III. Qui trình công nghệ sản xuất chủ yếu của công ty Bê Tông xây dựn g HN
6. Các chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ
Phiếu giao việc: Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng kinh tế kế hoạch sẽ tiến hành làm phiếu giáo việc (Giao khoán) gửi đến các xí nghiệp sản xuất. Phản ánh số sản phẩm sản xuất theo hợp đồng thời gian bắt đầu thi công cho đến ngày kết thúc thi công.
Giáy đề nghị tạm ứng: Khi nhận đợc phiếu giao việc và bản vẽ thiết kế của phòng kỹ thuật xí nghiệp đợc giao khoản trong công ty làm thủ tục xin mua vật t. Căn cứ vào bản vẽ thiết kế gửi phòng tài chính kế toán theo giấy đề nghị tạm ứng thể hiện số tiền đề nghị ông giám đốc cho ứng để tiến hành sản xuất theo ký kết hợp đồng.
Phiếu chi tạm ứng: Mẫu số 02 - TT/BB QĐ 141 -TC/QĐ/CĐKT. Khi giám đốc phê duyệt vào giấy đề nghị tạm ứng cảu xí nghiệp, xí nghiệp đợc giao việc ra quýet định xuống cho phòng kế toán để làm phiếu chi tạm ứng cho xí nghiệp sản xuất.
Giấy uỷ nhiệm chi: Là chứng từ phản ánh số tiền thanh toán mua vật t bằng chuyển khảo của công ty tại ngân hàng.
Hoá đơn GTGT của ngời bán.
Bao gồm: + Tên gọi của chứg từ là Hoá ĐƠn (GTGT) hoá đơn này chỉ dùng cho các doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
+ Ngày tháng năm lập chứng từ: là ngay mà phát sinh các nghiệp vụ tại địa điểm mua hàng.
+ Đơn vị bán hàng, địa chỉ: phải ghi đầy đủ tên gọi của công ty, địa chỉ để kế toán vào sổ chi tiết thanh toán để dễ theo dõi từng đối tợng và khi có sự cố về chất lợng hàng hoá thì tiện cho việc trả lại hoặc giảm giá hàng mua, hàng bán . + Số tài khoản: tuỳ từng doanh nghiệp hoặc đơn vị cá nhân có những đơn vị cá nhân không có số tài khoản thì không phải ghi. Số tài khoản này thuận tiện cho việc thanh toán với ngời bán hoặc ngời mua bằng chuyển khoản.
+ Mã số: là các mã số thuế của doanh nghiệp khighi hoá đơn phải ghi đầy đủ thuế vào các ô.
+ Cột số thứ tự: dùng để ghi th tự các loại hàng hoá dịch vụ. + Cột tên hàg hoá, dịch vụ: dùng để ghi tên hàng hoá, dịch vụ mà doanh nghiệp mua bán.
+ Cột đơn vị tính: dùng để ghi đơn vị tính đặc trng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra.
+ Cột số lợng: dùng để ghi số lợng của các mặt hàng mà doanh nghiệp mua vào hoặc bán ra.
+ Cột đơn giá: cột này để ghi đơn giá của một loại hàng hoá hay nhiều loại theo đơn giá quy định của doanh nghiệp.
+ Cột thành tiền: để ghi số tièn của một loại hàng hoá, hay nhiều loại cột này là kết quả của cột đơn giá x số lợng. + Dòng cộng tiền hàng: dòng này là tổng cộng của cột thành tiền.
+ Dòng thuế suât, tiền thuế: dòng này để ghi thuế suất đánh vào mặt hàng là bao nhiêu phần trăm và số tiền thuế của các loại hàng hoá.
+ Dòng tổng cộng thanh toán: dòng này ghi số tiền hàg cộng cả tiền thuế GTGT.
+ Số tiền viết bằng chữ: sau khi đã tính toán ra tổng số tiền phải thanh toán thì số tiền này phải viết bằng chữ, để tránh thêm bớt các số vào dòng tổng cộng thanh toán (dòng chữ số).
Cuối cùng ngời mua, kế toán trởng , thủ trởng đơn vị phải ký tên và ghi rõ họ tên để xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở trên.
Phiếu nhập kho
Nội dung cơ bản của phiếu nhập kho bao gồm:
- Ngày tháng nhập kho. - Số hiệu của phiếu - Ghi Nợ TK, Ghi có TK - Họ và tên ngời nhập hàng.
- Theo số, ngày, tháng, năm, của hoá đơn hoặc phiếu nhập kho. - Nhập tại kho.
- Các cột của phiếu:
+ Các cột A, B, C, D lần lợt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật t.
+ Cột số 1: Ghi số lợng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập + Cột số 2: Thủ kho ghi số lơng thực tế nhập
+ Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật t
+ Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật t thực tế xuất kho
Phiếu nhập kho đợc coi là đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp khi có đầy đủ các chữ ký sau: - Phụ trách cung tiêu - Ngời giao hàng - Thủ kho - Kế toán trởng - Thủ trởng đơn vị
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặcbộ phận sản xuất lập lập thành 2 hoặc 3 liên đợc đặt bằng giấy than viết 1 lần in đều sang 3 liên:
- Liên 1: Lu gi tại kho
- Liên 2: Đa về phòng kế toán cộng với Hoá đơn GTGT làm căn cứ ghi sổ
- Liên 3: Giao cho phòng vật t để theo dõi,
Phiếu xuất kho
Nội dung của phiếu xuất kho.
+ Số: ghi số thứ tự của các lần lĩnh, xuất vật t. + Ghi Nợ TK
+ Họ và tên ngời nhận vật t: ghi rõ ngời chịu trách nhiệm vơi số vật t đã xuất kho
+ Lý do xuất vật t: ghi rõ lý do lĩnh dùng vào hoạt động gì ?
+ Các cột A, B, C, D lần lợt ghi số thứ tự , tên nhãn hiệu. quy cách, mã số, đơn vị tính của vật t.
+ Cột số 1: Ghi số lơng xuất theo yêu cầu + Cột số 2: Thủ kho ghi số lơng thực tế xuất
+ Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá và tính ra thành tiền của từng loại vật t + Dòng cộng: ghi tổng số tiền của các loại vật t thực tế xuất kho
Phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của thủ trởng, kế toán trởng, ngời nhận, thủ kho...
Phiếu xuát kho đợc đặt bằng giấy than viết 1 lần in đều sang 3 liên: - Liên 1: Lu gi tại kho
- Liên 2: Đa về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ - Liên 3: Giao cho phòng vật t để theo dõi,
7. Các sổ sách kế toán dùng để ghi chép, phơng pháp ghi sổ, trình tự ghi sổ tại Công ty Bê tông Xây dựng - Hà Nội.
7.1 Sổ sách kế toán dùng để ghi chép tại công ty.
Tại Công ty Bê tông Xây dựng - Hà Nội áp dụng hình thức ghi sổ theo hình thức “nhật ký chung” và hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng pháp thẻ song song.
Toàn bộ công tác vào sổ sách đều đợc thực hiện trên máy vi tính trong công ty nên hạn chế sổ sách ghi chép. Sổ sách kế toán gồm:
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ - Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán - Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng.
- Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Sổ nhật ký chung.
- Sổ cái .
7.2. Phơng pháp ghi sổ
Trong Công ty Bê tông Xây dựng - Hà Nội công việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận, nhiều đơn vị tham gia song việc quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu đợc thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ để ghi vào sổ sách kế toán một cách hợp lý và khoa học
- ở kho: hàng ngày thủ kho văn cứ vào chứng từ nhập, xuất ghi số lợng vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho đợc thủ kho sắp xếp trong hòm thẻ kho theo loại, nhóm vật liệu để tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu. Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho. Vơi số vật liệu tồn kho thực tế hàng ngày sau khi ghi thẻ kho xong. Thủ kho chuyển những chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán mở sổ chi tiết vật liệu cho từng thứ vật liệu cho đúng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số lợng và giá trị. Hàng ngày khi nhận chứng từ nhập xuất kế toán kiểm tra lại chứng từ sau đó ghi vào sổ Chi tiết vật liệu. Mặt khác kế toán còn phải tổng hợp số liệu để ghi sổ kế toán vật liệu
+ Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ đợc mở tại phòng kế toán công ty. để mở chi tiết cho từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho đúng với thẻ kho của từng kho theo dõi về mặt số lợng và giá trị. Định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kế toán phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá, tính thàh tiền, phân loại chứng từ sau đó ghi vào sỏ chi tiết. Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn: đợc mở tại phòng kế toán phản ánh tổng hợp từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt giá trị ghi chép, giá trị từng loại vật liệu theo các cột tồn kho đầu kỳ, nhập kho trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn cuối kỳ.
+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Kế toán mở chi tiết cho từng khách hàng căn cứ vào số tồn cuối kỳ trớc để ghi vào tồn đầu kỳ này, căn cứ vào số chứng từ phát sinh trong kỳ kế toán ghi vào cột số phát sinh bên nợ, bân có. Đến cuối kỳ kế toán tổng hợp lại số d cuối kỳ.
+ Sổ nhật ký chung là sổ tổn hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ, các nghiệp vụ phản ánh theo quan hệ đối ứng nợ, có của các tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái.
+ Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng khoản để kế toán tổng hợp cuối tháng căn cứ vào sổ nhật ký để ghi vào sổ cái. Sổ cái của từng tài khoản phản ánh số tồn kho đầu kỳ số phát sinh trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ là bảng tổng hợp phản ánh vật liệu, công cụ dụng cụ đã sử dụng cho từng đối tợng. Vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng cho các đối tợng đợc ghi chi tiết cho từng cột.
7.3. Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kế toán ghi vào thể kho, sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, ghi vào sổ nhật ký chung.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ ghi vào “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” vật liệu, công cụ dụng cụ . Căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Khi cần có sự kiểm tra lại kế toán sẽ đối chiếu sổ chi tiết và thẻ kho.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu kiểm tra.
8. Phơng pháp kế toán
8.1. Phơng pháp hạch toán chung (Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên)
a. Phơng pháp kế toán nhập vật liệu, công cụ dụng cụ. Cụ thể
* Hàng và hoá đơn cùng về
- Khi hàng đủ nhập kho cùng hoá đơn kế toán ghi:
Nợ TK 152: “Nguyên vật liệu” Nợ TK 153: “Công cụ dụng cụ”
Nợ TK 1331: “Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ”
32 Phiếu nhập, xuất
kho vật tư Sổ chi tiết vật tư nhập - xuất - tồn Bảng tổng hợp
Thẻ kho Sổ cái Sổ nhật ký chung Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ
Có TK 111,112,331,311: “Tổng giá thanh toán”. - Khi hàng về thiếu so với hoá đơn
Nếu phát hiện đợc nguyên nhân thiếu kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381)
Có TK 111,112,331
Nếu phát hiện đợc nguyên nhân khách quan: Nợ TK 627, 821, 138 (1388)
Có TK 138(1381)
- Khi hàng về thừa so với hoá đơn mà doanh nghiệp quyết định nhập kho hết.
Nợ TK 152: “Nguyên vật liệu” Nợ TK 153: “Công cụ dụng cụ”
Nợ TK 1331: “Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ” Có TK 111,112,331: “Tổng giá thanh toán”. * Hàng về nh ng hoá đơn ch a về
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng về háo đơn cha về” Nếu cuối tháng hoá đơn cha về kế toán dùng giá tạm tính để ghi sổ.
Nợ TK 152: “Nguyên vật liệu” Nợ TK 153: “Công cụ dụng cụ”
Có TK 331: “Giá tạm tính”.
Sang tháng sau khi hoá đơn về nếu giá hoá đơn khác giá tạm tính phải điều chính lại theo một trong các phơng pháp sau:
* Hoá đơn về hàng ch a về:
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang ddi trên đờng”
Nếu cuối tháng hàng cha về nhập kho thì cắn cứ vào hóa đơn kế toán ghi.
Nợ TK 151: “Hàng mua đang đi trên đờng”
Nợ TK 1331: “Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ” Có TK 111,112,331,: “Tổng giá thanh toán”. * Khi phát sinh chi phí thu mua kế toán ghi:
Nợ TK 152: “Nguyên vật liệu” Nợ TK 153: “Công cụ dụng cụ”
Nợ TK 1331: “Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ” Có TK 111,112,331,: “Tổng giá thanh toán”.
b. Phơng pháp kế toán xuất vật liệu Cụ thể.
- Xuất vật t dùng cho chế tạo sản phẩm
Nợ TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Có TK 152: ‘Nguyên vật liệu”
- Vật t xuất dùng cho các bộ phận sử dụng.
Nợ TK 627 (2): “Chi phí sản xuất chung” Nợ TK 641 (2): “Chi phí bán hàng”
Nợ TK 642 (2): “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 152: “Nguyên vật liệu”
- Xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất
+ Đối với công cụ dụng cụ phân bổ một lần: là những công cụ dụng cụ xuất dùng đều đặn hàng tháng, giá trị nhỏ:
Nợ TK 627 (3): “Chi phí sản xuất chung” Nợ TK 641 (3): “Chi phí bán hàng”
Nợ TK 642 (3): “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 153: “công cụ dụng cụ”.
+ Đối với công cụ dụng cụ phân bổ dần: là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn thời gian sử dụng dài xuất dùng không đều đặn giữa các tháng kế toán sử dụng tài khoản 142 - “ Chi phí trả trớc” để theo dõi giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng:
Mức phân bổ công cụ dụng cụ
= Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng Số lần phân bổ
Xuất công cụ dụng cụ căn cứ vào phiếu xuất kế toán tính giá thực tế xuất khi ghi:
Nợ TK 142
Có TK 153
Đồng thời phân bổ giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo mức phân bổ.
Nợ TK 627 (3): “Chi phí sản xuất chung” Nợ TK 641 (3): “Chi phí bán hàng”
Nợ TK 642 (3): “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 142: “Chi phí trả trớc”.
Khi báo hỏng công cụ dụng cụ kế toán tính toán số phân bổ nốt giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất theo công thức:
Nợ TK 627 (3): “Chi phí sản xuất chung” Nợ TK 641 (3): “Chi phí bán hàng”
Nợ TK 642 (3): “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 153: “công cụ dụng cụ”.
Số phân
bổ nốt = Giá trị thực tế CCDC báo hỏng
Số lần phân bổ
Khi phân bổ nốt giá trị còn lại kế toán ghi:
Nợ TK 152, 138(1388)
Nợ TK 627 (3): “Chi phí sản xuất chung” Nợ TK 641 (3): “Chi phí bán hàng”
Nợ TK 642 (3): “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK 142: “Chi phí trích trớc”.
8.2. Phơng pháp hạch toán cụ thể hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế ở Công ty Bê tông Xây dựng - Hà Nội.
a. Kế toán nhập vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sau khi công ty ký kết đợc hợp đồng với khách hàng phòng kinh tế kế hoạch sẽ tiến hành làm phiếu giao việc (giao khoán) gửi đến xí nghiệp sản xuất
Đơn vị: Công ty Bê tông Phiếu giao việc Số 15