4. Kết cấu của khóa luận
2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC)
Sơ đồ cơ cấu
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Bộ phận lái xe Bộ phận tạp vụ Bộ phận y tế Bộ phận bảo vệ Bộ phận văn thư Bộ phận tổ chức cán bộ
Bảng thống kê trình độ cán bộ, nhân viên của phòng TC- HC Stt Chức danh, chức vụ Số lượng Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp
Sơ cấp & chưa qua đào tạo
1 Trưởng phòng 1 1 2 Phó trưởng phòng 1 1 3 Tổ chức cán bộ 2 2 4 Văn thư 2 2 5 Y tế 1 1 6 Lái xe 3 3 7 Tạp vụ 1 1 8 Bảo vệ 3 3 Tổng 14 4 1 2 7 ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính)
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng TC - HC
* Trưởng phòng
Trưởng phòng là người đứng đầu phòng TC –HC, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng TC – HC. Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như tổng hợp, kiểm tra, giám sát…và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan. Bên cạnh đó, Giám đốc Sở ủy quyền cho trưởng phòng ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ cán bộ công nhân viên. Không những vậy, trưởng phòng còn tham mưu giúp việc cho Giám đốc Sở và hội đồng thi đua khen thưởng Sở trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức công việc, chỉ tiêu đề ra; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng niên hạn, khen thưởng thường kỳ và khen thưởng đột xuất.
* Phó trưởng phòng
Phó trưởng phòng là người giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do trưởng phòng giao. Đồng thời, phó trưởng phòng cũng là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh
trường của Sở…
* Bộ phận văn thư
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư trong Sở là:
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật Nhà nước.
- Đảm bảo phát hành các văn bản đi – đến thông suốt và kịp thời trong và ngoài cơ quan theo đúng quy định của cơ quan và pháp luật.
- Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan.
- Quản lý sổ sách các thư từ và bưu phẩm chuyển đến và gửi đi của cơ quan. - Chuyển công văn, bưu phẩm đến các cá nhân, đơn vị, bộ phận.
- Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lý công văn theo sự phân công của trưởng phòng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản, theo quy trình lưu trữ của cơ quan.
- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về tiến độ, chất lượng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc được phân công.
- Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng phân công.
- Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực mình đang thực hiện.
- Chủ động đề nghị, đánh giá nhận xét đề xuất xử lý các công việc liên quan.
* Bộ phận lái xe
Bộ phận lái xe có 3 lái xe và được phòng TC – HC giao cho điều khiển 3 chiếc xe ô tô như sau:
+ Một chiếc TOYOTA 16A.0889 – 12 chỗ ngồi + Một chiếc MITSUBISHI 16A.1457 – 7 chỗ ngồi + Một chiếc TOYOTA 16A.1367 – 4 chỗ ngồi
Ba chiếc xe này do phòng TC – HC quản lý, khi lãnh đạo Sở cần dùng thì trưởng phòng sẽ bố trí lái xe phục vụ lãnh đạo.
• Phục vụ nước uống:
- Phải đảm bảo vệ sinh sạch sẽ và đầy đủ. + Khu vực nấu nước, bể chứa dự trữ nước. + Nguồn nước, dụng cụ lấy nước.
+ Dụng cụ chứa nước tại văn phòng.
- Đảm bảo có đủ nước sôi phục vụ: các phòng ban gián tiếp trước giờ làm việc theo quy định.
• Quản lý chung về vệ sinh môi trường:
- Hằng ngày quản lý nhà khách của Sở đảm bảo luôn ngăn nắp sạch sẽ.
- Thường xuyên chăm sóc các khu vườn của nhà khách cũng như tại nơi làm việc của các phòng ban.
- Thường xuyên làm tốt công tác vệ sinh công nghiệp toàn bộ mặt bằng và các hành lang được phân giao quản lý của Sở đảm bảo khang trang, sạch đẹp.
- Quản lý sơ đồ mặt bằng và hệ thống thoát thải nước công nghiệp (nổi và ngầm) đảm bảo thông suốt, chống úng ngập. Quản lý các khu nhà vệ sinh và hệ thống thải bẩn của Sở.
* Bộ phận y tế
Bộ phận này có nhiệm vụ khám và cấp thuốc, điều trị cho cán bộ nhân viên hàng ngày, sơ cấp cứu tại chỗ, làm công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên. Đồng thời bộ phận y tế còn lập kế hoạch khám sức khỏe định kỳ, khám sức khỏe cho người xin tuyển dụng vào Sở, quản lý hồ sơ và nắm chắc tình trạng sức khỏe của cán bộ công nhân viên, tư vấn với phòng tổ chức cán bộ về tình hình sức khỏe của cán bộ công nhân viên để bố trí công việc phù hợp. Bộ phận này luôn luôn bố trí nhân viên thường trực để giải quyết kịp thời các trường hợp tai nạn lao động, bệnh cấp tính và cấp cứu xảy ra bất cứ lúc nào.
* Bộ phận bảo vệ
Tổ nhân viên bảo vệ gồm có 03 người, một ngày làm việc chia thành 03 ca, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện công tác bảo vệ trong 01 ca.
Bộ phận bảo vệ của cơ quan có chức năng và nhiệm vụ rất quan trọng, đó là: - Tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, giữ vững trật tự trị an, ngăn ngừa kẻ gian xâm nhập, giữ gìn tài sản tập thể và cá nhân trong cơ quan.
- Tổ chức phối hợp cùng với chính quyền địa phương thực hiện các biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi phạm pháp, tệ nạn xã hội xảy ra trong khu vực cơ quan.
- Phối hợp cùng các đơn vị khác trong cơ quan nhắc nhở mọi người đến cơ quan thực hiện các quy định nhằm giữ vững kỷ cương nề nếp. Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm đảm bảo trật tự trị an kỷ cương trong Sở.
- Thường trực tại cổng chính 24/24 để hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, nhắc nhở mọi người chấp hành các quy định khi đến Sở.
- Thường xuyên tuần tra bao quát toàn khu khu vực trong phạm vi quản lý của Sở, ngăn chặn người ngoài vào Sở khi không có yêu cầu công tác; giám sát, kiểm tra người mang tài sản của Sở ra khỏi cơ quan (khi có nghi ngờ).
- Quản lý chìa khóa các phòng làm việc trong cơ quan. Mở và đóng cửa phòng đúng qui định về giờ làm việc tại Sở.
* Bộ phận tổ chức cán bộ
Bộ phận tổ chức cán bộ của Sở chủ yếu quản lý và thực hiện các công việc như sau: - Quản lý dữ liệu nhân sự trong Sở: quản lý, lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân sự của CBCC và lao động hợp đồng…
- Tuyển dụng nhân sự
- Thực hiện ký kết hợp đồng lao động. - Xét hoàn thành chế độ tập sự.
- Chế độ chính sách liên quan đến người lao động: các chế độ thăm hỏi, hiếu hỉ, tang lễ, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm tai nạn con người…
- Nâng, chuyển ngạch công chức, nâng bậc lương.