- Lập báo cáo điều chỉnh
3.6. QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ
Hiện nay chứng từ điện tử trở nên rất thơng dụng trong việc quản lý đối với ngành hàng khơng trên thế giới. Chấp nhận chứng từ điện tử là chứng từ tài chính kế tốn cho phép nâng cao mức độ tự động hố khâu xuất bán chứng từ kiểm tra kiểm sốt và lưu trữ.
Khi xuất bán chứng từ, khách hàng chỉ cần truy cập lên trang Web của Hãng hàng khơng và tự chọn lựa hành trình, loại giá và được thơng báo mức giá phải trả. Khi khách hàng xác nhận là sẽ vận chuyển cũng đồng thời với việc họ phải trả số tiền mua vé thơng qua tài khoản của mình. Dữ liệu bán đã cĩ tự động trên hệ thống và khơng cĩ một chứng từ nào được xuất ra ngồi thơng báo cho hành khách về việc vận chuyển sắp tới của họ.
Như vậy, đối với việc áp dụng chứng từ điện tử, cơng tác kiểm sốt nội bộ đối với hoạt động thu bán được tăng cường theo hướng chặt chẽ, hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí ở tất cả các khâu trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng khơng, cụ thể là
- Khơng cĩ việc cấp phát, xuất vé nên rủi ro trong 2 khâu này hầu như bị loại bỏ.
74
- Cơng tác kiểm sốt giá cước hồn tồn dựa trên dữ liệu đã cĩ sẵn, thời gian xử lý được rút ngắn tối đa.
- Khơng tốn thời gian cho cơng tác luân chuyển chứng từ
- Việc thanh tốn của khách hàng gần như tức thời
Với những ưu thế tiên tiên trên, nhà nước cần cĩ qui định chấp nhận những chứng từ điện tử, cụ thể là vé hành khách là chứng từ tài chính kế tốn để chất lượng cơng tác quản lý thu bán vé nâng cao hơn nữa, đáp ứng mức độ tăng trưởng cao và hội nhập với thị trường hàng khơng quốc tế.
75
KẾT LUẬN
Để cĩ thể quản lý và kiểm sốt hoạt động kinh doanh hiệu quả, nhà quản lý cần quan tâm đúng mức đến việc thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Một hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu khơng chỉ dừng lại ở mức độ ngăn ngừa, phát hiện sai sĩt và gian lận, mà phải trở thành cơng cụ để đánh giá tính hiệu quả của hoạt động và đảm bảo tính đáng tin cậy của thơng tin tài chính.
Đối với cơng tác thu bán sản phẩm vận tải hàng khơng, hệ thống kiểm sốt nội bộ đĩng vai trị đặc biệt quan trọng trong cơng tác quản lý, nhằm tạo ra một nền tảng kiểm sốt hoạt động chặt chẽ, hướng hoạt động thu bán đi theo đúng quĩ đạo đề ra.
Để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng tác thu bán sản phẩm vận tải hàng khơng phải cĩ hàng loạt các biện pháp đồng bộ cả về tổ chức bộ máy, qui trình hoạt động kiểm sốt, cơng nghệ thơng tin và con người. Nĩ địi hỏi sự nỗ lực khơng ngừng và thống nhất quan điểm của tất cả các cấp lãnh đạo từ cao nhất đến các ban chuyên mơn và tập thể cán bộ cơng nhân viên cơng tác trong lĩnh vực hoạt động thu bán sản phẩm vận tải hàng khơng. Ngồi ra, sự hỗ trợ của nhà nước cũng là nguồn lực khơng thể thiếu gĩp phần thúc đẩy hệ thống kiểm sốt nội bộ nĩi riêng và cơng tác thu bán sản phẩm vận tải hàng khơng nĩi chung ngày càng hiệu quả đáp ứng yêu cầu tăng trưởng khơng ngừng và ổn định của Tổng cơng ty Hàng khơng Việt nam.
76
PHỤ LỤC 5