PHẦN 2: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG XÃ HỘ
2.2.2.Những tồn tạ
Bên cạnh những ưu điểm đạt được kể trên, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán NVL tại Xí nghiệp In còn tồn tại một số hạn chế sau:
Xí nghiệp In mới chỉ lập hệ thống báo cáo kế toán tài chính bắt buộc để gửi cho các cơ quan chức năng và phân tích tình hình tài chính một cách tổng quát, mà chưa lập và sử dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Nhưng đây lại là một hệ thống báo cáo hết sức quan trọng, qua các báo cáo quản trị Ban giám đốc sẽ biết được: từng thành phần chi phí, tính toán và tổng hợp chi phí sản xuất, giá thành cho từng loại sản phẩm,... từ đó xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động, kiểm soát thực hiện và giải trình được các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế. Xí nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách hoạt động kinh doanh nói chung và dự toán ngân sách chi phí NVL trực tiếp nói riêng. Điều này dẫn đến tính bị động trong việc quyết định lượng vật tư cần thu mua và nguồn tài chính cần đảm bảo cho quá trình thu mua trong kỳ, từ đó ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động cung ứng vật tư và hoạt động tài chính trong Xí nghiệp. Chính vì vậy, báo cáo quản trị chính là phương tiện để Ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả các hoạt động SXKD của Xí nghiệp; đồng thời nó cũng cung cấp thông tin tài chính kịp thời phục vụ cho quá trình ra quyết định.
Ngoài giấy và bản in, các NVL khác trong Xí nghiệp vẫn chưa xây dựng được định mức tiêu hao cho sản xuất. Các NVL này đều được xuất kho theo nhu cầu của các phân xưởng, hơn nữa vẫn chưa có sự kiểm soát tình hình sử dụng NVL thực dùng cho sản xuất dẫn đến tình trạng NVL sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí trong sản xuất, làm tăng chi phí và giá thành của sản phẩm.
Thời gian cập nhật chứng từ tại Xí nghiệp là chưa hợp lý, thời gian xuất kho của NVL diễn ra trước khi kế toán tiến hành nhập Phiếu nhập kho vào trong máy. Hàng đã được lập Phiếu xuất kho cập nhật vào máy mà Phiếu nhập kho vẫn chưa được cập nhật vào máy gây nên tình trạng xuất một lượng vật tư mang giá trị âm. Về
mặt giá trị thì cuối kỳ vẫn ra một số chính xác nhưng về mặt lôgíc thì rất vô lý và không đảm bảo được nguyên tắc kịp thời trong hạch toán.
Quy trình hạch toán từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác bảo quản, lưu trữ đều tuân thủ theo đúng quy định kế toán hiện hành. Tuy nhiên, điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ.
Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL áp dụng tại Xí nghiệp là phương pháp thẻ song song có nhiều ưu điểm tuy nhiên nó cũng có những nhược điểm là giữa kế toán NVL và thủ kho ghi chép trùng lắp về chỉ tiêu số lượng NVL và công việc thường bị dồn vào cuối tháng và nó chỉ thích hợp với những DN có ít loại NVL. Trên thực tế hoạt động SXKD của Xí nghiệp lại sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau (hơn 200 loại) với số lượng nhập - xuất trong kỳ rất lớn.
Hiện nay, Xí nghiệp In đang sử dụng phương pháp tính giá NVL xuất kho là phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, vào cuối tháng mới tính được giá NVL xuất kho. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho NVL trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ NVL ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại NVL.
Xí nghiệp tiến hành hạch toán chi phí cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng. Vì vậy, Xí nghiệp không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Chính vì thế mà bảng phân bổ NVL của Xí nghiệp được lập một cách tổng hợp, chỉ theo dõi được chi phí NVL theo các khoản mục chi phí mà không theo dõi được theo từng đơn đặt hàng.
Quy mô sản xuất của Xí nghiệp hiện nay ngày càng được mở rộng, nhưng Xí nghiệp chưa có kế hoạch một cách khoa học để xây dựng mức dự trữ NVL phục vụ cho quá trình sản xuất, nếu thực hiện những đơn đặt hàng lớn mà không thu mua được NVL kịp thời thì có thể dẫn đến tình trạng ngừng trệ trong sản xuất.
Để duy trì cho hoạt động sản xuất được liên tục, Xí nghiệp luôn dự trữ một lượng NVL cần thiết trong kho. Những NVL này bao gồm: giấy, mực in, bản in, axít, cồn... đó là những NVL dễ hư hỏng, mục nát, giảm chất lượng,... nhưng Xí nghiệp
chưa lập dự phòng giảm giá để chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá NVL tồn kho gây ra.
Qua trên cho thấy, kế toán NVL tại Xí nghiệp còn tồn tại rất nhiều hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện hơn nữa.