I. Một số nét khái quát về Công ty xuất nhập khẩu Hà nội.
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty xuất nhập khẩu Hà nội.
Mô hình tổ chức quản lý của công ty xuất nhập khẩu Hà nội:
Tổng giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động của Công ty đến tất cả các phòng và cơ sở sản xuất, kinh doanh trong công ty, chịu trách nhiệm trớc Bộ Thơng mại.
Phó tổng giám đốc đợc uỷ quyền duyệt phơng án kinh doanh của công ty, các chi nhánh, các phòng xuất nhập khẩu tổng hợp, các phòng ban khác.
Các phòng quản lý:
- Phòng tổ chức lao động: Tổ chức quản lý lao động của Công ty theo nhiệm vụ của Công ty nh sắp xếp bố trí lao động, nhu cầu điều động của Tổng giám đốc. Trên cơ sở nẵm vững các qui định của Luật lao động và hợp đồng lao động. Tổ chức bảo vệ an toàn cho Công ty về an ninh chính trị, phòng ban bảo mật. Quy hoạch về đào tạo, tuyển dụng lao động theo nhiệm
vụ của sản xuất kinh doanh. Giải quyết khiếu nại, tố tụng và đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động.
- Phòng tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề về đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh. Thông tin kịp thời các số liệu trong và ngoài nớc có liên quan đếmn sản xuất kinh doanh và hoạt động của Công ty tìm hiểu các đối tác, phiên dịch và biên dịch các tài liệu phục vụ cho kinh doanh, thẩm định và kiểm tra các phơng án kinh doanh xuất nhập khẩu trớc khi trình ký; hớng dấn các đơn vị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổng hợp báo cáo theo tháng, quý, năm của Công ty; tổng hợp và phân tích các dữ liệu phát sinh cung cấp cho tổng giám đốc và các phòng quản lý để kịp điều chỉnh hoạt động của Công ty; lập báo cáo tổng hợp của Công ty trình bộ chủ quản và các ngành liên quan; theo dõi đôn đốc các phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua giấy phép, tờ khai hải quan để Tổng giám đốc nắm đợc tình hình kinh doanh của các bộ phận; hàng tháng cung cấp số liệu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu của từng đơn vị cho phòng kế toán để tính tiền lơng.
- Phòng kế toán tài chính: Với chức năng giám đốc tiền tệ thông qua việc kiểm soát, và quản lý tiền vốn, tài sản của Công ty; có trách nhiệm hớng dấn nghiệp vụ cho các đơn vị sản xuất kinh doanh về: mở sổ sách, theo dõi mọi hoạt động của đơn vị, các số liệu thống kê báo cáo, hạch toán nội bộ theo qui định của công ty và Bộ Tài chính; kiểm tra phơng án kinh doanh đã duyệt và đối chiếu chứng từ để giúp các đơn vị hạch toán chính xác; góp ý và chịu trách nhiệm với từng phơng án kinh doanh cụ thể; xác định lỗ, lãi để tính trả lơng cho các đơn vị; xây dựng quy chế, phơng thức cho vay vốn, giám sát việc theo dõi việc sử dụng vốn vay của Công ty và bảo lãnh vốn vay ngân hàng; nắm vững quá trình luân chuyển của từng hợp đồng nhằm ngăn chặn nguy cơ tồn đọng hoặc thâm hụt vốn, lập quỹ dự phòng để giải quyết kịp thời các phát sinh bất lợi; chủ động xử lý khi có thay đổi về tổ chức dân sự, lao động khi có liên quan đến vấn đề tài chính; trích lập các quỹ
của lợi nhuận còn lại, quỹ phát triển luôn để mức lớn hơn 50% và quỹ dự phòng ở mức 10%
- Phòng hành chính quản trị: Chức năng chính là phục vụ sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính, văn th lu trữ tài liệu hồ sơ chung, huy động xe, các thiết bị mua sắm để phục vụ quản lý điều hành về hoạt động kinh doanh trong toàn Công ty có hiệu quả và tiết kiệm, đề xuất mua sắm đồ dùng phơng tiện làm việc và phục vụ các nhu cầu sinh hoạt của Công ty, sửa chữa nhà cửa, bảo vệ an toàn cơ quan, duy trì thời gian làm việc giữ vệ sinh đảm bảo môi trờng Công ty sạch đẹp văn minh.
Các phòng nghiệp vụ:
Công ty có các phòng xuất nhập khẩu đợc đánh số từ 1 đến 8, nhng đến năm 2000, Công ty đã tổ chức sáp nhập phòng số 5 vào phòng số 8, vì vậy, hiện nay TOCONTAP có tất cả 7 phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Các phòng này trực tiếp thực hiện các hợp đồng kinh doanh của Công ty theo cơ chế “khoán”.
Ngoài ra Công ty còn có các chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh và xí nghiệp TOCAN là xí nghiệp liên doanh với Canađa chuyên sản xuất chổi quyét sơn.