- Xây dựng các mục tiêu.
2.3.2- Hoạch định tác nghiệp
Là quá trình ra các quyết định ngắn hạn, chi tiết về nội dung các công việc; các biện pháp, phương pháp tiến hành, nhằm cụ thể hoá các chiến lược.
Theo J.Storner, hệ thống hoạch định của tổ chức bao gồm:
Nhìn chung kế hoạch tác nghiệp có thể phân loại thành kế hoạch thường xuyên và kế hoạch Các mục tiêu
Các kế hoạch chiến lược Các kế hoạch hoạt động.
Kế hoạch thường xuyên
Kế hoạch thường xuyên được hoạch định để giải quyết những vấn đề xảy ra thường xuyên, lặp đi lặp lại. Kế hoạch thường xuyên hướng vào việc tạo ra tính ổn định và duy trì sự cân đối trong tổ chức. Thêm vào đó, kế hoạch thường xuyên đảm bảo thích ứng với các tình huống mang tính chu kỳ, điều này rất quan trọng trong mọi tổ chức.
Kế hoạch thường xuyên: là kế hoạch giải quyết mục tiêu và những vấn đề xảy ra thường xuyên trong tổ chức.
Kế hoạch thường xuyên bao gồm những chính sách, những thủ tục và quy tắc.
Chính sách là những hướng dẫn chung, đặt ra những định hướng để giải quyết những định
hướng nào đó mà tổ chức thường gặp phải. Chính sách hướng dẫn để nhà quản trị ra quyết định trong các tình huống thường xuyên xảy ra. Hầu hết các đơn vị của tổ chức sẽ hình thành những chính sách để quyết định có điều kiện hình thành.
Thủ tục là hình thức thứ hai của kế hoạch thường xuyên. Thủ tục chuyên biệt hơn và mang
tính định hướng hành động hơn chính sách. Thủ tục cung cấp những tài liệu để thực hiện một khối công việc trọn vẹn.
Thủ tục: đưa ra những hướng dẫn chuyên biệt về cách thức tiến hành các hành động.
Quy định: Là một hình thức kế hoạch thường xuyên chính xác nhất của tổ chức. Quy định
không phải cung cấp những hướng dẫn cho việc ra quyết định của tổ chức, trái lại nó cung cấp những quy tắc chi tiết và chuyên biệt cho hành động.
Quy định đề ra những quy tắc chi tiết và chuyên biệt cho hành động.
Kế hoạch đơn dụng
Kế hoạch đơn dụng được phát triển cho những tình huống riêng biệt của tổ chức, là kế hoạch sử dụng một lần cho tình huống riêng biệt và không lặp lại.
Kế hoạch đơn dụng: Kế hoạch giải quyết những tình huống mới không lặp lại của tổ chức.
Có 3 loại kế hoạch đơn dụng: Chương trình, dự án và ngân sách:
Chương trình: là một loại kế hoạch đơn dụng mô tả một tổng thể những hành động liên quan với nhau nhằm hoàn thành mục tiêu cụ thể. Kế hoạch phác hoạ những bước đi quan trọng và những hành động chuyên biệt cần thiết để thực hiện mục tiêu cụ thể đã được chương trình mô tả tương đối chi tiết.
Dự án: Dự án hướng kết quả vào các cá nhân và nhóm làm việc cụ thể. Dự án ít tổng hợp
và có phạm vi hẹp hơn chương trình, thường định trước ngày mục tiêu được hoàn thành.
Ngân sách: là hình thức cuối cùng của kế hoạch đơn dụng. Ngân sách thường được xem như một phần cấu thành của hoạch định hiệu quả vì ngân sách chuyên biệt về nguồn tài chính. Thêm vào đó, ngân sách phục vụ như một hệ thống kiểm soát tài chính để thực hiện dự án.
Mối quan hệ giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
Mặc dù khác nhau nhưng hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp không thể phát triển tách rời nhau. Thực ra cả hai loại hoạch định đều triển khai từ mục tiêu chung. Tổ chức sử dụng hoạch định từ trên xuống hay từ dưới lên, kết quả sẽ phát triển một hệ thống các kế hoạch đơn lẻ, chúng được hình thành trong một thể thống nhất. Hoạch định tác nghiệp của từng đơn vị cụ thể đều phải nhằm thực hiện tất cả những gì trong hoạch định chiến lược của tổ chức.
Những dấu hiệu giúp chúng ta phân biệt giữa Hoạch định chiến lược và Hoạch định tác nghiệp
Các tiêu thức Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp
1- Tính chất của quyết định 2- Môi trường thực hiện 3- Cấp quyết định.
4- Khả năng của người ra quyết định
5- Thời gian sử dụng 6- Rủi ro nếu xảy ra
7- Mục đích của quyết định
Chi phối toàn diện và trong thời gian dài.
Biến đổi
Thường là quản trị viên cấp cao
Khái quát vấn đề Dài hạn (>1năm). Lớn
Định hướng phát triển.
Chi phối cục bộ và trong thời gian ngắn.
Xác định
Thường là quản trị viên cấp thấp
Phân tích cụ thể, tỷ mỉ Ngắn hạn (<=1 năm) Hạn chế
Phương tiện thực hiện chiến lược
Chương 3 : CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 3.1- Khái niêm, mục tiêu và nguyên tắc của công tác tổ chức