II. Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung
1. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1. Chuyên môn hoá công việc.
Tại Công ty PHBCTW, sự chuyên môn hoá công việc được thực hiện trên toàn công ty, Công ty bao gồm các phòng chức năng phụ trách các vấn đề chuyên môn và các đơn vị chuyên sản xuất, được chia thành hai khối: khối quản lý và khối sản xuất phụ trợ.
Trong khối quản lý: sự chuyên môn hoá thể hiện rõ trong các phòng ban chức năng, mỗi cá nhân trong từng phòng ban đảm nhiệm một mảng nhiệm vụ khác nhau, từng người thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng của mình về công việc đã được giao.
Trong khối sản xuất, mỗi cá nhân có một công việc độc lập, cụ thể trong dây chuyền sản xuất liên hoàn.
Ví dụ như tại phòng nghiệp vụ: phòng nghiệp vụ là phòng có vai trò rất quan trọng của Công ty, nhận nhiệm vụ liên hệ trực tiếp với các Bưu điện tỉnh thành trong cả nước để thu hút khách hàng đặt mua báo tại Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng của mình nên phòng nghiệp vụ đã có những sự bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên của mình cho phù hợp với công việc, cụ thể: Phòng có một trưởng phòng phụ trách toàn bộ công việc của phòng, chịu trách nhiệm với BGĐ Công ty, một phó phòng giúp trưởng phòng phụ trách các mảng hoạt động của phòng, có 6 chuyên viên phụ trách các mảng hoạt động độc lập nhau:
- 1 người phụ trách quan hệ với các BĐ tỉnh, thành, các toà soạn báo chí, lấy kế hoạch xuất bản tại toà soạn và thông báo cho các BĐ tỉnh, thành để các BĐ tỉnh thành thông báo cho độc giả giúp độc giả đặt mua báo, tạp chí được thuận lợi nhất.
- 3 người phụ trách mảng báo, tạp chí chuyển độc giả. Báo, tạp chí chuyển độc giả là những báo và tạp chí mà độc giả trực tiếp đặt mua với toà soạn, toà soạn sẽ chuyển những địa chỉ này đến cho Công ty PHBCTW để Công ty làm nhiệm vụ chuyển báo đến tay bạn đọc thay cho toà soạn.
- 1 người làm nhiệm vụ quản lý chất lượng, bao gồm việc theo dõi số lượng đặt mua báo, chất lượng khai thác, vận chuyển báo, tạp chí, theo dõi thời gian báo đến Bưu điện các tỉnh, thành so sánh với thời gian kế hoạch và có những đề xuất điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
- 1 người phụ trách mảng thống kê về tổng sản lượng, thống kê số lượng báo ở từng điểm in, so sánh số lượng báo qua các năm, từ đó để Công ty có những điều chỉnh phù hợp nhằm thu hút thêm khách hàng.
1.2. Các phương thức hình thành bộ phận.
Mô hình tổ chức của Công ty PHBCTW được chia theo khối chức năng bao gồm các phòng chức năng, và khối sản xuất – phụ trợ bao gồm:
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Phòng Tổ chức - Nhân sự - Hành chính Phòng Nghiệp vụ
Phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính Phòng
Kế hoạch - Đầu tư – Tiếp thị Phòng Tin học
Trung tâm KTBC Quốc văn Trung tâm KTBC Ngoại văn Đội xe
Phòng kinh doanh báo chí Đội Bảo vệ
Đội Kiểm soát
Chi nhánh PHBCTW2 – TP HCM Chi nhánh PHBCTW3 – TP Đà Nẵng
Các bộ phận KTBC tại: Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Điện Biên, Đắc Lắc
(Nguồn: Văn bản pháp quy nội bộ của Công ty PHBCT W - tập 1).
Như vậy, chúng ta có thể thấy mô hình tổ chức của công ty là mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng (với các phòng chức năng như phòng Tổ chức - nhân sự - hành chính, phòng nghiệp vụ, phòng Kế toán - thống kê - tài chính, phòng Kế hoạch – đầu tư – tiếp thị, phòng tin học) và có sự kết hợp của mô hình tổ chức theo địa dư (với chi nhánh PHBCTW2 ở miền Nam, chi nhánh PHBCTW3 ở miền Trung và 5 điểm in phân bổ trên toàn quốc).
Mô hình tổ chức của công ty trong thời gian tới có thể có những thay đổi khi mà Tập đoàn BC-VT được thành lập và đi vào hoạt động.
Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt nam được thành lập theo quyết định số 58/2005/QĐ-TTg ngày 23/3/2005 của Thủ tướng Chính phủ.
Mục đích của việc thành lập tập đoàn BC-VT là nhằm làm cho các doanh nghiệp Bưu chính, Viễn thông và Công nghệ thông tin có điều kiện thuận lợi trong việc tiếp thu công nghệ tiên tiến hiện đại, có khả năng cạnh tranh trong việc hội nhập kinh tế quốc tế, có năng lực điều tiết, hướng dẫn thị trường, đáp ứng được yêu cầu của sự nghiệp CNH - HĐH đất nước và đảm nhiệm tốt các nhiệm vụ công ích mà Nhà nước giao. Là một trong các tập đoàn kinh tế mạnh có gần 100 đơn vị trực thuộc với hơn 80.000 người, nắm trong tay nguồn lực lớn, sở hữu và kiểm soát 95% hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin, Tập đoàn BCVT VN sẽ thúc đẩy mạnh mẽ hơn tiến trình phát triển BCVT và CNTT đạt trình độ của các nước phát triển trong khu vực vào năm 2020, huy động được sự tham gia rộng rãi của các thành phần kinh tế trong và ngoài nước và qua đó đóng góp ngày càng lớn cho nền kinh tế trên cả 2 phương diện: gián tiếp thông qua sự phát triển các ngành KT- XH khác và trực tiếp nộp cho ngân sách Nhà nước.
Tập đoàn BCVT sẽ hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con. Bộ máy quản lý của Tập đoàn bao gồm: Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc.
Công ty mẹ – Tập đoàn BCVT VN là Công ty Nhà nước, có chức năng đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các Công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công ích do Nhà nước giao.
Mô hình Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt nam được thể hiện:
TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG VIỆT NAM (CÔNG TY MẸ)
- Đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp khác.
- Giữ quyền chi phối các Công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường;
- Trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm thực hiện các nhiệm vụ công ích do nhà nước giao.
CÁC TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG I, II, III CÁC CÔNG TY DO TẬP ĐOÀN NẮM 100% VỐN ĐIỀU LỆ: Công ty điện toán và truyền số liệu; Công ty Phát triển phần mềm và Truyền thông.
CÁC CÔNG TY DO TẬP ĐOÀN NẮM GIỮ TRÊN 50% VỐN ĐIỀU LỆ:
Công ty cổ phần Thông tin di động; Công ty cổ phần viễn thông; các công ty cổ phần, Công ty TNHH nhiều thành viên được hình thành từ cổ phần hoá, chuyển đổi sở hữu DNNN hoặc thành lập mới.
CÁC CÔNG TY DO TẬP ĐOÀN NẮM GIỮ DƯỚI 50% VỐN ĐIÈU LỆ (CÔNG TY LIÊN KẾT): Các Công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thiết bị, công nghiệp phần mềm, xây lắp, thương mại, cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng, bảo hiểm, du lịch và các ngành nghề khác theo qui định của pháp luật.
CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP:
Học viện công nghệ bưu chính viễn thông; Các bệnh viện thuộc Tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam.
TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM:
Công ty In Bưu điện; Công ty Tem; Công ty Bưu chính Liên tỉnh và Quố tế; Các Bưu điện tỉnh, thành phố;
Công ty Phát hành Báo chí Trung ương; Công ty Tiết kiệm Bưu điện; Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu
điện; Công ty cổ phần du lịch Bưu điện; các Công ty Chuyển phát nhanh; các Công ty công nghiệp Bưu chính; các Công ty Liên doanh với nước ngoài về Bưu chính.
CÁC CÔNG TY LIÊN DOANH VỚI NƯỚC NGOÀI VỀ VIỄN THÔNG VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.
(Nguồn: ThS. Lê Minh Toàn- LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính _ Viễn thông Việt Nam – NXB Bưu Điện – 2005 – Trang 351).
Như vậy có thể thấy Công ty Phát hành Báo chí trung ương thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt nam nằm trong Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam. Vì vậy khi mô hình Tập đoàn đi vào hoạt động thì Công ty cũng có những thuận lợi để phát triển, đồng thời cũng gặp không ít khó khăn.
Mô hình quy trình cung cấp dịch vụ và sự phối hợp giữa các đơn vị trong tập đoàn Bưu chính – Viễn thông:
TẬP ĐOÀN
BƯU CHÍNH – VIỄN THÔNG
TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM.
Các cơ quan ban ngành ở TW và địa phương Tổ chức, đại lý báo chí nước ngoài nhập khẩu
Công ty XUNHASABA
Một số tổng đại lý, doanh nghiệp khác ( sách báo, văn phòng phẩm) Một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ BC-VT của VNPT
Bưu điện tỉnh, thành phố Công ty VPS
Công ty PHBCTW
(Nguồn: Phương hướng hoạt động của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương giai đoạn 2006 – 2010).
1.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức.
Đánh giá tổng quan: Hiện tại, Công ty PHBCTW đang sử dụng cả ba mối quan hệ quyền hạn: trực tuyến, tham mưu và chức năng.
- Quyền hạn trực tuyến thuộc về Giám đốc Công ty và trưởng các phòng, các chi nhánh: tại Công ty, giám đốc là người đứng đầu, là đại diện pháp nhân của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật về quản lý và điều hành hoạt động của công ty, giám đốc có quyền ra mọi quyết định đối với cấp dưới, trực tiếp giám sát hoạt động của cấp dưới. Bên cạnh đó là sự giám sát hoạt động của các trưởng đơn vị đối với các nhân viên và công nhân trong các đơn vị của mình.
- Quyền hạn chức năng thuộc về các phòng chức năng, mỗi phòng đảm nhận một công việc cụ thể riêng, đứng đầu các phòng này là các trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý các nhân viên trong phòng, ra các quyết định đối với nhân viên cấp dưới, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty.
- Các phòng ban chức năng cũng có quyền hạn tham mưu, các bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc công ty. Ví dụ như trưởng phòng Tổ chức-Nhân sự-Hành chính, ngoài nhiệm vụ thực hiện chức năng chuyên môn còn có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, giúp Giám đốc công ty trong việc nghiên cứu thực hiện các quyết định của Tổng công ty và đề xuất về cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy của Công ty. Phòng Kế toán-Thống kê-Tài chính ngoài chức năng giúp Giám đốc thực hiện đầy đủ chế độ kế toán của Nhà nước theo điều lệ “Tổ chức Kế toán Nhà nước” ban hành kèm theo Nghị định số 25/HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng và các quyết định về chế độ kế toán của Ngành, phòng còn có
chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc đề xuất các chế độ chính sách về tài chính phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty trên cơ sở những quy định của Nhà nước và quyền hạn của Giám đốc…
Ngoài nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, các trưởng phòng chức năng còn có ảnh hưởng lớn tới hoạt động của toàn công ty:
- Trưởng phòng TC – NS - HC có ảnh hưởng trong việc phân bổ, sắp
xếp, quản lý lao động giữa các phòng, các trung tâm…
- Phòng nghiệp vụ có ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của công ty, theo dõi tình hình số lượng phát hành hàng ngày các loại báo chí, tình hình giao nhận và số lượng từng loại báo chí tăng giảm hàng tháng, quý, năm. Hướng dẫn và kiểm tra tình hình thực hiện chế độ, thủ tục, quy trình khai thác phát hành báo chí ở các đơn vị sản xuất trực thuộc công ty.
- Phòng Kế toán có trách nhiệm theo dõi doanh thu của phòng kinh
doanh chuyển lên, các trung tâm từ các tỉnh khác nhau chuyển về…
Như vậy, cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến – chức năng. Nó bao gồm ba loại quan hệ quyền hạn: trực tuyến, tham mưu và chức năng. Ban Giám đốc Phòng TC- NS – HC. Phòng KT – TK - TC Phòng Tin học. Phòng Nghiệp vụ. Phòng KH - ĐT - TT
Luồng quyền hạn trực tuyến Quan hệ tham mưu
Một mặt người lãnh đạo trực tuyến vẫn ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định. Mặt khác, người phụ trách bộ phận chức năng vừa đóng vai trò tham mưu cho thủ trưởng đồng thời họ được giao nhiệm vụ
quản lý những lĩnh vực hoạt động nhất định, có thể được ra quyết định theo sự phân quyền và uỷ quyền.
1.4. Cấp quản lý và tầm quản lý.
Công ty PHBCTW bao gồm 2 cấp quản lý. Cấp quản lý thứ nhất là sự quản lý trực tiếp của Giám đốc đối với các trưởng phòng, trưởng các trung tâm và chi nhánh, cấp quản lý thứ hai là sự quản lý của trưởng các phòng, các trung tâm đối với các nhân viên, công nhân dưới quyền trực tiếp.
Tầm quản lý của nhà quản lý cấp cao (Giám đốc) Công ty PHBCTW là 14 bao gồm 5 phòng chức năng và khối sản xuất – phụ trợ là 9 đơn vị. Tầm quản lý của các trưởng phòng có sự chênh lệch lớn, thấp nhất là 5 (phòng kế hoạch) và cao nhất là 123 (Trung tâm khai thác báo chí Quốc văn).
Ở đây có sự vận dụng linh hoạt của cơ cấu nằm ngang và cơ cấu hình tháp, cơ cấu này mang một số đặc điểm: chỉ có một vài cấp quản lý, quản lý theo phương thức vừa hành chính vừa phi tập trung, hành chính thể hiện ở việc quản lý trong các phòng chức năng, phi tập trung thể hiện trong khối sản xuất.
1.5. Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý.
Tại Công ty PHBCTW mức độ phân quyền là không lớn, mọi quyết định của Công ty đều phải trình lên Giám đốc để ký duyệt. Các chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh và Đà Nẵng có chức năng như những đơn vị nghiệp vụ thay mặt lãnh đạo công ty giải quyết các công việc, nhiệm vụ tại các tỉnh miền Trung và miền Nam. Hai chi nhánh này không có con dấu riêng mà sử dụng con dấu của Công ty PHBCTW. Trưởng và phó chi nhánh được phép thừa lệnh Giám đốc ký. Nguồn vốn của các chi nhánh do công ty trực tiếp quản lý, mọi thu chi của chi nhánh đều phải báo cáo với Giám đốc công ty.
Việc phân quyền của Công ty luôn gắn liền với chế độ ủy quyền và trách nhiệm kép. Như vậy cả Giám đốc và các trưởng phòng, trưởng chi nhánh đều phải chịu trách nhiệm về các quyết định đã được đưa ra.
1.6. Sự phối hợp các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng để đáp ứng cho nhiệm vụ trọng tâm của công ty là phát hành báo chí đảm bảo được các tiêu chí Nhanh chóng - Chính xác - An toàn - Tiện lợi - Văn minh.
Sự phối hợp chủ yếu thông qua các công cụ chính thức như hệ thống kế hoạch, cơ cấu tổ chức của Công ty. điều này thể hiện ở một số điểm như sau: Quy trình Phát hành Báo chí tại Công ty trải qua rất nhiều công đoạn theo thứ tự của một dây chuyền sản xuất như: Tổ chức nhận đặt mua báo chí của khách hàng, tổng hợp nhu cầu của từng loại báo chí, từng đối tượng khách hàng cụ thể, xử lý số liệu, lập bảng kê và lập các loại ấn phẩm để phục vụ cho việc đặt báo nhà in và phân phối chia chọn, đóng túi gói, vận chuyển, chuyển phát đến tay khách hàng, thanh quyết toán với Toà soạn và bạn đọc…tất cả các công việc trên được tập trung và chia thành các khâu chính như sau:
Khâu nhận đặt mua và tổng hợp nhu cầu Khâu khai thác, phân phối, chia chọn báo chí.
Khâu vận chuyển, chuyển phát báo chí. Khách hàng
(Nguồn: Quy trình sản xuất của Công ty PHBCTW từ phòng Nghiệp vụ)
Các bộ phận trong công ty phối hợp hoạt động nhờ các kế hoạch về sản