Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý côngty TNHH TM XNK Viễn Thông A

2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận :

 Ban giám đốc

Là bộ phận trung tâm đảm trách mọi hoạt động kinh doanh tại công ty. Giám đốc là người đề ra hướng đi cụ thể, chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanh của công ty.

 Chức năng: Quản lý, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp. Kiểm soát, đôn đốc thực hiện các chính sách chiến lược của công ty đề ra. Quản lý và xử lý mọi vấn đề đối nội, đối ngoại.

BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG THƯƠNG MẠI PHÒNG TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN PHÒNG NHÂN SỰ PHÒNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT

 Nhiệm vụ: Đảm trách mọi công tác đối ngoại và quản lý chung mọi hoạt động của công ty. Xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể của đơn vị cho từng thời kỳ, từng giai đoạn. Đảm bảo mọi hoạt động của công ty được vận hành theo đúng thủ tục.

 Phòng nhân sự:

Gồm có:

_ Nhân sự và tiền lương

_ Đào tạo và phát triển nhân lực _ Hành chính

Soạn thảo, triển khai quy chế làm việc, lập dự thảo điều lệ hoạt động, quản lý nhân sự toàn bộ công ty, tổ chức chặt chẽ công tác văn thư lưu trữ tài liệu theo đúng quy định, thực hiện các chính sách cho người lao động.

 Chức năng: Thực hiện và tham mưu cho Giám đốc về công tác tổ chức nhân sự, quản lý hành chánh văn phòng, cung cấp dịch vụ hành chánh. Đảm bảo mọi hoạt động thông suốt. Chăm lo, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động và quản lý toàn bộ tài sản tại văn phòng của đơn vị.

 Nhiệm vụ: Thực hiện các chủ trương chính sách về quản lý sức khỏe, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho người lao động. Tổ chức và phục vụ các hội nghị, lễ tết do công ty tổ chức. Theo dõi và cập nhật sự biến động nhân sự đồng thời có kế hoạch sắp xếp tuyển dụng nhân sự. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ của đơn vị với các ban ngành có liên quan.

 Phòng hoạt động kinh doanh:

Gồm có:

_ Hệ thống siêu thị _ Bán buôn

_ An ninh bảo trì và phát triển hệ thống

 Chức năng và nhiệm vụ: Là một bộ phận rất quan trọng trong công ty thực hiện khâu tiêu thụ, thực hiện dịch vụ sau bán hàng, đảm bảo an ninh cho toàn hệ thống siêu thị của công ty, phát triển hạ tầng hệ thống siêu thị. Nghiên cứu và phát triển hệ thống siêu thị, vị trí địa lý xu hướng phát triển của thị trường.

 Phòng thương mại:

Gồm có:

_ Mua hàng

_ Quản lý ngành hàng _ Marketing

 Chức năng và nhiệm vụ: Đảm bảo nguồn hàng cung cấp cho công ty, liên hệ và đặt hàng với nhà cung cấp, nhà phân phối. Điều phối lượng hàng tồn kho giữa các hệ thống siêu thị. Chịu trách nhiệm về vấn đề tồn kho của hàng hóa, tính luân chuyển của hàng hóa tới các hệ thống siêu thị trước ban giám đốc công ty.Phát triển các chiến lược marketing, các chương trình quảng cáo khuyến mãi do nhà cung cấp và công ty tổ chức.

 Phòng tài chính, kế toán:

Tổ chức chặt chẽ công tác hoạch toán, giám sát toán bộ hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính của công ty. Lập các báo cáo quyết toán theo định kỳ, cung cấp tài liệu khi có yêu cầu của các bên có liên quan và cơ quan có thẩm quyền. theo dõi tình hình và cân đối thu chi, thu hồi công nợ kịp thời, chính xác không làm thất thoát tài sản của công ty.

 Chức năng : Quản lý tài chính và hoạch định các chiến lược về tài chính cho công ty. Kiểm soát giá trị tài sản, nguồn vốn, tiền… những gì liên quan đến

tài chính. Tổ chức hệ thống kế toán sao cho phù hợp với luật quy định. Cân đối thu, chi công nợ, lập các báo cáo về tài chính, thuế…

 Nhiệm vụ: Hoạch định ngân sách trong từng thời điểm nhằm cung cấp đúng, đủ, kịp thời và chính xác các nguồn tài chính cho đơn vị. Dự kiến kế hoạch thu chi cho các kỳ tiếp theo để đảm bảo cho việc kinh doanh. Lập báo cáo tài chính, kiểm kê, đánh giá tài sản, khấu hao tài sản và sử dụng nguồn vốn sao cho hiệu quả nhất. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về cáo báo cáo và tính trung thực của nó.

 Phòng kỹ thuật:

Theo dõi, giám sát, bảo dưỡng sửa chữa các phương tiện của công ty đồng thời tham mưu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực kỹ thuật.

 Chức năng: Quản lý, bảo dưỡng sửa chữa các thiết bị máy móc theo định kỳ và khi có yêu cầu. Quản lý các trang thiết bị của phòng.

 Nhiệm vụ: Sửa chữa máy móc khi bị hư hỏng, đưa ra kế hoạch bảo trì và định kỳ bảo trì các máy móc thiết bị.

2.4. Tổ chức công tác kế toán – tài chính :

2.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán và tài chính :

_ Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.

_ Hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty là hệ thống tài khoản kế toán được ban hành theo quyết định số 141/QĐ/CDDKT, ngày 01/11/1995, và quyết định 15 do bộ tài chính ban hành.

_ Phương pháp tính khấu hao TSCĐ tại công ty theo phương pháp đường thẳng. _ Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

_ Phương pháp tính giá thực tế hàng hóa xuất kho theo phương pháp Nhập trước xuất trước (FIFO), kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

_ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung tại công ty TNHH SX- TM- XNK Viễn Thông A:

Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại công ty TNHH TM XNK Viễn Thông A

 Chú thích:

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu

Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo từng tài khoản phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng, cuối kỳ ,

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết

Sổ nhật ký chung

Sổ tổng hợp chi tiết

Sổ Cái

Bảng cân đối phát sinh

Báo cáo tài chính

cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp số liệu ghi sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập báo cáo tài chính.

Ngoài ra công ty còn áp dụng 2 phần mềm kế toán để phục vụ cho hệ thống kế toán của công ty:

1. Hệ thống quản lý bán hàng ( POS/RMS)

2. Hệ thống quản lý, điều hành doanh nghiệp ( PERP)

2.4.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và tài chính :

Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán và tài chính công ty Viễn Thông A

2.4.3. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận :

 Kế toán trưởng :

Là người trực tiếp điều hành công tác tài chính của công ty, có quyền yêu cầu các bộ phận kế toán khác cung cấp đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho công tác kế toán,

Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán công nợ Kế toán

tiền mặt và thanh toán Kế toán

các báo cáo kề toán, hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác và những chứng từ liên quan đến tài chính của doanh nghiệp đều phải thông qua kế toán trưởng mới có giá trị đưa vào sổ sách kế toán.

Xây dựng chế độ hoạch toán kế toán của công ty theo yêu cầu đổi mới của luật Nhà nước ban hành. Báo cáo lên Ban giám đốc những báo cáo liên quan đến tài chính của công ty. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về sự chính xác và tính trung thực của nó. Có quyền tham gia sắp xếp, đề xuất khen thưởng, kỷ luật đội ngũ nhân viên kế toán công ty. Thiết kế quy trình và tổ chức công tác kế toán, luân chuyển chứng từ, mở sổ, ghi sổ, cung cấp số liệu, biểu mẫu, sổ sách kế toán. Tổ chức kiểm tra định kỳ theo từng tháng, quý, năm trong lĩnh vực kế toán.

 Kế toán tổng hợp:

Giúp kế toán trưởng kiểm tra các số liệu từ các kế toán viên cung cấp.

Kiểm tra, đối chiếu số liệu của kế toán thanh toán, kế toán cộng nợ để lập báo cáo. Theo dõi, thống kê, xử lý số liệu chi phí và doanh thu mỗi kỳ để xác định kết quả kinh doanh.

Tham gia các cuộc hội họp khi có yêu cầu, báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày cho công ty.

 Kế toán thanh toán:

Theo dõi các kế hoạch thanh toán cho khách hàng và kế hoạch thanh toán cho các kỳ tiếp theo. Theo dõi tình hình thu chi của đơn vị.

 Kế toán công nợ:

Theo dõi công nợ của từng nhân viên, từng khách hàng, nhà cung cấp, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra xác nhận công nợ với đối tác đảm bảo chính xác từng con số và hợp lệ về chứng từ.

 Kế toán kho

Căn cứ vào các chứng từ, hóa đơn (phiếu nhập, xuất kho…) mở sổ ghi chép vào các nghiệp vụ có liên quan. Theo dõi hàng hóa nhập, xuất và tồn kho của từng mặt hàng phải thực sự chính xác. Lập báo cáo gởi lên kế toán tổng hợp.

2.5. Quá trình phát triển :

2.5.1. Khái quát quá trình phát triển của công ty từ ngày thành lập đến nay :

_ Thành lập từ năm 1997, Với thương hiệu đầu tiên là “ Fonemart Viễn Thông A”. _ Năm 2006 đạt được giải thưởng “Doanh nghiệp Việt Nam uy tín – chất lượng năm 2006” do Mạng doanh nghiệp Việt Nam tặng (Việt Nam Enterprise) và “ Doanh nghiệp _ doanh nhân tiêu biểu năm 2006” do UBND quận 10, TP. HCM trao tặng. _ Năm 2007 : Giải thưởng “ Doanh nghiệp Việt Nam uy tín – chất lượng năm 2007” do Mạng doanh nghiệp Việt Nam tặng (Việt Nam Enterprise)

_ 1/2008 đổi tên thành “ Viễn Thông A”, 7/2008 chính thức có mặt tại Hà Nội, cũng trong năm đạt được các giải thưởng :

+ Giải thưởng “ Doanh nghiệp Việt Nam uy tín – chất lượng năm 2008” do Mạng doanh nghiệp Việt Nam tặng (Việt Nam Enterprise)

+ Giải thưởng “Doanh nghiệp vừa và nhỏ uy tín – chất lượng năm 2008’ do câu lạc bộ Doanh Nhân Sài Gòn tặng.

+ Giải thưởng “ Doanh nghiệp - doanh nhân tiêu biểu năm 2008” do UBND quận 10, TP. HCM trao tặng.

+ Giải thưởng “Thương hiệu vàng 2008” do câu lạc bộ Doanh nhân đất Việt trao tặng.

+ Giải thưởng “Nhà bán lẻ hỗ trợ khách hàng tốt nhất 2008” do tổ chức Việt Nam Mobile Awards trao tặng.

+ Được bình chọn “Top 500 thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam năm 2009” do Tạp Chí Thương Hiệu Việt bình chọn .

+ Giải Thưởng CSR_Awards 2009_ Giải Thưởng Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp năm 2009” do Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam (VCCI) bình chọn.

+ Được bình chọn “ Top 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam” do VietnamNet phối hợp cùng Vietnam Report thực hiện.

2.5.2. Những thuận lợi và khó khăn hiện nay :

 Thuận lợi :

_ Ban giám đốc với khả năng nắm bắt nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng cũng như có những chiến lược phù hợp để đáp ứng thị hiếu người tiêu dùng cũng là một thế mạnh của công ty.

_ Có đội ngũ nhân lực luôn yêu nghề, tận tụy với khách hàng, trung thực và cầu tiến. _ Sự phát triển của công nghệ thông tin, di động cũng như mức sống, thu nhập và dân trí của người dân tăng nhanh, thêm vào đó là sự ngày càng hoàn thiện của các mạng viễn thông cũng giá cước viễn thông ngày càng giảm đã tạo bàn đạp đáng kể cho sự phát triển của công ty.

 Khó khăn :

_ Bị ảnh hưởng bởi suy thóa kinh tế ( dù không trực tiếp ) làm tăng các loại chi phí làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của công ty.

_ Sự cạnh tranh gây gắt của các đối thủ như hệ thống Thế Giới Di Động hay Phước Lập Mobile ...

_ Chỉ số giá tiêu dùng tăng làm giảm sức mua của thị trường.

 Phát triển hiệu quả hệ thống chuỗi bán lẻ

 Đa dạng hóa sản phẩm và các dịch vụ liên quan  Nâng cao dịch vụ khách hàng

CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH TM XNK VIỄN THÔNG A

3.1. Phân tích tổng quát các BCTC :

3.1.1.1 Phân tích biến động TS và NV (chiều ngang) :

Từ bảng 3.1 trang 35, ta thấy :

 Về tài sản ngắn hạn :

_ Lượng tiền mặt của công ty năm 2009 giảm 4,43 tỷ từ 15,61 tỷ của năm 2008 chỉ còn 11,18 tỷ tức là giảm 28,37%. Đến năm 2010 tiếp tục giảm thêm 43,28% so với năm 2009 tương đương giảm 4,84 tỷ chỉ còn 6,34 tỷ đồng.

_ Năm 2009 công ty đầu đã đầu tư vào các khoản đầu tư ngắn hạn 4,82 tỷ nhưng đến năm 2010 đã rút lại gần như toàn bộ ( 97,68% ) khoản đầu tư này chỉ còn để lại 112 triệu đồng do chưa có kinh nghiệm đầu tư vào lĩnh vực này.

_ Dù phải thu của khách tăng 6,25 tỷ so với năm 2008 nhưng do trả trước cho người bán giảm gần 603 triệu và các khoản phải thu khác giảm 207 triệu nên các khoản phải thu ngắn hạn của năm 2009 chỉ tăng 5,54 tỷ nhưng vì năm 2008 chỉ đạt 3,35 tỷ nên mức tăng đạt đến 165,53%. Trong khi đó, năm 2010, phải thu khách hàng và cả trả trước cho người bán cũng tăng, đặc biệt, các khoản phải thu ngắn hạn tăng đến 6442,67% ứng với số tiền là 16,14 tỷ nên các khoản phải thu ngắn hạn tăng đến 211,54%, tức là tăng 18,82 tỷ so với năm 2009, đạt mức 27,71 tỷ đồng.

_ Năm 2009 hàng tồn kho tăng 55,01 tỷ nhưng do phải dự phòng giảm giá 1,83 tỷ nên giá trị hàng tồn kho chỉ đạt 116,45 tỷ, tăng 53,18 tỷ tức 83,79% so với năm 2008. Trong khi đó, dù hàng tồn kho chỉ tăng 42,38 tỷ nhưng nhờ giảm được 960 triệu tiền dự phòng giảm giá nên tổng giá trị tồn kho của năm 2010 tăng được 43,34 tỷ tương đương 37,16% so với năm 2009.

_ Mặt dù thuế được khấu hao tăng 1,5 tỷ nhưng do chi phí trả trước giảm tới 3,11 tỷ nên các tài sản ngắn hạn khác của công ty năm 2009 giảm 1,61 tỷ so với năm 2008, tức giảm 27,82% chỉ còn 4,18 tỷ đồng. Trong khi đó, nhờ chi phí t

rả trước tăng 1,49 tỷ và tài sản ngắn hạn khác tăng ( dù không đáng kể với 2,4 triệu ) nên dù thuế được khấu trừ có giảm 83,47 triệu đồng thì giá trị các tài sản ngắn hạn

khác của công ty năm 2010 vẫn tăng 1,41 tỷ so với năm 2009 với 33,75% đạt 5,59 tỷ đồng.

 Nhìn chung, tài sản ngắn hạn của công ty năm 2009 tăng 65,18% so với năm 2008 với số tiền 57,5 tỷ đồng, đạt con số 145,73 tỷ . Trong khi đó, năm 2010 tăng 54,02 tỷ thành 199,75 tỷ nhưng chỉ tăng 37,07% so với năm 2009.

 Về tài sản dài hạn :

Năm 2009, cả tài sản cố định hữu hình, vô hình lẫn các tài sản dài hạn khác của công ty đều tăng nên tài sản dài hạn tăng được 4,85 tỷ tức tăng 15,81% so với năm 2008. Năm 2010 tài sản dài hạn của công ty tiếp tục tăng, nhưng nhờ sự tăng đột biến của chi phí xây dựng cơ bản dở dang ( do công ty đầu tư xây dựng mở rộng thêm hệ thống siêu thị ) nên tài sản cố định tăng đến 43,99 tỷ, giúp tài sản dài hạn của công ty