánh đúng bản chất về tài sản của công ty. Trong trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về điều đó sẽ giúp cho kế toán công ty phản ánh chính xác tình hình tài chính của công ty.
3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán:
Các sổ chi tiết và sổ tổng hợp mà Công ty sử dụng là tương đối tốt, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Đây là một lợi thế mà công ty cần phát huy.
Kế toán nên mở sổ chi tiết phải thu và phải trả cho nhà cung cấp qua đó thấy rõ được nội dung nghiệp vụ phát sinh đến số dư cuối kỳ một cách chi tiết hơn. Và sổ cái nên tuân theo chế độ là sổ tổng hợp số liệu theo tháng dễ dàng