2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Vận tải biển Vinalines (VLC) là đơn vị thành viên của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam (VINALINES), được thành lập ngày 8/5/ 2002 và có trụ sở chính tại Hà Nội. Công ty vận tải biển Vinalines mà tiền thân là Phòng quản lý tàu thuộc Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 1332/2002/QĐ-BGTVT ngày 8/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải. Căn cứ vào:
Nghị định số 22/CP ngày 22/3/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Giao thông vận tải; Nghị định số 50/CP ngày 28/8/1996 của Thủ tướng Chính phủ về thành lập, tổ
chức giải thể và phá sản doanh nghiệp Nhà nước;
Công văn số 430/CP-ĐMDN ngày 22/4/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc uỷ quyền cho Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải quyết định việc thành lập Công ty quản lý tàu biển Văn Lang;
Đề nghị của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam, vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và lao động
Theo Quyết định số 1332/2002/QĐ-BGTVT; ban đầu tại ngày thành lập công ty có tên đăng ký kinh doanh hợp pháp là Công ty Quản lý tàu biển Văn Lang. Tên giao dịch tiếng Anh là Van Lang Ship Management Company, viết tắt: VanLang SC; với trụ sở chính đặt tại nhà số 201 Khâm Thiên, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Sau đó theo Quyết định số 881/QĐ-HĐQT ngày 06/10/2004 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Hàng hải Việt Nam: Công ty Quản lý tàu biển Văn Lang đổi tên thành Công ty vận tải biển Văn Lang trực thuộc Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam. Đến ngày 06/08/2006 Công
ty lại được đổi tên một lần nữa theo Quyết định số 719/QĐ-HĐQT ngày 08/08/2006 của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và có tên chính thức là Công ty Vận tải biển Vinalines.
Trong quá trình hoạt động theo yêu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu về mặt giao dịch ngày càng tăng, theo đề nghị của Giám đốc Công ty vận tải biển Văn Lang và của Trưởng ban Tổ chức-Tiền lương Tổng công ty Hàng hải Việt Nam, Tổng giám đốc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã căn cứ vào các Quyết định, Nghị định có liên quan đã ra Quyết định số 908/QĐ-TGĐ ngày 15/10/2004 cho phép Công ty vận tải biển Vinalines được đặt trụ sở làm việc tại tầng 5 toà nhà Ocean Park, số 1 đường Đào Duy Anh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Đó trở thành trụ sở giao dịch chính của công ty cho tới nay.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh và sản phẩm của Công ty
Công ty Vận tải biển Vinalines là đơn vị thành viên 5 và là công ty hạch toán phụ thuộc thứ 5 của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam. Công ty hạch toán phụ thuộc trực thuộc Tổng công ty Nhà nước là một doanh nghiệp hạng nhất có tư cách pháp nhân không đầy đủ, hoạt động theo các quy định có liên quan của pháp luật; các quy định, quy chế của Tổng công ty và theo sự uỷ quyền phân công của Tổng Giám đốc Tổng công ty. Đơn vị được Tổng công ty giao vốn và tài sản để quản lý và sử dụng phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị mình. Giám đốc đơn vị chiu trách nhiệm trước Tổng công ty và nhà nước về hiệu quả sử dụng vốn và tài sản được giao.
Quy mô vốn kinh doanh của công ty tại thời điểm thành lập: Tổng vốn kinh doanh ban đầu là: 20 tỷ VNĐ trong đó:
Vốn cố định: 1 tỷ VNĐ
Vốn lưu động: 19 tỷ VNĐ
• Thị trường khai thác:
Công ty mới thành lập và hoạt động trong một thời gian ngắn chưa đầy 6 năm, do đó thị trường khai thác kinh doanh chủ yếu của công ty là thị trường trong nước (tuyến nội địa); ngoài ra công ty cũng bắt đầu khai thác thị trường khu vực và thị trường thế
giới nhưng với tỷ trọng chưa cao, tuy nhiên đây vẫn chưa phải là thị trường trọng điểm của công ty mà chỉ mới là thị trường tiềm năng cần phải đẩy mạnh khai thác trong thời gian tới.
Trong điều kiện Việt Nam đã chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới WTO và có vị thế ngày càng cao trong nền kinh tế khu vực thì điều kiện tất yếu là quy mô của doanh nghiệp sẽ ngày càng được mở rộng hơn nữa và thị trường khai thác kinh doanh sẽ mở rộng cả về chiều rộng và chiều sâu. Đây thực sự là xu hướng phát triển tất yếu không chỉ của riêng công ty vận tải biển Vinalines mà là xu hướng phát triển chung của các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động có hiệu quả trong thời gian tới.
• Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty:
Theo như Quyết định thành lập công ty số 1332/2002/QĐ-BGTVT ngày 8/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải và theo như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đơn vị trực thuộc doanh nghiệp Nhà nước số 0116000382; ngành nghề kinh doanh hợp pháp của Công ty Vận tải biển Vinalines bao gồm:
Quản lý và quản lý kỹ thuật đội tàu biển của Tổng công ty Kinh doanh vận tải biển
Dịch vụ: đại lý tàu biển, cung ứng tàu biển, đại lý vận tải đường biển Dịch vụ môi giới, tư vấn mua, bán và cho thuê tàu biển
Kinh doanh xuất nhập khẩu phương tiện, vật tư, thiết bị, nhiên liệu và các hàng hoá chuyên dụng khác cho ngành hàng hải
Kinh doanh vận tải đường bộ • Dịch vụ
Trong những năm qua, Công ty vận tải biển Vinalines đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt với lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động luôn được mở rộng, và công ty tập trung cung cấp các dịch vụ chính sau:
Quản lý tàu
Dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế đường biển Logistics
Dịch vụ vận tải container khu vực
Đại lý vận tải biển (đại lý tàu và môi giới) Dịch vụ cung ứng vật tư đường biển Mua bán tàu
Dịch vụ feeder (gom hàng) nội địa và quốc tế Cung cấp thuyền viên cho các chủ tàu
Vận tải đa phương thức
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty vận tải biển là một công ty trực thuộc nhưng có cơ cấu tổ chức quản lý khá chặt chẽ theo mô hình trong sơ đồ số 1 dưới đây; với các phòng ban có chức năng riêng biệt.
• Giám đốc: là người điều hành và quản lý cao nhất trong công ty, phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tổng công ty, Hội đồng quản trị Tổng công ty và Nhà nước về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
• Các Phó giám đốc: có trách nhiệm thay mặt Giám đốc điều hành một số các công việc khi Giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm về những quyết định đó. Phó Giám đốc có các quyền theo điều lệ hoạt động của công ty và trực tiếp phụ trách các phòng theo quyết định bổ nhiệm của Tổng Giám đốc Tổng công ty.
• Cơ cấu quản lý chung của các phòng: do Trưởng phòng phụ trách; giúp việc cho Trưởng phòng có các Phó phòng và một số cán bộ chuyên trách. Trưởng phòng có trách
nhiệm xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Phòng trình Giám đốc ban hành.
• Chức năng cụ thể của từng phòng, như sau:
Phòng vật tư: Có chức năng cung ứng nhiên liệu, phụ tùng vật tư cho đội tàu; kiểm soát định mức tiêu hao nhiên liêu, phụ tùng vật tư; tổ chức thanh lý phụ tùng vật tư cũ, hết khả năng sử dụng.
Phòng vật tư có nhiệm vụ:
Xây dựng định mức tồn kho vật tư
Lập kế hoạch chi tiêu mua sắm phụ tùng vật tư
Tìm kiếm nguồn phụ tùng vật tư, đánh giá lựa chọn nhà cung ứng
Lập hợp đồng nguyên tắc với các nhà thầu phụ tùng vật tư trình Giám đốc phê duyệt
Cung ứng và giám sát quá trình sử dụng vật tư. Đảm bảo cung cấp vật tư đủ cả số lượng và chất lượng để tàu hoạt động an toàn, hiệu quả
Phân tích đánh giá việc mua sắm, sử dụng tiêu hao vật tư, nhiên liệu, dầu nhờn, đề xuất các biện pháp quản lý, sử dụng để tiết kiệm chi phí.
Thu hồi phụ tùng vật tư phế thải của tàu.
Phòng kỹ thuật: Có chức năng phụ trách công tác Phòng kỹ thuật: Có chức năng phụ trách công tác kỹ thuật và đăng kiểm đội tàu; xây dựng và kiểm soát việc thực hiện các quy trình, quy phạm kỹ thuật; nghiên cứu áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật cho đội tàu.
Nhiệm vụ của Phòng kỹ thuật:
Trực tiếp phụ trách công tác quản lý kỹ thuật, sửa chữa để đảm bảo tình trạng hoạt động tốt và phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế của đội tàu
Tổ chức theo dõi tình trạng kỹ thuật của đội tàu để lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng quý, năm theo đúng quy phạm của đăng kiểm và yêu cầu khai thác đội tàu
Thường xuyên cập nhật và nhanh chóng giải quyết các yêu cầu của cơ quan đăng kiểm sau mỗi kỳ kiểm tra
Tổ chức thực hiện một cách có kế hoạch và hiệu quả hệ thống bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa đội tàu Công ty
Trực tiếp theo dõi chỉ đạo công tác sửa chữa, bảo dưỡng của từng tàu và toàn bộ đội tàu
Tổng kết đánh giá hiệu quả các phương án kỹ thuật. Đề xuất phương án bổ sung, sửa đổi quy trình, định mức kỹ thuật
Kiểm soát các phụ tùng kỹ thuật để đảm bảo cho tàu hoạt động an toàn và đôn đốc các tàu chuẩn bị kịp thời các phụ tùng để phục vụ kế hoạch bảo quản bảo dưỡng. Phòng kế hoạch: Có chức năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các phương án khai thác, thuê và cho thuê tàu; xe vận tải; tổ chức hợp đồng vận tải và thuê tàu; thuê xe vận tải, quản lý mạng lưới đại lý ở trong và ngoài nước.
Nhiệm vụ của Phòng kế hoạch:
Xây dựng kế hoạch sản lượng, doanh thu, lợi nhuận theo định kì quý, tháng, năm
Tổng hợp số liệu sản lượng, doanh thu, chi phí, kế quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo, đánh giá kết quả kinh doanh qua từng thời kỳ
Theo dõi, phân tích, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh
Quản lý hành chính và trật tự nội vụ Công ty
Quản lý công nghệ thông tin, áp dụng và phổ biến các chương trình phần mềm quản lý, tìm phương án tiết kiệm chi phí thông tin liên lạc
Chủ trì phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác lập, thẩm định, trình duyệt và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư do Công ty làm chủ đầu tư.
Phòng thị trường: Có chức năng nghiên cứu thị trường nguồn hàng cho các tàu tự khai thác, xác định giá cước, quản lý hoạt động bán hàng và thu cước; lập chứng từ, hoá đơn kiểm tra đôn đốc giao nhận hàng, quản lý khách hàng…
Phòng quản lý container: Có chức năng quản lý số container của công ty, cấp container khi có yêu cầu; sửa chữa, bảo dưỡng, bảo quản container; thực hiện các hợp đồng thuê container.
Nhiệm vụ của Phòng quản lý container:
Quản lý khai thác toàn bộ số container thuộc quyền sở hữu của công ty Quản lý số lượng, tình trạng, luân chuyển container tại các đầu bến. Kiểm tra các hoá đơn, chi phí,…liên quan tới container.
Lập các báo cáo nghiệp vụ.
Phòng khai thác tàu container: có chức năng tổ chức kinh doanh các tàu tự khai thác; quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp, giao nhận hàng hoá tại cảng; phụ trách thông tin liên lạc, thống kê hoạt động của đội tàu.
Nhiệm vụ của Phòng khai thác tàu container:
Lập kế hoạch, tổ chức triển khai việc kinh doanh khai thác đội tàu container.
Tiến hành các nghiệp vụ thuê và cho thuê tàu container. Quản lý các hợp đồng thuê tàu container.
Lập kế hoạch, chỉ đạo và phối hợp với các văn phòng đại diện công ty tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh trong việc khai thác tàu container trên tuyến nội địa.
Phối hợp với Phòng thị trường thực hiện các chính sách đối với khách hàng của Công ty.
Nghiên cứu, tổ chức triển khai và thực hiện việc mở các tuyến kinh doanh tàu container mới.
Phòng khai thác hàng khô: Có chức năng tổ chức kinh doanh và khai thác các nguồn hàng khô; quản lý, bảo quản, vận chuyển hàng khô. Phòng có nhiệm vụ:
Tổ chức kinh doanh các tàu hàng khô
Chỉ định đại lý và giao dịch cảng phí tại các tàu hàng khô ghé vào Quản lý và chỉ đạo công tác bốc xếp, giao nhận hàng hoá tại cảng
Phụ trách thông tin liên lạc, thông kê hoạt động khai thác của đội tàu hàng khô
Xử lý các công việc khác có liên quan tới hoạt động khai thác tàu hàng khô Phòng thuyền viên: Có chức năng phụ trách quản lý danh sách, hợp đồng lao động kí kết với các thuyền viên; lập kế hoạch tuyển dung, huấn luyện thuyền viên; tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện và điều phối thuyền viên.
Nhiệm vụ của Phòng thuyền viên:
Xây dựng, tuyển dụng, phát triển và quản lý đội ngũ thuyền viên cho công ty.
Chiu trách nhiệm về chất lượng thuyền viên đã được tuyển dụng và thuê làm việc trên các tàu của Công ty.
Thực hiện các hợp đồng thuê thuyền viên.
Điều động thuyền viên và đảm bảo tất cả các tàu của Công ty được bố trí đầy đủ thuyền viên có chất lượng.
Xác định nhu cầu, tổ chức huấn luyện đào tạo sỹ quan thuyền viên của Công ty.
Giải quyết các vấn đề liên quan tới đánh giá định biên trên các tàu, đề bạt các chức danh dưới tàu.
Tham mưu các vấn đề liên quan đến chế độ của thuyền viên để đảm bảo quyền lợi và nâng cao chất lượng thuyền viên.
Phòng tổ chức tiền lương: Có chức năng quản lý tiền lương, bảo hộ lao động, bảo hiểm nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội đối với thuyền viên, xác định đơn giá tiền lương và trả lương cho người lao động; quản lý quỹ lương của công ty.
Nhiệm vụ của Phòng tổ chức tiền lương:
Tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức, chế độ tiền lương;
Lập bảng chấm công và tính toán tiền lương, tiền ăn, tiền bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cho thuyền viên
Hàng tháng đối chiếu và thanh quyết toán tiền lương, tiền ăn, phụ cấp và các khoản chi với các tàu và xác định số dư tiền có trên tàu.
Quản lý hồ sơ của các cán bộ và thuyền viên của Công ty
Tổ chức các đợt tuyển dụng cán bộ và làm thủ tục tuyển dụng cho cán bộ và thuyền viên vào công ty làm việc
Phụ trách công tác an toàn lao động
Làm các thủ tục cho cán bộ công ty đi công tác
Phòng tài chính-kế toán: Có chức năng thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phân tích các thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính