1.Nghiên cứu khách hàng, thâm nhập thị trường.
Về việc nghiên cứu khách hàng và thị trường công ty rất chú trọng. Hàng năm công ty đã cố gắng chuẩn bị trước về việc nghiên cứu thị trường, bởi vì có một thị trường để tiêu thụ (để sản xuất) hoặc có một thị trường cung cấp hàng nguyên vật liệu, linh kiện và phụ kiện để phục vụ tiêu dùng và sản xuất (để nhập khẩu) góp phần ổn định xuất nhập khẩu trong năm cũng như làm ổn định tình hình sản xuất trong nước từ đó chủ động ký kết và thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.
Trong việc thâm nhập thị trường, công ty đã xây dựng được mạng lưới thương nhân nước ngoài có độ tin cậy cao. Công ty có một số bạn hàng ở Đông Âu và Liên Xô cũ do vậy cũng nắm bắt khá rõ tình hình thị trường ở đây. Phương châm hoạt động của công ty là: bình đẳng hai bên cùng có lợi và chiếu cố lẫn nhau.
Trong công việc xuất nhập khẩu uỷ thác, vấn đề cốt lõi là tìm nguồn hàng để xuất khẩu và tìm khách hàng (là các xí nghiệp xuất khẩu linh kiện), các thương nhân xuất khẩu hàng tiêu dùng vì vậy muốn có hàng hoá xuất nhập khẩu phải đẩy mạnh sản xuất.
Do ý thức được việc đó, công ty các địa phương, các đơn vị là môi trường sống và tồn tại của công ty. Chính vì lẽ đó mà trong khi thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác, công ty đã đáp ứng được rất nhiều các yêu cầu cho địa phương, xí nghiệp, tham gia ngay từ khi cơ sở lập kế hoạch sản xuất làm sao có có tính hiện thực tạo vốn ban đầu với tính chất, đặc điểm của tưng mặt hàng có kế hoạch ứng vốn.
Trong thanh toán cũng áp dụng linh hoạt theo yêu cầu của địa phương. Do đó công ty đã thu hút được các đơn vị và các cơ sở sản xuất có hàng xuất khẩu cũng như các xí nghiệp có nhu cầu xuất khẩu về với mình, tạo sự tín nhiệm cao.
2.Bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ trong công ty.
Việc ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác là rất quan trọng nhưng việc thực hiện hợp đồng lại càng quan trọng hơn.Do vậy công ty Vilexim luôn luôn chú trọng nâng cao trình độ, nghiệp vụ, chuyên môn của mình trong việc xuất nhập khẩu uỷ thác. Hàng năm, công ty cử cán bộ có năng lực nhiệt tình trong công ty đi học thêm các khoá học tại một số trường đại học như: Ngoại Thương, đại học Kinh Tế,... nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của cán bộ cũng như chuyên môn hoá thật nhuần nhuyễn, tinh thông các nghiệp vụ để thích ứng những chức năng và nhiệm
vụ mới của công ty, cán bộ này sẽ trở thành lực lượng nòng cốt trong công ty giúp công ty đứng vững trên thị trường trong nước cũng như ngoài nước.
Chính vì thế mà công ty đã chọn lọc một đội ngũ cán bộ tinh thông nghiệp vụ, có hiểu biết rộng, năng động, bám sát các đơn vị, các cơ sở cung ứng hàng hoá xuất khẩu cũng như đơn vị nhập khẩu, nắm bắt được xu hướng biến động giá cả ở thị trường trong cũng như ngoài nước. Lãnh đạo trong công ty thường xuyên tổ chức các cuộc hợp tác trao đổi kinh nghiệm và tiếp thu ý kiến cho các cán bộ nghiệp vụ trong công ty và giám đốc luôn theo dõi quá trình thực hiện hoạt động từ đầu đến cuối để nhắc nhở kịp thời.
Ngoài ra, công ty cũng luôn trao đổi, học hỏi thêm kinh nghiệm với công ty và tổng công ty có số lượng xuất nhập khẩu uỷ thác nhiều và có tổng giá trị lớn.
3.Đẩy mạnh hoạt động Marketing xuất nhập khẩu
Marketing là một hoạt động quan trọng của bất kì một doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào. ở mỗi môI trường khác nhau các chiến lược marketing đem ra áp dụng rất khác nhau bởi có sự khác nhau về các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hoá… Trong kế hoạch Marketing của công ty cần phản ánh được những yếu tố không thể kiểm soát nổi có ảnh hưởng thế nào đến hoạt động bán hàng và thu lợi nhuận của Công ty. Những yếu tố đó có thể là cạnh tranh, thời tiết, sự thay đổi thị hiếu người tiêu dùng…Hoạt động Marketing của công ty cần dựa trên 3 yếu tố cơ bản sau:
-Xác định mục tiêu đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu của Công ty. Đó là mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, trung hạn và sự tối đa hoá lợi nhuận thu được, không ngừng tìm cách xâm nhập thị trường mới. Những tiêu chuẩn cụ thể mà Công ty có thể đưa ra để đánh giá sự thành công là doanh thu, lợi nhuận của hoạt động xuất nhập khẩu và thị phần của công ty trên mỗi loại thị trường.
-Dựa trên cơ sở những mục tiêu đã xác định Công ty xây dựng chương trình hoạt động Marketing xuất nhập khẩu bao gồm việc triển khai chiến lược và chiến thuật Marketing Mix.
-Sử dụng các khả năng của công ty để thực hiện Mar mix
Trong bốn nhân tố của Mar Mix là sản phẩm, giá cả, phân phối và khuyếch trương thì hoạt động khuyếch trương là vấn đề còn nhiều điều phải bàn nhất. Công ty cần tích cực hơn nũa trong việc đưa thông tin về sản phẩm tới khách hàng quốc tế. Ngoài ra Công ty cần mở rộng hệ thống các cửa hàng giới thiệu cả ở trong và ngoài nước. Qua đó khả năng xâm nhập thị trường của công ty sẽ tăng lên.
4.Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả
Vốn luôn là vấn đề khó khăn đối với mọi đơn vị kinh doanh nhưng nó không phải là vấn đề bế tắc bởi có rất nhiều cách để huy động vốn. Điều quan trọng hơn là làm thế nào để sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thiếu vốn cũng là do việc sử dụng vốn lãng phí, bừa bãi.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn, Công ty cần chú ý xem xét một số biện pháp sau đây:
- Đẩy mạnh tiến độ thực hiện hợp đồng xuất khẩu, thực hiện thanh toán đúng thời hạn để tránh bị chiếm dụng vốn.
-Phân bổ cơ cấu vốn hợp lí trong kinh doanh. Ưu tiên sử dụng vốn lưu động vào việc khai thác các nguồn hàng có khả năng quay vòng nhanh
-Có các biện pháp giảm những chi phí bất hợp lí đặc biệt là chi phí giao dịch
đI lại hiện vẫn còn chiếm tỉ lệ lớn.
-Tranh thủ các điều kiện tín dụng mà phía bạn hàng dành cho Công ty như
các hợp đồng có trả trước bằng tiền mặt.
5.Về tổ chức bộ máy kinh doanh
Trong những năm qua công ty luôn quan tâm đến vấn đề cơ cấu tổ chức lao động trong công ty. Sắp xếp lao động như hiện nay là khá hợp lí, nhưng cần có những biện pháp tạo điều kiện cho mọi người trong công ty làm chủ hơn trong hoạt động của mình nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ trong công việc và cũng là sự kết hợp hài hoà giữa quyền và nghĩa vụ của mỗi người
Để làm ăn có hiệu quả với khách hàng nước ngoài, Công ty phải có một đội ngũ cán bộ kinh doanh giỏi bởi con người là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động xuất nhập khẩu. Yêu cầu đối với Cán bộ là phải giỏi nghiệp vụ ngoại thương, có đầu óc tư duy, phải năng động sáng tạo, có khả năng dự báo, ứng phó kịp thời với những biến động trên thị trường, thông thạo ít nhất là một ngoại ngữ, đọc thông viết thạo và hiểu rõ những nội dung của thư chào hàng, thư hỏi giá, nội dung hợp đồng, làm hợp đồng...
Hàng năm thông qua hệ thống kiểm tra tuyển dụng và bổ nhiệm, Công ty có tuyển thêm một số cán bộ trẻ có bằng cấp, có trình độ, thực sự am hiểu về nghiệp vụ, về thị trường, có phương pháp đánh giá và tư duy tốt. Tuy nhiên cho đến nay Công ty vẫn chưa có hình thức nâng cao và bổ sung kiến thức rộng rãi cho cán bộ xuất nhập khẩu vì lý do quá bận rộn công việc, mà chỉ tổ chức các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ làm ở các phòng ban khác. Vì vậy, để đảm bảo cho Công ty có được đội ngũ cán bộ xuất nhập khẩu không bị lạc hậu về trình độ thì hàng năm Công ty phải có kế hoạch đào tạo lại cán bộ thông qua các hình thức :
- Gửi cán bộ, các nhân viên có năng lực đi nghiên cứu, học tập ở
các lớp đào tạo cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước.
- Đào tạo cán bộ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ mới để họ nâng
cao trình độ nghiệp vụ.
- Cử các đoàn cán bộ kinh doanh ra nước ngoài để nắm bắt nhu
cầu thị trường, kinh nghiệm làm ăn, tạo dựng mối quan hệ bạn hàng vững chắc. Trong các năm tới, quy mô hoạt động của Công ty sẽ lớn hơn do đó có nhu cầu tuyển dụng thêm lao động. Đây là điều kiện quan trọng giúp Công ty bổ sung thêm được cán bộ có trình độ cao. Công ty cần có kế hoạch tuyển dụng hợp lý, việc tuyển dụng lao động phải thật trong sáng, vô tư và phải dựa vào các điều kiện: là người có bằng cấp, có sức khoẻ, kinh nghiệm đặc biệt là có trình độ thực sự trong kinh doanh.
Ngoài ra Công ty cũng cần phải có chính sách khuyến khích vật chất, tinh thần để động viên các cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu, thực hiện thưởng phạt nghiêm minh, phân phối công bằng. tạo ra bầu không khí vui vẻ, đoàn kết, chân thành giữa những người lao động và cán bộ lãnh đạo.
6.Thực hiện tốt quá trình hạch toán nghiệp vụ
Là một công ty hoạt động theo nguyên tắc độc lập tự hạch toán kinh doanh nên để thực hiện tốt qúa trình hạch toán nghiệp vụ, công ty cần điều chỉnh lại một số vấn đề như sau:
-Làm rõ các loại chi phí phát sinh và khả năng lợi nhuận thu đựoc. Nhờ quá trình hạch toán này mà công ty có thể đưa ra những quyết định dứt khoát đối với các hợp đồng. Hạch toán đầu vào rõ ràng giúp hạch toán đầu ra chính xác, qua đó xác định đúng lợi nhuận thu được.
-Làm tốt hơn nữa quá trình hạch toán nghiệp vụ trong quan hệ của Công ty với khách ngoại ở nhiều giai đoạn thực hiện hợp đồng. Điều này sẽ cho phép Công ty nhanh chóng phát hiện ra những thiếu sót để kịp thời điều chỉnh nhằm nâng cao uy tín với khách hàng. Đồng thời giúp cho việc đánh giá bạn hàng chính xác hơn.
-Nhằm nâng cao chất lượng của quá trình hạch toán, công ty cần thường xuyên đôn đốc kiểm tra công việc ở từng bộ phận đồng thời bố trí hợp lí những người có trình độ chuyên môn thực hiện ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ để từ đó đưa ra những phương án ứng phó kịp thời.
-Thanh lí hợp đồng cần được tiến hành ngay sau khi hợp đồng được thực hiện xong, tránh hiện tượng thất lạc hồ sơ giấy tờ. Công tác lưu trữ của công ty cũng cần được thực hiện tốt hơn để thuận tiện cho các hoạt động kinh doanh nói chung.