Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá quyết định sự tồn tại hay không tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa rất to lớn.
Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ làm cho tài liệu mà kế toán cung cấp có độ chính xác cao, giúp các nhà lãnh đạo phân tích, đánh giá đúng toàn bộ hoạt động kinh doanh, thấy được tình hình tiêu thụ của hàng hoá từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông qua đó, tài liệu mà kế toán cung cấp sẽ mang tính pháp lý cao, chính xác thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hoàn thiện sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hoá, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng của khách hàng, theo dõi từng khoản nợ, có biện pháp thu hồi nhanh, tăng vòng quay của vốn. Hoàn thiện quá trình hạch toán bán hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, đảm bảo sự vận động của tiền hàng trong quá trình ăn khớp hơn, tránh thất thoát tiền hàng hoặc thiếu hụt tiền hàng, cũng như phản ánh đầy đủ công nợ cho khách hàng giúp các nhà quản lý kịp thời phân tích, đánh giá đưa ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ.
Qua nghiên cứu tình hình thực tế về công tác hạch toán tại công ty, em thấy có thể rút ra một vài nhận xét sau:
III.1 Ưu điểm.
Trải qua hơn 6 năm hoạt động công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy và phương hướng quản lý để tự hoàn thiện mình, để kinh doanh có lãi nâng cao thu nhập cho người lao động, tạo được vị trí vững chắc trên thương trường.
- Về đội ngũ cán bộ công nhân viên chức: được sắp xếp gọn nhẹ, hợp lý, lựa chọn những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao, tận tuỵ với công việc.
- Về bộ phận kế toán: Điểm nổi bật là sự khoa học trong công tác tổ chức kế toán. Công tác hạch toán được phân chia một cách rõ ràng cho từng nhân viên, mỗi nhân viên được bố trí đảm nhận từng phần hạch toán kế toán hợp lý thuận
tiện trong mối quan hệ với nhau, không có sự chồng chéo giữa các khâu công việc, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ.
Kế toán tiêu thụ hàng hoá đảm bảo theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ, nắm bắt được tình hình xuất, nhập ,tồn , tình hình công nợ với khách hàng , cung cấp đầy đủ số liệu giúp công tác quản lý vốn và kinh doanh đạt kết quả cao.
Mặt khác sự phối hợp giữa bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận bán hàng ăn khớp, nhịp nhàng nên việc hạch toán bán hàng được thông suốt không bị gián đoạn do sự luân chuyển chứng từ chậm.
- Hệ thống kế toán: Công ty đã đưa tin học vào công tác kế toán (trong đó bao gồm cả kế toán bán hàng) bằng cách ứng dụng các phần mềm tin học. Việc sử dụng chương trình kế toán máy được cài đặt phù hợp với đặc trưng ngành kinh doanh nên đã liên kết được các phần hành TK một cách tự động, giúp công ty có thể biết được toàn bộ quá trình kinh doanh cũng như với từng đối tượng TK bất cứ lúc nào.
III.2.Nhược điểm.
Nhìn chung công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà, công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán tiêu thụ nói riêng được thực hiện khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên bên cạnh những nét ưu việt, phần hành kế toán này của công ty vẫn còn những tồn tại nhất định mà Công ty có thể nghiên cứu để cải thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán, thực hiện tốt vai trò kế toán trong sản xuất kinh doanh của Công ty cụ thể như sau:
- Đối với việc tính giá vốn của hàng xuất kho: Kế toán chỉ tính giá vốn trên trị giá của hàng hoá mua thực tế mà không tính đến các chi phí phát sinh trong khâu mua, các chi phí này được đưa vào chi phí bán hàng. Việc hạch toán như vậy vẫn chưa đảm bảo phản ánh đúng nội dung kinh tế của các chi phí, làm ảnh hưởng đến việc theo dõi tập hợp và phân bổ chi phí cho hàng hoá bán ra trong kỳ, gây khó khăn cho công tác xác định giá bán hàng hoá.
- Tình hình chiết khấu đối với khách hàng.
- Tình hình công nợ.
IV. MỘT SỐ Ý KIẾN
IV.1. Tổ chức bộ máy Kế toán.
Bộ máy kế toán của công ty có 6 người, nên các cán bộ kế toán phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc so với mức trung bình ở một công ty có quy mô và tính chất kinh doanh tương tự. Đặc điểm này gây một sức ép lớn đối với công tác kế toán của công ty.
Để đảm bảo tính khách quan, kiểm soát được hoá đơn, tránh được sự sai sót, nhầm lẫn công ty nên bổ sung thêm nhân viên kế toán để đáp ứng nhu cầu của công tác kế toán.
IV.2. Đối với việc sử dụng hoá đơn tài chính.
Kế toán Công ty xé cả liên 01 là không đúng quy định, mà chỉ được xé liên 02 và liên 03 (Liên 02 giao cho khách hang, liên 03 dùng để luân chuyển) liên 01 giữ nguyên ở quyển gốc do kế toán bán hàng giữ.
IV.3. Đối với việc tính giá vốn của hàng xuất kho.
Trong hoạt động kinh doanh, giá bán hàng hoá là một trong những yếu tố rất quan trọng, nó quyết định đến tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường, việc đưa ra một số chính sách giá cũng có thể dẫn đến thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Xác định giá bán là một công việc mang tính khoa học, nghệ thuật đồng thời cũng là một việc hết sức khó khăn phức tạp. Để có thể đưa ra một chính sách giá linh hoạt, hợp lý đòi hỏi kế toán phải phản ánh một cách chính xác trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin số liệu có liên quan cho các nhà quản lý. Chính vì vậy việc xác định đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất kho là vấn đề thật sự cần thiết.
Với tình hình kinh doanh hiện nay công ty nên mở thêm TK cấp 2 chi tiết cho TK 156:
TK 1561: “Giá mua hàng hoá” TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá”
Khi mua hàng hoá, trị giá thực tế của hàng hoá sẽ được tập hợp vào TK 1561, các chi phí phát sinh trong khâu mua kế toán phản ánh vào TK 1562. Việc hạch toán như vậy giúp cho công tác kế toán bán hàng bóc tách được rõ ràng giữa chi phí mua hàng và chi phí bán hàng, tập hợp được chi phí mua hàng phát sinh trong khâu mua để cuối kỳ phân bổ cho lượng hàng đã xuất bán, gửi bán và còn tồn kho nhằm xác định đúng trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ.
Quá trình xác định giá vốn hàng xuất bán sẽ theo sơ đồ sau: 111, 112, 331 1561 632 133 111, 112 1562 Giá mua thực tế
Chi phí phát sinh trong khâu mua
Phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ
Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra trong kỳ.
Công thức phân bổ được tính như sau: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho trong kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ X Trị giá hàng hoá xuất bán trong kỳ Trị giá hàng tồn kho trong kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho =
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho
đầu kỳ
+
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ _ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
IV.4. Hoàn thiện phương pháp kế toán chiết khấu bán hàng.
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thanh toán chưa có thuế Nợ TK 3331: Thuế giá trị gia tăng tương ứng
Có TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại sang TK 511 để giảm trừ doanh thu kế toán ghi:
Nợ TK 511
Có TK 521
Việc hạch toán như trên giúp kế toán xác định rõ ràng giữa chi phí hoạt động tài chính và chiết khấu thương mại nhằm có số liệu chính xác về kết quả sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động tài chính
Đối với nghiệp vụ bán lẻ, khi cửa hàng bán được với giá cao hơn giá bán do công ty quy định, phần chênh lệch kế toán nên phản ánh vào TK 521 nhằm thúc đẩy, khuyến khích công tác bán lẻ hàng hoá tại cửa hàng.
Khi cửa hàng bán được hàng với giá cao hơn so với giá bán quy định và tiến hành thanh toán với công ty kế toán ghi:
- bút toán 1: phản ánh giá vốn hàng bán. Nợ TK 632:
Có TK 157:
- bút toán 2: Phản ánh doanh thu
Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH
Có TK 511: Tổng doanh thu của các hoá đơn bán lẻ
Có TK 3331: Thuế giá trị gia tăng tương ứng - Phản ánh khoản chiết khấu cho cửa hàng:
Nợ TK 521:
Có TK 111, 112
- Phản ánh chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 Có TK 111, 112
- Cuối kỳ kết chuyển các khoản chiết khấu sang TK 511 để xác định doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ:
Nợ TK 521 Có TK 511
157 632 911 511 111, 112 641 3331 521 632
Sơ đồ quá trình hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
IV.5. Hoàn thiện tình hình thanh toán công nợ.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty cùng ngành hàng khác, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của công ty.
∗ Khi công ty bán lẻ cho các cửa hàng, thường các chủ cửa hàng không thanh toán ngay mà chấp nhận nợ. Cho đến khi bán hết số hàng thì mới thanh toán cho công ty điều này đã gây khó khăn rất nhiều cho công ty trong việc thu hồi vốn bởi vì nó phụ thuộc vào thời gian bán hàng nhanh hay chậm.
∗ Một lý do quan trọng nữa là khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng thường xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và phương thức thanh toán là chậm dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn.
Do vậy một điều hiển nhiên là công ty bán hàng theo phương thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chính thấp. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, tăng khả
Trong hoạt động kinh doanh của công ty, để giữ được khách hàng thường xuyên và tăng lượng hàng hoá bán ra thi không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu. Vậy để đảm bảo về mặt tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn công ty nên có các nguyên tắc sau:
- Tất cả các khách hàng của công ty mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức bán hàng chung của toàn công ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh căn cứ lượng hàng tiêu thụ bình quân tháng phối hợp với phòng kế toán xây dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền công ty nên gửi thông báo trước để nhắc nhở khách hàng trả đúng hẹn. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn quy định công ty có thể thi hành lãi suất trả chậm, ngừng cung cấp hàng hoá khi có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả.
- Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà công ty có quyết định nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà công ty không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì không nên bán chịu.
- Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định viết hoá đơn cung cấp hàng hay không . Đây là một phương pháp quan trọng để đảm bảo dư nợ an toàn.
- Công ty nên sử dụmg hình thức chiết khấu thanh toán cho khách hàng để làm giảm số dư công nợ giúp công ty bớt khó khăn về vốn.
- Kế toán công nợ định kỳ gửi giấy báo công nợ đến cho khách hàng vừa để đối chiếu công nợ, vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Công ty nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định.
- Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng của công ty thể hiện sự quan tâm của công ty đối với khả năng thanh
toán của khách hàng đặc biệt là khách hàng mới, công ty nên nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng được hưởng chiết khấu hồi khấu...
- Tổ chức quản lý chặt chẽ từng khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng quá nợ và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ.
Như vậy, để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về mặt tài chính trong trường hợp rủi ro như không thu hồi được nợ. Nhà nước cho phép các công ty lập dự phòng để phần nào giảm bớt rủi ro đó. Thực chất của việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của công ty mà Nhà nước đã hỗ trợ một phần sự mất mát đó. Hơn nữa phương thức thanh toán của khách hàng đối với công ty là trả chậm xong công ty lại không “Lập dự phòng phải thu khó đòi”. Điều này là không nên vì khi xảy ra rủi ro thực sự thì công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm mà không có khoản bù đắp nào, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Mặt khác việc lập dự phòng rất có lợi cho doanh nghiệp hoàn nhập dự phòng vào thu nhập khác vẫn đảm bảo cân bằng giữa doanh thu và chi phí.
Như vậy, cuối năm công ty nên tiến hành kiểm tra các khoản phải thu của khách hàng. Nếu thấy khách hàng nào khó khăn về tài chính, công ty dự đoán số tiền khách hàng không trả được (không có khả năng trả nợ) và lập dự phòng cho những khách hàng đó.
Theo quy định, khách hàng nợ quá 2 năm trở lên kể từ ngày hết hạn thanh toán mới được quyền trích lập dự phòng, chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán số nợ với công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa tới hạn quá 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể phá sản hoặc đang có dấu hiệu bỏ trốn, đang bị giam giữ xét hỏi... thì cũng được coi là nợ khó đòi.
Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi, công ty dùng TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi.
Nợ TK 139 Có
- Xử lý khoản nợ phải thu thực tế thất thu.
- Hoàn nhập dự phòngđã lập vào khoản thu nhập khác.
- Lập dự phòng phải thu khó đòi.
Số dư bên có: Dự phòng đã lập vẫn còn.
Trình tự hạch toán:
- Khi lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 642(6): Số tiền lập dự phòng.