Qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, tổ chức kế toán tại công ty ABC, KTV thu thập được những thông tin sau.
Công ty áp dụng chuẩn mực kế toán Việt Nam và các hướng dẫn liên quan trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Việc áp dụng các chuẩn mực và hướng dẫn này là phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty và không có khác biệt trọng yếu so với các đơn vị khác hoạt động trong cùng lĩnh vực
Cho năm 2006 Công ty: lập Báo cáo tài chính theo Thông tư 23. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là Nhật ký chứng từ.
Cơ sở lập Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính kèm theo được trình bày bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam, Hệ thống Kế toán Việt Nam và các quy định khác về kế toán hiện hành tại Việt Nam.
Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch. Đối với khoản mục TSCĐ hữu hình: Tài sản cố định hữu hình được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn luỹ kế. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình bao gồm giá mua và toàn bộ các chi phí liên quan khác liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do các nhà thầu xây dựng bao gồm giá trị công trình hoàn thành bàn giao, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ, nếu có. Nguyên giá tài sản cố định hữu hình do tự làm, tự xây dựng bao gồm chi phí xây dựng, chi phí sản xuất thực tế phát sinh cộng chi phí lắp đặt và chạy thử
Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính. Tỷ lệ khấu hao cụ thể hàng năm như sau:
Nhà xưởng, vật kiến trúc 5-25 năm
Máy móc thiết bị 8-10 năm
Phương tiện vận tải 8 năm
Công cụ dụng cụ quản lý 4 năm
Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được đánh giá là hoạt động khá tốt. Ngay từ khi thành lập Ban Giám đốc đã xây dựng các nguyên tắc sản xuất, mua hàng, bán hàng, thống kê, kế toán và kế hoạch rất chặt chẽ và có sự phân cấp phê duyệt. Trong đó Tổng Giám đốc đã tham gia tích cực vào việc đề xuất các nguyên tắc này và trực tiếp tham giam kiểm soát việc thực hiện các nguyên tắc. Bên cạnh đó Ban Giám đốc cũng đánh giá rất cao vai trò kiểm soát của bộ phận kế toán Công ty.
Kế toán trưởng: Trưởng phòng Tài chính kế toán phụ trách chung và điều hành toàn diện công tác quản lý tài chính kế toán thống kê của Công ty theo quy định của luật kế toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn cùng Tổng Giám đốc tham gia kiểm soát giá bán trên các đơn đặt hàng, giá mua phôi thép và các loại nhiên liệu tại mọi thời điểm, dự đoán luồng tiền hoạt động kinh doanh của Công ty, tìm nguồn vốn kịp thời tài trợ cho hoạt động sản xuất của Công ty, phối hợp với phòng kinh doanh để đôn đốc việc thu nợ đúng hạn.
Phó kế toán trưởng: Kế toán tổng hợp tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo dõi chung tình hình kế toán thống kê tài chính và chế độ kế toán thống kê tài chính của Công ty theo chức năng nhiệm vụ được giao. Tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh thép các loại và các hoạt động kinh doanh khác.
Về phía công ty xi măng XYZ, Công ty lập báo cáo theo VAS. Chính sách
kế toán được áp dụng phù hợp với quy định kế toán hiện hành và các quy định của tổng công ty xi măng.
Báo cáo tài chính của Công ty Xi măng XYZ được lập trên cơ sở cộng các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính của bộ phận sản xuất kinh doanh, Ban quản lý công trình xi măng XYZ và Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính Việt Nam, xí nghiệp bao bỳ Vĩnh Tuy đã loại trừ các khoản phải thu, phải trả nội bộ, tài sản, nguồn vốn điều chuyển nội bộ.
Báo cáo tài chính được lập là Báo cáo tài chính riêng của Công ty Xi măng Hoàng Thạch. Công ty không lập Báo cáo tài chính hợp nhất với các công ty con và công ty liên kết.
Báo cáo tài chính được trình bày bằng đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung tại Việt Nam. Các nguyên tắc này bao gồm các quy định tại các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định về kế toán hiện hành tại Việt Nam.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
Đối với khoản mục TSCĐ và hao mòn được trình bày theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn luỹ kế.
Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ mua sắm và xây dựng chuyển giao là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Một số tài sản cố định cố định là nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện vận tải và máy móc thiết bị được xác định theo giá trị được đánh giá lại theo Quyết định số 6028 TC/TCDN ngày 27/06/2001 của Bộ Tài chính về việc xử lý kết quả kiểm kê, đánh giá lại giá trị tài sản thời điểm 0 giờ ngày 01/01/2000. Giá trị tài sản cố định nhận bàn giao được xác định theo nguyên giá và giá trị hao mòn luỹ kế của đơn vị bàn giao.
Ngày 12/12/2003, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 206/2003/QĐ-BTC thay thế cho Quyết định 166/1999/QĐ-BTC quy định về Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, Công ty đã áp dụng Quyết định mới này kể từ ngày 01/01/2004; tuy nhiên việc áp dụng này không làm thay đổi các tỷ lệ khấu hao được áp dụng cho các năm trước đó. Tài sản cố định hữu hình được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.
Thời gian khấu hao cụ thể của từng loại tài sản cố định như sau:
Loại tài sản cố định Thời gian khấu hao (năm)
Máy móc thiết bị 3 - 15
Phương tiện vận tải 6 - 10
Thiết bị dụng cụ quản lý 3 - 8
Về hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, hiện tại, Công ty chưa có Bộ phận kiểm toán nội bộ cũng như Ban kiểm soát. Việc đánh giá, nhận diện và quản lý rủi ro do Ban Giám đốc Công ty thực hiện và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Công ty trước Tổng Công ty theo kế hoạch được giao.
Hàng năm Tổng Công ty đều cử người xuống Công ty để kiểm tra kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Để đảm bảo Công ty báo cáo đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tuân theo quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Tổng Công ty.
Đội ngũ lãnh đạo vẫn chưa chú ý nhiều đến việc theo dõi, so sánh kết quả hoạt động với ngân sách trong năm. Chưa có và chưa báo cáo việc so sánh kết quả hàng tháng hoặc hàng quý với ngân sách, các báo cáo dự toán cập nhật chưa được lập thường xuyên. Hệ thống thông tin và báo cáo hiện tại chưa đủ giúp cho Công ty có thể theo dõi và đề ra các quyết định kinh doanh.
Các phần mềm kế toán và kinh doanh chưa được mua hoặc áp dụng một cách nhất quán. Hệ thống kế toán và kinh doanh chưa tích hợp. Các hệ thống của doanh nghiệp chưa hỗ trợ được việc báo cáo và phân tích đa chiều ngoại trừ các báo cáo theo từng phòng ban. Công ty cũng còn thiếu các cán bộ có trình độ chuyên môn hỗ trợ cho việc triển khai phần mềm. Các phần mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu của công ty, đặc biệt là các yêu cầu về báo cáo quản trị, báo cáo hiện trạng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý bán hàng.