2.5.3.1. Cụng tỏc tham mưu
Tham mưu là một hoạt động xuất hiện từ rất sớm trong đời sống xó hội. Cụng tỏc tham mưu cú mặt ở tất cả cỏc lĩnh vực và nú cú ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý điều hành của cỏc cấp quản trị.
Cụng tỏc tham mưu ra đời mang tớnh tất yếu khỏch quan. Bởi lẽ để đạt được hiệu quả cao trong lónh đạo, quản lý, điều hành đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải cú mặt ở mọi lỳc, mọi nơi và phải tinh thụng trờn nhiều lĩnh vực. Đồng thời nhà quản lý cũng phải nhanh chúng đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành chớnh xỏc, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phỏt sinh trong thực tế. Điều đú đó vượt quỏ khả năng của cỏc nhà quản lý, đũi hỏi phải cú một lực lượng trợ giỳp cỏc nhà quản lý trờn mọi phương diện, đú là cụng tỏc tham mưu.
Cụng tỏc tham mưu là hoạt động trợ giỳp cỏc nhà lónh đạo, cỏc nhà quản lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tớnh khỏch quan, kịp thời, mang tớnh hiệu lực và hiệu quả.
Trong thực tế cỏc cơ quan, tổ chức thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phũng để giỳp cho hoạt động của cụng tỏc này được thuận lợi. Đồng thời việc làm này cũng tăng cường được hiệu quả của cụng tỏc thụng tin và cựng với cụng tỏc hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giỳp đắc lực cho cỏc nhà quản lý.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phũng cũn cú cỏc bộ phận chuyờn mụn, nghiệp vụ cũng làm cụng tỏc tham mưu cho lónh đạo trờn từng lĩnh vực, từng vấn đề cú tớnh chuyờn sõu.
Cụng tỏc tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phũng Tổng cụng ty. Trong quỏ trỡnh hoạt động của mỡnh văn phũng Tổng cụng ty đó làm tốt chức năng tham mưu trờn cỏc mặt sau:
Thứ nhất là cụng tỏc hành chớnh. Văn phũng đó tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong việc tổ chức quản lý, lưu trữ cụng văn, giấy tờ (cụng văn đến và đi) phục vụ cho cụng tỏc đối nội và đối ngoại; tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của Tổng cụng ty theo đỳng quy định của Chớnh phủ và Bộ Cụng an; tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong việc ra thụng bỏo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản thống nhất trong toàn Tổng cụng ty.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
Văn phũng cũn tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong cụng tỏc đún tiếp khỏch; trang trớ phục vụ cỏc cuộc họp, hội nghị…của Tổng cụng ty.
Thứ hai là cụng tỏc quản trị. Văn phũng đó tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong việc quản lý hệ thống cấp nước uống tinh khiết; quản lý cỏc trang thiết bị văn phũng; quản lý cơ sở vật chất và tổ xe con của Tổng cụng ty.
Văn phũng đó thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thụng tin hữu ớch theo yờu cầu của Ban lónh đạo Tổng cụng ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mỡnh như cụng tỏc văn thư – lưu trữ, cụng tỏc tổ chức hội nghị, tổ chức đún tiếp khỏch, quản lý cỏc trang thiết bị văn phũng…
Kết quả đạt được
- Văn phũng đó tham mưu cho Tổng giỏm đốc ra thụng bỏo quy định về thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản; đưa cụng tỏc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chớnh đi vào nề nếp, phự hợp với quy định của Nhà nước và thống nhất trong toàn Tập đoàn Cụng nghiệp tàu thuỷ Việt Nam. Cụ thể là Thụng bỏo số 525/TB-VPGĐ ngày 27/4/2007 và Thụng bỏo số 1157/TB-VPGĐ ngày 07/9/2007.
- Văn phũng đó tham mưu cho Tổng giỏm đổc trong việc tiếp đún cỏc đoàn khỏch đến thăm và làm việc tại Tổng cụng ty (đoàn khỏch của Chớnh phủ; cỏc Bộ, Ngành; đoàn khỏch của cỏc địa phương; cỏc đối tỏc đến ký kết hợp đồng…); tổ chức cỏc cuộc họp, hội nghị của Tổng cụng ty (cuộc họp giao ban của Tập đoàn, cỏc khối doanh nghiệp Trung ương; cỏc lớp tập huấn về nghiệp vụ cụng tỏc Đảng, cụng tỏc Đoàn và cụng tỏc quản lý…); cụng tỏc quản lý tài sản cố định (quản lý cỏc phũng làm việc, phũng họp, hội trường, quỏn bar, căng tin, quản lý cỏc phương tiện đi lại của Tổng cụng ty giao cho văn phũng sử dụng…); quản lý dõy chuyền sản xuất nước lọc tinh khiết đảm bảo cung cấp đầy đủ cho nhu cầu của CBNV toàn Tổng cụng ty.
- Cụng tỏc tin học, mạng (mạng lan, internet), cỏc nghiệp vụ viễn thụng (tổng đài nội bộ, hệ thống camera giỏm sỏt…) dưới sự tham mưu của văn phũng Tổng cụng ty luụn được duy trỡ, đảm bảo là cầu nối giữa cỏc đơn vị trong và ngoài Tổng cụng ty, khụng ngừng nõng cao khả năng làm chủ cụng nghệ thụng tin phục vụ cho cỏc mặt hoạt động của Tổng cụng ty.
- Văn phũng cũng đó tham mưu cho Tổng giỏm đốc trong việc quản lý, cấp phỏt cỏc mỏy múc thiết bị, văn phũng phẩm cho cỏc phũng ban, bộ phận.
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Cụng tỏc quản lý tổ xe con dưới sự tham mưu của văn phũng Tổng cụng ty luụn đảm bảo tớnh kịp thời, hiệu quả phục vụ lónh đạo Tổng cụng ty và cỏc phũng ban đi cụng tỏc khi cần.
Hạn chế
Hiện nay văn phũng Tổng cụng ty chỉ làm cụng tỏc tham mưu về lĩnh vực hành chớnh quản trị văn phũng như cỏc nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ; tổ chức cỏc loại hỡnh hội nghị; quản lý cỏc trang thiết bị văn phũng… Cỏc mặt hoạt động khỏc của Tổng cụng ty do cỏc bộ phận nghiệp vụ làm cụng tỏc tham mưu trực tiếp cho lónh đạo Tổng cụng ty. Cỏch thức tham mưu này đó tiết kiệm được thời gian chuyển tải thụng tin nhưng lại cú nhược điểm là làm tản mạn nội dung thụng tin, gõy khú khăn trong việc hỡnh thành những phương ỏn điều hành tổng hợp.
Nguyờn nhõn
Tổng cụng ty cú quy mụ lớn, hoạt động kinh doanh trờn nhiều lĩnh vực bao gồm 21 đơn vị thành viờn và 5 cụng ty cổ phần. Vỡ vậy văn phũng khụng thể làm cụng tỏc tham mưu trờn tất cả cỏc mặt hoạt động của Tổng cụng ty, mà chỉ cú thể tham mưu cho lónh đạo về cụng tỏc hành chớnh quản trị văn phũng. Cỏc lĩnh vực hoạt động khỏc của Tổng cụng ty như kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiến độ thi cụng cỏc dự ỏn…là do cỏc phũng ban chức năng tham mưu trực tiếp cho lónh đạo Tổng cụng ty mà khụng cần thụng qua bộ phận văn phũng. Chẳng hạn: phũng Tổ chức - Tiền lương tham mưu cho lónh đạo về cụng tỏc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, phỏt triển và đói ngộ nhõn sự; phũng Kế hoạch thị trường chịu trỏch nhiệm tham mưu về kế hoạch sản xuất kinh doanh, cụng tỏc thị trường, sản phẩm…
2.5.3.2.Cụng tỏc tổng hợp
Cụng tỏc thụng tin, tổng hợp của văn phũng thường giao cho nhúm cỏn bộ hoặc chuyờn viờn nghiờn cứu tổng hợp. Nhiệm vụ chớnh của nhúm này là:
- Theo dừi tỡnh hỡnh hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Theo dừi việc thực hiện cỏc quyết định quản lý. - Thu thập, xử lý và truyền đạt thụng tin.
Từ đú tổng hợp tỡnh hỡnh làm cơ sở cho việc phõn tớch những thuận lợi, khú khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lónh đạo cơ quan, tổ chức.
Ngoài cỏc nhiệm vụ trờn cụng tỏc tổng hợp của nhúm cũn phải xõy dựng quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức núi chung và văn phũng núi riờng. Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải bao quỏt được hết cỏc lĩnh vực hoạt động của cỏc bộ
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo Lớp: QT 901P
phận, phũng ban, đơn vị và của mọi thành viờn trong tổ chức. Cú như vậy quy chế mới đảm bảo được tớnh thống nhất, tớnh đồng bộ.
Trong thời gian qua cụng tỏc tổng hợp của văn phũng Tổng cụng ty đó đạt được kết quả tốt trong việc tổng hợp tỡnh hỡnh, phõn tớch những thuận lợi, khú khăn và những kết quả đạt được trong lĩnh vực hành chớnh quản trị văn phũng để đưa ra cỏc giải phỏp, phương ỏn tham mưu cho lónh đạo Tổng cụng ty. Chẳng hạn văn phũng đó tổng hợp tỡnh hỡnh hoạt động của cụng tỏc văn thư – lưu trữ; tỡnh hỡnh hoạt động của hệ thống mạng nội bộ, tổng đài; cỏc chứng từ thanh quyết toỏn; cỏc thủ tục liờn quan đến xe con như bảo hiểm, ứng, thanh quyết toỏn xăng dầu…
Văn phũng khụng làm cụng tỏc tổng hợp trờn cỏc mặt hoạt động khỏc của Tổng cụng ty. Văn phũng mới chỉ xõy dựng quy chế làm việc của riờng bộ phận văn phũng. Đõy chớnh là mặt hạn chế của cụng tỏc tổng hợp.
Nguyờn nhõn của hạn chế này là do cỏc lĩnh vực hoạt động khỏc của Tổng cụng ty ngoài mảng hành chớnh quản trị văn phũng do cỏc bộ phận chuyờn mụn tổng hợp để đưa ra cỏc phương ỏn tham mưu cho lónh đạo. Chẳng hạn phũng Tổ chức - Tiền lương làm cụng tỏc tổng hợp tỡnh hỡnh sử dụng lao động của Tổng cụng ty; phũng Kế hoạch thị trường chịu trỏch nhiệm làm bỏo cỏo tổng hợp về kế hoạch sản xuất kinh doanh, về cụng tỏc thị trường, sản phẩm…Quy chế hoạt động của Tổng cụng ty do phũng Tổ chức - Tiền lương chịu trỏch nhiệm xõy dựng.
2.5.3.3. Cụng tỏc thụng tin
Trong hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức, nhu cầu về thụng tin là rất lớn. Nhu cầu này rất đa dạng và luụn thay đổi. Nú được xỏc định tuỳ thuộc vào từng cụng việc hay từng loại cụng việc, vào phạm vi hoạt động của tổ chức và nhiều yếu tố khỏc.
Trong đời sống hàng ngày, cụng tỏc thụng tin bao gồm cỏc hoạt động như: thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ, tỡm kiếm, truyền tin, khai thỏc và sử dụng thụng tin. Một quỏ trỡnh gồm cỏc hoạt động đú nhằm đạt một mục đớch nhất định thường được gọi chung là quỏ trỡnh xử lý thụng tin.
Cụng tỏc thụng tin là khõu rất quan trọng trong chức năng tham mưu tổng hợp của văn phũng. Nú quyết định đến hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lónh đạo cơ quan, đơn vị. Thụng tin được cập nhật hàng ngày giỳp lónh đạo nắm bắt và xử lý được cỏc vấn đề nảy sinh trong quỏ trỡnh quản lý.
Mục tiờu phục vụ thụng tin cho cỏc cơ quan, tổ chức là nhằm tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức đú hoạt động cú hiệu quả. Mục tiờu này được thực hiện thụng
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Trước hết, thụng qua hệ thống văn bản quản lý cú rất nhiều thụng tin cần thiết cho hoạt động của Tổng cụng ty. Cỏc thụng tin đú bao gồm:
- Thụng tin về chủ trương, chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước cú liờn quan đến mụi trường hoạt động, phương hướng phỏt triển lõu dài của Tổng cụng ty.
- Thụng tin về tỡnh hỡnh đối tượng bị quản lý; sự biến động về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cụng ty và cỏc bộ phận trong Tổng cụng ty.
- Thụng tin về phương hướng hoạt động, quan hệ hợp tỏc giữa Tổng cụng ty với cỏc cơ quan, tổ chức bờn ngoài.
- Thụng tin về những kết quả đạt được trong quỏ trỡnh quản lý.
Đối với Tổng cụng ty những thụng tin đú rất quan trọng và cần thiết để hoạt động cú hiệu quả. Nếu hệ thống văn bản được tổ chức khoa học sẽ tạo khả năng đỏnh giỏ một cỏch khỏch quan trong cụng tỏc thực tiễn của Tổng cụng ty; giỳp Tổng cụng ty cú đủ những thụng tin cần thiết để tiến hành cỏc hoạt động của mỡnh một cỏch nhanh chúng, khoa học và cú hiệu quả.
Văn phũng Tổng cụng ty với nhiệm vụ giao dịch hành chớnh, kết nối thụng tin giữa cỏc đơn vị, tổ chức bờn ngoài thường phải xử lý thụng tin để giỳp lónh đạo Tổng cụng ty điều hành cụng việc một cỏch cú hiệu quả. Văn phũng Tổng cụng ty là đầu mối thu thập và xử lý thụng tin giỳp lónh đạo đưa ra được những quyết định tối ưu. Thụng tin được thu thập bao gồm hai loại:
- Thụng tin cú tớnh hệ thống: là những thụng tin đưa đến cho người nhận tin theo thời gian quy định trước với những thụng số chung. Loại thụng tin này tại Tổng cụng ty thường là cỏc bản bỏo cỏo về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh của quý, năm; bỏo cỏo về tỡnh hỡnh lao động…Thụng tin này được chuyển giao trong nội bộ Tổng cụng ty thụng qua hoạt động của bộ phận văn thư. Cỏc bản bỏo cỏo sau khi trỡnh và được lónh đạo Tổng cụng ty phờ duyệt thỡ sẽ được chuyển xuống bộ phận văn thư để phỏt hành tới cỏc bộ phận, đơn vị và phũng ban cú liờn quan; hoặc được chuyển tới cỏc vị đại biểu trong trường hợp Tổng cụng ty cú tổ chức đại hội, hội nghị tổng kết…
- Thụng tin khụng cú tớnh hệ thống: là những thụng tin đưa đến cho người nhận khụng theo định kỳ và thụng bỏo về những sự kiện diễn ra khụng theo quy luật, nằm ngoài dự kiến của người nhận tin. Loại thụng tin này chủ yếu dưới cỏc hỡnh thức văn bản. Đõy là hỡnh thức chủ yếu mà Tổng cụng ty sử dụng để truyền thụng tin xuống cấp dưới vỡ nú làm chi tiết và cụ thể hoỏ cỏc mệnh lệnh điều hành của cấp trờn. Thụng tin khụng cú tớnh hệ thống chủ yếu bao gồm: quyết định điều Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
động, lệnh đi cụng tỏc, cỏc bản kế hoạch sản xuất kinh doanh…và được phỏt hành tới cỏc đơn vị, bộ phận trong Tổng cụng ty thụng qua bộ phận văn thư.
Tại Tổng cụng ty thụng tin được thu thập qua cỏc kờnh sau: - Hệ thống cỏc văn bản.
Mọi thụng tin từ cỏc cấp lónh đạo xuống cỏc phũng ban chức năng và cỏc đơn vị chủ yếu là bằng cỏc văn bản, do đú tớnh chớnh xỏc và cụ thể hoỏ cao. Khi một thụng tin chỉ đạo được gửi đi thỡ thỡ căn cứ vào mức độ cần thiết của thụng tin mà tiến hành nhanh hay chậm. Núi chung thời gian gửi văn bản đến cỏc phũng ban trong Tổng cụng ty chỉ mất 10-15 phỳt để thực hiện cỏc thủ tục như nhận thụng tin, trỡnh lónh đạo, vào sổ văn bản… Thụng tin cú thể được chuyển giao chậm hơn thậm chớ cú thể để đến cuối ngày làm việc. Thụng thường thụng tin được nhõn viờn văn thư thu nhận vào cỏc buổi sỏng hàng ngày sau buổi họp giao ban và được chuyển ngay sau đú.
- Tại Tổng cụng ty thụng tin cũn được thu thập qua hệ thống mỏy fax, đường bưu điện, chuyển phỏt nhanh.
- Hệ thống mỏy tớnh nối mạng Internet và mạng nội bộ cũng gúp phần khụng nhỏ trong việc cung cấp cỏc thụng tin một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc.
Xử lý thụng tin là bước quyết định tới việc sử dụng thụng tin trong cơ quan, tổ chức. Cỏc thụng tin đưa tới Tổng cụng ty đều được phõn loại, xem xột tớnh hợp phỏp, hợp lý của thụng tin, từ đú cú hướng giải quyết phự hợp. Văn phũng là bộ phận chịu trỏch nhiệm thực hiện cụng việc này. Vớ dụ: loại thụng tin mang tớnh chất “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc”, “mật” thỡ phải được chuyển ngay tới Tổng giỏm đốc để kịp thời xử lý, giải quyết.
Kết quả đạt được
- Tại cụng ty ngoài việc thu nhận thụng tin qua hệ thống văn bản thỡ thụng tin cũn được thu nhận qua hệ thống cỏc cụng nghệ hiện đại như điện thoại, mỏy fax, chuyển phỏt nhanh, internet và đặc biệt là hệ thống mạng nội bộ. Việc triển khai hệ thống mạng nội bộ đó giỳp cụng tỏc sử dụng thụng tin trở nờn hiệu quả hơn. Mỗi