2.6.2.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Tổng công ty Giấy Việt Nam thu mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu là mua ngoài. Do số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến NVL nhiều và với khối lượng lớn nên đòi hỏi công tác hạch toán NVL phải phản ánh được một cách chính xác, kịp thời giá thực tế NVL cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
Khi có nhu cầu về NVL, Tổng công ty sẽ soạn thảo hợp đồng mua hàng căn cứ vào phiếu báo giá của nhà cung cấp và gửi cho nhà cung cấp. Sau khi hai bên đã thỏa thuận xong về các điều khoản trong hợp đồng như số lượng, đơn giá, chủng loại, quy cách, phương thức thanh toán, thời gian thanh toán, … và ký kết hợp đồng thì nhà cung cấp sẽ vận chuyển số vật liệu theo yêu cầu đến cho Tổng công ty. Đối với trường hợp thu mua trọn gói (bên bán vận chuyển) thì mọi chi phí liên quan đều được tính vào giá của NVL ghi trên hóa đơn. Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:
Nợ TK 1331
Có TK 331 (Chi tiết từng nhà cung cấp)
Nếu nguồn cung ứng NVL là đơn vị nội bộ thì kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 152
Có TK 336 (Chi tiết từng đơn vị cung cấp) Khi thanh toán, kế toán ghi:
Nợ TK 331, 336
Có TK 111, 112, 141,…
Tất cả các nghiệp vụ mua NVL đều được phản ánh qua 2 tài khoản trung gian là TK 331 và TK 336.
Các khoản phải trả nhà cung cấp được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết công nợ, đây cũng là cơ sở lên nhật ký chứng từ số 5 và nhật ký chứng từ số 10. Sổ chi tiết công nợ được mở chung cho các nhà cung cấp.
VD4: Theo VD2 trang 31 ta có thể tính được giá trị NVL mua về ngày 14/12/2007 là 9.220.000 đồng, thuế GTGT 10% là 922.000 đồng.
Khi đó, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 1520113: 9.220.000
Nợ TK 1331: 9.220.000 x 10% = 922.000
Có TK 33621 (Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng):10.142.000 Khi thanh toán, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 33621: 10.142.000 Có TK 111: 10.142.000
Như vậy quá trình thanh toán với Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng được phản ánh qua TK 33621 và sổ chi tiết công nợ TK 33621.
VD5: Ngày 31/12/2007 thủ kho nhập kho bạch đàn bộ 4m P ≥ 6,1cm và bạch đàn bộ 4m P ≥ 4cm theo hóa đơn LH/2007B số 0084649 của Công ty TNHH Hồng Thịnh, đã nhập kho phân xưởng nguyên liệu, thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 1520113: 40.216.000 Nợ TK 1331: 4.021.600 Có TK 33101: 44.237.600 Khi thanh toán, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 33101: 44.237.600 Có TK 111: 44.237.600
Quá trình thanh toán cho Công ty TNHH Hồng Thịnh được phản ánh qua TK 33101 và sổ chi tiết công nợ TK 33101.
Biểu số 2.10: Sổ chi tiết công nợ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 331011 - Phải trả mua hàng hóa dịch vụ Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
Số dư Có đầu kỳ: 23.737.493.479 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
Chi nhánh TMTH Thanh Miếu (20014)
Dư đầu 81.463.800 Tổng PS 81.463.800 135.317.600 Dư cuối 135.317.600 10/12 UNC 00000unc 11212 81.463.800 31/12 PN 00000033 Nhập nguyên liệu 1520113 123.016.000 31/12 PN 00000033 Nhập nguyên liệu 13311 12.301.600
Công ty TNHH Hồng Thịnh Dư đầu 254.746.492 Tổng PS 254.746.492 264.376.805 Dư cuối 264.376.805 31/12 11111 254.746.492 25/12 PN 00000015 Nhập nguyên liệu 1520113 200.126.550 25/12 PN 00000015 Nhập nguyên liệu 13311 20.012.655 31/12 PN 00000030 Nhập nguyên liệu 1520113 40.216.000 31/12 PN 00000030 Nhập nguyên liệu 13311 4.021.600 ……….. Tổng phát sinh Nợ: 74.987.827.677 Tổng phát sinh Có: 89.153.100.728 Số dư Có cuối kỳ: 37.902.766.530 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.11: Sổ chi tiết công nợ SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản: 33621 - Phải trả khác đơn vị nội bộ - Khối lâm nghiệp Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
Dư Có đầu kỳ: 3.806.096.933 Chứng từ Diễn giải TK Phát sinh
Ngày Số PS Nợ PS Có
Công ty Lâm nghiệp Hàm Yên
Dư đầu 32.335.867 Tổng PS 32.335.867 13.596.000 Dư cuối 13.596.000 20/12 11111 32.335.867 28/12 PN 00000001 Nhập nguyên liệu 1520113 12.360.000 28/12 PN 00000001 Nhập nguyên liệu 13311 1.236.000 ………. ………. ……….. ………... Công ty Lâm nghiệp Đoan Hùng
Dư đầu 420.431.395 Tổng PS 420.431.385 93.228.300 Dư cuối 93.228.300
31/12 11111 420.431.395 14/12 PN 00000004 Nhập nguyên liệu 1520113 9.220.000 14/12 PN 00000004 Nhập nguyên liệu 13311 922.000 ….. ……….. ………. ……….. ………….. ……… 31/12 PN 00000012 Nhập nguyên liệu 1520113 3.700.000 31/12 PN 00000012 Nhập nguyên liệu 13311 370.000 Tổng phát sinh Nợ: 4.528.676.731 Tổng phát sinh Có: 4.168.131.457 Số dư Có cuối kỳ: 3.445.551.659 Ngày 11 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Việc sử dụng sổ chi tiết công nợ giúp cho kế toán công nợ có thể theo dõi được tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp và đối chiếu số liệu với các sổ khác có liên quan.
Cuối tháng, sau khi nhập số liệu từ các hóa đơn, chứng từ vào máy tính, hoàn thành các sổ chi tiết TK 33101 và TK 33621 thì máy tính sẽ tự động lên NKCT số 5 (TK 33101) và NKCT số 10 (TK 33621). Số liệu tổng cộng của mỗi nhà cung cấp được ghi một dòng trên NKCT số 5 và NKCT số 10.
VD6: Căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết công nợ TK 33101 phần Công ty TNHH Hồng Thịnh, số liệu TK 33101 của Công ty TNHH Hồng Thịnh trên NKCT số 5 được phản ánh như sau:
Cột dư đầu được chuyển từ NKCT số 5 tháng trước chuyển sang: 254.746.492 đồng.
Cột ghi Có TK 33101 ghi Nợ các TK khác: số liệu ở các cột này được tổng hợp từ cột phát sinh Có của các TK đối ứng trên các sổ chi tiết.
Tổng phát sinh Nợ của TK 152011: 240.342.550 đồng được chuyển vào Nợ TK 152011.
Cột ghi Nợ TK 33101, ghi Có các TK khác: số liệu ở các cột này được tổng hợp từ phát sinh Nợ của các TK đối ứng trên các sổ chi tiết.
Phát sinh Có của TK 11111: 254.746.492 đồng được chuyển vào Có TK 11111.
Cột dư cuối được tính như sau:
Dư cuối (dư Có) = Dư đầu + Phát sinh Có – Phát sinh Nợ
Đây cũng chính là số tiền mà Tổng công ty còn nợ Công ty TNHH Hồng Thịnh.
NKCT số 10 (TK 33621) lập tương tự NKCT số 5.
2.6.2.2. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Tổng công ty Giấy Việt Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, ngoài ra thì còn xuất để bán hoặc xuất ra bên ngoài để gia công chế biến. NVL là yếu tố chủ yếu cấu thành sản phẩm, chiếm 70-80% giá thành sản phẩm nên việc hạch toán tổng hợp xuất NVL là hết sức quan trọng và cần thiết nhằm tính toán và phân bổ một cách chính xác giá thực tế NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng.
Căn cứ vào các chứng từ xuất kho hợp lý, hợp lệ, kế toán sẽ phân loại các chứng từ này một cách hợp lý theo từng loại vật liệu, nhóm vật liệu và theo đối tượng sử dụng. Kế toán nguyên vật liệu sau khi phân loại các phiếu xuất sẽ nhập số liệu từ các phiếu xuất này vào máy tính. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ theo công thức đã được ngầm định; tổng hợp số liệu lên bảng kê số 3 (chi tiết cho từng loại NVL); bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
Giá thực tế NVL xuất trong tháng cho từng đối tượng sử dụng được phản ánh trong bảng phân bổ NVL, CCDC. Đây là căn cứ để ghi vào bên Có của TK 152 trên bảng kê số 4 và bảng kê số 5. Đối ứng Nợ - Có giữa TK 152
và các TK 621, 627, 154 được tổng hợp lên bảng kê số 4. Đối ứng Nợ - Có giữa TK 152 và các TK 641, 642 được tổng hợp lên bảng kê số 5. Mỗi kế toán phụ trách từng nhóm NVL sẽ lập bảng phân bổ NVL, CCDC cho từng loại NVL trong nhóm NVL đó. Kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp số liệu lên bảng phân bổ NVL, CCDC chung cho các loại NVL, lên bảng kê số 4 và bảng kê số 5.
Bảng kê số 4 dùng để tổng hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng sản xuất. Trên bảng kê số 4, phát sinh Có TK 152 được chi tiết cho từng nhóm NVL và cho từng phân xưởng sản xuất.
Bảng kê số 5 dùng để tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng. Giá trị NVL xuất dùng được phản ánh trên TK tổng hợp 152.
NKCT số 7 dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất của doanh nghiệp và dùng để phản ánh phát sinh Có của các TK khác liên quan đến chi phí sản xuất.
NKCT số 7 ghi tuần tự theo từng nhóm chi phí từ chi phí sản xuất đến chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác. Mỗi nhóm chi phí sẽ được tính riêng từng tổng và được cộng chung vào dòng tổng cộng cuối cùng. Phát sinh Có của TK 152 trên NKCT số 7 được chuyển vào sổ cái TK 152.
Biểu số 2.15: Bảng kê số 3 – TK 1520113
BẢNG KÊ SỐ 3 – TÍNH GIÁ THÀNH VẬT LIỆU
Tài khoản: 1520113 - Gỗ bạch đàn, keo Tháng 12 Năm 2007
TK đ/ư Tên tài khoản Số phát sinh
Nợ Có Dư đầu 19.368.125.65 0 Tổng phát sinh 18.690.353.89 0 15.797.041.822 Dư cuối 22.261.447.71 8
331011 Phải trả mua hàng hóa dịch vụ 3.985.088.659
33621 Phải trả khác đơn vị nội bộ - Khối LN 14.705.265.23 1
621021 Sản phẩm bột 15.797.041.822
Ngày 21 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.16: Bảng phân bổ nguyên vật liệu – TK 152011 BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU
Tài khoản 152011 – Tre nứa gỗ Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
TK đối ứng Tên tài khoản Phát sinh Có
621021 Sản phẩm bột 10.984.423.794
Cộng 10.984.423.794
Ngày 21 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập biểu
Biểu số 2.19: Bảng kê số 5
BẢNG KÊ SỐ 5
Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
Tài khoản Cộng phát sinh Nợ ………. 152 ……….
6422 ……….. 301.258.689 ………..
642 ………. 301.258.689 ………..
Cộng ………... 301.258.689 ……….. Ngày 21 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.20: Nhật ký chứng từ số 7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 - PHẦN I Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 TK Nợ Có TK … Có TK 152 Có TK … 154 ………. 595.604.294 ……….. 621 ………. 54.507.623.756 ………. ……… ……….. ………. ……… Tổng 1 ………. 55.103.228.050 ………. ……… ………. ……….. ………. 642 ………. 301.258.689 ………. Tổng 2 ………... 301.258.689 ……….. Tổng ……….. 55.404.486.739 ……….. Ngày 21 tháng 01 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.21: Sổ cái
SỔ CÁI
Tài khoản 152 Số dư đầu năm
Nợ Có 302.468.789.453 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng … Tháng 11 Tháng 12 Cộng 1388134 2.626.067.180 1510202 5.255.370.062 1510208 459.246.092 1551 107.510.000 33101 59.597.967.448 3310510 14.518.641.817 3336 284.088.116 336878 2.404.002.893 336879 7.609.035.500 62104 3.338.400 Cộng số phát sinh Nợ 92.865.267.508 Tổng số phát sinh Có 57.659.392.390 Số dư cuối tháng 261.087.326.918 296.295.202.036
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM
3.1. Đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Tổng công ty Giấy Việt Nam Việt Nam
Trải qua hơn 25 năm hoạt động và phát triển, Tổng công ty Giấy Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể cả về sản xuất kinh doanh cũng như các mặt hoạt động khác trong đó phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Có thể nói, cùng với sự phát triển của Tổng công ty thì công tác hạch toán kế toán cũng không ngừng được bổ sung và hoàn thiện.
3.1.1. Ưu điểm
* Về công tác tổ chức kế toán
Bộ máy kế toán của Tổng công ty Giấy Việt Nam bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ và có kinh nghiệm nghề nghiệp. Công tác kế toán NVL được chuyên môn hóa cao, ở tổ vật tư, mỗi người quản lý một nhóm vật tư khác nhau đảm bảo việc hạch toán kế toán kịp thời và chính xác.
* Về việc ứng dụng công nghệ thông tin
Tổng công ty Giấy Việt Nam sử dụng phần mềm kế toán rất hiện đại, hệ thống máy tính được trang bị đầy đủ. Phần mềm kế toán hiện đại đã giúp giảm bớt khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán đồng thời đảm bảo cho công tác hạch toán kế toán được tiến hành một cách nhanh chóng, hiệu quả. Mỗi phần hành kế toán được trang bị một máy vi tính và giữa các máy tính được nối mạng với nhau đảm bảo việc cung cấp thông tin kịp thời. Mỗi nhân viên kế toán có một mã số riêng để làm việc.
Tổng công ty Giấy Việt Nam luôn thực hiện chặt chẽ công tác quản lý ở các khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu để tiết kiệm, tránh mất mát, lãng phí NVL nhằm góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho Tổng công ty.
Ở khâu thu mua
Hàng năm, Tổng công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất để ước tính nhu cầu sử dụng vật liệu, cân đối giữa nhu cầu và khả năng thanh toán để xây dựng kế hoạch thu mua nên có thể xác định gần như chính xác số lượng NVL cần mua trong kỳ. Đặc biệt, Tổng công ty luôn chủ động thu mua NVL từ nhiều nguồn khác nhau, cán bộ thu mua là những người hiểu biết rất rõ về từng loại NVL nên đảm bảo cung cấp được một cách kịp thời những loại NVL có chất lượng tốt phục vụ cho sản xuất.
Ở khâu dự trữ
Tổng công ty đã xây dựng được một hệ thống kho hàng kiên cố, hiện đại và bố trí hợp lý nhằm đảm bảo thuận lợi cho việc vận chuyển và thực hiện tốt công tác bảo quản NVL. Đồng thời, Tổng công ty cũng xây dựng định mức dự trữ vật tư nên có thể đảm bảo cung ứng được một cách kịp thời NVL cho quá trình sản xuất.
Ở khâu sử dụng
Tổng công ty đã xây dựng định mức tiêu hao NVL nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng NVL thực tế để từ đó nhà quản lý có thể ra được các quyết định chính xác trong việc sử dụng NVL sao cho hiệu quả và tiết kiệm nhất.
* Về đặc điểm vận dụng chế độ kế toán và các chính sách kế toán được áp dụng tại Tổng công ty
Tổng công ty Giấy Việt Nam luôn kịp thời tiếp cận các chế độ kế toán mới và vận dụng linh hoạt vào điều kiện thực tiễn. Hệ thống chứng từ, sổ
sách, báo cáo được sử dụng đúng theo mẫu quy định, quy trình luân chuyển chứng từ được bố trí hợp lý rất thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Mặt khác, do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh riêng có của ngành giấy nên ngoài các tài khoản cấp 1, cấp 2 xây dựng theo mẫu quy định theo Quyết định số 15/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì Tổng công ty còn sử dụng thêm nhiều tiểu khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý các đối tượng một cách khoa học và hợp lý.
Tổng công ty Giấy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp kế toán có thể theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư trên sổ kế toán. Nhờ vậy mà kế toán có thể xác định