2.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu vá các chứng từ sử dụng:
Tất cả nguyên vật liệu của Công ty đều là vật liệu mua ngoài:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu vầu về nguyên vật liệu (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu) của công ty, phòng kinh doanh được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua nguyên vật liệu và chuyển về kho của công ty. Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu được thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp. Nguyên vật liệu mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho tùy sự vận chuyển giữa hai bên.
VD: ngày 05/01/07. Công ty mua nguyên vật liệu của công ty thương mại và dich vụ tổng hợp. Công ty nhận được hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu
Sơ đồ : Mẫu hóa đơn GTGT
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AM/2007B
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929 Ngày 04 tháng 01 năm 2007
Đơn vị bán hàng: Công ty điện lực Hoàn Kiếm……….. Địa chỉ: Số 69C Đinh Tiên Hoàng – Hoàn Kiếm – Hà Nội……….... Mã số thuế: …… 0100101114-1………. Họ tên người mua hàng: Công ty cổ phẩn đầu từ và bê tông Thịnh Liệt…………. Địa chỉ: Ngõ 1141 Cầu Tiên- Thịnh Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội………... Mã số thuế: 0100211212-1………... HÌnh thức thanh toán: Chuyển khoản………..
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Gông treo cột hộp 2-4 công tơ 1 pha
Cái 11.960 6.080 72.716.800
Cộng tiền hàng 72.716.800 VNĐ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.271.680 VNĐ Tổng cộng tiền thanh toán: 79.988.480 VNĐ Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi chín triệu, chín trăm tám mươi nghìn, bốn trăn tám mươi đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Toàn bộ số nguyên vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt, ban kiểm nhận ( thủ kho) lập biên bản giao nhận và
lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu thực nhập. Sau đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho nguyên vật liệu đó.
Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo chứng từ( hoá đơn GTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu. Ngoài ra trên phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng kinh doanh, thủ trưởng đơn vị bên giao hàng.
Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ phòng KD Trưởng phòng KD Thủ kho Kế toán vật tư Đề nghị nhập Lập biên bản giao nhân Lập phiếu nhập Ký phiếu nhập
Nhập kho Ghi sổ, bảo quản lưu
Mẫu biên bản giao nhận:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
---****---
BIÊN BẢN GIAO NHẬN (HĐ số 8- 02/HĐKT/ĐLHK- VA)
Hôm nay, ngày 05 tháng 01 năm 2007 tại địa điểm: Công ty cổ phần đầu tư và bê tông Thịnh Liệt, chúng tôi gồm: