II. THỰC TRẠNG QUY TRèNH NHẬP KHẨU CỦA CễNG TY:
1. Thực trạng quy trỡnh nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Cụng ty
1.2.1 Giao dịch đàm phỏn:
Sau khi căn cứ vào số lượng hàng mà cỏc Cụng ty đặt mua và cỏc Nhà mỏy căn cứ vào số lượng hàng tồn kho, lựa chọn nhà cung cấp và hoạch định phương ỏn kinh doanh đối với mặt hàng hạt nhựa. Do mặt hàng hạt nhựa cú những đặc tớnh riờng nờn Cụng ty sử dụng hỡnh thức gửi thư chào hàng theo hỡnh thức chào thầu hạn chế cho cỏc nhà cung cấp. Trờn kết quả chào thầu của nhà cung cấp Cụng ty gửi thư chào thầu cho cỏc Nhà mỏy
xỏc nhận. Nhà mỏy phải xỏc nhận rừ: tờn hàng, số lượng, chủng loại, đơn giỏ, trị giỏ, xuất xứ, đối tỏc cung cấp, quy cỏch chất lượng, thời gian chào hàng, hỡnh thức thanh toỏn và cỏc điều kiện khỏc... Sau khi được Nhà mỏy xỏc nhận Cụng ty tiến hành giao dịch với đối tỏc cung cấp.
Trờn cơ sở kết quả của quỏ trỡnh giao dịch, Cụng ty sẽ tiến hành đàm phỏn để đi đến ký kết hợp đồng. Vỡ là một cụng ty cú kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động thương mại quốc tế, xõy dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhiều bạn hàng trờn thế giới, đặc biệt là ở cỏc nước khu vực Chõu ỏ như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Malaysia,...và một số nước Trung Đụng cú nguồn hàng dồi dào như Qatar, ả rập...Nờn Cụng ty cú một hệ thống cỏc nhà cung cấp ổn định cú uy tớn và hiểu rừ về nhau. Do đú, trong quỏ trỡnh đàm phỏn với nhau về giỏ và cỏc điều cơ bản của hợp đồng thường sử dụng hỡnh thức đàm phỏn trực tiếp, thư tớn, EMS, hoặc fax. Trong quỏ trỡnh đàm phỏn để đảm bảo được mức giỏ hợp lý nhất trước khi đàm phỏn thống nhất về nội dung hợp đồng thỡ cỏc phũng nghiệp vụ của Cụng ty tiến hành đàm phỏn giỏ và yờu cầu đối tỏc cung cấp làm rừ, bổ sung bản chào hàng sao cho phự hợp với yờu cầu theo đơn đặt hàng của cỏc Nhà mỏy.
Trong trường hợp đàm phỏn trả giỏ cho từ hai đối tỏc cung cấp trở lờn thỡ Cụng ty phải cú thời hạn trả lời như nhau để đảm bảo tớnh khỏch quan và bỡnh đẳng cạnh tranh cho cỏc đối tỏc cung cấp. Khi cú kết quả đàm phỏn thỡ Cụng ty phải cú trỏch nhiệm thụng bỏo kịp thời cho cỏc đơn vị đặt hàng biết và yờu
cầu cú ý kiến xỏc nhận để triển khai đơn hàng sớm. Sau khi nhà mỏy xỏc nhận đồng ý với kết quả đàm phỏn, Cụng ty sẽ phờ duyệt và cho ký hợp đồng nhập khẩu với nội dung như trong đàm phỏn. Để đảm bảo yờu cầu kỹ thuật về mặt hàng hạt nhựa của đơn vị đặt hàng thỡ trong quỏ trỡnh đàm phỏn cần phải cú sự tham gia của cỏn bộ cú thẩm quyền của đơn vị đặt hàng để trực tiếp đàm phỏn, cựng ký hợp đồng và cựng chịu trỏch nhiệm về chủng loại, quy cỏch chất lượng của loại hạt nhựa thuộc hợp đồng đú. Trờn cơ sở kết quả đàm phỏn cuối cựng đạt được phự hợp với mức phương ỏn giỏ đó được duyệt thỡ phũng nghiệp vụ thụng bỏo cho đơn vị đặt hàng xỏc nhận lần cuối về đối tỏc cung cấp, mức đơn giỏ, tổng trị giỏ và toàn bộ nội dung đơn hàng làm cơ sở tiến hành cỏc bước tiếp theo. Nếu xột thấy việc đàm phỏn với nhà thầu thứ nhất khụng đạt kết quả như phương ỏn kinh doanh thỡ cú thể kết hợp với đơn vị đặt hàng căn cứ theo quy chế hiện hành chọn nhà thầu kế tiếp và đàm phỏn để cú cơ sở so sỏnh và lựa chọn thớch hợp nhất.