3. Qui trình tuyển dụng tại Công ty
3.3 Thực hiện tuyển chọn và bố trí sử dụng lao động Sơ đồ 3: Qui trình tuyển chọn:
Sơ đồ 3: Qui trình tuyển chọn:
Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ Kí hợp đồng
lao động
Thí sinh lọt vào vòng sau Sơ tuyển hồ sơ Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp và cho thử việc Thí sinh lọt vào vòng sau
Ứng viên trúng tuyển
*. Tiếp đón ban đầu và thu nhận hồ sơ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, phòng Hành chính – Nhân sự sẽ trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và tiếp đón người đến xin việc và sẵn sàng giải đáp thắc mắc nếu như người xin việc chưa rõ trong thông báo tuyển dụng. Thông qua đây tạo tâm lý thân thiện đối với người đến xin việc, hẹn ngày sẽ thông báo phỏng vấn nếu hồ sơ của họ qua bước phỏng vấn, đồng thời nhắc lại cho họ về qui trình tuyển dụng sau này để họ có những chuẩn bị cho những vòng
sau nếu qua vòng sơ tuyển. Sau đó là sắp xếp hồ sơ theo tiêu đề định sẵn, để tiện cho quá trình sơ tuyển hồ sơ ở bước tiếp theo.
*. Sơ tuyển hồ sơ
Đây là bước sàng lọc hồ sơ của người đến xin việc.
Phòng Hành chính – Nhân sự cùng hội đồng xét tuyển lao động Công ty phân loại hồ sơ, sơ tuyển trên hồ sơ đã đăng kí theo đúng ngành nghề cần tuyển và xét tuyển từ cao xuống thấp theo các hạng mục sau:
Bằng cấp, bảng điểm, các loại chứng chỉ.
Thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ.
Phòng Hành chính – Nhân sự thông báo danh sách các thí sinh đạt yêu cầu và không đạt yêu cầu. Trường hợp đạt yêu cầu xét tuyển qua hồ sơ sẽ được thông báo thời gian, địa điểm tập trung để hội đồng xét tuyển phỏng vấn trực tiếp. Những người không có mặt trong buổi tập trung sẽ không được tham gia dự tuyển bước phỏng vấn trực tiếp.
Hồ sơ xin việc gồm: - Đơn xin việc - Bằng cấp - Bảng điểm
- Các loại chứng chỉ. - Giấy khám sức khoẻ - Sơ yếu lý lịch
+ Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là hồ sơ có hợp lệ hay không, tức là có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu hay không.
+ Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo đơn xin việc: vì đơn xin việc chuẩn thì sẽ gồm đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn:
- Thông tin cá nhân, các đặc điểm tâm lý cá nhân.
- Quá trình đào tạo, các văn bằng chứng chỉ khác liên quan. - Kinh nghiệm công tác
Có thể nói đây là bản tổng hợp các thông tin về người xin việc. Qua đây có thể tiến hành sàng lọc hồ sơ theo các tiêu chí ưu tiên như: Bằng cấp, Bảng điểm, Chứng chỉ liên quan, Kinh nghiệm…Tiêu chí kinh nghiệm không phải là tiêu chí được đặt lên hàng đầu vì trong quá trình làm việc sau này điều mà Công ty quan tâm là nhân viên có làm được việc không, nếu có tư chất thì có thể thông qua đào tạo quen việc để tạo ra đội ngũ cán bộ kế cận, hơn thế đội ngũ sinh viên mới ra trường được coi là những người nhanh nhẹn, có sức khoẻ và nhiệt tình với công việc. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp là để thay thế cho bước trắc nghiệm IQ, tuy rằng không kiểm tra được IQ trực tiếp thì hiệu quả không cao bằng song là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty do giới hạn về thời gian và kinh phí.
*. Phỏng vấn tuyển chọn
Sau quá trình sơ tuyển nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt các bộ hồ sơ không thích hợp theo tiêu chuẩn đã đặt ra cho mỗi vị trí công việc.
Ví dụ: Như đối với kĩ sư chính cho phòng Thiết kế thì ngoài những người có 4 tiêu chuẩn sau thì những người còn lại sẽ bị loại:
- Bằng khá trở lên Đại học chuyên ngành Giao thông vận tải hoặc Đại học Xây dựng chuyên ngành cầu đường.
- Có chứng chỉ vi tính về sử dụng các phần mềm phục vụ công việc thiết kế như microsoft Autocad, Microsoft Word…
- Có chứng chỉ tiếng ngoại ngữ vì yêu cầu đọc dịch các sách chuyên môn ngiệp vụ kĩ thuật.
Như vậy sau giai đoạn sơ tuyển hồ sơ Công ty đã sắp xếp được danh sách những người cho vòng phỏng vấn tuyển chọn.
Từ danh sách này phòng Hành chính – Nhân sự sẽ tổ chức phỏng vấn để xác minh thêm một số điều trong hồ sơ mà họ đã nhận được. Ví dụ như đối với kĩ sư chính:
- Trình độ ngoại ngữ giữa thực tế và chứng chỉ có khoảng cách hay không? Có đủ kiến thức kĩ năng để đọc dịch sách chuyên môn hay không?
- Trình độ sử dụng máy vi tính có đáp ứng yêu cầu công việc hay không?
Tiếp theo là cuộc trao đổi giữa ứng viên và Công ty về mức lương để hai bên cùng thông qua, điều kiện làm việc sau này nếu trúng tuyển.
Cuối cùng là Công ty sẽ thông báo kết quả phỏng vấn sẽ có khi nào, nếu qua vòng phỏng vấn này thì ứng viên sẽ phải chuẩn bị gì cho vòng tiếp theo đó là vòng phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp.
Giai đoạn này thực chất là xác minh lại những gì ứng viên đã khai trong hồ sơ có đúng hay không. Đồng thời có thể khai thác thêm một số thông tin mà không giấy tờ, văn bản nào thể hiện nổi.
*. Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp và cho thử việc
Để kiểm tra sự phù hợp của công việc thì sau giai đoạn phỏng vấn sơ tuyển là giai đoạn phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp. Vì chỉ có người lãnh đạo trực tiếp mới mới am hiểu công việc nhất, biết được mình, phòng mình cần
một nhân viên như thế nào, trình độ ra sao và có khả năng đào tạo ứng viên đó hay không… Do vậy Công sẽ thử tay nghề cũng như trình độ của ứng viên có thể đáp ứng công việc không? Nếu ứng viên có thể thuyết phục được họ thì coi như đã trúng tuyển vì người lãnh đạo trực tiếp này là người cuối cùng đánh giá và chỉ chờ quyết định của Giám đốc công ty.
Thí sinh trúng tuyển được phân công về các bộ phận có nhu cầu lao động để thử việc, thời gian là từ 1 tháng trở lên, Công ty trả lương thử việc bằng mức lương tối thiểu do nhà nước qui định. Sau thử việc từ một đến hai tháng mà ứng viên thực hiện tốt công việc sẽ được tuyển dụng vào công ty.
Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc đánh giá trình độ tay nghề, chuyên môn, các kĩ năng đặc biệt cũng như ý thức tổ chức kỉ luật, chấp hành nội qui của thí sinh.
*. Ra quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng lao động
Kết thúc hợp đồng thử việc, Giám đốc ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên.
Trước tiên Công ty kí hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng, 6 tháng hoặc 11 tháng với lao động mới được tuyển dụng. Sau đó, Công ty sẽ kí tiếp Hợp đồng lao động 1- 3 năm hoặc không kì hạn xác định theo Luật lao động.
Cuối hạn mỗi hợp đồng, trưởng mỗi bộ phận sẽ đánh giá người lao động dưới quyền để quyết định có kí tiếp hợp đồng lao động với các ứng viên hay không và nếu kí tiếp thì kí hợp đồng lao động có kì hạn hay không có kì hạn. Các trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ do trình độ tay nghề kém, sức khoẻ yếu, vi phạm nội quy,…hoặc khi Công ty phải thu hẹp sản xuất sẽ không được kí hợp đồng lao động.
Vì bố trí sau khi tuyển dụng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của tuyển dụng nên có thể coi bố trí nhân sự như là một hoạt động của tuyển dụng.
Đối với Công ty việc bố trí nhân sự tuy chưa được phân minh rạch ròi đối với từng đối tượng như trên mà chỉ là quá trình sắp xếp lao động vào những vị trí phù hợp, cũng như cân đối công việc trong các phòng ban và giữa các phòng ban. Nhưng công tác này được thực hiện nghiêm túc và đã đảm bảo được sự hài hoà trong phân giao nhiệm vụ trong nội bộ Công ty.
Nhân sự trong Công ty được hoạch định, bố trí theo những vị trí, nhiệm vụ riêng biệt nhưng trên thực tế, giữa các nhân viên trong thực hiện công việc vẫn có sự chưa có sự tách biệt về nhiệm vụ, đôi khi có sự chồng chất công việc, do đó cần phải có sự điều chỉnh trong bố trí thực hiện nhiệm vụ của mỗi nhân viên cũng như mỗi phòng ban, để đảm bảo tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung hiệu quả nhân sự nói riêng.
* Nhận xét về hoạt động tuyển chọn tại Công ty:
- Theo số liệu thống kê cho thấy:
+ Tỉ lệ tuyển chọn bình quân là 3/1. Điều này thể hiện mục tiêu của Công ty là đặt số lượng lên hàng đầu chứ không phải là chất lượng tuyển dụng.
+ Chi phí tuyển dụng năm 2005 là 41,08 triệu đồng (rất nhỏ so với con số lợi nhuận sau thuế là 1.035,754 triệu đồng). Có thể nhận xét chi phí tuyển dụng không cao và Công ty vẫn còn khả năng huy động thêm một khoản chi nữa phục vụ cho tuyển dụng để nâng cao thêm hiệu quả cho công tác này.
+ Theo thống kê thì năm 2005 số người được tuyển là 32 mà bỏ việc là 10 người chiếm 8.3%, hay năm 2004 số người được tuyển là 74 trong khi bỏ việc là 7 người chiếm 6.5%. Như vậy cho thấy hiệu quả tuyển dụng chưa cao, đã
lựa chọn một số người chưa phù hợp với công việc. Do đó cần phải có cải tiến trong tuyển dụng để cải thiện hiện tượng này.
- Các bước trong tuyển dụng chưa thể đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên, do vậy cần phải có một vài điều chỉnh các bước thực hiện tuyển chọn trong quá trình tuyển chọn tại Công ty. Các bước tuyển chọn hiện tại chỉ là phỏng vấn sơ qua và kiểm tra trình độ tay nghề, như thế chưa đủ đối với nhân sự của một Công ty mà sản phẩm là kết quả của lao động chất xám, nhân sự không chỉ phải làm được việc thực tế mà cần phải nắm vững lý thuyết để khi có vấn đề, sự cố có thể xử lý được nhanh gọn, và đúng nguyên nhân, cũng như nhu cầu học hỏi tiếp thu những kiến thức mới phục vụ công việc.
*. Nhận xét về hiệu quả công việc sau tuyển dụng
Hiệu quả tuyển dụng có lẽ được đánh giá chính xác nhất chỉ khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mới sau quyết định tuyển dụng, vì mục tiêu cuối cùng của tuyển dụng là tìm được những người biết làm việc, giải quyết các yêu cầu công việc đặt ra. Theo báo cáo năm 2005 có khoảng xấp xỉ 85% nhân viên mới hoàn thành công việc, còn lại phải qua đào tạo lại. Do đó Công ty lại mất thêm một khoản chi phí cho nó, vậy nên hiệu quả tuyển dụng của công ty chưc cao. Điều này do những hạn chế trong công tác tuyển dụng cũng như chịu sự tác động của các nhân tố khác trong quản trị nhân sự.
Như vậy, qui trình tuyển dụng của Công ty đã bao gồm những bước căn bản cho một quá trình tuyển dụng. Tuy vậy việc thực hiện tuyển mộ chưa được thực hiện chu đáo và phát huy được hiệu quả của nó, còn hoạt động tuyển chọn chưa có qui trình phù hợp, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển chọn.