II. Giải pháp hoàn thiện
2. xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách
Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp đợc xây dựng có ý nghĩa hơn. Thông quan kiểm soát, ngân sách sẽ dần dần bộc lộ những u và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh hợp lí giúp tăng cờng quản lí trong xí nghiệp.
Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, ngời viết xin phép đợc tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách đợc trình bày trong chơng II.
Công việc kiểm soát sẽ đợc bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo ngân sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và từ đó có thể tìm ra đợc nguyên nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân sách khác.
Bảng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QuíI/2005
Chỉ tiêu
Kế hoạch Thực hiện Th/kh 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2342676560 2419277997 1.033
2. Giá vốn hàng bán 2083411032 2659848883 1.277
3. Lợi nhuận gộp 185140528 -240570886 -1.299
4. Doanh thu hoạt động tài chính 25000000 20606027 0.824
5. Chi phí tài chính 1000000
6. Chi phí bán hàng 2925105
7. Chi phí quản lí 278762000 311448165 1.117
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -77546577 -531413024 6.853
9. Thu nhập khác 440000000 592857145 1.347
10. Chi phí khác 250000000
11. Lợi nhuận khác 150000000 592857145 3.952
12. Tổng lợi nhuận trớc thuế 72453423 61444121 0.848 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 23185095 17204354 0.742 14. Lợi nhuận sau thuế
49268328 44239767 0.898
Nhận xét một cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện đều vợt con số dự toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nhng lợi nhuận lại giảm. Sự không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đã làm cho lợi nhuận của toàn năm bị thay đổi đi rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến nh kế hoạch) chỉ còn lại lợi nhuận là 126 triệu thay vì 130 triệu nh kế hoạch đề ra (xem bảng dới)
Bảng 19:Báo cáo KQKD đợc lập theo số liệu kiểm tra cuối Quí I
Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240
2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phí quản lí 311448165 257410000 253195000 263867000 1085920165 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -59741965 -53727525 -60325005 -781808955 9. Thu nhập khác 592857145 300000000 250000000 300000000 1442857145 10. Chi phí khác 156000000 200000000 200000000 556000000
11. Lợi nhuận khác 592857145 144000000 50000000 100000000 886857145 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế 61444121 84258035 -3727525 39674995 105048190 13. Thuế TN DN phải nộp 17204354 26962571 0 12695999 55670116
14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 57295464 -3727525 26978997 125979511
Nguyên nhân gây ra hiện tợng này là do giá vốn hàng bán đã tăng đột biến 27% và chi phí quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ngỡng rất đáng đợc quan tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí vợt quá này là do đâu?
Câu trả lời có thể có hai phơng án: một là do chúng ta đã dự toán sai, hoặc chi tiêu quá đà.
Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần lợt xem lại các chi phí từ chi phí nguyên vật liệu, đến chi phí quản lí. Kế toán sẽ giúp chúng ta kiểm tra lại các con số này. Và nguyên nhân đã đợc tìm ra là do chúng ta đã không tính đến việc chi tiêu trong quí này. Đó là do quí I là quí có Tết Âm lịch và những chi tiêu quản lí chung đã vợt quá ngỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về ngời dự toán. Cần phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để trong các quí tiếp theo của kì ngân sách không bị phá hỏng kế hoạch cần phải chi tiêu thật tiết kiệm thì mới có thể hoàn thành kế hoạch đề ra.
Sau đó chúng ta tiến hành kiểm soát luồng tiền trong công ty đã đợc lu chuyển nh thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo lu chuyển tiền tệ dự báo:
Bảng 20: Báo cáo lu chuyển tiền tệ Quí I/2005
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện th/kh
1. Lu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế 72453423 61444121 0.848 Khấu hao TSCĐ(KH) 400000000 1090843466 2.727 Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá 500000 7636 0.015 Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn 1672953423 1152295223 0.689 Tăng các khoản phải thu 787068711 876710069 1.114 tăng các khoản phải trả 94373547 45854637 0.486
Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (L1) 791511165.1 2074859929 2.621
2. Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu t
Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) 500000000 183190000 0.366 Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0
3. Lu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 20000000 33282033 1.664
Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3) 20000000 33282033 1.664
Lu chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 228398732
Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3027578752 3305471845 1.092 Tiền tồn cuối kì(Lk) 4339089917 3533870577 0.814
Nh vậy việc không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đã phần nào ảnh hởng đến kế hoạch lu chuyển tiền tệ. ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không đợc hoàn thành. Xem xét chúng ta thấy một số khoản mục thực sự do lỗi dự toán nh trích khấu hao. Còn các chỉ tiêu khác nh thu nhập do đánh giá lại tài sản và chênh lệch tỉ giá, lu chuyển tiền do bán TSCĐ cũng quá cao so với thực tế. Lỗi này ngời sử dụng mô hình cần phải coi đó nh là kinh nghiệm để có thể chỉnh sửa tiếp tục với các kì ngân sách sau.
Một số chỉ tiêu không đúng với kế hoạch nh tăng các khoản phải thu, tăng các khoản phải trả là nguyên nhân không thuộc lỗi do dự toán tuy nhiên cần…
phải tiến hành điều chỉnh kịp thời bằng các hành động nh thu hồi các khoản phải thu của khách hàng và đặc biệt là với cán bộ công nhân viên. Riêng các khoản phải trả không trả đợc nh đúng kế hoạch cần phải có phơng án để có thể nhanh chóng trả cho họ không để tiền tiêu dùng quá nhiều vào việc khác. ..
Bảng 21: Bảng cân đối kế toán kế hoạch và thực hiện quí I/2005. Kì trớc Kế hoạch Thực hiện th/kh
A. Tài sản(TS) 16206468562 17179993652 16596839702 0.966 1. Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn(TSLD) 4402094066 5775619184 5688405040 0.985
1.1. Tiền (Ti) 3027578752 4339089917 3305471845 0.762 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 863042045 952683403 1.104 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 247855180 1045854342 4.220 1.4. Tài sản lu động khác(TSLDK) 158049950 325632041.8 384395450 1.180
2. Tài sản cố định và đầu t dài hạn 11804374496 11404374468 10908434662 0.957
2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 11404374468 10908434662 0.957 Nguyên gia(NG) 41357799258 41357799258 40547155570 0.980 Giá trị hao mòn luỹ kế(HMLK) -29553424790 -29953424790 -29638720908 0.989
B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 17179993652 16596842702 0.966 1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 347184666 298668756 0.860
Các khoản phải trả(PTr) 252811119 347184666 0.000
2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 16832808986 15998173946 0.950
2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15873531427 15868101502 1.000 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 1.000 Quĩ đầu t phát triển
Chênh lệch đánh giá lại tài sản và tỉ giá -718229275 -717729275 -717721639 1.000 Lợi nhuận cha chia 101972361 151240689 146212128 0.967 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 959277559 130163444 0.136 Quĩ khen thởng phúc lợi -10574905 818808310 -10305805 -0.013 Nguồn kinh phí đã hình thành Tscđ 140469249 140469249 140469249 1.000
Các chỉ tiêu trong các báo cáo ngân sách ở trên đã làm ảnh hởng rất lớn đến việc không hoàn thành các chỉ tiêu trong báo cáo này. Tổng tài sản, nguồn vốn thực sự của xí nghiệp đến thời điểm này là thấp hơn so với kế hoạch đã đề ra vì thế cần phải xem xét các nguyên nhân để đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời. Chúng ta sẽ không tiến hành kiểm soát các chỉ tiêu mà chỉ tìm ra những khác biệt cơ bản, những ngỡng đáng quan tâm để tiến hành phân tích, tìm ra nguyên nhân sửa chữa.
ở bảng cân đối này chúng ta có thể nhìn rõ hơn những thay đổi do tăng các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc tiến hành phân tích các tỉ số tài chính sẽ cho chúng ta những cái nhìn sâu sắc hơn.
Sau khi đã phân tích xong những nguyên nhân và tìm ra các biện pháp ngời viết xin phép đợc tiến hành lên kế hoạch cho các kì còn lại. Bên cạnh những số liệu cần phải có kế hoạch hành động đi kèm. Bởi vì không thể vì không hoàn thành kế hoạch trong quí I mà chúng ta phải hạ thấp những chỉ tiêu chính để phá hỏng kế hoạch ban đầu, quan trọng là tìm ra các giải pháp để thực hiện làm sao cho đạt những chỉ tiêu đó cho kì ngân sách tiếp theo.
Ví dụ:
Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí và giảm các khoản phải thu, các khoản phải trả:
* Kế hoạch hành động cho việc giảm chi phí quản lí
*1: Mục tiêu: Giảm chi phí quản lí trong các quí còn lại để bảo đảm ngân sách quản lí của toàn năm (1053234000 đồng)
*2: Kế hoạch hành động
+ Giảm các chi phí quản lí không cần thiết nh chi phí hội nghị, chi phí tầu xe, chi phí lu kho và cố gắng tiết kiệm các chi phí khác: điện, n… ớc .…
+ Với những chi phí không thể cắt giảm đợc và phụ thuộc vào thị trờng nh chi phí: sách báo, văn phòng phẩm có thể tìm kiếm nguồn khác rẻ hơn, hoặc cố…
gắng thơng lợng với nhà cung cấp để giảm thiểu chi phí có thể đợc
( Kế hoạch này đợc thực hiện trong các quí còn lại. và cần thiết có sự tham gia của mọi nhân viên trong xí nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lí)
*Kế hoạch hành động cho việc giảm các khoản phải trả
*1: Mục tiêu: Tiến hành thanh toán các khoản nợ để đảm bảo hoàn thành kế hoạch thanh toán các khoản nợ của toàn năm
*2: Kế hoạch hành động
+ Liệt kê, sắp xếp các khoản nợ
+ Với những khoản nợ có thể trì hoãn đợc, tiến hành thơng lợng với chủ nợ để giảm việc chi trả.
+ Nhanh chóng thanh toán với những khoản phải trả đã đến hạn để đảm bảo uy tín của doanh nghiệp
+ Tìm kiếm những bạn hàng mới có thể cho xí nghiệp thanh toán chậm hơn đồng thời tăng cờng mối quan hệ thật tốt với các bạn hàng truyền thống có quyền lực đàm phán lớn hơn.
+ Giao trách nhiệm quản lí các khoản phải trả này với phòng kế toán
…
( Kế hoạch trên đợc thực hiện trong các quí còn lại, trong đó trách nhiệm lớn nhất thuộc về phòng kế toán)
* Kế hoạch hành động để tăng các khoản phải thu
*1: Mục tiêu: Tăng cờng thu các khoản phải thu đã không hoàn thành trong quí I, để hoàn thành kế hoạch thu của toàn năm đảm bảo lợng doanh thu nh mong muốn.
*2: Kế hoạch hành động
+ Tăng cờng trách nhiệm thu với các nhân viên trực tiếp tham gia cung cấp dịch vụ
+ Tìm hiểu thông tin về khách hàng về thời gian họ thanh toán để dự tính trớc những hành động của họ( bằng cách kiểm tra các thông tin về thanh toán trong quá khứ hoặc thu thập thông tin từ bên ngoài qua các nguồn có thể)
+ áp dụng chiết khấu thanh toán với những khoản thanh toán trị giá trên 2000000 trong tuần đầu tiên.
+ áp dụng hình thức thởng với những nhân viên có biện pháp để thu đợc những nguồn thu lớn còn tồn đọng trong quí I. Mức thởng theo phần trăm thu là 1%
( các biện pháp này sẽ bắt đầu đợc thực hiện trong quí tới, và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các nhân viên, phơng tiện dùng là những phơng tiện sẵn có trong xí nghiệp)
Tóm lại có rất nhiều cách để tiến hành điều chỉnh cho một bản kế hoạch. Bên cạnh việc chấp nhận việc không hoàn thành kế hoạch đề ra từ quí một, xí nghiệp có thể dự toán lại trên cơ sở làm cả công việc của kì trớc không hoàn thành trong kì thứ hai.
Sau đây là nội dung của các kế hoạch còn lại trên cơ sở kiểm soát ngân sách của quí I:
- Các chỉ tiêu do lỗi dự toán sẽ đợc dự toán lại: Khấu hao, doanh thu bán TSCD, thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá…
- Các chỉ tiêu không do lỗi dự toán cùng với kế hoạch hành động ở trên sẽ đợc dự tính trên cơ sở thực tế có tính đến việc thực hiện đảm bảo hoàn thành kế hoạch.
Bảng 22: Các báo cáo ngân sách dự toán sau khi điều chỉnh
Quí I Quí II Quí III Quí IV Cả năm
Báo cáo kết quả kinh doanh dự báo
1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240
2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095 3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145 4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027 5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000 6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962 7. Chi phí quản lí 311448165 224723835 253195000 263867000 1053234000 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -27055800 -53727525 -60325005 -749122790 9. Thu nhập khác 592857145 220000000 250000000 300000000 1362857145
10. Chi phí khác 100000000 200000000 200000000 500000000 11. Lợi nhuận khác 592857145 120000000 50000000 100000000 862857145 12. Tổng lợi nhuận trớc thuế 61444121 92944200 -3727525 39674995 113734355 13. ThuếTN DN phải nộp 17204354 29742144 -1192808 12695999 58449689 14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 63202056 -2534717 26978997 131886103
Báo cáo lu chuyển tiền tệ dự báo
1. Lu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế 61444121 92944200 -3727525 39674995 113734355 Khấu hao TSCĐ(KH) 1090843466 400000000 400000000 400000000 1600000000 Thu nhập đánh giá lại TS và CLTG 7636 7636 7636 7636 30544 Lãi lỗ trớc khi thay đổi TSLD và nnh 1152295223 492951836 396280111 439682631 1713764899 Tăng các khoản phải thu 876710069 -44659718 10536240 -27151080 2689625654 tăng các khoản phải trả 45854637 66611130 4238520 -10922340 1081982959
L chuyển tiền thuần từ hđkd 2074859929 471000425 381505351 477756051 -2057843713
2. L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT
Tiền thu do bán tài sản cố đinh 183190000 0 100000000 0 283190000
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0
L chuyển tiền thuần từ hđ ĐT 183190000 0 100000000 0 283190000
3. L chuyển tiền từ hđ tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 33282033 20000000 20000000 20000000 93282033 Lu chuyển tiền thuần từ HDTC 33282033 20000000 20000000 20000000 93282033
L chuyển tiền thuần trong kì(L) 228398732 491000425 501505351 497756051 -1681371680 Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3305471845 3533870577 4024871002 4526376353 5024132404 Tiền tồn cuối kì(Lk) 3533870577 4024871002 4526376353 5024132404 3342760724
Bảng cân đối kế toán dự báo
Kì trớc
A. Tài sản(TS) 16206468562 16596839702 16044706650 16163749522 16216312733 17411809812
1. TSLD và đầu t ngắn hạn 4402094066 5688405040 5536271988 6055314860 6507878071 9303375150
1.1. Tiền (Ti) 3027578752 3305471845 4024871002 4526376353 5024132404 3342760724 1.2. Các khoản phải thu(PT) 75973334 952683403 908023685 918559925 891408845 3581034499 1.3. Hàng tồn kho(tk) 1140492030 1045854342 260773360 263799240 256001780 1028429560 1.4. Tài sản lu đoọng khác 158049950 384395450 342603941.8 346579341.8 336335041.8 1351150367
2. TSCD và ĐTdài hạn 11804374496 10908434662 10508434662 10108434662 9708434662 8108434662
2.1. Tài sản cố định(TSCD) 11804374496 10908434662 10508434662 10108434662 9708434662 8108434662 Nguyên gia(NG) 41357799258 40547155570 40547155570 40547155570 40547155570 40547155570 Giá trị hao mòn luỹ kế -29553424790 -29638720908 -30038720908 -30438720908 -30838720908 -32438720908
B.Nguồn vốn(NV) 16206468562 16596842702 16044706650 16163749522 16216312733 17411809812
1. Nợ phải trả(NPT) 252811119 298668756 365279886 369518406 358596066 1440579025
1.1. Nợ ngắn hạn(NNH) 252811119 298665756 365279886 369518406 358596066 1440579025 Các khoản phải trả(PTr) 252811119 365279886 369518406 358596066 1440579025
2. Nguồn vốn chủ sở hữu 15953657443 15998173946 15679426764 15794231115 15857716667 15971230788
2.1.Nguồn vôn - quĩ 15823763099 15868101502 15931720194 15929193114 15956179746 16088096394 Vốn kinh doanh 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 16440020013 Quĩ đầu t phát triển
CL đánh giá lại tài sản và tỉ
giá -718229275 -717721639 -717714003 -717706367 -717698731 -717668187 Lợi nhuận cha chia 101972361 146212128 209414184 206879468 233858464 365744568 2.2.Nguồn kinh phí quĩ khác 129894344 130163444 -252293430 -134961998 -98463080 -116865606 Quĩ khen thởn phúc lợi -10574905 -10305805 -392762679 -275431247 -238932329 -257334855