III. NỘI DUNG CÔNG VIỆC KẾ TOÁN THEO CHUYÊN ĐỀ
PHIẾU GIAO HÀNG
cử cán bộ theo xe đến tận nơi giao hàng. Cuối ngày, căn cứ vào phiếu giao hàng (mẫu số 1) kế toán lập một hóa đơn tài chính và gửi hóa đơn tài chính đó cùng phiếu giao hàng về phòng kế toán của công ty. Thủ kho của trạm là người lập thẻ là người theo dõi nhập, xuất, tồn, kho. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn GTGT (mẫu số 2) được viết làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giữ lại trạm, 1 liên giao cho lái xe làm chứng từ đi trên đường, 1 liên gửi cùng hàng hóa và phòng kế toán công ty.
Ví dụ: Trạm than Vĩnh Tuy bán than cho công ty gốm xây dựng Từ Sơn than cám 6 với giá bán 315.000đ/tấn với khối lượng là 10 tấn vào ngày 16 tháng 12 năm 2006 vận chuyển bằng ô tô.
Tại trạm, kế toán viết giấy giao hàng cho khách hàng sau khi khách hàng đã xem xét hàng hóa.
PHIẾU GIAO HÀNG
Số: 3028839 Ngày 16/12/2006
Tên người nhận: Anh Thành Loại hàng: Cám 6
Ô tô: 29K 03 - 06
Số lượng: 10 tấn
Người lập biểu Người nhận hàng Trạm trưởng
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
* Bán than giao tay ba:
Than được chuyển về đến cảng, trạm không tiến hành bốc lên bãi mà bán trực tiếp cho khách hàng đã gửi cám bán buôn đến tận nơi trực tiếp nhận hàng. Trong trường hợp này, kế toán trạm viết hóa đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) như bán qua kho của trạm nhưng khi thêm điều kiện hàng nhập xuất thẳng trên hóa đơn bán hàng.
1.2.2. Phương thức bán lẻ than
Khi khách hàng đến mua hàng của các trạm, sau khi xem hàng cẩn than, phù hợp yêu cầu của mình của công ty mình khách hàng vào phòng nghiệp vụ tiến hành lập phiếu giao hàng (theo mẫu ở phần bán qua kho). Trên phiếu giao hàng kế toán trạm cũng ghi đầy đủ về số lượng, loại hàng theo yêu cầu của khách hàng. Khách hàng cầm phiếu giao hàng tiến hành bốc xếp hàng lên xe (phương tiện vận chuyển do khách tự do) và cân hàng hóa phải đúng đủ so với phiếu giao hàng đã lập. sau khi đã lấy hàng, khách hàng vào tổ nghiệp vụ để nộp tiền, kế toán viết phiếu thu tiền nếu khách hàng muốn lập hóa đơn GTGT (có hoặc không có) có đầy đủ chữ ký và dấu của trạm thì khách hàng mới được lấy được hàng ra khỏi trạm.
Cuối ngày kế toán trạm tổ hợp phiếu giao hàng của khách hàng. Đối với những hàng không lấy hóa đơn GTGT gửi vào công ty (hóa đơn kèm với phiếu giao hàng), cũng như bán than qua kho của trạm, kế toán trạm cũng lập làm 3 liên: một liên giao cho khách hàng, một liên giữ lại trạm, một liên gửi về phòng kế toán của công ty.
Như vậy, kế toán trạm chỉ có nhiệm vụ lập các chứng từ ban đầu, thu nhận, kiểm tra và gửi chúng từ định kỳ về phòng kế toán của công ty. Việc hạch toán ghi chép sổ sách kế toán là nhiệm vụ của phòng kế toán công ty.
1.3. Các phương thức thanh toán.
Khi có quan hệ thanh toán với khách hàng thì kế toán công ty sử dụng tài khoản 131 đề theo dõi và mở sổ theo dõi đối với tài khoản 131 sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11, báo cáo hàng bán trong tháng, bảng kê số 1, bảng kê số 2.
1.4 Các phương thức thanh toán
Khi có quan hệ thanh toán với khách hàng thì kế toán công ty sử dụng tài khoản 131 để theo dõi và mở sổ theo dõi đối với tài khoản 131 sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11, báo cáo hàng bán trong tháng, bảng kê số 1, bảng kê số 2.
Trường hợp khách hàng thanh toán ngaydễ làmtiền mặt, sau khi nhận được hóa đơn , khách hàng mang đến thủ quỹ để làm thủ tục nộp tiền. Thủ quỹ sau khi thu tiền đóng dấu "đã thu tiền" vào hóa đơn và ghi vào sổ quỹ. Khách hàng mang hóa đơn xuống kho để lấy hàng, thủ kho căn cứ vào hóa đơn đó để giao hàng cho khách hàng theo đúng chủng loại và số lượng ghi trên hóa đơn và giữ lại liên 3 làm căn cứ để ghi thẻ kho. Hóa đơn sau khi ghi thẻ kho được tập hợp để gửi lên phòng kế toán.
Trường hợp khách hàng thanh toán chậm theo hợp đồng kinh tế sau khi nhận hóa đơn từ phòng kinh doanh, khách hàng phải xin xác nhận của kế toán.
Bảng kê số 2
Ghi nợ TK 112, ghi Có các TK liên quan Tháng 12/2006
Đơn vị tính: Đồng Số dư đầu kỳ: 291.035.100
Sao kênh Ghi nợ TK 111, ghi Có TK liên quan Tổng cộng STT Ngày TK 131 TK 136.8 TK 334 TK 338.3 TK 338.8 TK 515 TK 641 1 1/12 14.884.450 14.884.450 2 9/12 683.010.201 683.010.201 3 12/12 7.250.000 7.250.000 4 15/12 200.000.000 200.000.000 5 16/12 158.000.000 158.000.000 6 17/12 200.000.000 200.000.000 7 18/12 161.228.650 161.228.650 8 22/12 200.000.000 300.000.000 9 23/12 0 4.562.000 10 24/12 7.152.800 7.152.800 11 25/12 354.380.000 381.692.296 12 26/12 200.000.000 207.512.450 13 27/12 187.696.000 187.696.320 14 30/12 400.000.000 400.000.000 15 31/12 314.760.900 1.106.941 315.867.841 Tổng cộng 3.088.367.621 100.000.000 4.562.000 813.450 6.699.000 1.106.941 27.308.296 3.228.857.308 Ngày….tháng….năm 2007 Số dư cuối kỳ: 339.004.893 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên)
CÔNG TY CB VÀ KD THAN MBCÔNG TY CB VÀ KD THAN HN CÔNG TY CB VÀ KD THAN HN