4.1. Khái quát chung về NVL.
Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đợc tiến hành thông qua ba yếu tố đó là: t liệu lao động, đối tợng lao động, sức lao động. NVL chính là đối tợng lao động, là cơ sở chủ yếu để hình thành nên thực thể sản phẩm, đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc…
NVL của Công ty CP Xây dựng số 9 khá đa dạng gồm các loại sắt, thép, xi măng, cốp pha, cừ thép…
Khác với t liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
4.2. Vị trí và vai trò của NVL.
Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí NVL thờng chiếm tỉ trọng lớn từ 50- 67% trong chi phí sản xuất nên một sự biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng nh: giá thành sản phẩm, doanh thu, thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, yếu tố chất lợng của NVL cũng rất quan trọng, NVL kém chất lợng sẽ ảnh hởng đến chất lợng công trình, làm giảm uy tín của công ty cũng nh các mối làm ăn lâu dài sau này.
Vì vậy, đối với các doanh nghiệp xây lắp nói chung và đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 nói riêng, việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, sử dụng hợp lý những vật liệu cần thiết cho công tác thi công công trình, có dự trữ hợp lý, ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát, lãng phí vật t trong tất cả các khâu của quá trình thi công.
NVL là tài sản lu động của Công ty, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này giúp Công ty ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất, giúp Công ty nâng cao sức tranh trong nền kinh tế thị trờng nhất là trong giai đoạn nớc ta hội nhập WTO nh hiện nay.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
4.3. Phơng pháp quản lý NVL .
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Xây dựng số 9, Công ty đã có biện pháp quản lý tơng đối chặt chẽ NVL ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nhằm tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn đánh giá chất lợng ISO 9000 Công ty đã áp dụng; nguồn nhân lực cũng đợc bố trí hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho.
- Tại khâu thu mua: Hoạt động thu mua vật t phải tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt nhằm đảm bảo yêu cầu về khối lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đáp ứng đợc khối lợng của đơn đặt hàng;
- Tại khâu bảo quản: Công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi rộng rãi, khang trang, thoáng mát, đợc trang bị đầy đủ phơng tiện phục vụ cho việc bảo quản nh cân, đong, đo, đếm , điển hình là kho chính của Công ty tại Ninh Bình, các kho…
của chi nhánh Ninh Bình và TPHCM. Điều này giúp NVL đợc dự trữ, bảo quản hợp lý, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh đợc tình trạng thất thoát, hao mòn, giảm phẩm chất;
- Trong khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức tiết kiệm NVL, lập dự toán chi phí sát với thực tế thi công nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, giảm chi phí NVL, giảm giá thành công trình, nâng cao thu nhập, tích luỹ cho Công ty;
- Tại khâu dự trữ: Công ty đã xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều.
4.4. Phân loại NVL:
NVL đợc dùng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Muốn quản lý và hạch toán tốt thì NVL phải đợc phân loại và sắp xếp theo một đặc trng nhất định phù hợp. Trong thực tế đặc trng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản
xuất. Theo đặc trng này, vật liệu ở Công ty CP Xây Dựng số 9 đợc phân ra thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Công ty bảo quản, dự trữ các loại NVL chính nh: sắt, thép, clanke, xi măng tại kho Ninh Bình,…
riêng các loại vật liệu nh: cát, đá, sỏi thì đ… ợc mua và đa thẳng trực tiếp đến chân công trình.
- Nguyên vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi công, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, hoặc có tác dụng hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, hoặc đợc sử dụng để bảo quản CCDC nh… : sơn, đinh, que hàn...
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng nh than đá, than bùn, củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Thực chất nhiên liệu là một… …
loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại riêng vì việc sử dụng nhiên liệu đóng một vai trò quan trọng trong công tác thi công công trình nh: nhiên liệu cho chạy máy thi công, phơng tiện vận tải nhất là đối với lĩnh vực chủ…
yếu thi công cốp pha trợt dùng nhiều máy móc; đồng thời nhiên liệu cũng có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác so với các vật liệu phụ thông thờng. Trong Công ty CP Xây Dựng số 9, nhiên liệu chủ yếu là xăng, dầu nh: dầu Therima, dầu FO, dầu Diezen, xăng A92, A95…
- Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ nh: mũi khoan, xăm lốp ôtô, Vì…
nguồn TSCĐ rất quan trọng, ảnh hởng đáng kể tới hoạt động thi công nên Công ty luôn có kế hoạch mua sắm, dự trữ phụ tùng thay thế một cách hợp lý và tiết kiệm.
- Phế liệu thu hồi: Là những loại vật t, dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, thu hồi do thanh lý TSCĐ để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài.
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Hiện nay Công ty có kho của công ty hoặc tại các chi nhánh Ninh Bình, TPHCM đợc phân thành những khu chứa chủng loại vật t khác nhau, riêng kho của các tổ đội, do điều kiện vật chất và lợng NVL sử dụng ít hơn nên thờng để chung.
4.5. Phơng pháp tính giá NVL.
Trong công tác tổ chức hạch toán, tính giá NVL là một công tác quan trọng. Qua phơng pháp tính giá, NVL đợc biểu hiện giá trị của chúng. Đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 cũng nh trong hầu hết các doanh nghiệp, NVL đợc tính theo giá thực tế.
Đối với NVL nhập trong kỳ:
NVL của Công ty đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhng chủ yếu là mua ngoài, Công ty sử dụng giá thực tế xác định theo nguồn nhập. Công ty tính thuế theo phơng pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT.
+ Đối với NVL nhập kho mua ngoài:
Ta có công thức tính giá nh sau: Giá thực tế
NVL nhập kho
= Giá thực tế ghi trên hoá đơn
(cha có thuế GTGT) +
Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có) Nh vậy yêu cầu của phơng pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán cha có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán.
Ví dụ 1: Theo hoá đơn mua hàng số 0060980 ngày 04/06/2007 thì giá mua
thực tế của thép φ20 và φ22 là 17.200.000 đồng, chi phí thu mua doanh nghiệp phải chịu là 300.000 đồng (cha bao gồm VAT).
Do đó:Giá thực tế của thép φ20 và φ22 là: 17.200.000 + 300.000= 17.500.000 (đồng)
+ Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ Công ty:
Giá nhập kho là giá thực tế xuất kho của NVL ở các xí nghiệp chuyển lên kho Công ty.
Ví dụ 2: Nhập đầu nối ty kích D32 và D25 từ đội xây dựng số 1 lên đội xây dựng số 3 là 2.000.000 đồng của lần nhập ngày 12/04/2007.
Do đó: Giá thực tế của đầu nối ty kích là 2.000.000 đồng.
+ Đối với NVL nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến:
Giá nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi thuê chế biến và từ đó về Công ty cộng với số tiền phải trả cho ngời nhận chế biến.
Ví dụ 3: Phiếu xuất kho ngày 05/03/2007 Công ty xuất để gia công chế biến 25 ống thép mạ nhúng kẽm đơn giá 150.000 đồng/ống, chi phí vận chuyển cả lúc đem đi gia công và lúc nhập về là 200.000 đồng, chi phí phải trả ngời nhận gia công chế biến là 300.000 đồng.
Do đó: Giá thực tế nhập kho là:
150.000 x 25+120.000+ 300.000 =4.250.000(đồng) Đơn giá là: 4.250.000/25=170.000(đồng/ống)
+ Đối với NVL thu hồi từ SXKD:
Giá thực tế nhập kho là giá ớc tính có thể sử dụng đợc.
Đối với NVL xuất kho trong kỳ:
NVL xuất kho của Công ty chủ yếu là dùng để thi công các công trình xây dựng công nghiệp với công nghệ cốp pha trợt.
Việc tính giá xuất kho có rất nhiều phơng pháp khác nhau, đó là các phơng pháp giá thực tế đích danh, phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO), nhập sau xuất trớc (LIFO), phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, ph- ơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc. Công ty CP Xây Dựng số 9 dùng ph- ơng pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL xuất kho. Theo phơng pháp này, NVL đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó. Trị giá vốn NVL xuất kho = Số lợng NVL xuất kho + Đơn giá thực tế NVL nhập kho theo từng lần nhập
Ví dụ 4: Theo phiếu xuất kho ngày 06/06/2007 xuất 35 tấn xi măng Nghi Sơn PCB40 cho sử dụng ở trạm trộn bê tông, đơn giá là 836363,63 đồng/tấn.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Do đó: Trị giá xi măng PCB40 xuất kho là: 35x836.363,63=29.272.727(đồng)
4.6. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9.4.6.1. Các chứng từ và thủ tục nhập- xuất- tồn NVL. 4.6.1. Các chứng từ và thủ tục nhập- xuất- tồn NVL.
Nhằm quản lý tốt công tác nhập- xuất- tồn vật t hàng hoá tại Công ty, đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán, phục vụ tốt công tác quản lý chung, Công ty có những chứng từ sử dụng và thủ tục sau:
a. Thủ tục và chứng từ nhập kho: *NVL nhập kho từ mua ngoài:
- Trờng hợp NVL về kèm theo hoá đơn GTGT:
+ Các chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, Hoá đơn GTGT…
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ NVL nhập kho
+ Thủ tục mua hàng nhập kho:
Trớc hoặc trong thời gian thi công công trình, trởng ban điều hành công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội có nhu cầu nhập vật t… thì sẽ viết đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và kết hợp với phòng KT-QLDA, thủ kho kiểm tra lợng hàng tồn và dự trữ tối thiểu, nếu thiếu thì phó phòng KT-QLDA sẽ lập “ Lệnh nhập vật t”, trình Giám đốc xét duyệt. Khi hàng đã mua về, trớc khi nhập kho, vật t phải qua phòng quản lý chất lợng để kiểm tra chất lợng và lập biên bản kiểm nghiệm, sau đó chuyển tất cả các chứng từ lên
Phòng KT- QLDA Giám Đốc Người giao hàng Người kiểm nhận Kế toán vật tư Thủ kho toán Kế vật tư Bảo quản và lưu Lệnh nhập vật tư Duyệt Hoá đơn GTGT BBản kiểm nhận Phiếu nhập kho Nhập kho (thẻ kho) Nhập số liệu vào MT
phòng kế toán bao gồm hóa đơn GTGT, giấy duyệt giá của GĐ, biên bản kiểm nghiệm. Kế toán căn cứ vào các chứng từ này tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc viết theo thứ tự gồm 3 liên, trong đó cán bộ mua vật t giữ một liên để chuyển cho kế toán thanh toán cùng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng. Thủ kho giữ một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, phòng kế toán giữ một liên để làm căn cứ ghi sổ, sau đó kế toán cập nhật chứng từ vào máy.
CH số 11 - B1 - ĐH KTQD Chuyên Photocopy - Đánh máy - In Luận văn, Tiểu luận : 6.280.688
Dới đây là 2 mẫu Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho:
Biểu 1: Hoá đơn GTGT
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL
Giá trị gia tăng DB/2007B
Liên 2: giao khách hàng 0069377
Ngày 12 tháng 07 năm 2007.
Đơn vị bán hàng:...Công ty TNHH XNK & Đầu t Xây dựng. Địa chỉ:...Số 72 Chùa Bộc Hà Nội. Số tài khoản:...0021000893491 NH Ngoại thơng, chi nhánh Thành Công. Điện thoại: 045672302. Mã số thuế: 0101329055
Họ và tên khách hàng:... Đơn vị:...Công ty CP Xây Dựng số 9 VINACONEX. Điạ chỉ: ...Nhà D9 Khuất Duy Tiến –Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản:... Hình thức thanh toán: TM+CK Mã số: 0101051096
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 1. Thép φ 8 Kg 358 8857 3170806 2. Thép φ 22 Kg 2127 9143 19447161 3. Thép φ 10 Kg 1083 10190.5 11036311 4. Thép φ 20 Kg 809 10000 8090000 Cộng tiền hàng: ...41744278
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: ...2087213 Tổng cộng tiền thanh toán ...43831491 Số tiền bằng chữ: Bốn mơi ba triệu tám trăm ba mơi mốt ngàn bốn trăm chín mơi mốt đồng
Ngời mua hàng
Biểu 2: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Cty CPXD số 9
Đội xdct số 3 Phiếu nhập kho
Ngày 18 tháng 06 năm 2007 Số: 63 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Nợ: 1331: 2087213 1521:41744278 Có: 331:43831491
Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thị Chuyên
Theo: Hoá đơn hàng số 0069377 ngày 12 tháng 06 năm 2007 của: Cty TNHH XNK và đầu t xây dựng
Nhập tại kho: Đội – Nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Số
TT cách, phẩm chất vật t Tên nhãn hiệu, quy Mã số Đơn vị Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền. chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Thép φ 8 Kg 358 8857 3170806 2. Thép φ 22 Kg 2127 9143 19447161 3. Thép φ 10 Kg 1083 10190.5 11036311 4. Thép φ 20 Kg 809 10000 8090000
Thuế suất thuế gtgt: 5%
Cộng tiền hàng: Tiền thuế gtgt:
Tổng cộng tiền thanh toán:
...41744278 ...2087213 ...43831491
Số tiền bằng chữ: Bốn mơi ba triệu tám trăm ba mơi mốt ngàn bốn trăm chín mơi mốt đồng.